Inleiding
Dit artikel beschrijft hoe binnen SDB ECD wordt gewerkt met de Wet langdurige zorg (Wlz). De focus ligt op het registreren van zorg, het verwerken van besluiten (iWlz), en het bijbehorende berichtenverkeer met zorgkantoren.
Uitgangspunten van de iWlz-module
De iWlz-module in SDB ECD is ingericht volgens een aantal vaste principes. Het is belangrijk deze te begrijpen om correct met Wlz-zorg te kunnen werken.
Besluit (AW33)
Een besluit is gebaseerd op een AW33-bericht (zorgtoewijzing) dat automatisch is ingelezen of handmatig is aangemaakt. Het besluit vormt de basis voor alle verdere registratie.
Mandaat en interne status
Binnen Wlz werkt SDB ECD met mandaten en interne statussen:
- Het mandaat is de toewijzing zoals verstrekt door het zorgkantoor via de AW33. Dit wordt normaal gesproken niet door de gebruiker aangepast.
- De interne status bepaalt of en wanneer een cliënt daadwerkelijk ‘In Zorg’ is. Op basis hiervan worden start-, mutatie- en stopberichten gegenereerd en kan zorg gedeclareerd worden.
Berichtenverkeer
Het berichtenverkeer in SDB ECD is logisch gekoppeld:
- Een Aanvangsbericht (AW35) wordt aangemaakt op basis van de AW33.
- Een Mutatie- of beëindigingsbericht (AW39) is altijd gebaseerd op het eerder verstuurde aanvangsbericht. Hierdoor wordt voorkomen dat onjuiste of tegenstrijdige informatie wordt verzonden.
Tijdregistratie
Tijdregistratie is alleen mogelijk wanneer er een geldig mandaat is met een interne status ‘In Zorg’. Bij wijzigingen kan SDB ECD aangeven dat bestaande tijdregistraties moeten worden omgeboekt.
Verwerken van nieuwe AW33-berichten
Handmatig importeren
Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van een automatische koppeling (zoals met Vecozo/VSP), kunnen AW33-berichten handmatig worden geïmporteerd via de jobsfunctionaliteit. Hetzelfde proces kan worden gebruikt voor andere Wlz-berichten zoals AW36, AW310, AW35 en AW39.
Na een succesvolle import kan het AW33-bericht inhoudelijk worden verwerkt.
Verwerken van een AW33
De verwerking van een AW33 verloopt via een stappenwizard:
- Selecteer het te verwerken bericht in het importeerscherm. Hier kan eventueel een memo worden toegevoegd.
- Koppel het bericht aan een bestaande cliënt (automatisch via BSN of handmatig op basis van persoonsgegevens), of maak een nieuwe cliënt aan.
- Vergelijk de gegevens uit het bericht met de bestaande cliëntgegevens en neem relevante wijzigingen over.
- Sla het besluit op en ga, indien gewenst, direct door naar het Wlz-scherm van de cliënt.
Na afronding is het besluit zichtbaar onder Cliënten > Diensten > Wlz en kan de cliënt in zorg worden genomen.
Werken met cliënten, diensten en Wlz
Cliënt in zorg nemen
Een cliënt wordt ‘In Zorg’ genomen door een interne status aan te maken of te wijzigen bij een zorgprofiel of functie.
De gebruiker kan:
- Het mandaat bekijken of aanpassen (binnen de toegestane velden).
- Interne statussen toevoegen, wijzigen of verwijderen.
Bij het aanmaken van een interne status wordt onder andere vastgelegd:
- Of de cliënt in zorg is
- De begindatum
- Regio en afdeling/team
- Eventuele meerzorg, toeslagen of behandelcomponent
- Of een AW35-bericht moet worden verzonden
Bij het opslaan van een nieuwe ‘In Zorg’-status kan automatisch een AW35-bericht worden klaargezet.
Beëindigen van zorg
Om zorg te beëindigen wordt een nieuwe interne status aangemaakt waarbij ‘In Zorg’ is uitgevinkt. Hierbij wordt een einddatum en reden van beëindiging vastgelegd. Indien van toepassing wordt een AW39-bericht aangemaakt.
Bij deeltijdverblijf, logeren of intermitterende zorg moeten afwisselend ‘In Zorg’ en ‘Uit Zorg’-statuses worden geregistreerd per dag.
Gedetailleerde informatie over een besluit, zoals toegewezen zorgprofielen, functies en looptijden, kan worden geraadpleegd via de informatieweergave bij het besluit.
Handmatige registratie
Handmatig aanmaken en wijzigen van besluiten
Naast het verwerken van AW33-berichten kunnen indicatiebesluiten ook handmatig worden aangemaakt en gewijzigd. Hierbij worden onder andere besluitnummer, looptijd, grondslag en soort indicatie vastgelegd.
Handmatig aanmaken van zorgprofielen en functies
Zorgprofielen en functies kunnen handmatig worden toegevoegd onder een bestaand besluit. Belangrijk hierbij:
- Handmatig aangemaakte producten gaan meestal niet mee in de declaratie en worden daarom vaak gemarkeerd als ‘Eigen Mandaat’.
- Keuzes voor leveringsvorm en opname zijn in veel gevallen niet meer te wijzigen.
Na het aanmaken wordt altijd een interne status vastgelegd om de zorg te activeren.
Wijzigen, kopiëren en verwijderen
Voor zowel zorgprofielen als functies geldt:
- Mandaten en interne statussen kunnen worden gewijzigd binnen de geldende regels.
- Bestaande producten kunnen worden gekopieerd om snel nieuwe, vergelijkbare registraties aan te maken.
- Verwijderen is mogelijk na bevestiging.
Wanneer wijzigingen leiden tot tijdregistraties zonder geldige ‘In Zorg’-status, biedt SDB ECD automatisch de omboektool aan. Hiermee kunnen uren worden omgeboekt naar een andere dienst of stroming.
Meerzorg
Meerzorg wordt apart geregistreerd bij een cliënt. Hierbij worden start- en einddatum, type meerzorg en tarief vastgelegd. De meerzorg is inzichtelijk naast de reguliere zorgregistratie.
Berichtenverkeer Wlz
Cliëntoverzicht
Per cliënt is inzichtelijk welke Wlz-berichten zijn aangemaakt, verzonden, afgekeurd of goedgekeurd. Filters maken het mogelijk snel de juiste berichten te vinden.
Aanmaken van berichten
Binnen Wlz kunnen de volgende berichten worden aangemaakt:
- iWlz Aanvraag (AW39)
- iWlz Aanvang (AW35)
- iWlz Einde (AW39)
- iWlz Mutatie (AW39)
De velden die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het type bericht en de leveringsvorm.
Beheer van berichten
Berichten met de status ‘Nieuw’ of ‘Goedgekeurd’ kunnen worden gewijzigd. Alleen berichten met status ‘Nieuw’ kunnen volledig worden verwijderd. Afgekeurde berichten kunnen worden gecorrigeerd door een aangepaste versie opnieuw aan te maken.
Totaaloverzicht Wlz
Het totaaloverzicht toont alle Wlz-berichten van alle cliënten in één scherm. Dit biedt inzicht in de voortgang en status van het volledige berichtenverkeer, maar is niet bedoeld voor het aanmaken van nieuwe cliëntspecifieke berichten.
Rekenmodule
Wanneer een URL naar een rekenmodule is ingesteld, kan deze direct vanuit het Wlz-scherm worden geopend. De module dient uitsluitend als hulpmiddel; berekeningen worden niet automatisch opgeslagen in SDB ECD en moeten handmatig worden vastgelegd.