Ouder details
Ouder persoonlijke informatie
Persoonlijke informatie
Onder persoonlijke informatie bevinden zich de stamgegevens van de ouders zoals naam, adres, email etc.
Een aantal velden dienen extra uitleg te krijgen.
Administratie: de ouder dient gekoppeld te worden aan een administratie. De administratie bepaalt in welke reeks het debiteurnummer valt wat de ouder wordt toegewezen en welke groepen/locaties beschikbaar worden bij het kind.
Afwijkend factuur e-mail: wanneer de factuur naar een ander e-mail adres dient te worden gestuurd dan het e-mailadres van deze ouder dan kunt u hier een afwijkend e-mailadres invullen. Alle overige correspondentie wordt naar het e-mail adres van de ouder gestuurd.
Extra informatie items: het is mogelijk om rechts de extra informatie items uit te klappen en zichtbaar te maken. Voor meer informatie over extra informatie items verwijzen wij u naar Extra informatie items.
Financiële gegevens
Hier worden de financiële gegevens van de ouder vastgelegd.
Initieel zal dit scherm geen regels tonen en zal uitsluitende de knop ‘aanmaken’ tonen. Als het ‘aanmaken’ wordt geselecteerd dan zal onderstaande scherm getoond worden. (initieel zonder datum).
Bij een wijziging de ingangsdatum van de wijziging ingeven.
IBAN: De bankrekening. Deze rekening wordt eventueel gebruikt in een actieve SEPA machtiging.
Houd er rekening mee dat wanneer het bankrekeningnummer wijzigt en hier een nieuwe regel wordt aangemaakt u ook een nieuwe regel bij sepa machtiging aanmaakt. Een sepa machtiging is namelijk gekoppeld aan het bankrekeningnummer.
BIC: Dit wordt alleen gebruikt wanneer de bank van de IBAN geen vestiging heeft in Nederland. In elk ander geval liever leeg laten om fouten bij wijzigingen te voorkomen.
Het inkomen is niet gespecificeerd: Dit veld wekt in combinatie met het volgende veld. Wanneer dit is aangevinkt wordt het inkomen wat eventueel nog is ingevoerd genegeerd bij het berekenen van de subsidie bijdrage.
Belastbaar inkomen: Dit is het inkomen op jaarbasis. Het wordt gebruikt i.c.m. een overheidsprogramma als daarin is aangegeven dat er gebruik gemaakt wordt van een ouderbijdrage tabel.
Factuuradres: Dit is momenteel niet in gebruik.
Factuur via e-mail: Wanneer dit is aangevinkt zullen de facturen gestuurd worden via het bekende e-mail adres van de ouder.
Geen “eerste kind” berekening bij salarisafhankelijk bijdrage: De ouderbijdrage tabel heeft een tarief voor het 1ste kind en de overige
kinderen van het gezin. Het kan voorkomen dat alleen het “2de en volgende” kind tarief moet worden toegepast. Dat kan dan door hier het veld actief te maken.
Wijzigen van de gegevens
Na het opslaan zal de tabel getoond worden met één record. Er is altijd maximaal 1 record zichtbaar. Wijzigingen worden op het record
toegevoegd volgens de standaard werkwijze van wijzigen.
Details van wijzigingen op datum
Open image-20210715-063134.png
Wanneer u geen bankrekeningnummer heeft van de ouder, maar de ouder wil wel de factuur per email ontvangen dan voert u bij bankrekeningnummer 0000 in. Zo kunt u toch aangeven dat de factuur per email wordt verstuurd.
Sepa machtiging
Een SEPA machtiging geeft u de mogelijkheid om het bedrag van de factuur automatisch te incasseren.
De ouder geeft hiervoor toestemming door een getekende SEPA overeenkomst.
Bij elke verandering van IBAN nummer is een nieuwe machtiging noodzakelijk
Een nieuwe machtiging kan uitsluitend worden toegevoegd als de huidige actieve machtiging wordt beëindigd.
Er zijn 2 methoden om de de machtiging te creëren.
1: handmatig, door het toevoegen van de SEPA machtiging. U heeft dan het proces van ondertekening buiten Nanny4all uitgevoerd.
2: automatisch, door gebruik te maken van een sjabloon en digitale ondertekening.
Na ondertekening wordt automatisch de oude afgesloten en de nieuwe gaat in op de door de ouder ingevoerde datum.
Wanneer gekozen wordt voor het automatische proces dan start dit proces door te klikken op de knop: Genereer een SEPA machtiging.
In het dan getoonde scherm kan de gewenste sjabloon worden gekozen.
Na de sjabloonkeuze zal het ingevulde voorbeeld worden getoond. Eventueel kan er nog handmatig tekst worden toegevoegd.
In de tabel kan weer de status van ondertekening worden gevolgd.
Correspondentie
Hier kunnen correspondentie gegevens worden geüpload, bijvoorbeeld mailberichten van ouders, inkomensverklaringen en andere documenten die u wilt archiveren in het dossier van de ouder.
Jaaropgaven en kostenoverzichten die vanuit kindplanning naar de ouder worden gestuurd, worden automatisch opgeslagen onder
correspondentie. Daarbij kunt u dan zien of het document naar de ouder is gemaild en/of naar de ouderapp is gepubliceerd.
Ook wanneer een ouder in inschrijving doet via het digitaal inschrijfformulier met een geupload document wordt dit automatisch hier opgeslagen.
Notities
Bij [Notities] kunnen notities worden vastgelegd. Deze zijn niet zichtbaar voor de ouders.
Financiële bijdrage
Bij [Financiële bijdrage] kunnen bijdragen op de factuur geregistreerd worden, al dan niet rechtstreek op de rekening van de
kinderopvanginstelling. In een percentage of absoluut bedrag.
Via het +je onder Actie kunt u een financiële bijdragen aanmaken.
U vult de startdatum in vanaf wanneer de financiële bijdrage meegenomen moet worden op de factuur.
De einddatum kunt u invullen wanneer deze bekend is, maar kan ook leeg gelaten worden wanneer dit nog niet bekend is.
De contracthouder wordt geselecteerd waar de financiële bijdrage door betaald wordt. Meer informatie over contracthouders vindt u bij Contracthouders.
U selecteert het debiteurnummer van de ouder waar de financiële bijdrage betrekking op heeft.
Wanneer u bijvoorbeeld met meer als 1 administratie werkt, hebben ouders per administratie een debiteurnummer. Het is mogelijk dat de ouder voor de ene administratie wel een financiële bijdrage ontvangt en voor de andere niet.
Bij Aantal vult u het bedrag in of het percentage.
Wanneer u kiest voor een percentage dient u ook de checkbox Percentage aan te vinken.
U selecteert Directe bijdrage wanneer de contracthouder het bedrag direct aan de organisatie overmaakt. Wanneer dit niet is aangevinkt dan wordt het bedrag wel op de factuur getoond ter informatie voor de ouder, maar dan zal de ouder nog steeds het volledige bedrag aan de organisatie over moeten maken.
U kunt een Extern referentienummer aangeven waarbij de financiële bijdrage bekend is bij de contracthouder.
Debiteurnummer
Bij [Debiteurnummer] moet het debiteurnummer worden aangemaakt. Bij de contracthouder (de ouder/verzorger) die de factuur ontvangt, is het debiteurnummer verplicht. Klik op de button [Aanmaken] en het volgende scherm verschijnt:
Na het kiezen van de administratie wordt in rood een voorgesteld nummer getoond. U kunt dit nummer aanklikken waarna het automatisch wordt overgenomen.
Wanneer het is ingesteld dat debiteurnummers automatisch worden toegekend dan zal dit een automatisch proces zijn en hoeft u hier in principe niets zelf uit te voeren. Het debiteurnummer wordt dan automatisch toegekend nadat er een trajectplanning voor dit kindje is aangemaakt.
Facturen
De tab facturen toont de facturen van het geselecteerde jaar.
De sortering is per periode.
Verder wordt hier weergeven het debiteurnummer met de gerelateerde administratie. Het factuurnummer, het totaal en de status. De status van factuur, of deze nog in concept is of dat deze al is goedgekeurd. Daarnaast de status of de factuur is gemaild of gedownload.
In het scherm kunnen ook de volgende acties worden uitgevoerd:
Herberekenen conceptfacturen
Met deze actie worden de facturen voor deze ouder opnieuw berekend en zullen alle wijzigingen zichtbaar worden.
PDF aanmaken
Door een selectie te maken van facturen kan met deze actie er een pdf worden aangemaakt waarin dan de geselecteerde facturen worden gedownload.
Stuur e-mail
Door een selectie te maken van facturen kan met deze actie de facturen worden verstuurd per e-mail. Dit kan uitsluitend indien de instelling is dat de factuur per e-mail kan worden verzonden.
Contracten
Bij [Contracten] worden alle door Nanny4all aangemaakte contracten getoond. Hier kunnen deze opnieuw worden gemaild, gedownload. Er kan ook geregistreerd worden of die is ondertekend. Verder kan het contract vervangen worden door de scan van de ondertekende versie door te kiezen voor uploaden.
Extra informatie-items
Via Extra informatie_items ouders kun je een informatie-item aanmaken wat je als aanvullende informatie toe wilt voegen bij een ouder en ook of dit op het inschrijfformulier getoond moet worden.
Bij de ouders kunnen deze gegevens dan aangevuld worden indien van toepassing
De gegevens zijn recht in het detail ouder informatie ‘verborgen’. alleen een pijltje is zichtbaar en zal oplichten indien er gegevens ingevoerd zijn:
Related Articles
Tweede Ouder
Hier kan je de gegevens invoeren van de tweede ouder.Details van wijzigingen op datum
Details van wijzigingen op datum In de detail kolom van diverse tabellen is of een pijltje of een + weergegeven. Via het icon kunnen dan de wijzigingsrecords getoond worden. Elke wijziging wordt met de betreffende datum van ingang van de wijziging ...Toevoegen ouder/voogd
Hier kan je een nieuwe ouder/voogd aanmaken met alle beschikbare gegevens van deze persoon.Online ouder inschrijfformulier
Algemeen Elke kindplanning omgeving beschikt over een standaard versie van het online inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier is te vinden via https://n4a.quebble.com/<DOMEINNAAM>/web/parentsregistration. Of in de Quebble omgeving: ...Gezinnen algemeen
Via Gezinnen komt u in het scherm waar alle gezinnen getoond worden. Boven in het scherm kunt u filteren op Organisatie, Administratie, Locatie en op Nieuwe inschrijvingen. Het is dus mogelijk om alleen de nieuwe inschrijvingen van een bepaalde ...