Fiscale ruimte reiskosten automatisch berekenen en uitruilen met eindejaarsuitkering

• Vanaf oktober 2024 wordt de fiscale ruimte reiskosten maandelijks automatisch berekend en daarmee is het mogelijk die ruimte te benutten op het moment dat de eindejaarsuitkering wordt betaald of (vanaf 2025) deze maandelijks te benutten ten laste van de reservering eindejaarsuitkering.
  Om dat te kunnen realiseren wordt elke maand de fiscale ruimte reiskosten berekend.
  Om die fiscale ruimte reiskosten vervolgens automatisch uit te ruilen met eindejaarsuitkering of reservering eindejaarsuitkering, dient het dienstverbandgegeven “Automatisch fiscale ruimte reiskosten benutten” aangezet te worden op het tabblad “Salaris 2”
  of via “Collectieve mutaties” met het tabblad “Uitruil reiskosten”, waarbij je bij meerdere dienstverbanden tegelijk de waarde kan aanpassen.

(Keuzes: (0) “Niet”, (1) “Wel” (vanaf 2025 (1) “Wel tlv eindejaarsuitkering”)
(en vanaf 2025 ook) (2) “Wel tlv reservering eindejaarsuitkering”.)

Fiscale ruimte reiskosten is het verschil tussen “verloonde kilometers * fiscaal onbelaste reiskostenvergoeding (nu 23 cent per kilometer)” en de “netto ontvangen reiskostenvergoeding”.
Het benutten van die ruimte betekent dat die ruimte bruto wordt ingehouden op eindejaarsuitkering, en dat die ruimte netto als reiskostenvergoeding wordt betaald.
Om de fiscale ruimte reiskosten goed te kunnen berekenen is het van belang om alle loonfactoren die een rol spelen in deze berekening goed te “labelen”.
In de loonfactorbesturing kan je de gekenmerkte reiskosten-loonfactoren terugvinden door in
“Beheer | Organisatie | Loonfactoren” het Filter op “woon-werk” te zetten en vervolgens 1 t/m 4 te vullen in de selectievelden “van” en “t/m”. (En daarna op OK klikken.)

Een standaardinrichting reiskosten zal het volgende resultaat geven.

Bij kilometer-loonfactoren zie je in het veld “Reiskosten loonfactor” dat er gekozen is voor “Woon-werk kilometers” of “Overige kilometers”.

 

Bij reiskostenvergoeding-loonfactoren zie je in het veld “Reiskosten loonfactor” dat er gekozen is voor “Vergoeding woon-werk verkeer” of “Vergoeding overig verkeer”.

Naast deze standaard reiskosten-loonfactoren, zullen ook de vrije loonfactoren die ingericht zijn als reiskosten-loonfactoren (kilometers of vergoeding) het juiste kenmerk in het veld “Reiskosten loonfactor” moeten krijgen. (Kies voor kilometers voor “Overige kilometers” en voor vergoeding “Vergoeding overig verkeer”.)

Als dat correct is ingevoerd, dan kan de fiscale ruimte reiskosten worden berekend.
De bepaling van woon-werk-kilometers in een maand is van meerdere factoren afhankelijk.
(Zie volgende pagina.)
Het veld “kilometers woon-werk” zal in ieder geval gevuld moeten zijn.

Fiscale ruimte  = (woon-werk-kilometers-maand * fiscaal-onbelaste-reiskostenvergoeding)
                            + (overige kilometers * fiscaal-onbelaste-reiskostenvergoeding)
                            - (fiscaal onbelaste (= netto) reiskostenvergoeding)

De fiscale ruimte zal worden opgeslagen in loonfactor 497. Er kan eventueel ook een correctie worden opgegeven op loonfactor 497. Die opgegeven correctie zal dan bij de berekende fiscale ruimte worden geteld.
De fiscale ruimte zal betaald worden op loonfactor 498 en ingehouden op loonfactor 325 (bijzonder tarief) of loonfactor 326 (tabeltarief) als de eindejaarsuitkering maandelijks wordt betaald.

Als het (vanaf 2025) mogelijk is om ten laste van de reservering eindejaarsuitkering de fiscale ruimte te benutten, dan zal met loonfactor 319 worden bijgehouden hoeveel eindejaarsuitkering er is ingezet voor de fiscale ruimte. Als de eindejaarsuitkering betaald wordt, dan zal de som van loonfactor 319 (het totaal van de benutte fiscale ruimte) worden ingehouden op loonfactor 325.

Voor de VVT-klanten is het mogelijk om de ruimte van december vorig jaar uit te sluiten van de automatische uitruil. (Dat kan door bij optie 522 (Automatisch fiscale ruimte betalen tlv eindejaarsuitkering) te kiezen voor “Ja, maar zonder ruimte december vorig jaar (VVT)".)

  

Bepaling woon-werk-kilometers-maand

Fiscale ruimte direct verrekenen Klantoptie 492	CSV-bestand fiscale ruimte reiskosten Klantoptie 149	Berekenwijze woon-werk (zie ‘Reiskostenvergoeding-methode’ in klantgegevens)	Methode bereken woon-werk-kilometers-maand
		8	1 - km-woon-werk * 2 * (gew.dgn – thuisw.dgn)
		4, 5, 6, 7 en soort loonfactor 21 = ‘1’	1 - km-woon-werk * 2 * (gew.dgn – thuisw.dgn)
0 Niet	1 dgn gew.		1 - km-woon-werk * 2 * (gew.dgn – thuisw.dgn)
0 Niet	3 dgn gew.		1 - km-woon-werk * 2 * (gew.dgn – thuisw.dgn)
2 Obv gewerkte dgn			1 - km-woon-werk * 2 * (gew.dgn – thuisw.dgn)
0 Niet	2 sv-dagen		2 - km-woon-werk * 2 * sv-dagen
0 Niet	4 sv-dagen		2 - km-woon-werk * 2 * sv-dagen
1 Obv sv-dagen			2 - km-woon-werk * 2 * sv-dagen
		4, 5, 6, 7 en soort loonfactor 21 = ‘3’	2 - km-woon-werk * 2 * sv-dagen
3 Obv contractdgn		1	3 - km-woon-werk * 2 * (260 / 12) * (afgekapte) contractdagen / 5
3 Obv contractdgn		2	3 - km-woon-werk * 2 * (260 / 12) * contractdagen / 5
3 Obv contractdgn		Anders	3 - km-woon-werk * 2 * (260 / 12) * (naar boven afgeronde) contractdagen / 5
3 Obv contractdgn		Oproeper	3 - km-woon-werk * 2 * (260 / 12) * (gew.dagen – thuiswerkdagen / sv-dagen-maand)
4 Obv 214 / 12 dgn			4 - km-woon-werk * 2 * (214 / 12)
		4, 5, 6, 7 en soort loonfactor 21 = ‘7’	4 - km-woon-werk * 2 * (214 / 12)

 

Methode bereken woon-werk-kilometers-maand:

1            km-woon-werk * 2 * (gewerkte dagen – thuiswerkdagen)
2            km-woon-werk * 2 * sv-dagen
3            km-woon-werk * 2 * contractuele dagen
4            km-woon-werk * 2 * (214 / 12)

  

Klantoptie 492 (Fiscale ruimte direct verrekenen)

0            Nee
1            Op basis van SV-dagen
2            Op basis van gewerkte dagen
3            Op basis van contract-dagen
4            Op basis van "214 dagen per jaar / 12 maanden"

 

Klantoptie 149 (CSV-bestand fiscale ruimte reiskostenvergoeding)

0            Niet
1            In maand 10/11 of 11/12 op basis van dagen gewerkt
2            In maand 10/11 of 11/12 op basis van dagen SV
3            Elke periode op basis van dagen gewerkt
4            Elke periode op basis van dagen SV

 

Klantveld “Reiskostenvergoeding-methode”

0 = dagen naar boven afgerond, < 4 dagen is proportioneel
1 = dagen naar beneden afgerond, altijd proportioneel
2 = altijd proportioneel op basis van dagen, rubriek 533
3 = dagen naar boven afgerond, altijd proportioneel
4 = op basis van vast bedrag per km, en besturing van loonfactor 21
5 = op basis van eigen (NS-)tabel, en besturing van loonfactor 21
6 = op basis van vast bedrag per km, (geen max.) en besturing loonfactor 21
7 = op basis van vast bedrag (netto 3) per km (geen max.)
8 = op basis van cao-bedrag per km * 2 (max. km-s is per cao geregeld)