In Quebble Personeels Planning is het in de planning mogelijk om een bezettingsrooster te maken.

In een bezettingsrooster wordt een vast rooster gemaakt om door te voeren voor een bepaalde groep, met vaste medewerkers voor een bepaalde periode.

Selecteer in het hoofdmenu de Planning en ga vervolgens naar Bezettingsrooster

Voor het maken van een rooster zijn er  3 keuzes:

1. Nieuw rooster maken
   
2. Wijzigen van bestaand rooster
   
3. Kopiëren van bestaand rooster

Het systeem toont alle sjablonen van bezettingsroosters die al zijn gemaakt. Het bestaande bezettingsrooster kan worden gewijzigd of gekopieerd.

Onder deze knop  is het mogelijk een bepaalde sjablonen te zoeken. Belangrijk daarbij is de juiste naamkeuze van een sjabloon.

Door het vinkje “verberg verlopen roosters” uit te vinken worden alle roosters uit het verleden ook getoond.

Een nieuwe bezettingsrooster maken

Klik op de knop ‘nieuw rooster aanmaken’.

Dan opent een nieuw scherm

Volg de volgende stappen:

Stap 1. Geef een naam aan het bezettingsrooster, zoals afgesproken binnen de organisatie

Stap 2. Controleer de vestiging en groep

Het selecteren van de juiste vestiging en groep is zodat deze op de juiste groep ingevoerd wordt.

Stap 3. Vink de juiste weken aan

Het aangeven in welke weken het sjabloon geldig is, is zodat deze bij de juiste week wordt getoond in de planning.

Onder weken selecteren zit een dropdown waarbij gekozen kan worden voor bv alle weken, even weken, oneven weken etc.

Stap 4. Zoek de naam van de medewerker

 

Hierdoor komt de functie van de medewerker meteen mee

Stap 5. Voer de werktijden in

Stap 6. Voer de juiste uurcode in

In de meeste gevallen zal dit “gewerkte uren” zijn, daar staat het automatisch op.

Mochten het taakuren zijn dan kan dit aangepast worden.

 

Stap 7. Voer de pauze tijd in

Met het plusje kan nog een pauze toegevoegd worden

Stap 8. Voer eventueel kwalificaties toe

( het advies is om dit alleen in te voeren als het echt nodig is, bv er is een locatie met een medewerker en die zal altijd vervangen moeten worden door een BHVer)

Anders deze stap overslaan.

Stap 9. Herhaal alle stappen vanaf stap 4 voor de medewerkers die op dezelfde dag werken en / of op andere dagen van de week.

Klik op het + aan het eind van de dag regel om regel toe te voegen aan de dag

Hier kunnen meerdere medewerker op verschillende diensten ingevoerd worden. Met een maximum van 11 regels

Als alle medewerkers en diensten erin staan op alle dagen volg dan de volgende stap

Stap 10. Kies rooster opslaan

Let op: na opslaan kan het zijn dat er een melding komt omdat en iets niet goed staan, bv tijden die overlappen, contracten die niet geldig zijn etc

Pas nadat het aangepast is kan het rooster opgeslagen worden.

Na het opslaan wordt een controle scherm getoond. Hier kan gecontroleerd worden of de ingevoerde gegevens kloppen.

Hier wordt getoond hoe het rooster genoemd is ( en op welke vestiging gekoppeld).

Aan welke groep het rooster gekoppeld is.

En voor welke periode het rooster geldig is.

Hoeveel medewerkers zijn er ingepland per dag.

Welke functie hebben de medewerkers.

De tijden en naam van de medewerker die is ingepland.

Mochten alle gegevens kloppen dan kan invoeren gekozen worden.

Er verschijnt dan een melding als het rooster succesvol is ingevoerd.

Het rooster staat nu in de planning

Tijden kopieren

Bij het maken van een bezettingsrooster kan de diensttijd gekopieerd worden.

Het is mogelijk de werktijden te kopiëren en een keus te maken van de dag.

De tijden die in de bovenste regel van de dag staan kunnen dan bij andere werktijden geplakt worden.

Door te klikken op   die achter de werktijden staat, wordt de gekopieerde tijd automatisch ingevuld.

Weergave in de planning

In de planning kan terug gezien worden of en welke bezettingsrooster er is ingevoerd.

Onderin de planning staat de regel bezettingsrooster

Hier wordt de naam van het rooster getoond.

En er kan gecontroleerd worden of de planning klopt met wat er in het bezettingsrooster is ingevoerd.

Dit teken geeft aan dat er nog niet is voldaan aan het bezettingsrooster in de planning en dat er nog een actie vereist is. 

Door op dit teken te klikken zullen de beschikbare medewerkers zichtbaar worden en kunnen deze worden ingepland. Hierin zullen de eventueel gekozen functie, tijden, kwalificatie(s) en uurcode mee genomen worden bij het tonen van de beschikbaarheid.

Let op: er wordt geen rekening gehouden met de aangegeven beschikbaarheid van de medewerker die aangegeven is via het werknemersportaal.

Dit teken geeft aan dat er is voldaan aan het bezettingsrooster in de planning.

Een bezettingsrooster kopiëren

Een bestaande sjabloon / bezettingsrooster kan gekopieerd  en aangepast worden voor andere weken of andere groepen.

Een bezettingsrooster kopiëren kan handig zijn voor de volgende redenen:

·       de tijden van het rooster zijn dezelfde tijden voor een andere groep

·       het rooster geldt ook voor andere weken

Zoek het betreffende bezettingsrooster op die gekopieerd dient te worden. 

Vervolgens door op de knop ‘kopiëren’ te klikken wordt er een kopie gemaakt worden van het bestaande bezettingsrooster.

Aan het bezettingsrooster dat gekopieerd is worden geen wijzigingen in de bestaande planning aangebracht tenzij het overlapt.

Het bezettingsrooster wordt geopend.

Dit wordt als een nieuw rooster geregistreerd.

Stap 1. De naam van het bezettingsrooster is leeg en dient gevuld te worden met de nieuwe naam voor een nieuw bezettingsrooster.

Stap 2. Controleer of wijzig de vestiging / groep voor dit rooster

Stap 3.  Controleer of pas de weken aan die geselecteerd zijn.

Stap 4. Wijzig eventueel de gegevens die van toepassing zijn:

·       namen van de medewerkers

·       diensttijden

·       medewerkers toevoegen

etc.

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kies dan rooster opslaan

Vervolgens kunnen de gegevens gecontroleerd worden en kan er invoeren gekozen worden.

Na het invoeren is de bezettingsrooster zichtbaar in de planning.

Tip: als een medewerker uit dienst gaat kan een bezettingsrooster niet voor de periode daarna opgeslagen worden.

Maak het rooster tot de medewerker uit dienst gaat. Kopieer dan dit rooster en verwijder de naam van de medewerker die uit dienst gaat. Laat deze open.

Op deze manier kan het rooster wel doorgezet worden voor de andere medewerkers voor de periode na het uit dienst gaan van de medewerker.

Deze dienst komt dan als een “open dienst” in de planning te staan, zodat er een signaal is dat er een medewerker te kort is ingepland.

Als er een nieuwe medewerker voor in de plaats komt kan dit rooster gewijzigd worden en de nieuwe naam toegevoegd worden op de plek van de open dienst.

Een bezettingsrooster wijzigen

Een bezettingsrooster wijzigen kan handig zijn voor de volgende redenen:

·       de tijden die in het rooster staan, staan niet goed

·       gegevens corrigeren

·       weken aanpassen ( als dit voor minder weken geldt, als er weken toegevoegd worden dan is het beter om te kopiëren dan te wijzigen omdat dan het oude rooster ongewijzigd blijft)

Let op: als een bezettingsrooster gewijzigd wordt dan wordt de huidige planning meegenomen in die wijziging.

Zoek het betreffende bezettingsrooster op die gewijzigd dient te worden. 

Vervolgens door op de knop ‘wijzigen’ te klikken wordt het bestaande bezettingsrooster geopend.

De naam van het bezettingsrooster blijft staan.

De wijzigingen kunnen gedaan worden.

Wanneer alle wijzigingen gedaan zijn kies dan rooster opslaan.

Na het opslaan verschijnt er een melding:

Wat wilt u doen

Omdat de bezettingsrooster al een bestaand rooster is kan er gekozen worden voor

dit betekent dat alle aanpassingen die al in de planning gedaan zijn overschreven worden en ongedaan gemaakt worden bij het opslaan van je bezettingsrooster.

Het is geen nieuw bezettingsrooster dus hoeft deze niet opnieuw ingevoerd te worden, de wijzigingen worden meteen doorgevoerd na het opslaan.

Let op:  wijzigingen kunnen na opslaan niet meer ongedaan gemaakt worden!

Melding behouden / overschrijven

Bij het opslaan van het rooster vindt er alleen een controle plaats op:

·       Zijn alle velden gevuld

·       Overlappen de tijden niet

·       Vallen de pauzes binnen de diensttijden

·       Heeft een medewerker wel een geldig contract voor de periode

Bij een nieuw rooster opslaan is er geen controle of de medewerkers al ingepland staan bij een nieuw rooster opslaan.

Deze controle vindt plaats na het invoeren.

Als een bezettingsrooster gewijzigd wordt dan vindt de controle van ingepland personeel wel plaats bij opslaan, omdat er dan al een rooster in de planning staat.

Het systeem geeft dan aan:

De volgende diensten van andere vestigingen/groepen worden verwijderd, als u kiest voor Handmatige wijzigingen verwijderen:

Als er gekozen wordt voor verwijderen dan worden de getoonde diensten uit de planning gehaald en is dit nieuw rooster leidend.

Als dat niet wenselijk is kies dan behouden, hiermee blijven de getoond diensten staan zoals ze in de planning staan, en worden alleen de andere wijzigingen doorgezet naar de planning.

Als er op een groep al een rooster staat of er wordt een bezettingsrooster gewijzigd dan zal er een melding komen met de vraag Behouden of overschrijven:

Met handmatige wijzigingen behouden zal het systeem alles wat al in de planning staat laten staan. Zoals het wisselen van diensten of aanpassen van tijden in de planning.

Met handmatige wijzigingen overschrijven zal het systeem de wijzigingen in de aangepaste bezettingsrooster als leidend nemen en alle wijzigingen die in de planning gedaan zijn overschrijven/ overrulen.

Mocht een medewerker al gepland staan dan komt er een melding met de gegevens van de diensten van de medewerker na opslaan.

Bezettingsroosters voor tijdelijke contracten

Een medewerker met een tijdelijk contract kan niet voor een periode na zijn contract worden ingevoerd. 

Het is niet mogelijk om de bezettingsrooster op te slaan voor na de periode. 

Om te zorgen dat het rooster wel in de planning staat voor de andere medewerkers kunnen de volgende stappen genomen worden. 

Als een rooster met een tijdelijke medewerker wordt gemaakt voor weken na zijn contract dan wordt bij het opslaan een melding getoond.

In dit geval – geen actieve formaties gevonden voor Anouk Meren in de weken 49,50,51,52 

Anouk heeft vanaf 1 december geen contract meer.

Pas in dit rooster de weken aan – zet de weken 49,50,51 en 52 uit

En sla het rooster dan op.

Nu kan het wel. Het rooster is nu geldig van week 1 t/m 48 ( in dit voorbeeld)

Om te zorgen dat voor de andere weken wel een rooster staat kan dit rooster gekopieerd worden.

Voer hier een nieuwe naam voor het rooster in.

 Pas de weken van het rooster aan.

Alle weken uit en 49,50,51 en 52 aan

Verwijder de naam van de tijdelijke medewerker

Bij alle dagen dat de tijdelijke medewerker staat verwijderen.

Laat de rest dan zo staan – functie-  werktijden-  uurcode

Op deze manier komt deze dienst als open dienst in het rooster en in de planning.

Vervolgens opslaan en invoeren.

De dienst staat in het overzicht zonder naam van een medewerker.

In de planning staat deze open dienst zichtbaar bij de regel openstaande diensten.

Op deze manier blijven de diensten zichtbaar in de planning.

Als het contract niet verlengd wordt zal hier een nieuwe medewerker op ingezet worden of de diensten kunnen via de oproeppool uitgezet worden. 

Op het moment dat het contract van de medewerker verlengd wordt kan dit rooster (van week 49-52) gewijzigd worden.

Op de open naam velden kan dan de medewerker toegevoegd worden.

Of als er een nieuwe medewerker voor in dienst komt kan die naam ingevoerd worden.

(let op: als de medewerker niet via de dropdown bij de namen naar voren komt dan kan het zijn dat de medewerker een andere functie heeft – zet dan de functie op “kies functie” als het goed is staat de medewerker en dan wel tussen).