Microsoft Exchange en USER
Microsoft Exchange en USER
Alles wat vanuit outlook wordt aangemaakt(behalve taken) wordt in USER omgezet in een zgn. ‘overige afspraak’. Het is niet mogelijk om in outlook contacten, systeemcontacten, indirecte tijd en sessies aan te maken. Taken aangemaakt vanuit outlook worden in USER ook aangemaakt als taak.
Afspraken in USER worden ook aangemaakt in Exchange, waarbij het onderwerp wordt overgezet naar het onderwerp in Exchange en de vrije tekst naar de tekst bij de afspraak in Exchange.
Contact aangemaakt in USER:
- de indirecte tijd en reistijd wordt niet meegenomen naar
Exchange. Omdat Exchange geen indirecte tijd of reistijd kent, en dit
onduidelijk weergegeven wordt in Exchange (als men 15 minuten indirecte tijd
voor de afspraak heeft, lijkt het in Outlook alsof de afspraak eerder begint
dat hij werkelijk doet) wordt alleen de directe tijd (de echte afspraaktijd)
overgenomen naar Exchange.
- De locatie in Exchange wordt gevuld door de locatie van
afspraak + groep (van afdeling/groep) waar de afspraak plaatsvindt
("locatie, groep")
- Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
- Als in USER 'herinnering' (in planner, tabblad medewerker)
op 'Scherm' staat, wordt herinnering in Outlook ook aangevinkt met
corresponderende tijd.
- Als men een afspraak met meerdere medewerkers aanmaakt in
USER (bijvoorbeeld vergadering of groepsafspraak) dan wordt deze als 'losse'
afspraken in Exchange gezet (Men ziet dus niet wie er aanwezig zijn bij deze
afspraak). Als deze afspraak in USER verplaatst wordt, zullen al deze losse
afspraken in Exchange ook verplaatst worden.
- Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden
in USER, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar Exchange.
- Afspraak die in USER verwijderd wordt, wordt ook in
Exchange verwijderd.
Als een afspraak in Outlook wordt aangemaakt, dan wordt deze ook aangemaakt in USER. Een afspraak vanuit Exchange zal altijd als een overige afspraak aangemaakt worden in USER, waarbij de te gebruiken activiteit ingesteld kan worden in 'Onderhoud agenda koppeling voorkeuren' door de applicatiebeheerder (deze activiteit wordt dus altijd gevuld bij het aanmaken van de afspraak in USER).
- De locatie in Exchange wordt niet meegenomen naar USER,
omdat Exchange de afdeling/groepen niet kent.
- Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
- Als de herinnering wordt ingesteld in Exchange, dan wordt
deze meegenomen in USER.
- Als men een vergadering in Exchange aanmaakt, dan zal voor
deze vergadering bij de aanwezige medewerkers een overige afspraak aangemaakt
worden in USER. Men ziet dan echter niet wie er bij de vergadering aanwezig is
en dat het een vergadering is (alleen als dit in onderwerp of tekst vermeld
wordt.)
- Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden
in Exchange, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar USER.
- Men kan een overige afspraak in USER omzetten naar een
contact met een cliënt.
- Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange buiten de
werktijden van een medewerker in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt,
maar is de status van de medewerker 'geen werktijd'
- Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange terwijl de
medewerker al een afspraak heeft in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt,
maar is de status van de medewerker 'bezet'
- Afspraak die in Exchange verwijderd wordt, wordt ook in
USER verwijderd (tenzij het een geregistreerde afspraak is, dan krijgt de
medewerker een e-mail dat de afspraak niet verwijderd kon worden)
- Repeterende afspraken aangemaakt in Outlook worden niet
correct overgenomen in USER.
Taken worden eveneens gesynchroniseerd tussen Exchange en USER. Hieronder worden de aandachtspunten voor het synchroniseren van taken behandeld.
Taak vanuit outlook naar USER(status):
Exchange status | USER Status |
0 - Niet gestart | 1 - Niet gestart |
1 - Wordt uitgevoerd | 2 - Gestart |
2 - Voltooid | 3 - Uitgevoerd |
3 - Wacht op iemand | 4 - Uitgesteld |
4 - Uitgesteld | 5 - Uitgesteld |
USER status | Exchange Status |
1 - Niet gestart | 0 - Niet gestart |
2 - Gestart | 1 - Wordt uitgevoerd |
3 - Uitgevoerd | 2 - Voltooid |
4 - Uitgesteld | 4 - Uitgesteld |
5 - Geannuleerd | 2 - Voltooid |
6 - Gepland | 0 - Niet gestart |
7 - Afgebroken | 2 - Voltooid |
Exchange prioriteit | USER prioriteit |
0 - Laag | 3 - Laag |
1 - Normaal | 2 - Normaal |
2 - Hoog | 1 - Hoog |
USER prioriteit | Exchange prioriteit |
3 - Laag | 0 - Laag |
2 - Normaal | 1 - Normaal |
1 - Hoog | 2 - Hoog |
In outlook is het mogelijk om een einddatum van de taak in te geven. In USER vertalen we de einddatum van een taak vanuit outlook naar het veld ‘deadline’.
- Bij het omzetten van een taak in een geplande taak, moet
de taak in Exchange worden verwijderd.
- Bij het toewijzen van een taak/afspraak aan een andere
medewerker, moet de taak/afspraak uit bij de oude medewerker worden verwijderd
en moet de taak zichtbaar worden bij de nieuwe medewerker.
Om de koppeling beheersbaar te maken, heeft USER een aantal beheerschermen.
Voor de inrichting vanuit USER moet men de volgende 5 stappen doorlopen:
- Aanmaken applicatie in USER:
- Allereerst moet er in USER een applicatie aangemaakt
worden van het type Exchange 2007 (via het menu Basis-codegegevens - Basis
codeschermen - Applicatie - Onderhoud applicatie).
- Onderhoud Exchange 2007 servers:
- In het onderstaande scherm moet in USER bekend
worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden (via het
menu Beheer - Inrichten externe koppelingen - Agenda koppelingen - Exchange 2007 - Exchange 2007
servers).
- In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer
je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
- Er kan gebruik worden gemaakt van de OAuth2
authenticatie. Hiervoor dienen ook de corresponderende tokens ingevuld te
worden.
- Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er
kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
- Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt
worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
- Onderhoud Agenda koppeling voorkeuren.
- Medewerker-gegevens invoeren voor de koppeling met
exchange:
- In het onderstaande scherm moet in USER bekend
worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden.
- In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer
je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
- Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er
kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
- Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt
worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
- Inrichting in Exchange
- Voor de koppeling met Exchange is er een gebruiker
nodig in Exchange namens andere gebruiker afspraken en taken kan wijzigen.
Omgeving
De koppeling dient te werken in een omgeving waar gebruik wordt gemaakt van MS Exchange 2003 of hoger. De te synchroniseren gegevens moeten in Exchange zijn opgeslagen: M.a.w. er kan geen gebruik worden gemaakt van .PST bestanden. Gegevens in lokale bestanden kunnen niet met USER worden gesynchroniseerd.
Aantekeningen bij taken/afspraken
Exchange staat toe dat een grote hoeveelheid gegevens wordt
opgeslagen in de berichten. In USER is het slechts mogelijk om 4000 karakters
op te slaan bij taken/afspraken.
Het is in Exchange mogelijk om taken/afspraken naar andere mappen te verplaatsen. Het is dan echter niet meer mogelijk om te achterhalen waar het bericht vandaan komt, met als gevolg dat de koppeling tussen het item in USER en het item in Exchange is verbroken. Het verplaatsen van taken/afspraken van de agenda van een medewerker naar de agenda van een andere medewerker is daardoor niet mogelijk.
Er is vanuit Exchange geen mogelijkheid om eindgebruikers direct te voorzien van terugkoppeling over foutmeldingen uit USER.
- IMP-31002: Dit geregistreerde contact mag niet gewijzigd
worden, u heeft onvoldoende rechten!
- IMP-55748: De groepsagenda activiteit mag niet meer
gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
- IMP-45056: De vergadering op [22-02-2007 09:15] mag niet
meer gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
- IMP-55801: Alleen tekst mag gewijzigd worden bij
geregistreerde indirecte tijd. Voor overige wijzigingen neem contact op met
applicatiebeheer.
- IMP-55326: Vanaf [23-02-2007 16:30] is niet tussen de sessie
[23-02-2007 15:00]-[23-02-2007 16:00]!
- Men dient een applicatie van soort 'Exchange 2007' aan te
maken in 'onderhoud applicatie'
- Bij onderhoud medewerker kiezen voor button 'koppeling met
andere applicatie'
- In het scherm 'medewerker applicatie' welke nu opent
invullen: medewerker, zojuist aangemaakte applicatie, gebruikersnaam en evt.
wachtwoord
Exchange servers 2007
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
De listview toont de volgende velden: | Protocol | Het is alleen mogelijk te zoeken op servernaam! |
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
Protocol | Er kan gekozen worden uit de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om het HTTPS protocol te gebruiken moeten de benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van Oracle Wallet. | Verplicht veld |
Servernaam | Dit veld bevat de hostname of het IP adres waarop de Exchange server te bereiken is. In het geval dat een hostname opgegeven is, moet door de systeembeheerder gecontroleerd te worden dat de databaseserver de naam kan omzetten naar een bereikbaar IP adres. | Verplicht veld |
Poort | Dit veld bevat het nummer van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server te bereiken zijn | Verplicht veld |
Domeinnaam | Het domein van uw organisatie | Verplicht veld |
Gebruikersnaam | In dit veld moet de gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein. Tevens dient dit account benaderd kunnen worden via Outlook Web Access. | Verplicht veld |
Wachtwoord | In dit veld moet het wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein | Verplicht veld |
Ingeschakeld | Als deze checkbox aangevinkt is dan worden de gegevens naar de betreffende Exchange server gesynchroniseerd | Checkbox |
OAuth2 | OAuth2 staat autorisatie toe zonder dat de externe applicatie het e-mailadres of wachtwoord van de gebruiker krijgt. In plaats daarvan krijgt de externe toepassing een token dat toegang tot het account van de gebruiker autoriseert. Indien uitgeschakeld wordt
de 'Basic authentication' gebruikt. Klik hier voor algemene informatie over de Exchange OAuth2 inrichting. | Checkbox |
Authorization server | De 'authorization server' is een server die autorisatie kan geven om in te loggen op de 'Servernaam' | |
Tenant ID | Tenant ID is een unieke
string die door Microsoft toegekend wordt aan een organisatie. | |
Cliënt ID | Een uniek ID van één van de Microsoft applicaties in een Tenant. In dit geval de ID van Exchange Applicatie. | |
| Er dient in dit geval ook een wallet ingericht te worden. Het scherm is te benaderen
via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen -
Wallets | Meer informatie via uw consultant |
Exchange servers 2003
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Veld: | Omschrijving: | Opmerkingen |
Protocol | Er kan gekozen worden uit de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om Laatstgenoemde protocol te gebruiken moeten de benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van Oracle Wallet. Noot: HTTPS wordt momenteel niet ondersteund. Dit blijft een actiepunt voor een volgende versie. De onderliggende packages zijn hier al wel op voorbereid. Hoogstwaarschijnlijk is het alleen nodig om dit scherm en de onderliggende tabel met twee velden uit te breiden: - Pad, het pad naar het
certificaat in Oracle Wallet | Verplicht, listview |
Servernaam | Dit veld bevat de host name of het IP adres waarop de Exchange server is te bereiken. In het geval dat een host name is opgegeven, dient door de systeembeheerder te worden gecontroleerd dat de database server de naam kan omzetten naar een bereikbaar IP adres | Verplicht, listview |
Poort | Dit veld bevat het nummer van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server zijn te bereiken | Verplicht, listview |
Gebruikersnaam | In dit veld moet de gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein. Tevens dient deze account benaderd te kunnen worden via Outlook Web Access | Verplicht |
Wachtwoord | In dit veld moet het wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein | Verplicht |
Ingeschakeld | Als deze checkbox is aangevinkt, worden gegevens naar de betreffende Exchange server gesynchroniseerd | Listview |
Rollen
Rollen: | Omschrijving: |
SYSOP/COSYSOP |
|
Related Articles
Exchange OAuth2 inrichting
Exchange OAuth2 inrichting Dit document beschrijft de inrichting van het Microsoft Azure gedeelte. Ga naar https://portal.azure.com en login met uw eigen gegevens. Stap 1: Maak een applicatie aan in de Microsoft Azure Active Directory App ...USER Docs
USER Docs Aanroepen van documenten De applicatiebeheerder c.q. consultant kan inrichten welke documenten in een module aangeroepen kunnen worden (Voor meer informatie over het inrichten van USER Docs). Wanneer één of meerdere documenten voor de ...USER Docs
USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - USER Docs. Stappenplan configuratie documenten Inleiding Een document is ingedeeld in facetten (blokken). De inhoud van een facet is een (tekst)fragment. Er kunnen meerdere ...Exporteer USER Docs
Exporteer USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - (gerelateerde tegel) Exporteer USER Docs Module om brieven en/of fragmenten te exporteren naar een ZIP-bestand met het doel deze in een zelfde versie van USER te ...Importeer USER Docs
Importeer USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - (gerelateerde tegel) Importeer USER Docs Het importeren van geëxporteerde brieven en/of fragmenten. Kies een geldig* ZIP-bestand door met de knop 'Bladeren' naar de ...