Aanvragen die betrekking hebben op een contract kunnen gedaan worden door de ouder via het ouderportaal. Deze aanvragen worden getoond in de Backoffice/Planbord. Door middel van het type is te zien om wat voor aanvraag het gaat. Er zijn vier opties:

1. Nieuw > de ouder heeft een nieuw kind ingeschreven of stapt over van KDV naar BSO
2. Wijziging > De ouder heeft een wijziging doorgegeven
3. Opzegging > De ouder heeft het contract opgezegd
4. Wachtlijst > de planning is op de wachtlijst geplaatst

Wanneer het om een aanvraag gaat van het type Nieuw, Wijziging of Wachtlijst worden deze in behandeling genomen in het planbord. In het planbord kan het kind ingepland worden en een contract aangeboden worden aan de ouder.

Hoe

Algemene uitleg Planbord

1. Ga naar Planningen > Aanvragen
2. Kies voor een Aanvraag en neem deze in behandeling
3. Kies voor Planbord
4. Log in met dezelfde gegevens als voor de Backoffice
5. Het scherm met alle aanvragen voor alle kinderen verschijnt
   • In dit scherm worden alle aanvragen getoond waar nog iets mee gedaan moet worden. Dit kunnen nieuwe aanvragen zijn, aanvragen voor de wachtlijst of wijzigingen. Door middel van de filters links in het scherm kan er aangegeven worden wat er zichtbaar moet zijn in de lijst. Door op een kolom te klikken kan deze gesorteerd worden. Moeten er meerdere kolommen geselecteerd worden, kies dan voor de kolom die als eerste gesorteerd moet worden, houdt vervolgens de knop Ctrl op het toetsenbord ingedrukt en kies voor de tweede (en eventueel) kolom
6. Wanneer een Aanvraag wordt geopend zal het Planbord geladen worden
7. Links zijn alle locaties zichtbaar. De voorkeurslocatie(s) (die de ouder heeft doorgegeven via het Inschrijfformulier) staan bovenaan. Van de bovenste locatie zijn de groepen zichtbaar. Het planbord toont de groepen waarop het kind geplaatst kan worden gebaseerd op de leeftijd. Moet er een andere locatie geopend worden kan hierop geklikt worden, de groepen worden nu zichtbaar
8. Wanneer het planbord geladen is zijn er blokken met cijfers zichtbaar. Deze blokken geven het kindaantal inclusief de aanvraag weer. Tevens hebben deze blokken kleuren. Op een blok kan geklikt worden. Er wordt een scherm getoond waarop de namen van de geplande kinderen zichtbaar zijn
   1. Grijs > niet van toepassing op de aanvraag
   2. Rood > overschrijdt de capaciteit van de groep
   3. Groen > maximale capaciteit bereikt
   4. Rood stipje > Een extra medewerker moet ingezet worden
9. Bovenin het scherm is een blauwe balk zichtbaar.
   1. Aanvragen > het scherm met alle aanvragen wordt weer zichtbaar
   2. Naam van het kind > De geboortedatum en -gegevens van de verantwoordelijke zijn zichtbaar
   3. Naam planning > Er is te zien wat er aangevraagd/ingepland moet worden en de opmerking, antwoorden van de ouder zijn zichtbaar. Wanneer het om het type wijziging gaat is er ook te zien wat het kind voorheen voor planningen had
   4. Reserveringen > Wanneer alle planningen in een aanvraag gereserveerd zijn komt de aanvraag bij reserveringen terecht. Vanuit hier kan een contract aangeboden worden
   5. Locaties > Klik hier om het kindaantal per locatie/groep te zien zonder dat er een aanvraag meegenomen wordt in het kindaantal
   6. Tandwieltje > De weergave kan aangepast worden naar week, halve maand, maand, onregelmatig Ja/Nee. Wanneer voor Nee wordt gekozen dan worden de kinderen die een onregelmatig planning hebben niet getoond

Video

In deze video is te zien hoe de bezetting per locatie zichtbaar is in het Planbord.