Importeren in Budget4Care

Importeren in Budget4Care

Wat oudere klanten van Budget4Care werken met importbestanden die moeten worden geüpload naar een sftp server en op deze manier worden ingelezen in de database van Budget4Care.

De nieuwere manier van werken is echter om via de XLCubed add in de data in de importbestanden, rechtstreeks in te lezen in de database, zonder tussenkomst van een sftp site.  Dit artikel beschrijft de nieuwere manier van werken. 

Importen via Excel werkt via een, op het eigen netwerk een beschikbaar, bestand met alle diverse import mogelijkheden (data import per soort data, seizoenspatronen, doorbelastingen). In dit bestand staan de diverse database koppelingen.
Het is noodzakelijk om verbinding te kunnen maken met de Budget4Care database (zie ook het help center artikel over verbinding maken met de databases van cpm4careonline).

a) U opent de imports_b4c_<klant> file die ergens op het eigen netwerk staat en bij de implementatie is opgeleverd door de contultant. Open dit bestand met Excel waar ook de de XLCubed plugin
 op is geïnstalleerd.

b) U ziet nu iets als:


Let op dat elke soort import een eigen startpagina heeft en een eigen kleur.

c)      U vult een import tab (bijvoorbeeld financieel)

d) Saven mag, maar is niet verplicht
e) Om in te lezen ga je naar de startpagina en klikt op “inlezen financieel”
f) Deze geeft de status: “leest in en verwerkt” en je muis verandert in een zandloper. De status verandert dan naar “Gereed” als de data is ingelezen en je muis wordt weer een pijltje.

g) U kan/mag dit herhalen voor meerdere import tabbladen
h) Check de uitgevallen rijen in het startmenu B4C.
i) Op dit moment ziet u nog NIKS in de invoerschermen, maar op het moment dat je klaar bent om het in je schermen te tonen klik je op “verwerken import” en de job “B4C - alle jaren processen” gaat draaien  (deze kan ook via de jobmanager worden gestart). Deze verwerkt alle zojuist ingelezen invoer.

j) Hierna is de import te zien in de invoer schermen.

 

Uitval

Indien er een typefout met (in dit geval) de kostenplaats of kostensoort is gemaakt, zal het rapport “uitgevallen rijen” worden gevuld en kan de fout worden gecorrigeerd.

Het “hoofdscherm” van de uitgevallen rijen ziet er als volgt uit (soorten importbestanden kan afwijken):


Details zijn in de desbetreffende tabbladen te vinden.

In het bovenstaande geval zijn er een aantal kostenplaatsen die Budget4Care niet kent.

 

Alle ingelezen data is terug te vinden in de tabel “import_archief”. Hier is echter geen front end voor gemaakt.

LET OP!!!!!
De import overschrijft alle reeds ingevoerde of berekende data van de desbetreffende jaar/versie/kplts/grbk combinatie. Indien er dus (bijvoorbeeld) loonkosten in worden gelezen die ook worden berekend dan lijkt dit in eerste instantie in orde, maar na doorrekenen van de begroting zal het uitgerekende bedrag NAAST het geïmporteerde bedrag te zien zijn.

Omdat de imports werken met codes en sommige klanten liever werken met omschrijvingen, is er vaak een menu item aanwezig die code en omschrijving combineert, zodat makkelijk kan worden teruggevonden welke code bij welke omschrijving hoort. 
Dit opent een downloadbare lijst waar per dimensie de code en omschrijving in staat. 

    • Related Articles

    • Budget4Care handleiding

      Budget4care is een budgettering tool van CPM4Care die klanten in staat stelt om hun begroting op te stellen en te importeren in de BI omgeving of andere bronsystemen zoals AFAS. Budget4Care wordt op maat afgestemd met de begroting systematiek van de ...

    • Jaarwerk Budget4Care VOOR het nieuwe begrotingsjaar

      Dit artikel beschrijft de procedure rond het klaarmaken van Budget4Care voor het volgende begrotingsjaar. Vaak in maart sturen we alvast een eerste mail om te vragen wanneer we Budget4Care klaar kunnen maken voor het volgende begrotingsjaar, of er ...