Facturering

Facturering

Facturatieproces:

​
Indien er met meerdere administraties wordt gewerkt, dient eerst de gewenste administratie te worden geselecteerd. Vervolgens kan indien nodig ook het juiste jaar worden gekozen.


Na het maken van deze keuze wordt het overzicht weergegeven.


Binnen dit overzicht is het mogelijk om op factuurnummer te zoeken. Zodra de gezochte factuur is gevonden, wordt direct de pagina geopend waarop dit factuurnummer zichtbaar is.


Indien gewenst kan er vervolgens op de pagina zelf verder worden gezocht met Ctrl + F (zoeken op de pagina)





De gegevens in de kolommen ‘Maand’ en ‘Verschil met voorgaande maand’ zijn hyperlinks. Hier kunt u op doorklikken voor meer informatie/werkzaamheden.  

Verschil met voorgaande maand 

Door op deze kolom te klikken vanuit het factuur overzicht in een bepaalde maand komt u in het scherm waar u per factuur kunt zien wat het verschil is met de voorgaande maand. 




U kunt op deze manier snel controleren of er grote verschillen zijn met voorgaande maand en controleren of deze verschillen te verklaren zijn. 

Door te sorteren op de kolom ‘Verschil’ kunt u de grote verschillen makkelijk inzien. 

 Door op het bedrag in 1 van de kolommen te klikken, komt u in het scherm waar u de mogelijkheid heeft om de factuur te openen of andere handelingen uit te voeren. 



Overzicht facturering

In het facturatieoverzicht wordt per maand inzicht gegeven in de verschillende bedragen.

De volgende kolommen met informatie worden weergegeven:

  • Maand: de maand (periode) waarvoor de facturen zijn aangemaakt.
  • Totaal: het totaalbedrag van alle facturen die in deze maand zijn aangemaakt.
  • Verschil met voorgaande maand: het verschil tussen het bedrag in de kolom ‘Totaal’ van de betreffende maand en dat van de voorgaande maand.
  • Totaal in concept ouders: het totaalbedrag van de facturen voor ouders die nog niet zijn goedgekeurd en daarom nog de status concept hebben.
  • Totaal in concept contracthouders: het totaalbedrag van de facturen voor contracthouders (zoals de Belastingdienst, gemeenten, etc.) die nog niet zijn goedgekeurd en daarom nog de status concept hebben.
  • Totaal omzet op factuurdatum (debiteurenbalans): het totaalbedrag van de goedgekeurde facturen met een factuurdatum in de betreffende maand.
  • Totaal omzet betreffende periode (resultaat): het totaalbedrag van de goedgekeurde facturen die betrekking hebben op de betreffende maand.
  • Totaal omzet geëxporteerd: het totaalbedrag van de facturen uit de betreffende maand dat is geëxporteerd.

Onderaan iedere kolom wordt het totaalbedrag over het gehele jaar weergegeven.

Wanneer alle facturen van een bepaalde maand zijn geëxporteerd, is het bedrag in de kolom ‘Totaal omzet betreffende periode (resultaat)’ gelijk aan het bedrag in de kolom ‘Totaal omzet geëxporteerd’.

Uitvoeren facturatie

Om de facturatie uit te voeren kiest u de gewenst maand en het volgende scherm zal getoond worden.





Wanneer er nog niet eerder is herberekend, zijn er geen gegevens beschikbaar. 

Wanneer er al eerder is herberekend, staan er conceptfacturen klaar, kolom: Factuurstatus, met de gegevens zoals deze bekend waren tijdens na de laatste herberekening. 


Verschillende kolommen zijn zichtbaar: 

  • Checkbox: hier kunt u facturen selecteren om deze goed te keuren, PDF aan te maken, per email te versturen of te exporteren. 

  • Debiteur: de naam van de ouder/contracthouder. U kunt hier op klikken om direct in het dossier van de ouder terecht te komen. 

  • Debiteurnummer: het debiteurnummer van de ouder/contracthouder. 

  • Factuurnummer: het factuurnummer wordt toegekend na het goedkeuren van de conceptfacturen. 

  • Factuurdatum: de factuurdatum wordt toegekend na het goedkeuren van de conceptfacturen. 

  • Totaal: totaalbedrag van de factuur 

  • Sepa nummer: het sepa nummer wordt gevuld na het goedkeuren van de conceptfacturen en alleen bij ouders/contracthouders met incasso. 

  • Factuurstatus: de status van de factuur (concept, goedgekeurd, facturen kunnen niet worden aangemaakt) 

  • Gemaild/Gedownload: gemaild/niet gemaild voor ouders die ‘factuur per email’ hebben aanstaan. Gedownload/niet gedownload voor ouders die niet ‘factuur per email’ hebben aanstaan. Dit wordt pas gevuld na het goedkeuren van de facturen. 

  • Geëxporteerd: Geëxporteerd/niet geëxporteerd. Dit wordt gevuld na het goedkeuren van de facturen.   

  • Actie: Via het  kunnen de facturen worden bekeken. 

 

Vanaf hier kunnen de volgende opties worden gebruikt:

  • Herberekenen
  • Goedkeuren
  • Export
  • PDF aanmaken
  • Stuur e-mail
  • Publiceer facturen in de ouderapp
  • Export status herstellen

Herberekenen


Continu worden er mutaties in de gegevens aangebracht. Mogelijk kunnen mutaties leiden tot facturatie daarvan. Mutaties kunnen ook correcties zijn over reeds gefactureerde perioden.

De functie ‘herberekenen’ doorloopt de gehele periode die ingesteld is als facturatieperiode.

Lees meer over de facturatie periode: Facturatie periode


Er zal bepaald worden of er verschillen zijn t.o.v. hetgeen eerder is gefactureerd. Deze verschillen zullen dan op de conceptfactuur als resultaat van het ‘herberekenen’ getoond worden.

Of deze verschillen in de huidige maand of in de volgende maand op de factuur worden opgenomen is afhankelijk van de gekozen instelling: Basis financieel => Selecteer de periode waar correcties opgenomen moeten worden.

Nadat het proces is afgerond wordt dit getoond in het scherm door een melding. Dit kan een correcte afronding zijn. Dan wordt een groen melding getoond.




Wanneer het proces niet volledig is wordt dit in de rode melding getoond met daarbij de reden van afbreken.



Goedkeuren

Wanneer de conceptfacturen zijn aangemaakt en eventueel gecontroleerd, kunnen deze worden goedgekeurd. Door middel van het aanvinken van de checkbox vooraan de facturen kunt u bepalen welke facturen worden goedgekeurd. 

Wanneer u niets aanvinkt dan kunt u alle facturen in één keer goedkeuren. 

Nadat u klikt op de knop Goedkeuren komt er een scherm naar voren. 



Hier kunt u een incassodatum aangeven. Standaard wordt de datum gevuld volgens de gemaakte instellingen Basis financieel Relateer incassodatum naar . U heeft dus de mogelijkheid deze aan te passen. 

Ook kan er een een keuze gemaakt worden tussen het goedkeuren voor ouders of contracthouders. 

Na het opslaan wordt u de vraag gesteld ter bevestiging of u door wilt gaan. 




Daarna volgt de vraag of u voorafgaand het goedkeuren alsnog wilt herberekenen. Het zou mogelijk kunnen zijn dat u voorafgaand aan het goedkeuren bent vergeten te herberekenen. Dat kunt u dus hierbij alsnog doen.



Na het goedkeuren worden de overige kolommen met informatie aangevuld en verandert de status van de facturen in ‘Goedgekeurd’.Export
Het is mogelijk om facturen te exporteren naar een financieel softwarepakket. Selecteer de factuur tot en met welke u wilt exporteren en klik vervolgens op de knop Export. De geselecteerde facturen worden daarna geëxporteerd.

Afhankelijk van het softwarepakket dat u gebruikt, worden de facturen óf direct in uw financiële software geïmporteerd, óf worden er bestanden aangemaakt die u vervolgens handmatig moet importeren.

Lees meer over de ondersteunde systemen en de specifieke instellingen en eigenschappen per systeem via: Export financieel.

Bij het exporteren worden altijd alle nog niet geëxporteerde facturen meegenomen tot en met de geselecteerde factuur. Facturen met de status ‘geëxporteerd’ worden hierbij overgeslagen. Hierdoor kan er nooit een ‘gat’ ontstaan in de reeks van geëxporteerde facturen.

Als je wilt, kan ik deze tekst ook iets meer in handleiding-/gebruikersinstructiestijl herschrijven zodat hij beter past in een softwarehandleiding.




Let ook bij het goedkeuren weer goed op de meldingen die na het beëindigen van het proces verschijnen.
Nadat het proces is afgerond wordt dit getoond in het scherm door een melding. Dit kan een correcte afronding zijn. Dan wordt een groen melding getoond.



Wanneer het proces niet volledig is wordt dit in de rode melding getoond met daarbij de reden van afbreken.



Export

Het is mogelijk om facturen te exporteren naar een financieel softwarepakket. Selecteer de factuur tot en met welke u wilt exporteren en klik vervolgens op de knop Export. De geselecteerde facturen worden daarna geëxporteerd.

Afhankelijk van het softwarepakket dat u gebruikt, worden de facturen óf direct in uw financiële software geïmporteerd, óf worden er bestanden aangemaakt die u vervolgens handmatig moet importeren.

Lees meer over de ondersteunde systemen en de specifieke instellingen en eigenschappen per systeem via: Export financieel.

Bij het exporteren worden altijd alle nog niet geëxporteerde facturen meegenomen tot en met de geselecteerde factuur. Facturen met de status ‘geëxporteerd’ worden hierbij overgeslagen. Hierdoor kan er nooit een ‘gat’ ontstaan in de reeks van geëxporteerde facturen.

Als je wilt, kan ik deze tekst ook iets meer in handleiding-/gebruikersinstructiestijl herschrijven zodat hij beter past in een softwarehandleiding.


PDF aanmaken

Voor de ouders die geen factuur per email hebben aanstaan of wanneer u een factuur wil downloaden, kunt u een PDF aanmaken.

Die u kunt downloaden. Hierbij is het wel van belang dat u alleen de ouders aanvinkt die op ‘niet gedownload’ staan, want anders worden de andere facturen ook meegenomen. 

U kunt hier eventueel op filteren om zo alle facturen toch in één keer te kunnen selecteren. 

Wanneer u de facturen heeft geselecteerd klikt u op PDF aanmaken. 

De facturen worden gedownload en de status veranderd in ‘Gedownload’. 


Stuur e-mail

Na het goedkeuren is de kolom gemaild/gedownload gevuld. U kunt hieraan zien welke ouders factuur per email hebben aanstaan en welke ouders dit niet hebben. 

Om de facturen per email te versturen zijn er 2 opties:

1: per pagina versturen.

Door het vinkje te zetten in de linker bovenhoek van de tabel worden alle records op de pagina geselecteerd.
Dan klikt u op Stuur email.

 

Alle facturen van de ouders die factuur per email hebben aanstaan worden via de mail verstuurd en de status veranderd in ‘Gemaild’. 

2: Om alle facturen van alle pagina’s in één keer te versturen klikt u simpelweg op de knop e-mail ‘Stuur e-mail’.

Alle facturen die gemaild moeten worden zullen dan worden gemaild. Dit kan afhankelijk van de SMTP server enige tijd duren. Let er ook op dat de limieten van de SMTP server niet worden overschreven. Controleer het aantal e-mails wat gelijktijdig aangeboden mag worden.

Het maakt hierbij niet uit dat facturen met status niet gedownload ook aangevinkt waren. Die facturen worden automatisch niet verstuurd. 

Voor de ouders die geen factuur per email hebben aanstaan, kunt u een PDF aanmaken. 


Publiceer facturen in de SDB Ouderapp

De facturen kunnen ook in de ouderapp worden gepubliceerd.
Daarvoor is het nodig dat deze optie is aangezet in de instellingen van het systeem. Controleer dat hier: Organisatie mobiele instellingen

Als deze instelling aan is gezet zal de knop in het facturatiescherm zichtbaar worden.

Het proces van de publicatie in de ouderapp is gelijk aan dat van het mailen van facturen.

1: Er kan een selectie gemaakt worden, dan zullen uitsluitende deze facturen worden gepubliceerd.

2: Er kan direct op de knop publiceer in ouderapp geklikt worden. Dan zullen alle nog niet gepubliceerde facturen worden gepubliceerd en het bericht wat u opgeeft.



Het bericht kan dan in het scherm worden ingetypt en optioneel kan er een push bericht gestuurd worden.


Export status herstellen

Wanneer om een bepaalde reden de status van geexporteerde facturen terug gezet moeten worden naar ‘niet geexporteerd’ kan dit door gebruik te maken van deze functie.



U geeft het factuurnummer in t/m welke u de status wilt terugzetten en bevestigd dit door te klikken op ‘bevestig’.


    • Related Articles

    • Modulen in KIS

      Inleiding De KIS-modulen zijn krachtige uitbreidingen die uw gebruik van KIS nog completer en effectiever maken. Met deze aanvullende functionaliteiten bespaart u tijd, optimaliseert u processen en versterkt u de communicatie met ouders en ...

    • Checklist facturatie stappen

      Checklist facturatie stappen De facturatie behelst een aantal stappen die genomen moeten worden. Hieronder de stappen met de verwijzing naar de beschrijving van elke stap. Open het facturatiescherm Facturering Berekenen van de conceptfacturen van de ...

    • Algemeen facturatie proces

      Facturatie instellingen Voordat u kunt factureren dient u een flink aantal instellingen vast te leggen. Deze zijn opgedeeld in De juridische en algemeen administratieve inrichting, de financieel administratieve inrichting en de tarief en ...

    • Administraties

      Een administratie is de juridische eenheid van de administratie. Zoals deze bekend is bij de kamer van koophandel. De volgende velden worden daarvoor ingevoerd. Organisatie (kies hier de organisatie waar deze administratie aan gelinkt is). ...

    • Rapporten export

      Exporteer cijfers Deze functie is bedoeld om een basis van gegevens te exporteren naar xlsx / csv formaat die verder onderdeel gemaakt kan worden van een management rapportage. Er zijn 3 soorten rapporten beschikbaar. Factuur gegevens. Dit zijn de ...