Microsoft Exchange en USER
Dit document beschrijft de functionele vereisten waaraan de
koppeling tussen Microsoft Exchange en USER dient te voldoen.
Naar aanleiding van het vooronderzoek voor dit project zijn
meer details bekend geworden over de mogelijkheden en beperkingen van een
koppeling met Exchange. De invloeden van deze beperkingen en mogelijkheden zijn
vastgelegd in dit document.
Deze handleiding gaat uit van gebruik van Exchange 2007.
Deze modules zijn te benaderen via de tegel Functioneel
beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen.
Systeemeisen
Alles wat vanuit outlook wordt aangemaakt(behalve taken)
wordt in USER omgezet in een zgn. ‘overige afspraak’. Het is niet mogelijk om
in outlook contacten, systeemcontacten, indirecte tijd en sessies aan te maken.
Taken aangemaakt vanuit outlook worden in USER ook aangemaakt als taak.
Als de verbinding met Exchange wegvalt zullen de vanaf dan
gedane wijzigingen in USER in een wachtrij worden opgeslagen. Deze wachtrij
wordt periodiek (elk half uur) bekeken en dan wordt een poging gedaan deze
berichten alsnog te versturen naar Exchange. Zolang de verbinding nog niet
hersteld is, zullen de agenda aanpassingen in de wachtrij blijven zitten.
Berichten vanuit USER worden normaal direct naar Exchange
gestuurd (als dit niet lukt komen ze in de wachtrij).
Berichten vanuit Exchange worden door USER periodiek
opgehaald. Elke keer als USER deze agendawijzigingen opvraagt, worden de
wijzigingen sinds het laatste verzoek naar USER gehaald. Als de Exchange server
onbereikbaar is kunnen berichten niet opgehaald worden. Op het moment dat de
Exchange server weer bereikbaar is worden alle wijzigingen sinds het laatst
succesvolle verzoek alsnog opgehaald.
Afspraken van USER naar Exchange
Afspraken in USER worden ook aangemaakt in Exchange, waarbij
het onderwerp wordt overgezet naar het onderwerp in Exchange en de vrije tekst
naar de tekst bij de afspraak in Exchange.
Bijvoorbeeld:
Contact aangemaakt in USER:
Contact openen in planner:
Dit contact wordt als volgt overgezet naar Exchange:
Enkele aandachtspunten van het overzetten van deze contacten
(en andere afspraken) zijn:
- de indirecte tijd en reistijd wordt niet meegenomen naar
Exchange. Omdat Exchange geen indirecte tijd of reistijd kent, en dit
onduidelijk weergegeven wordt in Exchange (als men 15 minuten indirecte tijd
voor de afspraak heeft, lijkt het in Outlook alsof de afspraak eerder begint
dat hij werkelijk doet) wordt alleen de directe tijd (de echte afspraaktijd)
overgenomen naar Exchange.
- De locatie in Exchange wordt gevuld door de locatie van
afspraak + groep (van afdeling/groep) waar de afspraak plaatsvindt
("locatie, groep")
- Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
- Als in USER 'herinnering' (in planner, tabblad medewerker)
op 'Scherm' staat, wordt herinnering in Outlook ook aangevinkt met
corresponderende tijd.
- Als men een afspraak met meerdere medewerkers aanmaakt in
USER (bijvoorbeeld vergadering of groepsafspraak) dan wordt deze als 'losse'
afspraken in Exchange gezet (Men ziet dus niet wie er aanwezig zijn bij deze
afspraak). Als deze afspraak in USER verplaatst wordt, zullen al deze losse
afspraken in Exchange ook verplaatst worden.
- Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden
in USER, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar Exchange.
- Afspraak die in USER verwijderd wordt, wordt ook in
Exchange verwijderd.
Afspraken van Exchange naar USER
Als een afspraak in Outlook wordt aangemaakt, dan wordt deze
ook aangemaakt in USER. Een afspraak vanuit Exchange zal altijd als een overige
afspraak aangemaakt worden in USER, waarbij de te gebruiken activiteit
ingesteld kan worden in 'Onderhoud agenda koppeling voorkeuren' door de
applicatiebeheerder (deze activiteit wordt dus altijd gevuld bij het aanmaken
van de afspraak in USER).
Afspraak aanmaken in Outlook:
Deze afspraak wordt als volgt in USER aangemaakt:
Deze afspraak geopend in de planner:
Enkele aandachtspunten van het overzetten van deze afspraken
van Exchange naar USER zijn:
- De locatie in Exchange wordt niet meegenomen naar USER,
omdat Exchange de afdeling/groepen niet kent.
- Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
- Als de herinnering wordt ingesteld in Exchange, dan wordt
deze meegenomen in USER.
- Als men een vergadering in Exchange aanmaakt, dan zal voor
deze vergadering bij de aanwezige medewerkers een overige afspraak aangemaakt
worden in USER. Men ziet dan echter niet wie er bij de vergadering aanwezig is
en dat het een vergadering is (alleen als dit in onderwerp of tekst vermeld
wordt.)
- Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden
in Exchange, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar USER.
- Men kan een overige afspraak in USER omzetten naar een
contact met een cliënt.
- Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange buiten de
werktijden van een medewerker in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt,
maar is de status van de medewerker 'geen werktijd'
- Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange terwijl de
medewerker al een afspraak heeft in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt,
maar is de status van de medewerker 'bezet'
- Afspraak die in Exchange verwijderd wordt, wordt ook in
USER verwijderd (tenzij het een geregistreerde afspraak is, dan krijgt de
medewerker een e-mail dat de afspraak niet verwijderd kon worden)
- Repeterende afspraken aangemaakt in Outlook worden niet
correct overgenomen in USER.
Taken
Taken worden eveneens gesynchroniseerd tussen Exchange
en USER. Hieronder worden de aandachtspunten voor het synchroniseren van taken
behandeld.
Outlook kent ook de velden ‘prioriteit’ en ‘status’, ook
USER kent deze velden, maar de waarden van outlook en USER zijn niet hetzelfde
voor deze 2 velden. Er is gekozen voor conversietabellen om de ‘status’ en
‘prioriteit’ te kunnen synchroniseren.
De conversietabellen zien er als volgt uit:
Taak vanuit outlook naar USER(status):
Exchange status | USER Status |
0 - Niet gestart | 1 - Niet gestart |
1 - Wordt uitgevoerd | 2 - Gestart |
2 - Voltooid | 3 - Uitgevoerd |
3 - Wacht op iemand | 4 - Uitgesteld |
4 - Uitgesteld | 5 - Uitgesteld |
Taak vanuit USER naar outlook(status):
USER status | Exchange Status |
1 - Niet gestart | 0 - Niet gestart |
2 - Gestart | 1 - Wordt uitgevoerd |
3 - Uitgevoerd | 2 - Voltooid |
4 - Uitgesteld | 4 - Uitgesteld |
5 - Geannuleerd | 2 - Voltooid |
6 - Gepland | 0 - Niet gestart |
7 - Afgebroken | 2 - Voltooid |
Taak vanuit outlook naar USER:
Exchange prioriteit | USER prioriteit |
0 - Laag | 3 - Laag |
1 - Normaal | 2 - Normaal |
2 - Hoog | 1 - Hoog |
Taak vanuit USER naar outlook:
USER prioriteit | Exchange prioriteit |
3 - Laag | 0 - Laag |
2 - Normaal | 1 - Normaal |
1 - Hoog | 2 - Hoog |
Deadline
In outlook is het mogelijk om een einddatum van de taak in
te geven. In USER vertalen we de einddatum van een taak vanuit outlook naar het
veld ‘deadline’.
In het algemeen geldt dat de bedrijfsregels in USER kunnen
worden gebruikt voor het afdwingen van de business rules. Hier zijn echter een
paar uitzonderingen op:
- Bij het omzetten van een taak in een geplande taak, moet
de taak in Exchange worden verwijderd.
- Bij het toewijzen van een taak/afspraak aan een andere
medewerker, moet de taak/afspraak uit bij de oude medewerker worden verwijderd
en moet de taak zichtbaar worden bij de nieuwe medewerker.
Beheer/inrichting
Om de koppeling beheersbaar te maken, heeft USER een aantal
beheerschermen.
Voor de inrichting vanuit USER moet men de volgende 5
stappen doorlopen:
- Aanmaken applicatie in USER:
- Allereerst moet er in USER een applicatie aangemaakt
worden van het type Exchange 2007 (via het menu Basis-codegegevens - Basis
codeschermen - Applicatie - Onderhoud applicatie).
- Onderhoud Exchange 2007 servers:
- In het onderstaande scherm moet in USER bekend
worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden (via het
menu Beheer - Inrichten externe koppelingen - Agenda koppelingen - Exchange 2007 - Exchange 2007
servers).
- In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer
je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
- Er kan gebruik worden gemaakt van de OAuth2
authenticatie. Hiervoor dienen ook de corresponderende tokens ingevuld te
worden.
- Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er
kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
- Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt
worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
- Onderhoud Agenda koppeling voorkeuren.
- Medewerker-gegevens invoeren voor de koppeling met
exchange:
- In het onderstaande scherm moet in USER bekend
worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden.
- In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer
je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
- Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er
kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
- Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt
worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
- Inrichting in Exchange
- Voor de koppeling met Exchange is er een gebruiker
nodig in Exchange namens andere gebruiker afspraken en taken kan wijzigen.
Overige vereisten en randvoorwaarden
Omgeving
De koppeling dient te werken in een omgeving waar gebruik
wordt gemaakt van MS Exchange 2003 of hoger. De te synchroniseren gegevens
moeten in Exchange zijn opgeslagen: M.a.w. er kan geen gebruik worden gemaakt
van .PST bestanden. Gegevens in lokale bestanden kunnen niet met USER worden
gesynchroniseerd.
Aantekeningen bij taken/afspraken
Exchange staat toe dat een grote hoeveelheid gegevens wordt
opgeslagen in de berichten. In USER is het slechts mogelijk om 4000 karakters
op te slaan bij taken/afspraken.
Alleen de eerste 4000 karakters van aantekeningen worden
door USER overgenomen.
Verplaatsen van taken/afspraken
Het is in Exchange mogelijk om taken/afspraken naar andere
mappen te verplaatsen. Het is dan echter niet meer mogelijk om te achterhalen
waar het bericht vandaan komt, met als gevolg dat de koppeling tussen het item
in USER en het item in Exchange is verbroken. Het verplaatsen van
taken/afspraken van de agenda van een medewerker naar de agenda van een andere
medewerker is daardoor niet mogelijk.
Terugkoppeling naar gebruiker
Er is vanuit Exchange geen mogelijkheid om eindgebruikers
direct te voorzien van terugkoppeling over foutmeldingen uit USER.
Als men vanuit outlook afspraken of taken aanmaakt en men
heeft tegelijkertijd de USER agenda open staan dan dient men de ‘refresh’ knop
te gebruiken omdat de synchronisatie niet automatisch gebeurt(Oracle forms kan
zichzelf niet refreshen). Gebruikers krijgen bij fouten of overtredingen van
business rules van USER vanuit Exchange de meldingen via de mail binnen.
Hieronder foutmeldingen die via de mail binnen kunnen komen.
Informatie omtrent foutmeldingen
Geregistreerde
contacten/systeemcontacten/sessies/vergaderingen/indirecte tijd mogen niet
gewijzigd worden in outlook
- IMP-31002: Dit geregistreerde contact mag niet gewijzigd
worden, u heeft onvoldoende rechten!
- IMP-55748: De groepsagenda activiteit mag niet meer
gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
- IMP-45056: De vergadering op [22-02-2007 09:15] mag niet
meer gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
- IMP-55801: Alleen tekst mag gewijzigd worden bij
geregistreerde indirecte tijd. Voor overige wijzigingen neem contact op met
applicatiebeheer.
Verplaatsen van een activiteit vanuit een sessie vanuit
outlook is mogelijk indien het binnen de sessie valt, verplaatsen van een
activiteit in een sessie is niet mogelijk als dit buiten de sessietijden valt
- IMP-55326: Vanaf [23-02-2007 16:30] is niet tussen de sessie
[23-02-2007 15:00]-[23-02-2007 16:00]!
Informatie voor applicatiebeheer
Gebruikers hoeven niet meer aan- of afgemeld te worden voor
Exchange 2007. Als de medewerker-applicatie koppeling goed is ingesteld is de
koppeling actief voor deze medewerker.
- Men dient een applicatie van soort 'Exchange 2007' aan te
maken in 'onderhoud applicatie'
- Bij onderhoud medewerker kiezen voor button 'koppeling met
andere applicatie'
- In het scherm 'medewerker applicatie' welke nu opent
invullen: medewerker, zojuist aangemaakte applicatie, gebruikersnaam en evt.
wachtwoord
Initieel (na koppelen van een medewerker) worden alle
afspraken uit Exchange vanaf 'datum ondergrens productie' opgehaald naar USER.
Als afspraken niet aangemaakt konden worden krijgt de medewerker daar dus een
e-mail van.
Nieuwe exchange versie
LET OP: Om te voorkomen dat alle afspraken dubbel in de agenda komen te staan bij overgang van 2003 naar een nieuwe exchange versie moet de Ondergrens productie tijdelijk omhoog gezet worden naar een recente datum. Vervolgens kan de nieuwe exchange koppeling ingeschakeld worden. Daarna kan de ondergrens productie weer teruggezet worden.
Exchange servers 2007
Om scherm
is te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe
koppelingen - Exchange servers 2007
Klik
hier voor
algemene informatie over de Exchange OAuth2 inrichting.
De voor de koppeling relevante gegevens over de Exchange
servers moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in
Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op
de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
Listview:
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
De listview toont de
volgende velden: | Protocol Servernaam Poort Domeinnaam Ingeschakeld OAuth2 | Het is alleen mogelijk te
zoeken op servernaam! |
Velden:
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
Protocol | Er kan gekozen worden uit
de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare
protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om het HTTPS protocol te gebruiken moeten de
benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van Oracle Wallet. | Verplicht veld |
Servernaam | Dit veld bevat de hostname
of het IP adres waarop de Exchange server te bereiken is. In het geval dat
een hostname opgegeven is, moet door de systeembeheerder gecontroleerd te
worden dat de databaseserver de naam kan omzetten naar een bereikbaar IP
adres. | Verplicht veld |
Poort | Dit veld bevat het nummer
van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server
te bereiken zijn | Verplicht veld |
Domeinnaam | Het domein van uw
organisatie | Verplicht veld |
Gebruikersnaam | In dit veld moet de
gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is
om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die
vallen onder het eerder ingevoerde domein. Tevens dient dit account
benaderd kunnen worden via Outlook Web Access. | Verplicht veld |
Wachtwoord | In dit veld moet het
wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om
gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die
vallen onder het eerder ingevoerde domein | Verplicht veld |
Ingeschakeld | Als deze checkbox
aangevinkt is dan worden de gegevens naar de betreffende Exchange server
gesynchroniseerd | Checkbox |
OAuth2 | OAuth2 staat autorisatie
toe zonder dat de externe applicatie het e-mailadres of wachtwoord van de
gebruiker krijgt. In plaats daarvan krijgt de externe toepassing een token
dat toegang tot het account van de gebruiker autoriseert. Indien uitgeschakeld wordt
de 'Basic authentication' gebruikt. Indien ingeschakeld wordt
de 'OAuth2 authentication' gebruikt. Hierbij moeten de velden 'Authorization
server', 'Tenant ID' en 'Cliënt ID' worden gevuld. Klik hier voor
algemene informatie over de Exchange OAuth2 inrichting. | Checkbox |
Authorization server | De 'authorization server'
is een server die autorisatie kan geven om in te loggen op de 'Servernaam' | |
Tenant ID | Tenant ID is een unieke
string die door Microsoft toegekend wordt aan een organisatie. https://docs.microsoft.com/nl-nl/onedrive/find-your-office-365-tenant-id | |
Cliënt ID | Een uniek ID van één van
de Microsoft applicaties in een Tenant. In dit geval de ID van Exchange
Applicatie. | |
| Er dient in dit geval ook
een wallet ingericht te worden. Het scherm is te benaderen
via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen -
Wallets Indien nodig kunnen de
proxy instellingen worden ingericht: Het scherm is te benaderen
via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen -
Proxy instellingen | Meer informatie via uw
consultant |
Exchange servers 2003
Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel beheer -
Beheer - Inrichten externe koppelingen - Exchange servers 2003
De voor de koppeling relevante gegevens over de Exchange
servers moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in
Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op
de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een
beheerscherm.
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
Protocol | Er kan gekozen worden uit
de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare
protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om Laatstgenoemde protocol te gebruiken
moeten de benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van
Oracle Wallet. Noot: HTTPS wordt
momenteel niet ondersteund. Dit blijft een actiepunt voor een volgende
versie. De onderliggende packages zijn hier al wel op voorbereid.
Hoogstwaarschijnlijk is het alleen nodig om dit scherm en de onderliggende
tabel met twee velden uit te breiden: - Pad, het pad naar het
certificaat in Oracle Wallet - Password, het wachtwoord
dat nodig is om de Oracle Wallet te openen | Verplicht, listview |
Servernaam | Dit veld bevat de host
name of het IP adres waarop de Exchange server is te bereiken. In het geval
dat een host name is opgegeven, dient door de systeembeheerder te worden
gecontroleerd dat de database server de naam kan omzetten naar een bereikbaar
IP adres | Verplicht, listview |
Poort | Dit veld bevat het nummer
van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server
zijn te bereiken | Verplicht, listview |
Gebruikersnaam | In dit veld moet de
gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is
om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die
vallen onder het eerder ingevoerde domein. Tevens dient deze account
benaderd te kunnen worden via Outlook Web Access | Verplicht |
Wachtwoord | In dit veld moet het
wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om
gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die
vallen onder het eerder ingevoerde domein | Verplicht |
Ingeschakeld | Als deze checkbox is
aangevinkt, worden gegevens naar de betreffende Exchange server
gesynchroniseerd | Listview |
Exchange OAuth2 inrichting
Rollen
Rollen: | Omschrijving: |
SYSOP/COSYSOP | |