Microsoft Exchange en USER

Microsoft Exchange en USER

Microsoft Exchange en USER

Dit document beschrijft de functionele vereisten waaraan de koppeling tussen Microsoft Exchange en USER dient te voldoen.

Naar aanleiding van het vooronderzoek voor dit project zijn meer details bekend geworden over de mogelijkheden en beperkingen van een koppeling met Exchange. De invloeden van deze beperkingen en mogelijkheden zijn vastgelegd in dit document.

Deze handleiding gaat uit van gebruik van Exchange 2007.

Deze modules zijn te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen.

Systeemeisen
Alles wat vanuit outlook wordt aangemaakt(behalve taken) wordt in USER omgezet in een zgn. ‘overige afspraak’. Het is niet mogelijk om in outlook contacten, systeemcontacten, indirecte tijd en sessies aan te maken. Taken aangemaakt vanuit outlook worden in USER ook aangemaakt als taak.

Als de verbinding met Exchange wegvalt zullen de vanaf dan gedane wijzigingen in USER in een wachtrij worden opgeslagen. Deze wachtrij wordt periodiek (elk half uur) bekeken en dan wordt een poging gedaan deze berichten alsnog te versturen naar Exchange. Zolang de verbinding nog niet hersteld is, zullen de agenda aanpassingen in de wachtrij blijven zitten.

Berichten vanuit USER worden normaal direct naar Exchange gestuurd (als dit niet lukt komen ze in de wachtrij).

Berichten vanuit Exchange worden door USER periodiek opgehaald. Elke keer als USER deze agendawijzigingen opvraagt, worden de wijzigingen sinds het laatste verzoek naar USER gehaald. Als de Exchange server onbereikbaar is kunnen berichten niet opgehaald worden. Op het moment dat de Exchange server weer bereikbaar is worden alle wijzigingen sinds het laatst succesvolle verzoek alsnog opgehaald.

Afspraken van USER naar Exchange
Afspraken in USER worden ook aangemaakt in Exchange, waarbij het onderwerp wordt overgezet naar het onderwerp in Exchange en de vrije tekst naar de tekst bij de afspraak in Exchange.

Bijvoorbeeld:
Contact aangemaakt in USER:

Contact openen in planner:

Dit contact wordt als volgt overgezet naar Exchange:

Enkele aandachtspunten van het overzetten van deze contacten (en andere afspraken) zijn:
  1. de indirecte tijd en reistijd wordt niet meegenomen naar Exchange. Omdat Exchange geen indirecte tijd of reistijd kent, en dit onduidelijk weergegeven wordt in Exchange (als men 15 minuten indirecte tijd voor de afspraak heeft, lijkt het in Outlook alsof de afspraak eerder begint dat hij werkelijk doet) wordt alleen de directe tijd (de echte afspraaktijd) overgenomen naar Exchange.
  2. De locatie in Exchange wordt gevuld door de locatie van afspraak + groep (van afdeling/groep) waar de afspraak plaatsvindt ("locatie, groep")
  3. Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
  4. Als in USER 'herinnering' (in planner, tabblad medewerker) op 'Scherm' staat, wordt herinnering in Outlook ook aangevinkt met corresponderende tijd.
  5. Als men een afspraak met meerdere medewerkers aanmaakt in USER (bijvoorbeeld vergadering of groepsafspraak) dan wordt deze als 'losse' afspraken in Exchange gezet (Men ziet dus niet wie er aanwezig zijn bij deze afspraak). Als deze afspraak in USER verplaatst wordt, zullen al deze losse afspraken in Exchange ook verplaatst worden.
  6. Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden in USER, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar Exchange.
  7. Afspraak die in USER verwijderd wordt, wordt ook in Exchange verwijderd.

Afspraken van Exchange naar USER
Als een afspraak in Outlook wordt aangemaakt, dan wordt deze ook aangemaakt in USER. Een afspraak vanuit Exchange zal altijd als een overige afspraak aangemaakt worden in USER, waarbij de te gebruiken activiteit ingesteld kan worden in 'Onderhoud agenda koppeling voorkeuren' door de applicatiebeheerder (deze activiteit wordt dus altijd gevuld bij het aanmaken van de afspraak in USER).

Afspraak aanmaken in Outlook:

Deze afspraak wordt als volgt in USER aangemaakt:

Deze afspraak geopend in de planner:

Enkele aandachtspunten van het overzetten van deze afspraken van Exchange naar USER zijn:
  1. De locatie in Exchange wordt niet meegenomen naar USER, omdat Exchange de afdeling/groepen niet kent.
  2. Het vinkje privé wordt ook gesynchroniseerd.
  3. Als de herinnering wordt ingesteld in Exchange, dan wordt deze meegenomen in USER.
  4. Als men een vergadering in Exchange aanmaakt, dan zal voor deze vergadering bij de aanwezige medewerkers een overige afspraak aangemaakt worden in USER. Men ziet dan echter niet wie er bij de vergadering aanwezig is en dat het een vergadering is (alleen als dit in onderwerp of tekst vermeld wordt.)
  5. Als onderwerp, vrije tekst, tijden etc. aangepast worden in Exchange, dan zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden naar USER.
  6. Men kan een overige afspraak in USER omzetten naar een contact met een cliënt.
  7. Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange buiten de werktijden van een medewerker in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt, maar is de status van de medewerker 'geen werktijd'
  8. Als een afspraak gemaakt wordt in Exchange terwijl de medewerker al een afspraak heeft in USER, dan wordt de afspraak wel aangemaakt, maar is de status van de medewerker 'bezet'
  9. Afspraak die in Exchange verwijderd wordt, wordt ook in USER verwijderd (tenzij het een geregistreerde afspraak is, dan krijgt de medewerker een e-mail dat de afspraak niet verwijderd kon worden)
  10. Repeterende afspraken aangemaakt in Outlook worden niet correct overgenomen in USER.

Taken
Taken worden eveneens  gesynchroniseerd tussen Exchange en USER. Hieronder worden de aandachtspunten voor het synchroniseren van taken behandeld.

Outlook kent ook de velden ‘prioriteit’ en ‘status’, ook USER kent deze velden, maar de waarden van outlook en USER zijn niet hetzelfde voor deze 2 velden. Er is gekozen voor conversietabellen om de ‘status’ en ‘prioriteit’ te kunnen synchroniseren.

De conversietabellen zien er als volgt uit:
Taak vanuit outlook naar USER(status):

Exchange status

USER Status

0 - Niet gestart

1 - Niet gestart

1 - Wordt uitgevoerd

2 - Gestart

2 - Voltooid

3 - Uitgevoerd

3 - Wacht op iemand

4 - Uitgesteld

4 - Uitgesteld

5 - Uitgesteld

Taak vanuit USER naar outlook(status):

USER status

Exchange Status

1 - Niet gestart

0 - Niet gestart

2 - Gestart

1 - Wordt uitgevoerd

3 - Uitgevoerd

2 - Voltooid

4 - Uitgesteld

4 - Uitgesteld

5 - Geannuleerd

2 - Voltooid

6 - Gepland

0 - Niet gestart

7 - Afgebroken

2 - Voltooid

Taak vanuit outlook naar USER:

Exchange prioriteit

USER prioriteit

0 - Laag

3 - Laag

1 - Normaal

2 - Normaal

2 - Hoog

1 - Hoog

Taak vanuit USER naar outlook:

USER prioriteit

Exchange prioriteit

3 - Laag

0 - Laag

2 - Normaal

1 - Normaal

1 - Hoog

2 - Hoog

Deadline
In outlook is het mogelijk om een einddatum van de taak in te geven. In USER vertalen we de einddatum van een taak vanuit outlook naar het veld ‘deadline’.

In het algemeen geldt dat de bedrijfsregels in USER kunnen worden gebruikt voor het afdwingen van de business rules. Hier zijn echter een paar uitzonderingen op:
  1. Bij het omzetten van een taak in een geplande taak, moet de taak in Exchange worden verwijderd.
  2. Bij het toewijzen van een taak/afspraak aan een andere medewerker, moet de taak/afspraak uit bij de oude medewerker worden verwijderd en moet de taak zichtbaar worden bij de nieuwe medewerker.

Beheer/inrichting
Om de koppeling beheersbaar te maken, heeft USER een aantal beheerschermen.
Voor de inrichting vanuit USER moet men de volgende 5 stappen doorlopen:
  1. Aanmaken applicatie in USER:
    1. Allereerst moet er in USER een applicatie aangemaakt worden van het type Exchange 2007 (via het menu Basis-codegegevens - Basis codeschermen - Applicatie - Onderhoud applicatie).
  2. Onderhoud Exchange 2007 servers:
    1. In het onderstaande scherm moet in USER bekend worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden (via het menu Beheer - Inrichten externe koppelingen - Agenda koppelingen - Exchange 2007 - Exchange 2007 servers).
    2. In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
    3. Er kan gebruik worden gemaakt van de OAuth2 authenticatie. Hiervoor dienen ook de corresponderende tokens ingevuld te worden.
    4. Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
    5. Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
  3. Onderhoud Agenda koppeling voorkeuren.
  4. Medewerker-gegevens invoeren voor de koppeling met exchange:
    1. In het onderstaande scherm moet in USER bekend worden gemaakt met welke exchange server gecommuniceerd moet worden.
    2. In het scherm Onderhoud Exchange 2007 servers voer je de gegevens in die nodig zijn om contact te krijgen met de exchange server.
    3. Er kunnen meerder servers ingevuld worden, maar er kan er maar 1 ingeschakeld zijn.
    4. Tevens moet er een gebruiker in Exchange aangemaakt worden die afspraken kan wijzigen voor alle andere gebruikers.
  5. Inrichting in Exchange
    1. Voor de koppeling met Exchange is er een gebruiker nodig in Exchange namens andere gebruiker afspraken en taken kan wijzigen.

Overige vereisten en randvoorwaarden
Omgeving
De koppeling dient te werken in een omgeving waar gebruik wordt gemaakt van MS Exchange 2003 of hoger. De te synchroniseren gegevens moeten in Exchange zijn opgeslagen: M.a.w. er kan geen gebruik worden gemaakt van .PST bestanden. Gegevens in lokale bestanden kunnen niet met USER worden gesynchroniseerd.

Aantekeningen bij taken/afspraken
Exchange staat toe dat een grote hoeveelheid gegevens wordt opgeslagen in de berichten. In USER is het slechts mogelijk om 4000 karakters op te slaan bij taken/afspraken.

Alleen de eerste 4000 karakters van aantekeningen worden door USER overgenomen.

Verplaatsen van taken/afspraken
Het is in Exchange mogelijk om taken/afspraken naar andere mappen te verplaatsen. Het is dan echter niet meer mogelijk om te achterhalen waar het bericht vandaan komt, met als gevolg dat de koppeling tussen het item in USER en het item in Exchange is verbroken. Het verplaatsen van taken/afspraken van de agenda van een medewerker naar de agenda van een andere medewerker is daardoor niet mogelijk.

Terugkoppeling naar gebruiker
Er is vanuit Exchange geen mogelijkheid om eindgebruikers direct te voorzien van terugkoppeling over foutmeldingen uit USER.

Als men vanuit outlook afspraken of taken aanmaakt en men heeft tegelijkertijd de USER agenda open staan dan dient men de ‘refresh’ knop te gebruiken omdat de synchronisatie niet automatisch gebeurt(Oracle forms kan zichzelf niet refreshen). Gebruikers krijgen bij fouten of overtredingen van business rules van USER vanuit Exchange de meldingen via de mail binnen.

Hieronder foutmeldingen die via de mail binnen kunnen komen.


Info

Informatie omtrent foutmeldingen

Geregistreerde contacten/systeemcontacten/sessies/vergaderingen/indirecte tijd mogen niet gewijzigd worden in outlook
  1. IMP-31002: Dit geregistreerde contact mag niet gewijzigd worden, u heeft onvoldoende rechten!
  2. IMP-55748: De groepsagenda activiteit mag niet meer gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
  3. IMP-45056: De vergadering op [22-02-2007 09:15] mag niet meer gewijzigd worden, deze is al geregistreerd.
  4. IMP-55801: Alleen tekst mag gewijzigd worden bij geregistreerde indirecte tijd. Voor overige wijzigingen neem contact op met applicatiebeheer.

Verplaatsen van een activiteit vanuit een sessie vanuit outlook is mogelijk indien het binnen de sessie valt, verplaatsen van een activiteit in een sessie is niet mogelijk als dit buiten de sessietijden valt
  1. IMP-55326: Vanaf [23-02-2007 16:30] is niet tussen de sessie [23-02-2007 15:00]-[23-02-2007 16:00]!

Idea

Informatie voor applicatiebeheer

Gebruikers hoeven niet meer aan- of afgemeld te worden voor Exchange 2007. Als de medewerker-applicatie koppeling goed is ingesteld is de koppeling actief voor deze medewerker.
  1. Men dient een applicatie van soort 'Exchange 2007' aan te maken in 'onderhoud applicatie'
  2. Bij onderhoud medewerker kiezen voor button 'koppeling met andere applicatie'
  3. In het scherm 'medewerker applicatie' welke nu opent invullen: medewerker, zojuist aangemaakte applicatie, gebruikersnaam en evt. wachtwoord

Initieel (na koppelen van een medewerker) worden alle afspraken uit Exchange vanaf 'datum ondergrens productie' opgehaald naar USER. Als afspraken niet aangemaakt konden worden krijgt de medewerker daar dus een e-mail van.

Nieuwe exchange versie

LET OP: Om te voorkomen dat alle afspraken dubbel in de agenda komen te staan bij overgang van 2003 naar een nieuwe exchange versie moet de Ondergrens productie tijdelijk omhoog gezet worden naar een recente datum. Vervolgens kan de nieuwe exchange koppeling ingeschakeld worden. Daarna kan de ondergrens productie weer teruggezet worden.


Exchange servers 2007 

Om scherm is te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen - Exchange servers 2007 

Klik hier voor algemene informatie over de Exchange OAuth2 inrichting.

De voor de koppeling relevante gegevens over de Exchange servers moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.

Listview:

Veld:

Omschrijving:

Opmerkingen

De listview toont de volgende velden:

Protocol
Servernaam
Poort
Domeinnaam
Ingeschakeld
OAuth2

Het is alleen mogelijk te zoeken op servernaam!

Velden:

Veld:

Omschrijving:

Opmerkingen

Protocol

Er kan gekozen worden uit de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om het HTTPS protocol te gebruiken moeten de benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van Oracle Wallet.

Verplicht veld

Servernaam

Dit veld bevat de hostname of het IP adres waarop de Exchange server te bereiken is. In het geval dat een hostname opgegeven is, moet door de systeembeheerder gecontroleerd te worden dat de databaseserver de naam kan omzetten naar een bereikbaar IP adres.

Verplicht veld

Poort

Dit veld bevat het nummer van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server te bereiken zijn

Verplicht veld

Domeinnaam

Het domein van uw organisatie

Verplicht veld

Gebruikersnaam

In dit veld moet de gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein.

Tevens dient dit account benaderd kunnen worden via Outlook Web Access.

Verplicht veld

Wachtwoord

In dit veld moet het wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein

Verplicht veld

Ingeschakeld

Als deze checkbox aangevinkt is dan worden de gegevens naar de betreffende Exchange server gesynchroniseerd

Checkbox

OAuth2

OAuth2 staat autorisatie toe zonder dat de externe applicatie het e-mailadres of wachtwoord van de gebruiker krijgt. In plaats daarvan krijgt de externe toepassing een token dat toegang tot het account van de gebruiker autoriseert.

Indien uitgeschakeld wordt de 'Basic authentication' gebruikt.
Indien ingeschakeld wordt de 'OAuth2 authentication' gebruikt. Hierbij moeten de velden 'Authorization server', 'Tenant ID' en 'Cliënt ID' worden gevuld.

Klik hier voor algemene informatie over de Exchange OAuth2 inrichting.

Checkbox

Authorization server

De 'authorization server' is een server die autorisatie kan geven om in te loggen op de 'Servernaam'

Tenant ID

Tenant ID is een unieke string die door Microsoft toegekend wordt aan een organisatie.
https://docs.microsoft.com/nl-nl/onedrive/find-your-office-365-tenant-id

Cliënt ID

Een uniek ID van één van de Microsoft applicaties in een Tenant. In dit geval de ID van Exchange Applicatie.

 

Er dient in dit geval ook een wallet ingericht te worden.

Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen - Wallets
Indien nodig kunnen de proxy instellingen worden ingericht:
Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen - Proxy instellingen

Meer informatie via uw consultant

 

Exchange servers 2003 

Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen - Exchange servers 2003 

De voor de koppeling relevante gegevens over de Exchange servers moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
De voor de koppeling benodigde gegevens over gebruikers in Exchange moeten kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.
Instellingen die voor de koppeling benodigd zijn, moeten op de Exchange server kunnen worden vastgelegd en worden gewijzigd in een beheerscherm.

Veld:

Omschrijving:

Opmerkingen

Protocol

Er kan gekozen worden uit de protocollen waarmee Exchange kan worden benaderd. De twee beschikbare protocollen zijn HTTP en HTTPS. Om Laatstgenoemde protocol te gebruiken moeten de benodigde server certificaten worden ingelezen met behulp van Oracle Wallet.

Noot: HTTPS wordt momenteel niet ondersteund. Dit blijft een actiepunt voor een volgende versie. De onderliggende packages zijn hier al wel op voorbereid. Hoogstwaarschijnlijk is het alleen nodig om dit scherm en de onderliggende tabel met twee velden uit te breiden:

- Pad, het pad naar het certificaat in Oracle Wallet
- Password, het wachtwoord dat nodig is om de Oracle Wallet te openen

Verplicht, listview

Servernaam

Dit veld bevat de host name of het IP adres waarop de Exchange server is te bereiken. In het geval dat een host name is opgegeven, dient door de systeembeheerder te worden gecontroleerd dat de database server de naam kan omzetten naar een bereikbaar IP adres

Verplicht, listview

Poort

Dit veld bevat het nummer van de poort waarop de services van Outlook Web Access op de Exchange server zijn te bereiken

Verplicht, listview

Gebruikersnaam

In dit veld moet de gebruikersnaam worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein.

Tevens dient deze account benaderd te kunnen worden via Outlook Web Access

Verplicht

Wachtwoord

In dit veld moet het wachtwoord worden ingevoerd van de Exchange gebruiker die gerechtigd is om gegevens te lezen en te schrijven in de mappen van Exchange gebruikers die vallen onder het eerder ingevoerde domein

Verplicht

Ingeschakeld

Als deze checkbox is aangevinkt, worden gegevens naar de betreffende Exchange server gesynchroniseerd

Listview


Exchange OAuth2 inrichting



Rollen

Rollen:

Omschrijving:

SYSOP/COSYSOP

 

 

    • Related Articles

    • Exchange OAuth2 inrichting

      Exchange OAuth2 inrichting Dit document beschrijft de inrichting van het Microsoft Azure gedeelte. Ga naar https://portal.azure.com en login met uw eigen gegevens. Stap 1: Maak een applicatie aan in de Microsoft Azure Active Directory App ...
    • USER Docs

      USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - USER Docs. Stappenplan configuratie documenten Inleiding Een document is ingedeeld in facetten (blokken). De inhoud van een facet is een (tekst)fragment. Er kunnen meerdere ...
    • Exporteer USER Docs

      Exporteer USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - (gerelateerde tegel) Exporteer USER Docs Module om brieven en/of fragmenten te exporteren naar een ZIP-bestand met het doel deze in een zelfde versie van USER te ...
    • Importeer USER Docs

      Importeer USER Docs Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - (gerelateerde tegel) Importeer USER Docs Het importeren van geëxporteerde brieven en/of fragmenten. Kies een geldig* ZIP-bestand door met de knop 'Bladeren' naar de ...
    • Hoofd- en onderaannemerschap (algemeen)

      Hoofd- en onderaannemerschap - Algemeen Onderwerp Soort Omschrijving Hoofd- en onderaannemersschap Hoofdaannemerschap (inkomend) Het doel van hoofdaannemerschap is om productie uit het pakket van de onderaannemer geregistreerd te krijgen door een ...