Inleiding
SDB ECD biedt workflow‑ en takenfunctionaliteit om werkprocessen beter te ondersteunen en te stroomlijnen. Door gebeurtenissen binnen SDB ECD te koppelen aan taken kan automatische opvolging plaatsvinden, wordt handmatige communicatie beperkt en ontstaat inzicht in de voortgang van processen.
Taken
Iedere gebruiker beschikt over een persoonlijke takenlijst. Deze bevat alle taken die zijn toegekend aan de taakgroepen waarvan de gebruiker onderdeel is. Wanneer taken aanwezig zijn, wordt per taak informatie vastgelegd zoals de opvolgdatum, taaknaam, gekoppelde cliënt, taakgroep, taakeigenaar en status.
De opvolgdatum bepaalt de urgentie van de taak. Taken kunnen toekomstig zijn, voor vandaag gelden of te laat zijn. Om overzicht te behouden kan de takenlijst worden gefilterd op datum en status.
Taken aanmaken
Taken kunnen op elk moment worden aangemaakt, zowel vanuit een takenlijst als via de menubalk. Bij het aanmaken wordt vastgelegd om welke taak het gaat, eventueel voorzien van een tekstuele toelichting. Daarnaast worden de taakgroep, opvolgdatum en – indien gewenst – een taakeigenaar ingesteld. Taken kunnen cliëntgebonden zijn, waardoor ze direct gekoppeld worden aan een specifieke cliënt.
Aan een taak kan een link worden toegevoegd ter ondersteuning van de uitvoering. Dat kan bijvoorbeeld een verwijzing zijn naar een protocol, een specifieke functie binnen SDB ECDof een overzichtsscherm.
Na het opslaan is de taak direct zichtbaar op de takenlijst van de betreffende taakgroep.
Taken wijzigen en afhandelen
Na het aanmaken of openen van een taak kan deze worden bijgewerkt. Dit kan voor verschillende doeleinden, zoals het bekijken van de inhoud, het in behandeling nemen van de taak of het toevoegen van commentaar.
Tijdens de behandeling kan de status worden aangepast en kan de taak worden toegewezen aan een specifieke gebruiker. Commentaar dat wordt toegevoegd, blijft bewaard zodat altijd inzichtelijk is wat er rondom de taak is gebeurd.
Wanneer een taak wordt afgehandeld en de status op Afgehandeld wordt gezet, verdwijnt deze uit de actuele takenlijst. Indien de taak onderdeel is van een workflow, kan het afronden automatisch zorgen voor het aanmaken van een vervolgtaken.
Prikbord
Taken kunnen tijdelijk op het prikbord worden geplaatst. Het prikbord toont de taak als compacte weergave binnen QIC, zodat gebruikers kunnen navigeren zonder de taak te verliezen. Door de taak opnieuw te openen kan de behandeling worden voortgezet. Taken blijven op het prikbord staan totdat ze actief worden opgepakt, ook na opnieuw inloggen.
Taken op cliëntniveau
Naast de persoonlijke takenlijst kunnen taken ook per cliënt worden bekeken. Dit overzicht toont alle taken die aan een specifieke cliënt zijn gekoppeld, ongeacht de taakgroep. Vanuit dit scherm kunnen taken worden aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, afhankelijk van de toegekende rechten.
Workflow
Workflow maakt het mogelijk om een reeks taken automatisch te laten ontstaan op basis van gebeurtenissen in QIC. Gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuwe cliënt zijn, het afronden van een proces, het niet invullen van een verplicht veld of het bereiken van een bepaalde datum.
Een workflow bestaat uit een gebeurtenis en één of meerdere acties. Acties kunnen bestaan uit het aanmaken van een taak voor een taakgroep of het uitvoeren van een opdracht. Het afronden van een taak kan vervolgens weer leiden tot nieuwe taken binnen hetzelfde of een ander proces.
Door workflows op procesniveau in te richten ontstaat inzicht in waar een cliënt zich bevindt binnen een werkproces en kan opvolging grotendeels automatisch plaatsvinden.
Inrichting van taken en workflow
Voor het gebruik van taken en workflow is inrichting nodig binnen QIC. Taken, taakgroepen en statussen worden beheerd via het beheermenu. Bij het aanmaken van een nieuwe taak wordt vastgelegd of deze cliëntgebonden is en binnen hoeveel dagen opvolging moet plaatsvinden. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen kalenderdagen en werkdagen.
Workflows beheren
Workflows worden ingericht via het beheerscherm voor workflow. Hier is een overzicht beschikbaar van bestaande workflows en gebeurtenissen. Gebeurtenissen zijn vooraf gedefinieerd binnen QIC. Ontbrekende gebeurtenissen kunnen via een melding worden aangevraagd.
Bij het aanmaken van een workflow wordt eerst een gebeurtenis geselecteerd, eventueel aangevuld met parameters. Vervolgens worden één of meerdere acties of opdrachten gekoppeld. Workflows kunnen later worden gewijzigd of verwijderd via het beheer.
Workflows combineren
In het beheerscherm van workflows kan een ‘herhalende acties’ aangemaakt worden.
Deze workflow heeft twee doelen:
- Een taak aanmaken met een terugkeerpatroon. Voorbeelden van gebruik zijn iedere ochtend een taak voor de Cliëntadministratie genaamd afhandelen berichtenverkeer, of maandelijks een taak voor het definitief maken van uren. Deze taak wordt dus altijd volgens het terugkeerpatroon aangemaakt.
- Een opdracht uitvoeren. Deze opdrachten zijn workflows in beheer apart gedefinieerd moeten worden. Voorbeelden van opdrachten (controle workflows):
- Verlopen Evaluatiedatums OMAHA
- Verlopen evaluatiedatums PDA
- Verlopen Indicaties
- Zorgplan is niet ondertekend
Om de workflow ‘herhalende acties’ uit te voeren, dient de job ‘workflow heartbeat’ uitgevoerd te worden. Deze job dient gepland te worden met een terugkeerpatroon. De opdracht van de ingerichte workflow ‘herhalende acties’ wordt vervolgens periodiek uitgevoerd.
Indien de job niet wordt aangemaakt, zullen bovenstaande workflows ook niet worden uitgevoerd. Het is essentieel dat bij gebruik van bovenstaande workflows de job ook wordt aangemaakt op regelmatige basis, liefst met een terugkeerpatroon.
Voorbeeld:
- Maak een workflow ‘Verlopen evaluatiedatums PDA’ aan met daarin de taak die dient te gebeuren en als parameter 1 dag in de toekomst.
- Maak een workflow ‘herhalende acties’ aan met daar in de opdracht ‘Controleer op verlopen evaluatiedatum in PDA doelen’ en als terugkeerpatroon ‘elke dag op 23u00’.
- Maak een job ‘workflow heartbeat’ aan met als terugkeerpatroon ‘elke dag om 23u30’
- Na het uitvoeren van deze job, zal er een taak aangemaakt worden zoals in punt 1 ingevuld is. De gekozen taakgroep uit punt 1 zal deze taak zien in hun takenlijst. Dit enkel voor de ‘Verlopen evaluatiedatums PDA’ die tot 1 dag in de toekomst verlopen.
- Indien er een verlopen evaluatiedatum valt 2 dagen in de toekomst, zal deze pas meegaan in de volgende uitvoering van de job ‘workflow heartbeat’, die elke dag om 23u30 gepland is.