Dit artikel beschrijft de procedure rond het klaarmaken van Budget4Care voor het volgende begrotingsjaar.
Vaak in maart sturen we alvast een eerste mail om te vragen wanneer we Budget4Care klaar kunnen maken voor het volgende begrotingsjaar, of er nog wijzigingen zijn in de reken systematiek en of er nog een prognose door ons uit de BI tool (indien afgenomen bij SDB cpm4care) dient te worden ingelezen. Dit kunnen drie verschillende momenten zijn.
Het klaarzetten voor gebruik van het volgende begrotingsjaar
Dit wordt in de regel veelal gedaan door Richard Meijles of Pieter Fiege. Dit betreft voornamelijk het verzorgen van:
- Draaien van een versiekopie vanuit begroting definitief
- de ophoging van "begrotingsjaar" en "vorig begrotingsjaar" variabelen in de kubus
- de ophoging van aliassen en/of jaartallen in de (invoer) schermen
- de ophoging van het jaartal in de kosten verdeelstaat procedure
- (evt) de ophoging van het jaartal in de doorrekening jobs
- Het maken van nieuwe jaren in de dim_b4c_jaar
- (evt) Het opschonen van data voor het volgende jaar (denk aan handmatige invoer van geld of afwijkingen op bepaalde eenheden)
- Het vullen van de status van het nieuwe begrotingsjaar
We verzamelen per klant een document met een draaiboek, waarin wensen en aandachtspunten per klant worden vastgelegd
Het klaarzetten van de begroting is in de regel onderdeel van het onderhoudscontract dat klanten voor Budget4Care afsluiten en wordt niet gefactureerd.
Aanpassen van rekensystematiek of verzorgen van nieuwe schermen
Dit wordt in de regel veelal verzorgd door Arjan Harmsen, Heleen van der Mik of Pieter Fiege.
Aanpassingen van deze aard vallen niet onder het onderhoudscontract en worden qua inzet eerst met de klant afgestemd.
Inlezen prognose
Dit wordt in de regel veelal verzorgd door Richard Meijles, Andrien Meulenberg of Pieter Fiege.
Doordat Budget4Care erg leunt op de BI tools van SDB CPM4Care is het vrij eenvoudig om een procedure te maken die de realiteit inleest en hier ook een prognose van maakt. Veelal is bij (of vlak na) de implementatie een dergelijke procedure ook al ontwikkeld en herbruikbaar voor het nieuwe jaar.
Eventueel kan het inlezen van een prognose ook meerdere keren per jaar worden gedraaid. Zo kiezen veel klanten er voor om een prognose tm mei in te laten lezen in juni en daarna in september nog een prognose tm augustus. Dit is veelal een kleine aanpassing van het inleesscript "haal_dwh_data" in Budget4Care.
Omdat klanten feitelijk ook zelf een prognose kunnen importeren via Excel (zie hiervoor ook het help center artikel wat speciaal hier voor is gemaakt), zien we werkzaamheden van deze aard niet als onderhoud.