Gebruikers automatisch koppelen aan producten via presets

Presets in het SDB Leerplatform

Presets helpen je om opleidingen automatisch toe te
wijzen aan medewerkers. In plaats van handmatig producten te koppelen, regel je dit één keer centraal. Vervolgens zorgt het systeem ervoor dat de juiste opleidingen automatisch aan de juiste medewerkers worden gekoppeld. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in het beheer.

Daarnaast vindt er wekelijks een synchronisatie plaats. Hierdoor blijven toewijzingen altijd actueel, bijvoorbeeld als medewerkers van functie veranderen. Wanneer er een einddatum is ingesteld, worden opleidingen ook automatisch weer ontkoppeld. Zo blijft het leerplatform overzichtelijk en hoef je hier zelf niet continu op te controleren.

Wat is een preset?

Een preset is een set van voorwaarden waarmee je bepaalt welke opleidingen automatisch worden toegewezen aan een groep medewerkers. Deze voorwaarden kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op functie, afdeling of andere kenmerken.

Hoe werkt het? 

In het gebruikersbeheer van de werk- & leervormen zijn veel mogelijkheden voor het geautomatiseerd koppelen van gebruikers. Experts kunnen zogenoemde Presets aanmaken waarin ze gebruikers kunnen koppelen op een combinatie van:

1. Afdeling(en) / alle afdelingen
   
2. Functie(s) / alle functies
   
3. Voor of vanaf indiensttredingsdatum (Let op, de indiensttredingsdatum moet in onderling overleg binnen het portaal geconfigureerd worden (aanlevering vanuit HR-bronsysteem)
   
4. Tot een specifiek aantal maanden na indiensttreding
   
5. Vanaf / tot een specifieke datum
   
6. Geen gespecificeerde start- of einddatum (dus altijd gekoppeld)
   

Na het toevoegen van een 'preset' zal via een synchronisatie de gebruikers gekoppeld worden aan de juiste producten. Deze synchronisatie vind wekelijks plaats (elke zaterdag om 01.00 uur). 

Ga binnen Werk- en leervormen naar het menu Gebruikersbeheer.

Via Presets kun je een nieuwe koppeling aanmaken. Bestaande koppelingen worden in het overzicht getoond. 

Stap 1/3 - Naam en selecteer toewijzingsoptie 

Bij het aanmaken van een nieuwe koppeling voer je een naam in om de koppeling makkelijk te herkennen. Vervolgens selecteer je een toewijzingsoptie. Dit kan het domein zijn of op basis van Afdeling/ Functie. Klik op Verder. 

Als je voor Domein kiest kun je één of meerdere domeinen kiezen waarvoor je de Preset wilt toevoegen. 

Als je voor Afdeling/ Functie kiest heb je mogelijkheid om alle afdelingen en/of functies te selecteren of één of meerdere afdelingen en/of functies. Via het dropdownmenu kun je een selectie maken indien je niet alle afdelingen en/of functies wilt selecteren. 

Onderaan zie je welke selectie je hebt toegevoegd (in dit geval alle afdelingen en één functie). Als de keuze is gemaakt voor domein of Afdeling/ functie klik je op Verder. 

Stap 2/3 - Selecteer Werk- & Leervormen 

In deze stap selecteer je de werk- & leervormen waar de gebruikers aan gekoppeld dienen te worden. Dit kan een combinatie zijn van bijvoorbeeld één community en alle leer- & ontwikkelscans. Als er één community geselecteerd dient te worden klap je de werk- & leervorm open en selecteer je de specifieke check boxes . Als ze allemaal geselecteerd dienen te worden klik je op de grote checkbox naast de werk- & leervorm. 

Onderaan zie je hoeveel werk- & leervormen je hebt geselecteerd. Klik op Verder. 

Stap 3/3 - Start-/ einddatum instellen 

In deze stap kun je per werk-& leervorm een start en/of einddatum instellen, zodat de gebruiker in een bepaalde periode toegang heeft. Je kunt via de selectie menu aangeven of een start of einddatum niet van toepassing, een specifieke datum heeft, voor een indiensttreding of vanaf een indiensttreding.  Als Niet van toepassing is geselecteerd zal de werk-& leervorm altijd gekoppeld zijn aan de gebruiker. 

Klik op Opslaan om de preset op te slaan. De preset kan in het overzicht bewerkt of verwijderd worden.

• Related Articles

• Gebruikers aan producten koppelen

  Hoe koppel ik gebruikers aan een product? Volg de onderstaande stappen om gebruikers aan een product te koppelen: Open het gebruikersbeheer Ga binnen Werk- en leervormen naar het menu Gebruikersbeheer. Gebruikers koppelen aan producten Zoek de ...

• Gebruikers toevoegen

  Opties gebruikers toevoegen Het is op 2 manieren mogelijk om gebruikers toe te voegen aan de werk- & leervormen, namelijk: Het automatisch toevoegen van gebruikers via een synchronisatie. Het handmatig toevoegen van gebruikers. Automatisch gebruikers ...

• Gebruikers aan werkvormen koppelen met verschillende rollen

  Hoe koppel ik medewerkers aan werkvorm met verschillende rollen? Volg de onderstaande stappen om gebruikers aan een product te koppelen: Ga binnen Werk- en leervormen naar het menu Gebruikersbeheer. Zoek de gewenste gebruiker(s) op via Alle ...

• Gebruikers en hun gekoppelde producten bekijken

  Hoe bekijk ik de productkoppelingen van gebruikers? Wanneer gebruikers aan één of meerdere producten zijn gekoppeld, kun je deze koppelingen eenvoudig inzien via het gebruikersbeheer. Volg onderstaande stappen: Klik in het menu op Gebruikersbeheer. ...

• Notificaties - Werk- & Leervormen

  Werk- & Leervormen In het SDB Leerplatform worden notificaties verstuurd in de berichtenbox om gebruikers te informeren over Werk- & Leervormen. Deze meldingen zorgen ervoor dat belangrijke gebeurtenissen, acties of herinneringen niet over het hoofd ...