Importbeheer - Vrijstellingen (bekwaamheden)

Een bekwaamheid als ‘vrijgesteld’ te registreren via een importbestand

Het is mogelijk om voor een bekwaamheid een vrijstelling te registreren. Om voor een bekwaamheid een vrijstelling te registreren kan de vrijstelling handmatig geïmporteerd worden zodat dit bij de medewerker geregistreerd wordt.

Opgelet! Voordat je resultaten gaat importeren:

Deze functionaliteit is bedoeld om groter aantallen resultaten (in bulk) door te voeren. Als de hieronder beschreven stappen niet exact worden opgevolgd, kunnen er verkeerde resultaten worden weggeschreven. Het importeren van foutief ingevoerde resultaten kan niet ongedaan worden gemaakt. Neem bij twijfel over het gebruik van deze importfunctionaliteit contact op met je consultant. Of neem bij vragen contact op met onze supportafdeling.

Vrijstelling toevoegen:
Het is mogelijk om op een snelle wijze een vrijstelling toe te voegen aan een bekwaamheid.

Zie voor meer informatie de supportpagina: Vrijstelling bekwaamheden geven aan medewerkers

Het importbestand maken

Het importeren verloopt middels een .CSV (Comma Separated Values) bestand. Wat kan worden aangemaakt middels een Spreadsheet programma (zoals Microsoft Excel). Het importbestand dient aan een aantal eisen te voldoen om het resultaat te kunnen verwerken in het SDB Leerplatform. Onderstaand de instructie hoe je de vrijstelling kan registreren voor een medewerker.

Let op! Pas geen filtersortering toe in het CSV (Excel) bestand:
Je kunt via onderstaande wijze één importbestand maken met meerdere klassikale opleidingen en voor meerdere medewerkers tegelijk. Het is raadzaam om daarbij geen filtersortering toe te passen. Bij het opslaan van een filtersortering in het csv bestand kunnen gebruikersnamen bij de verkeerde medewerkers worden opgeslagen. Dit veroorzaakt bij het importeren dat de resultaten bij de verkeerde medewerkers worden weggeschreven in het SDB Leerplatform.

Het importbestand de juiste cel eigenschappen geven

Open een leeg spreadsheet bestand (bijv. Microsoft Excel).
Selecteer de hele Kolom A en klik op Celeigenschappen. Voorbeeld:

3. Selecteer in het geopende menu het type Tekst en klik op OK. Voorbeeld:

In het geval dat een gebruikersnaam van de medewerker een voorloopnummer heeft, (zoals 00564). De voorloopnullen worden automatisch verwijderd door Excel nadat je het document hebt heropent. Dit betekent dat je Kolom A op bovenstaande wijze opnieuw dient in te stellen met de cel eigenschappen van het type Tekst. Je zult vervolgens de voorloopnullen opnieuw moeten invullen. Op deze wijze worden de gegevens in het importbestand bij de juiste medewerker verwerkt.

4. Selecteer de hele Kolom D en klik op Celeigenschappen.

5. Selecteer in het geopende menu het type Aangepast en vul handmatig het datumtype dd-mm-jjjj in als datumnotering. Klik op OK.

Voorbeeld:

Als je het document eenmaal hebt opgeslagen, zal na het heropenen van het bestand de datumnotatie weer automatisch worden teruggezet door Excel. Dit betekent dat je steeds opnieuw de datumnotatie op bovenstaande wijze dient aan te passen na het heropenen van het bestand.

Het importeerbestand invullen

Let op: ieder kolom heeft een vaste volgorde waarvan cel 1 hoofdlettergevoelig is. Dit betekent dat de titels van cel 1 exact hetzelfde moet zijn als in de afbeelding hierboven staat weergegeven, anders gaat de import niet werken.

1. Vul de velden als volgt in:

Kolom A cel 1: vul hier het woord Login in.
Kolom A cel 2: vul hier de gebruikersnaam in van de medewerker. Je kunt de gebruikersnaam vinden in het ‘Profiel’ van de medewerker van het SDB Leerplatform. (Als er na de invoer een groen driekhoekje (informatiemelding) verschijnt mag je die negeren)
Kolom B cel 1: vul hier het woord Naam in.
Kolom B cel 2: vul hier de naam in van de medewerker.
Kolom C cel 1: vul hier het woord Bekwaamheid in.
Kolom C cel 2: vul hier de naam van de bekwaamheid in.
Kolom D cel 1: vul hier het woord Vrijstelling Tot in.
Kolom D cel 2: vul hier de datum in tot wanneer de bekwaamheid vrijgesteld wordt.
Kolom E cel 1: vul hier de tekst Reden in.
Kolom E cel 2: Dit betreft een optioneel (opmerkingen) veld. Je kunt hier een opmerking invullen of het veld leeg laten.

Het exportbestand opslaan

Sla het bestand op via Opslaan als, geef het bestand een naam en selecteer in het drop-down menu het bestandstype CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv). Kies de locatie waar je het wilt opslaan. Voorbeeld:

Het .csv bestand importeren in het SDB Leerplatform

1. Navigeer in het SDB Leerplatform naar Beheer -> Import. Belangrijk als er meerdere domeinen worden gebruikt: je kunt per domein importeren. Zorg ervoor dat er alleen gebruikers van het geselecteerde domein in het import bestand staan. Per domein zal er een aparte import gedaan moeten worden.

2. Klik rechtsonder op het icoon met het plusteken

3. Selecteer het domein waarop je wilt importeren, het type import (Vrijstellingen (bekwaamheden)) dat je wilt doen en vervolgens selecteer je het opgeslagen csv bestand. Je hoeft niet te wachten tot dat het bestand geüpload is. In deze stap dien je aan te vinken dat je verantwoordelijkheid neemt voor de data die in het SDB Leerplatform geïmporteerd wordt en de gevolgen hiervan voor de medewerkers. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden door SDB Groep, resultaten kunnen handmatig door de beheerder verwijderd worden maar zullen wel in de database blijven bestaan. Klik op importeren.

Voorbeeld:
4. Klik op de knop ‘IK WEET HET ZEKER, START IMPORT’

Voorbeeld:

5. Ververs de pagina om te zien of de import gelukt is. Controleer de medewerker om te kijken of het resultaat goed staat. Archiveer het bestand zodat je het niet per ongeluk opnieuw gaat gebruiken maar wel eventueel terug kunt zien om te controleren wat je geïmporteerd hebt.