Het moment is daar waarop de salarisadministratie van 2024 wordt afgerond en het nieuwe salarisjaar 2025 wordt geopend. Om dit proces goed te laten verlopen vragen wij je aandacht voor de jaarovergang en de wijzigingen per 2025.

AFRONDING 2024 EN JAAROVERGANG 

 Extra run 2024

Januari 2025 begint met een laatste verwerking in het salarisjaar 2024. In deze zogenoemde ‘extra run’ (ook wel aangeduid als 13^e run) worden de roosterresultaten (ORT, uren oproepkrachten, reiskosten, etc.) en ziektegegevens verwerkt en declaraties van december 2024 uitbetaald. Wellicht nog aangevuld met wat nagekomen personeelsmutaties / correcties over 2024. Het is niet mogelijk om de roosterresultaten en ziektegegevens van december mee te nemen naar de eerste run van het nieuwe jaar. Zijn er geen mutaties, dan toch moet deze extra run worden gedraaid; het is een noodzakelijk onderdeel van de jaarovergang.

Uit dienst in 2024

Als ná de jaarovergang alsnog werknemers uit dienst worden gemeld in 2024 kan PFZW deze uit dienst meldingen niet meer verwerken. In dat geval moet SDB aanvullend een UPA bericht per 2024 inzenden, en dat gebeurt niet automatisch. Daarom het dringende verzoek om de werknemers die eind december uit dienst gaan, nog in de extra run uit dienst te melden en niet in de eerste run van 2025. Denk ook aan de oproepkrachten die niet hebben gewerkt in 2024. Als wordt besloten om de loonadministratie van deze medewerkers af te sluiten, geef hen dan een uitdienstdatum per december in de extra run.

Werkkostenregeling

Uitgaven over 2024 die ten laste van de vrije ruimte in de werkkosten gebracht moeten worden (de zogenoemde werkkostenregeling) en nog niet via de loonadministratie zijn verwerkt, moeten in de loonadministratie worden vastgelegd zodat het systeem kan bepalen of de vrije ruimte wél of niet overschreden wordt. Bij overschrijding berekent het systeem automatisch de te betalen eindheffing.

Afdracht loonheffingen december

De af te dragen loonheffing over december 2024 (vóór eind januari 2025) betreft twee salarisproducties, de normale decemberproductie plus de afsluitende extra run. Het bedrag dat overgemaakt moet worden naar de Belastingdienst staat in de output van de extra run. Dit is het cumulatief van zowel de decemberproductie als de extra run 2024.

Jaarovergang

Op enig moment in januari moet het salarisjaar 2024 worden afgesloten en de jaaropgaven worden aangemaakt. Daarbij wordt ook het nieuwe salarisjaar 2025 geopend. Dit gebeurt ná kantoortijd; mutaties voor januari kunnen, indien je geen gebruik maakt van onze HR module, vanaf de volgende dag ingevoerd worden.

Let op! Maak je gebruik van SDB Planning, dan moet, nadat de extra run is verwerkt, eerst 2024 in Planning afgesloten worden vóórdat de jaarovergang in SDB Salaris kan worden uitgevoerd.

De afsluiting van 2024 in SDB Salaris kan vanaf maandag 6 januari tot uiterlijk donderdag 23 januari. Voor organisaties die dan nog geen jaarovergang hebben gedraaid, wordt dan automatisch de jaarovergang gestart.

Verlofkaart

Een aantal werkgevers maakt nog gebruik van de verlofkaart in SDB Salaris. Als dat zo is kan bij de jaarovergang het verlofsaldo 2024 meegenomen worden naar 2025.

Jaaropgaaf notificatie versturen

Voor gebruikers van SDB HR staan de jaaropgaven klaar. Op 1 februari 2025 wordt vanuit SDB HR collectief aan de werknemers een email toegezonden wanneer dit aangegeven is in het keuzescherm Jaarwissel.

Output jaarwerk

In SDB Salaris kan de output van het jaarwerk opgevraagd worden onder de menu-optie Salaris | Resultaten | Output. Kies 2024 en open de map Jaarwerk. Hier staat onder andere:

·         De verzamelloonstaat

·         De jaaropgaven

·         Het historisch overzicht (loonberekeningen per werknemer in één overzicht)

·         De auditfile salaris (ten behoeve van de Belastingdienst)

De verzamelloonstaat is zowel in PDF als in Excel. Dat laatste is handig voor de jaarcontrole en voor opgaven van de loonsom aan derden.

Voor meer informatie over het verloop en de bijbehorende acties van de jaarovergang verwijzen we naar het draaiboek jaarovergang 2024/ 2025 in de kennisbank.

WIJZIGINGEN VOOR HET JAAR 2025

 Nieuwe fiscale regels

De overheid heeft voor 2025 een aantal regelingen aangepast.

Reiskostenvergoeding

Per kilometer mag € 0,23 onbelast worden vergoed. Het bedrag is ten opzichte van 2024 niet gewijzigd.

Het meerdere boven de € 0,23 per kilometer is belast loon. Dit betreft veelal de vergoeding voor dienstreizen. Dat maakt dat de werknemer belasting betaalt over het deel boven de € 0,23 per kilometer. Voor zowel werknemer als werkgever kan het een kostenbesparende actie zijn om het bovenmatige deel van de reiskostenvergoeding automatisch ten laste van de vrije ruimte in de Werkkosten te brengen.

Thuiswerkvergoeding

De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding wordt verhoogd naar € 2,40 per dag. Over een thuiswerkdag mag óf reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding worden betaald, maar niet beiden. De thuiswerkvergoeding staat in Beheer | Organisatie | Klantgegevens op het tabblad Berekening. Of en hoeveel vergoeding per gewerkte dag betaald moet worden, is aan de werkgever om te bepalen. Het bedrag wordt daarom niet automatisch aangepast.

Sociale premies 2025

De premies werknemersverzekering en premie Zorgverzekeringswet bedragen per 1 januari 2025:

Minimum(jeugd)lonen

De minimum(jeugd)lonen bedragen per 1 januari 2025. Op maandbasis is het fulltime minimumloon is het aantal normuren per maand (meestal 156 uren) x het WML-uurloon (zie Overige). Enkele cao partijen hebben een andere berekeningsformule aangegeven. Dat geeft aanleiding tot verschillende uitkomsten.

Vrijwilligersvergoeding

De vrijwilligersvergoeding blijft €2100,- per jaar. Dit zijn de bedragen die onbelast aan vrijwilligers mogen worden uitbetaald. De vergoeding van kosten van vrijwilligers wordt niet gezien als loon en mag daarom onbelast worden vergoed. Als een vrijwilliger meer kosten maakt als genoemde grensbedragen dan mogen de werkelijke hogere kosten ook onbelast worden vergoed, maar zorg dan voor een goede onderbouwing van deze hogere kosten.

Vrije ruimte WKR

De vrije ruimte WKR wordt in 2025 uitgebreid van 1,92% naar 2,00% over de eerste € 400.000. Daarmee stijgt de vrije ruimte maximaal € 320. Voor de fiscale loonsom bóven € 400.000 is de opbouw 1,18%.

Afschaffing LIV

Met ingang van 2025 vervalt het lage-inkomensvoordeel (LIV). Rond de maand mei 2025 wordt nog wel de eventuele LIV van 2024 ontvangen, maar daarna houdt het op.

Verlaging en afschaffing LKV Oudere werknemer

Gegeven de blijvend krappe arbeidsmarkt ziet de overheid geen reden meer om werkgevers te stimuleren oudere werknemers in dienst te nemen. Het loonkostenvoordeel voor oudere werknemers die in dienst gekomen zijn op of ná 1 januari 2024 is voor 2025 verlaagd en wordt per 2026 afgeschaft. Voor oudere werknemers die vóór 1 januari 2024 in dienst getreden zijn, blijft de LKV ongewijzigd. Voor hen houdt de werkgever maximaal 3 jaar recht op het LKV voor oudere werknemers.

Premiedifferentiatie AWf

De premie Algemeen Werkloosheidsfonds, ook wel aangeduid als de WW-premie, kent twee percentages in 2025: het lage tarief van 2,74% en het hoge tarief van 7,74%. Het lage tarief geldt voor werknemers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en met een vaste deeltijdfactor groter dan 0 (dus niet oproepkrachten). In andere gevallen, dus bij een contract voor bepaalde tijd en bij een 0-uren contract, geldt het hoge tarief. Dit onderscheid heeft tot doel werkgevers te stimuleren om de werknemers meer inkomenszekerheid te bieden.

Als na afloop van het jaar blijkt dat een werknemer met een vast contract méér dan 30% extra uren verloond heeft gekregen bóven de contracturen (extra werken, uitbetaling verlof etc.) dan moet met terugwerkende kracht alsnog het hoge tarief worden toegepast. Deze herzieningsverplichting geldt in 2024 niet voor werknemers die een gemiddelde arbeidsomvang hebben van 35 uren per week of meer. Voor 2025 wordt deze urennorm verlaagd naar méér dan 30 uren per week. Daardoor zal, zo is de verwachting, de herzieningsverplichting voor veel minder werknemers gaan gelden.

De premiepercentages wijzigen zich ten opzichte van 2024 niet. Voor 2025 geldt daarom een OP-premie van 25,8% en de AP-premie bedraagt 0,5%. De werknemersbijdrage is cao-afhankelijk maar in veel gevallen de helft.

Een belangrijk aandachtspunt betreft de vakantiekrachten. Vakantiekrachten bouwen geen pensioen op bij PFZW. De voorwaarden om als vakantiekracht te worden aangemerkt zijn verruimd. De pensioenvrijstelling geldt als aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

·         De vakantiekracht moet een dagopleiding volgen en mag alleen tijdens schoolvakanties werken;

·         De vakantiekracht mag nooit meer dan 6 weken achtereen werken;

·         De vakantiekracht mag op jaarbasis maximaal 60 dagen werken.

Als de vakantiekracht niet voldoet aan al deze voorwaarden moet de werknemer, desnoods achteraf, alsnog worden aangemeld bij PFZW en moet verplicht pensioenpremie worden afgedragen. Het bewaken van deze voorwaarden moet door de werkgever zelf worden gedaan. Als de vakantiekracht alsnog moet worden aangemeld, moet dat in uiterlijk de 13^e run door u gemeld worden.

Ook als een vakantiekracht aansluitend een dienstverband krijgt (ook als dit een 0-uren contract betreft), moet de wedewerker met terugwerkende kracht aangemeld worden bij PFZW.

 Premie PAWW

De premie PAWW stijgt in 2025 van 0,08% naar 0,1%. Alle werkgevers en werknemers die onder een bij SPAWW aangesloten cao vallen, doen verplicht mee aan PAWW. Voor werknemers die niet onder de cao vallen gelden andere regels. Zij hoeven niet mee te doen aan de PAWW.

AOW-leeftijd

In 2025 bedraagt de AOW leeftijd 67 jaar. Dit geldt dan voor de werknemers die zijn geboren vanaf 1 januari 1958 tot en met 31 december 1958.

IZZ

Met ingang van 2025 wijzigen de IZZ premies. Als bij werknemers de premie moet worden ingehouden, moet ofwel maandelijks de IZZ borderel rechtstreeks ingelezen worden in SDB Salaris, ofwel de maandelijkse premie met de vaste loonfactoren 044: Basispremie IZZ en 045: Aanvullende premie IZZ in de personeelsgegevens opgenomen worden. De werkgeversbijdrage IZZ, voor zover die nog van toepassing is, moet met de vaste loonfactor 065: Werkgeversbijdrage ZKV in de personeelsgegevens worden opgegeven. De vaste loonfactoren  044: Basispremie IZZ en 045: Aanvullende premie IZZ worden niet automatisch aangepast aan de nieuwe premiebedragen. Je moet deze bedragen zelf aanpassen.

Om de IZZ premies te importeren, is het belangrijk dat in het werkgeversportaal van IZZ het juiste personeelsnummer vermeld staat. Dat is het nummer dat in SDB op het tabblad NAW staat bij “personeelsnummer export”. Dus van belang is dat het actuele personeelsexport nummer tijdig wordt aangepast, met name als sprake is van opvolgende dienstverbanden.

Ter overweging: IZZ vragen de premie rechtstreeks aan de werknemer te factureren.

CAO VVT (KNR)

Vooralsnog zijn er geen wijzigingen per januari 2025. Op een later moment wordt door ActiZ een opgave verzonden van de wijzigingen per januari 2025, veelal op basis van afgesproken indexaties. Zodra deze wordt ontvangen, worden de tarieven aangepast of zo nodig afgestemd.

CAO Kinderopvang

De cao loopt af op 31 december 2024 en voor 2025 zijn nog geen wijzigingen vastgesteld. Partijen zijn nog in onderhandeling.

Met ingang van 1 januari 2025 krijgt de medewerker een vergoeding van € 0,23 per woon-werkkilometer (Bijlage 6 art. 1.b lid 1). Voor dienstreizen geldt € 0,46 per kilometer tot 5.000 km op jaarbasis.

CAO GGZ

De cao loopt af op 31 december 2024 en voor 2025 zijn nog geen wijzigingen vastgesteld.

Met ingang van 1 december 2024 is de hoogte van de stagevergoeding gewijzigd naar € 405 bruto per maand. Deze vergoeding is inclusief een onkostenvergoeding en reiskostenvergoeding.

De reiskostenvergoeding is vooralsnog ongewijzigd, dat wil zeggen maximaal € 167,10 met een eigen bijdrage van € 14,21. Voor dienstreizen geldt een vergoeding van € 0,36 per kilometer (€ 0,23 onbelast en € 0,13 belast). De thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,00 per dag.

 CAO Huisartsenzorg

In november 2024 is het salaris structureel verhoogd met 2,5%. Op 1 mei 2025 volgt opnieuw een structurele verhoging van 2,5%. De PLB-opbouw wordt met ingang van 2025 verhoogd van 10 uren naar 20 uren.

 CAO Jeugdzorg

De huidige cao loopt tot eind 2025. Per 1 maart 2025 volgt een structurele verhoging van het salaris van in ieder geval 3%. De daadwerkelijke stijging is, omdat deze afhankelijk is van het CPI, nog niet bekend.

De reiskostenvergoeding stijgt per 1 januari 2025 van € 0,19 naar € 0,23 per kilometer (indien gebruik wordt gemaakt van de auto). Voor dienstreizen geldt een netto vergoeding van € 0,39 per kilometer (€ 0,23 onbelast en € 0,16 te bruteren of ten laste van de vrije ruimte).

De thuiswerkvergoeding bedraagt € 3,00 per dag. Het meerdere bóven € 2,40 zal bruto belast zijn (of eventueel onbelast ten laste van de vrije ruimte).

CAO Gehandicaptenzorg

In december 2024 is een structurele loonsverhoging doorgevoerd van 2% met een minimum van € 55. De cao loopt af op 31 december 2024 en voor 2025 zijn nog geen wijzigingen vastgesteld.

De minimale reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer blijft vooralsnog gehandhaafd op € 0,16 per kilometer. Dit geldt wanneer werkgever en OR geen Regeling reiskostenvergoeding zijn overeengekomen. Dat geldt ook voor de thuiswerkvergoeding, namelijk € 2,00 per dag, indien er geen eigen regeling is opgesteld.

 CAO Sociaal werk

Per januari 2025 worden de uitloopperiodieken U1 en U2 opvolgende periodieknummers in de schaal.

De arbeidsmarkttoeslag bedraagt 1,13%. Toepassing van dit percentage leidt tot fulltime salarisbedragen die afwijken van de op hele euro’s afgeronde bedragen die in de cao-schalen benoemd staan. Als dit nog niet is aangepast, moet per 2025 klantoptie 515: Wijze afronden salaristabellen worden gewijzigd naar “Afronding in hele euro’s”.

Als na de opstelling van dit schrijven de cao’s nog aanvullende wijzigingen doorgeven, worden deze voor zover mogelijk ook automatisch doorgevoerd. In andere gevallen zal dit worden afgestemd.

Extra aandachtspunten:

Registratie (hoofd)vervoermiddel

Werkgevers hebben vanuit Klimaatakkoord de taak gekregen om hun werknemers te stimuleren de CO2 uitstoot als gevolg van het woon-werkverkeer en het zakelijk verkeer te verlagen. Vooralsnog hebben alleen werkgevers die op 1 juli 2024 minimaal 100 werknemers in dienst hebben een rapportageverplichting. Deze rapportage moet uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend over het tweede halfjaar van 2024. In de daaropvolgende jaren wordt dit herhaald.

In deze rapportage moet de werkgever aangeven met welk vervoermiddel de individuele werknemer naar het werk komt. Daartoe is het noodzakelijk dat in de personeelsgegevens naast de reisafstand woon-werkverkeer ook het (hoofd)vervoermiddel wordt vastgelegd. Als een werknemer niet in aanmerking mag komen voor een reiskostenvergoeding, zet dan niet de reisafstand op 0 km, maar kies om de “Reiskostenregeling” te wijzigen naar “Blokkeren woon-werkvergoeding”.

Uitruil eindejaarsuitkering voor extra reiskostenvergoeding

Met ingang van 2025 is het mogelijk om maandelijks ten laste van de reservering eindejaarsuitkering extra reiskostenvergoeding te ontvang. Zie “Automatische berekening uitruil fiscale ruimte”. De werknemer ontvangt dan alle maanden een stukje extra reiskostenvergoeding (tot € 0,23 per km) en hoeft dus niet meer te wachten tot november of december wanneer de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. Wat dan nog als eindejaarsuitkering zal worden uitbetaald is het restant. Als werknemers ook gebruik maken van MKSA keuzes, is het natuurlijk wel belangrijk om dit mee te calculeren in de vraag of er voldoende beschikbaar is.

 Integrale kosten werknemer

Met enige regelmaat worden stellen werkgevers de vraag wat een bepaalde werknemer kost en wat het “per uur” is. Meestal is dit nodig bij doorbelastingen of facturatie vanuit de financiële administratie. Met ingang van 2025 is een nieuwe loonfactor benoemd waarop maandelijks wordt vastgelegd wat de bruto kosten zijn, inclusief sociale lasten, pensioenpremies en reserveringen vakantietoeslag en eindejaarsuitkering (of IKB bij de cao Sociaal werk). Dit is loonfactor 499: Werkgeverslasten. Deze is terug te vinden in het Historisch overzicht (zie maandelijkse output). In deze loonfactor worden geen onkostenvergoedingen (w.o. reiskostenvergoeding) meegeteld, maar dat kan wel zo worden ingeregeld. Dat geldt ook voor eventueel zelf benoemde loonfactoren.