Werklijst en zorgprocessen

Introductie

Zorgprocessen zijn processen bestaande uit één of meerdere acties/subtaken. Zorgprocessen kunnen gedefinieerd worden in de inrichting. Via de knop in de titelbalk van een dashboard kan er een nieuw zorgproces worden toegevoegd.

De werklijst is een lijst met alle activiteiten/afspraken die gepland moeten worden in de agenda en alle zorgprocessen en betreffende taken, die uitgevoerd moeten worden. De werklijst is in elk dashboard op te roepen. De knop voor het openen van de werklijst is in de titelbalk van het dashboard geplaatst.

De werklijst kan ook ontstaan bij het gebruik van zorgpaden 2.0. Alle activiteiten en taken(vanuit gekoppelde zorgprocessen) komen dan bij start van een zorgpad op de werklijst terecht.

Medewerker

​In de werklijst van het medewerker dashboard worden alle zorgproces taken en losse taken getoond die door de ingelogde medewerker dienen te worden uitgevoerd of die zijn gekoppeld aan een discipline die is vastgelegd bij de ingelogde medewerker (in Onderhoud Medewerker). Hierbij wordt rekening gehouden met de geldigheid van het dienstverband van de ingelogde medewerker in combinatie met de 'Start op' datum van een zorgproces of losse taak.

Afdeling/groep of zorgadministratie

In de werklijst van het afdeling/groep dashboard of zorgadministratie dashboard worden alle zorgprocessen en subtaken getoond die door de afdeling/groep of een van de afdeling/groepen van het zorgadministratie level uitgevoerd dienen te worden. Als tijdens het toevoegen van het zorgproces is aangegeven dat de afdeling/groep het proces wil volgen, dan blijft na het voltooien van de laatste taak door de afdeling/groep het proces zichtbaar in de werklijst van de afdeling/groep. Wanneer het proces niet gevolgd hoeft te worden, dan zal na het voltooien van de laatste taak door de afdeling/groep het proces uit de werklijst van de afdeling/groep verdwijnen. De openstaande taken uit het proces zullen dan nog bij de medewerker en/of cliënt getoond worden.

Cliënt

In de werklijst van het cliënt dashboard worden alle zorgprocessen en subtaken getoond die betrekking hebben op de cliënt. Deze subtaken hoeven niet per definitie door de cliënt te worden uitgevoerd.

Werklijst

In de werklijst worden alle zorgprocessen getoond die ooit zijn toegevoegd, maar nog niet zijn afgerond. Elk zorgproces bestaat uit één of meerdere subtaken, die standaard uitgeklapt zichtbaar zijn onder het zorgproces. De zorgprocessen worden gesorteerd per week.

Status
De status van de uitvoering van een werkproces wordt getoond in de percentagemeter. Hier wordt getoond hoeveel procent van de subtaken van het zorgproces al zijn uitgevoerd.

Subtaak uitvoeren
Een subtaak kan worden uitgevoerd door op de playknop te klikken op de regel van de subtaak. User zal dan naar het juiste scherm navigeren om de subtaak uit te kunnen voeren. De subtaak wordt hiermee afgevinkt van de werklijst.

Details
Details van een zorgproces of een subtaak kunnen ingezien worden door op de regel te klikken. Aan de rechterkant wordt het detail scherm geopend.

Menu's bij zorgproces en subtaak
Na het klikken op de 3 puntjes naast het zorgproces of subtaak wordt een klein menu geopend. De inhoud van dit menu is verschillend, afhankelijk of deze bij een zorgproces of een  subtaak wordt geopend. Het menu kan niet worden gebruilkt indien de subtaak al is geannuleerd of afgerond.

Menu bij zorgproces

Subtaak toevoegen
Bij een zorgproces kunnen subtaken toegevoegd worden. De knop voor het toevoegen van een subtaak wordt getoond in het menu bij het zorgproces. Hierna wordt een scherm getoond waarin de subtaak gegevens kunnen worden ingevuld.

Toon alle subtaken
Afgeronde en geannuleerde subtaken tonen. Vanuit het menu (drie puntjes naast een zorgproces) is het mogelijk de optie 'Toon alle subtaken' te kiezen. Hierna worden alle afgeronde en geannuleerde subtaken ook getoond.   De afgeronde subtaken krijgen een groene achtergrond en de geannuleerde subtaken krijgen een rode achtergrond

Volg dit proces
Volg een zorgproces welke nog niet in eigen werklijst wordt getoond.  Het zorgproces wordt hierna getoond in eigen werklijst .

Uitstellen (of vervroegen)
Een zorgproces kan worden uitgesteld in het detailscherm. User vraagt of het zorgproces 1, 2 , 3 of 4 weken uitgesteld moet worden of de gebruiker kan zelf een datum/week selecteren wanneer het zorgproces uitgevoerd dient te worden. Het zorgproces zal na het uitstellen verdwijnen uit de week en verplaatst worden naar een week later in de werklijst. Door middel van zelf selecteren van een week kunnen zorgprocessen ook vervroegd worden. Een zorgproces wordt in zijn geheel verplaatst. Het is niet mogelijk om bepaalde subtaken uit een proces in verschillende weken uit te voeren. Het is wel mogelijk om bepaalde subtaken in een bepaalde week uit te voeren en daarna het proces te verplaatsen naar een andere week.

Zorgproces annuleren
Hiermee kan het zorgproces volledig geannuleerd. Het zorgproces verdwijnt uit de lijst. De al uitgevoerde subtaken worden niet teruggedraaid. 

Menu bij subtaak

Herinner medewerker
Indien de subtaak op naam van een medewerker staat is het mogelijk deze via een notificatiebericht  te attenderen op de openstaande taak.

Subtaak handmatig uitvoeren/Niet uitvoeren (annuleren)
Naast dat een subtaak uitgevoerd kan worden, kan men ook een subtaak handmatig afvinken in het menu. Bijvoorbeeld subtaken die buiten User worden uitgevoerd (e-mail sturen). Daarnaast kan er besloten worden om een subtaak niet uit te voeren. Het annuleren kan ook aangegeven worden in het menu.

Details
Door op het zorgproces of op de subtaak  te klikken worden er aan de rechterkant van het scherm de details van dit zorgproces of deze subtaak getoond. De inhoud van deze details zijn verschillend voor zorgprocessen en subtaken. De details kunnen via het kruis (X) afgesloten worden.

Volgers
Indien het gewenst is om het zorgproces door een andere medewerker en/of andere afdeling/groep te laten volgen, kan deze bij de volgers toegevoegd worden. Het zorgproces wordt dan ook getoond in de werklijst van deze medewerker of afdeling/groep.

Notities toevoegen en bekijken
In het detail scherm kunnen notities, behorende bij een zorgproces of een subtaak, bekeken en toegevoegd worden . De notities worden getoond en zijn aan te maken in het details.  Eigen notities worden met een groene achtergrond getoond. Notities van andere medewerkers worden in blauwe achtergrond getoond.

Toewijzen aan
Een subtaak uit een zorgproces wordt bij het toevoegen van een zorgproces toegewezen aan een medewerker, een cliënt, een afdeling/groep of een discipline. Indien een subtaak aan een medewerker of een cliënt is gekoppeld dan worden ofwel de initialen getoond ofwel de medewerker foto. Voor de afdeling/groep worden de eerste en laatste letter van de afdeling/groep getoond. Voor een discipline worden de initialen op basis van de discipline getoond. Het wijzigen van degene die de taak uit dient te voeren kan in het detail scherm.

Menu in details
Door middel van het menu bij de details (3 puntjes). In dit menu worden dezelfde opties getoond als bij het zorgproces en subtaak.

Afspraken inplannen vanuit werklijst
Indien er bij de client een zorgpad is gestart met daarin voorgedefinieerde activiteiten ingericht, dan worden werklijstitems aangemaakt met een activiteit. Het werklijstitem is dan voorzien van een prikker. Als daar op geklikt wordt, wordt het agenda-overzicht geopend. En als men vervolgens dubbelklikt in het agenda-overzicht wordt een extra optie 'Vanuit werklijst' getoond. Deze optie levert een nieuwe afspraak in de agenda op, met de bekende gegevens vanuit de inrichting en de behandeling.

Zorgproces toevoegen

In de titelbalk of in de werklijst kan vanuit de sticky toolbar een zorgproces worden toegevoegd. Er dient een zorgproces uit de inrichting gekozen te worden.

Wanneer er is ingericht dat een cliënt gekoppeld dient te worden bij de start van een proces zal de gebruiker een cliënt moeten invullen waarover het proces gaat. Daarnaast zal er een afdeling/groep gevuld moeten worden die verantwoordelijk wordt voor het proces. De afdeling/groep wordt default gevuld met de verantwoordelijke afdeling/groep van de cliënt of de afdeling/groep van het dashboard dat geopend is.

Wanneer er acties in dit zorgproces uitgevoerd dienen te worden door een medewerker, zullen deze taken getoond worden in de pop-up.  Voor elke taak wordt een lijst met medewerkers getoond. De inhoud van deze lijst is afhankelijk van de type medewerker die de taak dient uit te voeren. Voorbeeld: is in de inrichting vastgelegd dat een taak uitgevoerd dient te worden door de supervisor, dan wordt de supervisor hier default ingevuld. Als in de inrichting is vastgelegd dat een taak uitgevoerd dient te worden door een modulehouder en de cliënt heeft meer dan 1 actuele behandelmodules, dan zal de gebruiker één van deze modulehouders dienen te selecteren.

Wanneer er acties in dit zorgproces uitgevoerd dienen te worden door een discipline, zullen deze taken getoond worden in de pop-up.  Voor elke taak wordt een lijst met disciplines getoond. Default wordt de ingerichte discipline getoond.

Handelingen uitvoeren in het dossier die op de werklijst staan

Het kan voorkomen dat een gebruiker in het dossier van de cliënt zit en acties hierin uitvoert, zonder dat deze vanuit de werklijst naar de actie toe navigeert. Bv. het invullen van een bepaald meetinstrument. User controleert bij elke actie die een gebruiker uitvoert, of er een corresponderende subtaak op de werklijst staat. Zo ja, dan wordt deze taak automatisch afgevinkt van de werklijst. Het controleren van deze subtaken kan alleen wanneer de handeling gespecificeerd is (in de inrichting of bij het toevoegen van een taak). Als de handeling 'overig' betreft, zal de gebruiker vooralsnog de taak handmatig in de werklijst moeten afvinken. De handelingen die men kan specificeren zijn vooralsnog:

Meting:

1. Klaarzetten
   
2. Overig
   

Document:

1. Aanmaken
   
2. Controleren
   
3. Verzenden
   
4. Overig
   

Vragenlijsten/formulieren/meetinstrumenten:

1. Klaarzetten
   
2. Invullen
   
3. Controleren
   
4. Definitief maken
   
5. Overig
   

Voorbeeld: Op de werklijst staat dat er een intakevragenlijst ingevuld dient te worden en wanneer de taak is afgerond dient de vragenlijst gecontroleerd te worden. Wanneer een medewerker uit zijn hoofd bedenkt dat de intakevragenlijst ingevuld moet worden en niet vanuit de werklijst naar de taak navigeert, maar in het dossier de vragenlijst invult, dan zal alsnog de taak 'Intake vragenlijst invullen' afgevinkt worden van de werklijst. Op deze manier staat de medewerker die de taak controleren uit moet voeren niet eeuwig te wachten totdat hij zijn taak kan uitvoeren als andere medewerkers niet netjes hun taken afvinken.

Handelingen van type aanmaken

Metingen, vragenlijsten, formulieren en meetinstrumenten kunnen in de inrichting gespecificeerd worden met de handeling 'aanmaken' of 'Klaarzetten'. Dit houdt in dat de meting, vragenlijst, formulier of het meetinstrument klaar wordt gezet in het dossier van de cliënt. Deze handeling wordt door User automatisch aan het begin van de week uitgevoerd. Voorbeeld: er wordt een zorgproces klaargezet bij een cliënt waarbij in week 50 drie meetinstrumenten dienen te worden aangemaakt. Aan het begin van week 50 zal een job draaien die deze drie meetinstrumenten klaar zal zetten. De meetinstrumenten komen op deze manier in de juiste week beschikbaar op het cliëntportaal. De handeling 'aanmaken' bij documenten zorgt er niet voor dat er automatisch een brief wordt aangemaakt, dit blijft een handmatige actie.

Filter

Via het filter bestaat de mogelijkheid, om alleen de regels in de werklijst te tonen die voldoen aan de door u gekozen criteria. Deze criteria kunnen, via aanvinken van waarden, worden geselecteerd.

Hiervoor worden de volgende filteropties getoond: Afspraaktype, Client (behalve op het cliënt dashboard), Week, Type Taak, Behandeling en Toegewezen aan

Per filteroptie kan er, afhankelijk  van de waarden welke er in de lijst getoond worden, gefilterd worden op 1 of meerdere waarden.  Binnen één filteroptie geldt een OF functie. Dit betekent dat alle regels  getoond worden die aan één van de geselecteerde criteria voldoet. Tussen de verschillende filteropties bestaat een EN functie. Dit betekent dat aan de waarden van beide(of meer) filteropties dient te voldaan om in de lijst getoond te worden.

Filteropties

Afspraaktype
Toont alleen de afspraaktypes, behorende bij de werklijstregels welke gegenereerd zijn vanuit het zorgpad. 
Deze filteroptie is niet van toepassing op zorgproces, subtaken of taken.

Client (niet beschikbaar op het cliënt dashboard)
Toont de cliënten waarvoor werklijstregels uitgevoerd of gepland moeten worden. Op de behandelaars dashboards wordt bij het filteren op een cliënt alle werklijst taken getoond die vallen onder een zorgproces van de gefilterde cliënt en die zijn gekoppeld aan de ingelogde medewerker of zijn gekoppeld aan een discipline van de ingelogde medewerker.

Week
Toont de weken waarin werklijstregels uitgevoerd of gepland moeten worden.

Type taak
De waarden met de omschrijvingen van zorgprocessen, subtaken of taken

Behandeling
De behandeling behorende bij de werklijstregels welke gegenereerd zijn vanuit het zorgpad.
Deze filteroptie is niet van toepassing op zorgprocessen, subtaken of taken.

Toegewezen aan
Toont de cliënten, medewerkers, afdeling/groep of disciplines waaraan het zorgproces, de subtaken of  de taken zijn toegewezen. Toont daarnaast ook de waarden behorende bij de activiteiten-werklijstregels uit het zorgpad.

Status
Aanvinken(inclusief afgesloten items) als men ook de afgesloten items uit een werklijst wil zien. Groene items zijn uitgevoerd, rode items zijn geannuleerd.

Filter toepassen
Wanneer één of meerdere filteropties zijn geselecteerd wordt de knop 'Filter toepassen' getoond. Hiermee kan het filter worden uitgevoerd en worden de gefilterde waarden in de werklijst getoond. De knop blijft onzichtbaar totdat er een nieuw filter wordt ingesteld of opgeslagen filter wordt geselecteerd.

De geselecteerde filteropties worden onder de kop 'Filteren op' getoond. Door middel van gebruik van de 'Wis filters' knop kan het filter worden opgeheven, waarna de gehele werklijst wordt getoond.

Filter opslaan
Het is mogelijk om een aangemaakt filter op te slaan. Klik daarvoor op de 3 puntjes waarna de optie 'opslaan' of 'opslaan als' wordt getoond. Opgeslagen filters staan onder 'Mijn filters'

Standaard filter
Een opgeslagen filter kan ook als standaard worden ingesteld. Dit filter wordt in de werklijst als standaard getoond na inlog van de gebruiker.

Afhankelijkheden tussen werklijst-items

Introductie

De opbouw van een werklijst is afhankelijk van een aantal zaken in het primaire proces of van handelingen die zelf in een werklijst plaatsvinden.

Hieronder worden de zaken beschreven die opbouw van de werklijst beïnvloeden.

Annuleren van een activiteit in een werklijst.

Bij het annuleren van de 'Intake en screening' worden de onderliggende taken uit het gekoppelde werkproces ook op geannuleerd gezet en verdwijnen dus ook uit de werklijst.

Als men een taak uit het gekoppelde werkproces annuleert dan worden de activiteiten en andere items NIET geannuleerd.

In bovenstaand voorbeeld is een taak afhankelijk van een andere taak.

De taak 'Integreren informatie' is afhankelijk van 'Verzamelen en analyseren randvoorwaarden'. Indien u de taak 'Verzamelen en analyseren randvoorwaarden' annuleert, dan wordt de taak 'integreren informatie' losgekoppeld van de eerste taak en kunt u deze nog wel uitvoeren. Deze taak wordt dus NIET geannuleerd. De tekst 'deze taak kan pas uitgevoerd worden als de taak....' wordt wel verwijderd.

Activiteiten in een andere week plannen
Indien men een activiteit in een andere week plant dan de werklijst aangeeft, dan kan dat gevolgen hebben voor het hele zorgpad.

Als u de activiteit bijvoorbeeld twee weken eerder plant dan volgens de werklijst is aangegeven, dan betekent dat de opvolgende activiteiten (binnen dezelfde behandeling) ook twee weken zullen opschuiven.

Dit kan gevolgen hebben voor het hele zorgpad. Als u de eerste activiteit binnen een behandeling bijvoorbeeld 2 weken eerder plant dan volgens de werklijst, dan kan het zijn dat de hele fasering voor het zorgpad opschuift.

Al ingeplande activiteiten verwijderen
Inden u activiteiten uit de agenda verwijdert (niet afmelden of een andere status), dan worden deze activiteiten weer toegevoegd aan de werklijst. Dit kan dus betekenen dat er andere werklijst-items opschuiven.

Fasering van behandelingen in een zorgpad.
De fasering van behandelingen in een zorgpad is gebaseerd op het aantal activiteiten en de frequentie daarvan binnen een behandeling, wat resulteert in een verwachte startdatum van de volgende fase(behandeling) op basis van de verwachte einddatum van een voorgaande fase(behandeling).

Indien er een geplande startdatum is ingevuld (wat een andere datum kan zijn dan de verwachte startdatum en wat dan weer resulteert in een andere verwachte einddatum) dan is de fasering daarop ingesteld.

 

Rollen

Rollen:	Omschrijving:
WERKLIJST	Geeft de mogelijkheid om een werklijst te kunnen openen en alle acties hierin uit te kunnen voeren en zorgprocessen te kunnen toevoegen.

 

• Related Articles

• Kamer en bed

  Kamer en bed Kamer en bed locaties Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Instantie/afd/grp - Kamer en bed locatie. Middels deze module kunnen Kamer en Bed locaties worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Bij het toevoegen van Kamers ...

• Psychosociale en omgevingsproblemen

  Psychosociale en omgevingsproblemen Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Behandeling/traject - Psychosociale en omgevingsproblemen. In deze codetabel kunt u de coderingen vastleggen t.b.v. classificering van psychosociale en ...

• Hoofd- en onderaannemerschap (algemeen)

  Hoofd- en onderaannemerschap - Algemeen Onderwerp Soort Omschrijving Hoofd- en onderaannemersschap Hoofdaannemerschap (inkomend) Het doel van hoofdaannemerschap is om productie uit het pakket van de onderaannemer geregistreerd te krijgen door een ...

• Klinische en deeltijdverrichtingen genereren

  Klinische en deeltijdverrichtingen genereren Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel Beheer - Correctie - Klinische en deeltijdverrichtingen genereren Dit scherm kunt u gebruiken als bij een afdeling/groep vergeten is om een ...

• (Juridische) titels en machtigingen

  (Juridische) titels en machtigingen Deze module is te benaderen via het cliëntdashboard. Deze module toont alle (juridische) titels en machtigingen van de cliënt, met daarbij ook onder welke inschrijving de status is opgevoerd. Deze weergave wijkt af ...