Inzicht in ALLE agenda gegevens

Voorheen werden alleen die agenda gegevens doorgeladen die uiteindelijk in aanmerking konden komen voor productie. Alleen een medewerker die ‘Aanwezig’ was, werd bijvoorbeeld doorgeladen naar het onderwerpgebied Verantwoording geleverde zorg. Vanaf versie 8.4 worden alle medewerkers, cliënten en relaties doorgeladen, ook als de contactstatus nooit kan leiden tot productie.

Om het verschil wel inzichtelijk te houden is een ‘Medewerker productie’ beschikbaar in de map ‘Details’ van het onderwerpgebied Verantwoording geleverde zorg. Gegevens waarbij ‘Medewerker productie’ op ‘N’ staat betreft tijd die niet meegeteld wordt.

Welke tijd wordt geteld?

In de tabel bi_fact_verantwoording wordt de tijd, die gespendeerd is in afspraken, opgesplitst over medewerkers en cliënten. Een afspraak waarbij 2 medewerkers en 4 cliënten aanwezig zijn, zal in deze tabel dus leiden tot 8 (2x4) records.

Bij de verdeling van de tijd wordt rekening gehouden met het type afspraak en de aanwezigheidsstatus van de medewerker en de cliënt. Een medewerker moet aanwezig zijn. Een cliënt moet afhankelijk van het type afspraak over een bepaalde aanwezigheid beschikken.

Aanwezigheid medewerker

Een medewerker kan verschillende aanwezigheid statussen hebben:

• Aanwezig (P)

• Te bevestigen (V)

• Bezet (B)

• Afgemeld (A)

• Geen werktijd (W)

• Gereserveerd (R)

Alleen indien de medewerker de status ‘Aanwezig’ heeft, dan wordt de tijd meegeteld in de verantwoording van de uren van de medewerker.

 Aanwezigheid cliënt

De verschillende externe aanwezigheid statussen voor een cliënt zijn:

• Plaatsgevonden (P)

• Te laat afgemeld  (T)

• Niet verschenen (N)

• Op tijd afgemeld (O)

• Niet van toepassing (V)

• Externe productie (E)

 Een cliënt moet, afhankelijk van het type afspraak, over een bepaalde aanwezigheid beschikken. Verantwoording van tijd wordt alleen in de volgende situaties berekent:

• Voor het type afspraak C(ontact) en S(ysteemcontact) geldt, dat de externe aanwezigheidsstatus P(laatsgevonden), T(e laat afgemeld), N(iet verschenen) of E(xterne productie) moet zijn.

• Voor het type afspraak G(roep (poli/ambulant)) en D(agbesteding (voor registratie van deeltijdactiviteiten)) en O(penstelling (inloop)) geldt, dat de externe aanwezigheidsstatus P(laatsgevonden) of E(xterne productie) moet zijn.

• Voor het type afspraak V(ergadering/cliëntbespreking) geldt, dat de externe aanwezigheidsstatus P(laatsgevonden), E(xterne productie) of (niet )V(an toepassing) moet zijn.

• Voor het type afspraak (opiaten)U(itgifte) en I(ndirecte tijd) moet de externe aanwezigheidsstatus (niet )V(an toepassing) zijn.

• Voor alle overige type afspraken geldt dat de tijd altijd geldt, tenzij de externe aanwezigheidsstatus O(p tijd afgemeld) is.

Verdeling tijdschrijven medewerker over cliënten

Bij afspraken waarop meerdere cliënten of medewerkers geboekt zijn, komt het probleem om de hoek kijken welke tijd aan welke cliënt is besteed.

Bij de groepscontacten kan er sprake zijn van cliënttijd in uren of cliënttijd in dagdelen.

Bij het verdelen van de tijd, worden onderstaande rekenformules gebruikt:

• Directe tijd =  per medewerker de directe medewerker tijd / aantal aanwezige cliënten

• Indirecte tijd = alle indirecte medewerker tijd / aantal medewerkers / aantal cliënten

• Door cliënt ontvangen tijd per medewerker = tijd dat de cliënt aanwezig was / aantal medewerkers

Om dit te demonstreren volgt hier een hypothetisch voorbeeld:

Bij een contact van 60 minuten zijn 4 cliënten aanwezig en 2 medewerkers. Naast de 60 minuten directe tijd, wordt er nog 10 minuten indirecte tijd geboekt. Alle cliënten en alle medewerkers zijn de hele sessie aanwezig in dit voorbeeld. Dit voorbeeld zal resulteren in de volgende opsplitsing:

De kosten zullen in principe bij alle cliënten gelijk zijn, maar de opbrengst zal afhankelijk zijn van het traject dat een cliënt volgt.

Indien een cliënt en/of medewerker niet de hele tijd aanwezig is, dan zal dit ook zo doorwerken in de tijdsverdeling. Bij het voorbeeld zoals hierboven, waarbij medewerker 2 en cliënt 4 slechts 30 minuten aanwezig zijn, zal de opsplitsing als volgt zijn:

Systeem contact en verdeling medewerker tijd

Medewerker tijd wordt bij systeemcontacten alleen toegekend aan de cliënt. Bij personen uit het sociale netwerk (relaties) staat de medewerker tijd dus altijd op 0 ook al heeft de persoon wel contact gehad met een medewerker.

Bij systeemcontacten worden ook geen behandelingsgegevens van relaties meer doorgeladen naar BI.

Een aantal nevenclient afspraken zijn tijdens de conversie van het sociaal netwerk binnen een afspraak niet 'hard' gekoppeld aan een hoofdclient, omdat de hoofdclient niet bekend was binnen de afspraak. De geleverde productie op deze nevencliënten staat in het onderwerpgebied 'Verantwoording geleverde zorg' in apart regels vermeld. In deze regels staat het zorgtraject van de hoofdclient vermeld, maar bij de client en de inschrijving staan de gegevens van de nevenclient. Hiervan staat een aantekening in het 'Extra informatie' veld.

Externe productie

Ook de tijd die geschreven is op medewerkers die niet werkzaam zijn bij de eigen instelling wordt meegenomen in de verantwoording module.  In de Medewerker-dimensie staan alleen die externe medewerkers waarop daadwerkelijk tijd in de agenda geschreven is.

Geen externe zorgactiviteiten en verkoopprijs

De externe zorgactiviteit en de uiteindelijke verkoopprijs is per type traject aan verschillende regels gebonden. De verkoopprijzen en externe zorgactiviteiten zijn daarom opgenomen in de aparte onderwerpgebieden die zich specifiek richten op een traject type bijvoorbeeld DB(B)C, AWBZ en Basis GGZ.

In de module Verantwoording zijn de externe zorgactiviteit, en de uiteindelijke verkoopprijs niet beschikbaar, omdat binnen deze module nog niet overal bekend is of de productie extern declarabel is of niet.