Bufferuren
Met bufferuren kan in Quebble een medewerker op een gemiddeld aantal uren per week in schema gezet worden. Bijvoorbeeld voor medewerkers met 40 weken contract waarbij zij alleen werken in de schoolweken en niet werken in vakantieweken. Door bufferuren te gebruiken wordt in de planning zichtbaar hoeveel uren zij in die week dienen te worden ingezet om aan het eind van het jaar qua contract uren op ‘0’ uit te komen.
Belangrijk is om rekening te houden met het feit dat in Quebble de bufferuren op basis van een heel jaar berekend wordt. Het advies is om een regeling per jaar in te voeren en niet halverwege het jaar, omdat er dan onoverzichtelijke verschillen kunnen ontstaan met de diensten die al gewerkt zijn.
Instellingen voor de bufferuren
Het is belangrijk dat er voor het invoeren van bufferuren bij de medewerker dat de vakantie periode goed ingevoerd wordt.
Via de instellingen is een tabblad voor Bufferuren.
In het onderdeel “vakanties” kan het patroon per regio ingevoerd en aangepast worden.
Selecteer een regio of voer er een toe.
Kies vervolgens “vakantie toevoegen”
Daarin kan regiovakantie toevoegen gekozen worden – daarmee worden de vakanties vanuit de overheid voor die regio getoond.
Rechts in het scherm kan gekozen worden voor de clusters waarin deze regiovakantie valt.
Via de instellingen Bufferuren is een overzicht met bufferuren verloop en bufferuren overzetten
Van dit overzicht kan een CSV document gegenereerd worden.
Bufferuren overzetten is een functie om de regeling van de bufferuren over te kunnen zetten naar het volgend jaar.
Bufferuren toevoegen bij een medewerker
Selecteer via het tabblad Personeel de medewerker waarbij bufferuren ingevoerd dienen te worden.
Bij het tabblad verlof staat een knop “bufferuren” zichtbaar.
Bufferuren scherm
Zodra “bufferuren activeren” is aangevinkt, verschijnt er een invoerveld.
Zodra er een patroon is ingevoerd komen daar de uren per week te staan.
Hierin kan het patroon van de bufferuren worden ingevoerd.
Als het systeem in zijn patroon rekening moet houden met de verlofuren dan kan “verlofuren verrekenen” aangezet worden. In dat geval zullen de verlofuren van de medewerker meegenomen in het controle paneel en verrekend worden met de in te vullen uren.
Deze optie is vooral bedoeld voor medewerkers die alleen in de schoolweken werken. De medewerker hoeft dan in de vakanties geen verlofuren in te voeren, omdat dezen al verrekend zijn. Aan het einde van het jaar zijn de verlof en de compensatie stand zo opgebouwd dat het totaal 0 is. Let hierbij op dat de verlofkaart niet wordt bijgewerkt en dat de medewerker dan alsnog verlof kan aanvragen via het werknemersportaal.
Om de verlofkaart wel aan te passen kan de optie “correctie op verlof huidig jaar” aangezet worden.
De verlofkaart zal dan automatisch aangepast worden naar “0”. Met deze optie kan de medewerker geen verlof meer aanvragen.
Indien er gekozen wordt om de optie “verlofuren verrekenen” niet te gebruiken dan zal het verlof niet verrekend worden. De medewerker schrijft dan iedere vakantieweek evenveel verlofuren.
Als er niet gekozen wordt om verlof verrekenen aan te zetten, dan is het belangrijk om in de vakantie weken het aantal uren in te voeren die de medewerker dan eventueel als verlof op moet nemen.
Controle paneel toelichting
Contracturen per week: dit zijn het aantal uren wat er volgens het contract gewerkt zou moeten worden.
Aantal weken contract: dit geeft aan hoeveel weken en werkdagen het contract heeft.
Totaal contracturen: dit geeft aan hoeveel contracturen over de contractduur zijn.
Nog in te vullen: zijn het aantal uren dat nog niet via patroon is ingevoerd.
De berekening van het totaal contracturen wordt als volgt berekend:
Voorbeeld over het jaar 2020
Berekening dagen
Week 1 start op 1 januari 2020 dat is een woensdag dit vertaalt zich naar 3 werkdagen
Week 53 eindigt op 31 december 2020 dat is op een donderdag dat vertaalt zich naar 4 werkdagen
Voor de berekening van de dagen is het 1/5 van de contracturen maal het aantal werkdagen..
8 contract uren maal 51 weken = 408 uur
8 contract uren delen door 5 ( werkdagen in een week) = 1,6 uur
1,6 uur maal 7 dagen = 11,2
408 uur en 11,2 uur is een totaal van 419,2
Invoeren patroon bufferuren
Voor het invoeren van een patroon voor de medewerker is het belangrijk dat eerst gekozen wordt welk vakantie patroon van toepassing is.
Door het wieltje te selecteren kan een vakantie patroon gekozen worden.
Er verschijnt een pop-up waarin de keuze gemaakt kan worden voor de vakantie informatie die van toepassing is.
Let op: via de instellingen/ systeeminstellingen/ vakanties kan dit patroon ingevoerd en actief gezet worden.
Kies de gewenste regio en klik op toepassen.
In de kalender staan er blauwe zijvakken. Dit geeft aan dat het om een vakantieweek gaat.
Maak eerst een keus bij “geldig in weken”. Hierin kunnen verschillende patronen geselecteerd worden zoals alle weken, vakantieweken, schoolweken etc.
In dit voorbeeld is er gekozen voor vakantie weken. Te zien is dat alle weken waarbij een blauw zijvlak staat geselecteerd is.
Er kan gekozen worden om eventueel een tweede patroon in te voeren voor bijvoorbeeld de schoolweken.
Voor het invoeren hiervan kan bovenstaande stappen gevolgd worden.
Let op: bij het invoeren van een patroon registreert het systeem de hele week voor het ingevoerde aantal uren tellend voor de bufferuren. Bij een halve week als bv 1 januari start op een dinsdag zullen tussen haakjes getoond worden wat het oorspronkelijk per week is en dik gedrukt wat er daadwerkelijk gewerkt moet worden.
Verwijderen van een patroon
Om een patroon in zijn geheel te verwijderen kan er rechts bovenin op het prullenbakje geklikt worden.
Een week aanpassen
Er kan ook gekozen worden om een enkele week aan te passen.
Klik op de desbetreffende week in de kalender en er verschijnt een pop-up.
De uren kunnen aangepast of verwijderd worden.
Met toepassen wordt dit verwerkt in de kalender en in het controle paneel.
Bufferuren in de planning
Een medewerker met bufferuren is duidelijk zichtbaar in het advies paneel in de planning.
Onder contract uren staan de uren die via de kalender bij de bufferuren zijn ingevoerd. Dat een medewerker bufferuren heeft wordt getoond met een oranje zijvlak.
De kolom compensatie geeft het aantal buffercompensatie die de medewerker heeft die bufferuren heeft, als een medewerker geen bufferuren heeft dan wordt de “gewone” compensatie getoond.
Werknemersportaal
Als er bufferuren ingesteld zijn voor een medewerker dan kan die dat terugvinden bij de compensatie, in het overzicht bij het inleveren van de diensten en bij de declaratie “compensatie uren uitbetalen”.
Wanneer er volgens een vast patroon gewerkt wordt dat afwijkt van de contracturen kan er een schema ingevoerd worden in Quebble. Dat schema heet het Bufferuren patroon.
Bijvoorbeeld de medewerker heeft een contract van 8 uur maar werkt alleen in de schoolweken. Om aan het eind van het jaar op het juiste aantal uren te komen wat lineair gewerkt zou moeten worden, zullen er meer dan 8 uren per week gewerkt moeten worden. Op die manier worden er extra uren opgebouwd om de vakantie weken te compenseren.
Als een medewerker bufferuren heeft dan wordt dat getoond in het contract overzicht bij de medewerker.
Contract uren: Dit zijn de weekuren zoals in je contract afgesproken
Bufferuren: Dit zijn de uren die je volgens het schema deze week moet werken
Geplande uren: Dit zijn het aantal uren die je op de planning stond
Gewerkte uren: Dit zijn de uren die ingeleverd en goedgekeurd zijn
Ingeleverde uren: Dit zijn de uren die ingeleverd zijn maar nog niet goedgekeurd
Verschil: Dit is het verschil tussen de bufferuren en de gewerkte uren
In de verlofkaart wordt buffercompensatie getoond ipv compensatie uren.
Let op: het saldo compensatie uren is het aantal uur wat er is gewerkt ten opzichte van de werkelijke contracturen.
Compensatie overzicht
Contract uren geeft de werkelijke contract uren aan.
Bufferuren geeft het aantal uren aan van de bufferuren regeling.
Goedgekeurd zijn de goedgekeurde uren van de week.
Compensatie uren zijn de compensatie uren op basis van contract en goedgekeurd ( 8 contract uren en 10 goedgekeurd = +2).
Buffercompensatie zijn de compensatie uren op basis van de bufferuren en goedgekeurd ( 10 bufferuren en 10 goedgekeurd = 0).
Het declareren van buffercompensatie
Wanneer een medewerker werkt volgens een Bufferuren patroon wordt in het werknemersportaal bij declaraties het buffercompensatie saldo getoond in plaats van het compensatie saldo. Er wordt immers gewerkt volgens een vast uren patroon wat afwijkt van de contracturen.
Dit bufferuren compensatie saldo is het aantal uur wat je meer of minder hebt gewerkt dan het patroon.
Let op: in de app is deze functionaliteit nog niet verwerkt. Daar staat het saldo compensatie uren. Als er een bufferuren patroon is dan is het belangrijk dat de declaratie niet via de app verloopt maar via de website.
Het saldo dat bij beschikbaar staat komt overeen met de bufferuren saldo.
Bij het invoeren van het aantal uren staat buffercompensatie.
Rechts is het overzicht van alle declaraties, hierbij wordt ook vermeld dat het buffercompensatie uitbetalen betreft.
Bufferuren in het managementportaal
Als bij een medewerker de regeling bufferuren is ingesteld is dat in het managementportaal zichtbaar in het overzicht.
Contract uren zijn de contract uren.
Bufferuren geeft het aantal uren aan van de bufferuren regeling.
Geplande uren zijn het aantal uren die ingepland stonden.
Gewerkte uren ( goedgekeurd) zijn de uren die goedgekeurd zijn.
Ingeleverde uren zijn de uren die nog op ingeleverd staan en nog niet zijn goedgekeurd.
Verschil ( week) is het verschil tussen bufferuren en gewerkte uren ( goedgekeurd), in bovenstaand voorbeeld 10 bufferuren 9 goedgekeurde uren = -1.
Bij het declareren wordt het totaal compensatie getoond van de bufferuren
Contract uren geeft de contracturen aan.
Bufferuren geeft het aantal uren aan van de bufferuren regeling.
Goedgekeurd zijn de goedgekeurde uren van de week.
Compensatie uren zijn de compensatie uren op basis van contract en goedgekeurd ( 8 contract uren en 10 goedgekeurd = +2).
Buffercompensatie zijn de compensatie uren op basis van de bufferuren en goedgekeurd ( 10 bufferuren en 10 goedgekeurd = 0).
Side notes
Er zijn een aantal punten met betrekking tot de bufferuren waar rekening mee gehouden dient te worden:
Als een contract eerder eindigt dan 31 december dan is het belangrijk om de juiste berekening te maken aan de hand van de compensatie uren en de buffercompensatie. Hier kan een verschil in zitten.
Het patroon wat ingevoerd wordt is op basis van de dan bekende gegevens. Als een contract gedurende de tijd wijzigt, dan moet het bufferuren patroon aangepast worden. Dit gebeurt niet automatisch.
Voorbeelden van scenario’s
Er zijn diverse mogelijkheden om gebruik te maken van de functionaliteit Bufferuren.
Hier volgen een aantal voorbeelden en aanvullend een aantal scenario’s waar rekening mee gehouden dient te worden.
Voorbeelden voor het invoeren
Voorbeeld 1
Een medewerker werkt de schoolweken en niet in de vakantie weken.
Alle vakantie uren worden tijdens de vakantie opgenomen.
Optie 1
Deze medewerker hoeft geen verlof op te nemen, de verlofuren waar de medewerker recht op heeft moeten verrekend worden met de bufferuren regeling.
Geef aan verlofuren verrekenen en correctie op verlof huidig jaar – dit zorgt ervoor dat ze medewerker geen verlof hoeft en kan opnemen, omdat die uren al verwerkt zijn.
Voer voor de schoolweken het patroon in.
De medewerker levert de diensten in op basis van het patroon dat is ingevoerd.
In de vakantie levert de medewerker niets in. De medewerker hoeft geen verlof in te leveren, want die is al verwerkt.
De uren die de medewerker werkt in de schoolweken compenseert de rest van de uren voor de vakantie periode.
Optie 2
Deze medewerker behoudt het verlofrecht.
Er wordt niet aangegeven verlof verrekenen.
Voer eerst een patroon in voor de vakantie weken, op basis van het aantal verlofuren dat de medewerker op moet nemen.
Voer daarna de schoolweken patroon in op basis van het nog in te voeren uren.
De medewerker levert de schoolweken in als geplande diensten en in de vakantie weken de geplande diensten met de status verlof.
Voorbeeld 2
Een medewerker heeft een gemiddeld contract voor de BSO. De medewerker werkt meer uren in de vakantie dan in de schoolweken. Daarop is een gemiddeld aantal contract uren berekend.
Via de bufferuren kan een patroon voor de schoolweken en vakantie weken ingevoerd, met meer te werken uren tijdens de vakantie periode.
Door het patroon in te voeren is het duidelijk hoeveel uur er per week gewerkt moet worden om aan het eind van het jaar lineair het aantal contract uren gewerkt te hebben.
Scenario Schoolweken
Een medewerker heeft 16 uur voor het patroon schoolweken.
In 2020 zitten 40 schoolweken en in 2021 zitten 42 schoolweken.
Voor 2020 heeft de medewerker dan 16 uur * 40 weken = 640 uur ingevuld
Voor 2021 heeft de medewerker dan 16 uur * 42 weken = 672 uur ingevuld
Scenario Schoolweken als een week afwijkt
Een medewerker heeft 16 uur voor het patroon schoolweken. In week 29 is er handmatig een aanpassing gedaan van 16 uur naar 8 uur.
Voor 2020 heeft de medewerker dan (16 uur * 39 weken) + (8 uur * 1 week) = 632 uur ingevuld
Scenario Alle Weken
Een medewerker heeft 10 uur voor alle weken in 2020.
In 2020 zitten 53 weken en in 2021 52 weken.
Voor 2020 heeft de medewerker dan 10 uur * 53 weken = 530 uur ingevuld.
Voor 2021 heeft de medewerker dan 10 uur * 52 weken = 520 uur ingevuld.
Bufferuren overzetten
Aan het eind van het jaar kunnen bufferuren overgezet worden naar het komend jaar.
Declaratie van bufferuren
Als een bufferuren regeling ingevoerd wordt kan het zijn dat de medewerker al een declaratie gedaan heeft op “compensatieuren uitbetalen” deze uren worden omgezet naar bufferuren uitbetaald.
Zo worden de uren op de bufferuren compensatie goed getoond.
Bij het opslaan van de bufferuren regeling wordt de volgende melding getoond:
Related Articles
Bufferuren verloop
Bij Instellingen / Bufferuren / Bufferuren verloop wordt een overzicht getoond van alle medewerkers met een bufferuren regeling. Na het klikken op Bufferuren verloop opent de pagina met de medewerkers die een actief bufferuren regeling hebben. Dit ...Bufferuren overzetten
Bij Instellingen / Bufferuren / Bufferuren overzetten kunnen bufferuren overgezet worden naar het komend jaar. Hiermee kan de regeling één op één overgezet worden en hoeft dit niet per medewerker ingevoerd te worden. Voordat de bufferuren overzetten ...Bulkmutaties aanzetten
Alle onderdelen van de jaarwerkzaamheden vallen in de instellingen onder bulkmutaties. Om toegang te krijgen tot de bulkmutaties dient dit recht aangezet te worden via rollen & rechten. Alle onderdelen worden onder dit recht geactiveerd. Via ...Vakanties
Bij Instellingen / Bufferuren / Vakanties kunnen per regio de schoolvakanties toegevoegd worden. Hierdoor kan er bij het invoeren van een bufferuren regeling rekening worden gehouden met schoolweken en vakantieweken. Links staan de drie ...31-01-2023 Release Notes
Fixes · Beschikbaarheid o Indien een organisatie gebruik maakt van de instelling ‘Status niet beschikbaar kunnen invoeren’, kon dit ook ingevoerd worden op dagen dat de medewerker al ingepland stond. Dit is opgelost. · Bufferuren o Bij het in en ...