Een administrator (admin) is verantwoordelijk voor het onderhouden van het platform vanuit de beheerdersomgeving, het aanmaken van nieuwe accounts en is de eerstelijnshulp voor gebruikers binnen de instelling.

Alleen personen met de rol ADMINISTRATOR hebben toegang tot dit deel van Jouw Omgeving.

 

Gebruikersbeheer

1. Log in op je beheerderaccount en klik op Gebruikers. Hier wordt een overzicht getoond van alle gebruikers binnen de installatie.
2. Op staging- en trainingsomgevingen kunnen hier snel testaccounts worden aangemaakt. Klik op het tandwieltje en dan op + Test gebruikers toevoegen.
3. Kies welke behandelprogramma's je wil starten voor de testcliëntaccounts en vul het aantal testsets in dat je nodig hebt. Ook kun je de header kiezen die iedere account krijgt.
   
   
4. Klik op Opslaan. Er worden nu testsets aangemaakt van cliënt-ouder-behandelaar die aan elkaar zijn gekoppeld. De gebruikersnaam is ook het wachtwoord. Je logt in dit voorbeeld in met:
   • Gebruikersnaam: client1229
   • Wachtwoord: client1229
5. Om een gebruiker toe te voegen, ga je naar de tab Gebruikers en klik je op Gebruiker toevoegen.
6. Alleen de voor-, achter- en gebruikersnaam zijn verplicht, maar om goed gebruik van Jouw Omgeving te kunnen maken, is ook het e-mailadres belangrijk. Indien Jouw Omgeving de primaire gegevensbron is - en er dus geen EPD/ECD naast wordt gebruikt - zijn de overige gegevens ook van belang.
   • De Gebruikersnaam is de naam waarmee de gebruiker inlogt. Het is aan te raden hier een vast format voor aan te houden. Bijvoorbeeld voorletter+achternaam in kleine letters, aan elkaar. Op deze manier werk je consistenter en is het doorzoeken van het cliëntbestand eenvoudiger. Ingewikkelde en/of lange gebruikersnamen zijn bovendien moeilijk te onthouden voor gebruikers.
   • De Schermnaam is de naam die op het platform aan andere gebruikers wordt getoond. Deze wordt automatisch ingevuld wanneer je de voor- en achternaam invult. Hier hoeft de Admin dus niets te doen, tenzij je deze wilt wijzigen. Gebruikers kunnen deze naam ook zelf wijzigen via hun Profieltegel.
   • Er kan geen gebruiker worden uitgenodigd zonder een E-mailadres. Om een account wordt er namelijk een activatiemail gestuurd. Het e-mailadres wordt ook gebruikt als de gebruiker het wachtwoord is vergeten.
   • Hoewel gebruikers meerdere rollen kunnen hebben, kan bij Standaard rol een defaultrol worden ingevoerd, zodat de gebruiker, ook wanneer ze nog niet gekoppeld zijn aan andere gebruikers, de juiste rechten heeft. Het correctie dashboard wordt bijvoorbeeld getoond bij de eerste keer inloggen.
7. Er zijn twee manieren om iemand te activeren:
   • De meest gebruikelijke manier is om een activatiemail te sturen, omdat de gebruiker dan zelf hun account kan activeren. Wanneer de gebruiker het account activeert, wordt er een vinkje bij Actief gezet. Het versturen van de activatiemail wordt hieronder uitgelegd.
   • Een Admin kan ook iemand handmatig activeren door een vinkje bij Actief te zetten. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan wanneer er een testaccount wordt aangemaakt, die de Admin meteen wil gebruiken. Maak je van deze manier gebruik, voer dan tevens een wachtwoord in (dit is niet nodig als het account door middel van een activatiemail wordt geactiveerd).
     Na Opslaan kan er worden ingelogd met de aangemaakt gebruikersnaam en wachtwoord.
     Gebruikers die op Inactief worden gezet, blijven in het gebruikersoverzicht staan. In verband met privacywet- en regelgeving is Jouw Omgeving verplicht deze accounts te bewaren.
8. Het Extern ID is het ID in het patiëntendossier van de zorgorganisatie. Indien er data-uitwisseling nodig is tussen de systemen wordt dit ID gebruikt om te koppelen. Daarnaast kun je deze ID gebruiken bij het melden van bugs, zodat er geen cliëntgegevens zoals naam of geboortedatum hoeven worden gedeeld. Privacygevoelige gegevens mogen nóóit via e-mail worden gedeeld, omdat we de veiligheid van dit medium niet kunnen garanderen.
9. Vul eventueel overige gegevens van de gebruiker is en klik op Opslaan.

Gebruikers bewerken

Zodra een nieuwe gebruiker is aangemaakt, verschijnen er een aantal tabs:

• Wachtwoord: Het is mogelijk om een wachtwoord op een later moment aan te maken of om een wachtwoord om veiligheidsredenen te veranderen. De gebruiker kan dan niet meer inloggen met het wachtwoord dat ze zelf hebben aangemaakt via de activatiemail.
• Rollen: Hier kun je rollen toevoegen en verwijderen aan een gebruiker. Bijvoorbeeld wanneer een GUARDIAN het protocol Oudertraining wil volgen en daarom de rol CLIENT moet hebben.
• Relaties: Hier leg je relaties tussen gebruikers, waarmee bepaald wordt welke inzage gebruikers in elkaar activiteiten hebben. Het is dus van belang om ervoor te zorgen dat juiste personen de juiste relatie tot elkaar hebben. Als extra beveiliging is het niet mogelijk conflicterende rollen aan een gebruiker te koppelen. Zo kan een gebruiker met standaard rol CLIENT nóóit COUNSELOR worden van een andere gebruiker.
  Relaties worden wederkerig aangemaakt. Maak je Cees bijvoorbeeld cliënt van hulpverlener Hylke, dan is Hylke automatisch hulpverlener van cliënt Cees.
  Je kunt meerdere relaties koppelen aan één persoon. Zo bouw je het netwerk rond een gebruiker op.
• Programma's: Hier worden alle beschikbare geprotocolleerde behandelprogramma's en eLearnings getoond. Door op Starten te klikken, wordt het programma toegevoegd aan het dashboard van de gebruiker. Afhankelijk van de instellingen van een protocol, kunnen de programma's alleen voor specifieke rollen worden gestart. De Admin kan eenmaal gestarte programma's niet deactiveren, verwijderen of accenten veranderen.
• Dossier: Wanneer de zorgorganisatie gebruikmaakt van onze module Dossier kunnen hier dossierformulieren worden gedownload en externe documenten worden toegevoegd. Hulpverleners kunnen dit ook zelf doen in de Dossiermodule.
  Het dossier is standaard zichtbaar voor alle zorgprofessionals die in relatie staan tot de cliënt. Zij kunnen externe documenten alleen downloaden binnen hun account als ze dit binnen de werkomgeving van de organisatie doen.
  De cliënt en ouders hebben inzage in de documenten als de hulpverlener dit zo heeft ingesteld tijdens het uploaden van het document.
• Apparaten voor 2FA: Wanneer de organisatie gebruikmaakt van 2-factor authenticatie moet hier het telefoonnummer worden ingevuld waar de sms-code naartoe gestuurd kan worden. Het nummer moet een 06-nummer zijn en zonder spaties of streepjes worden ingevuld.
• Activatie: Op de Activatietab staat de uitnodiging die wordt verstuurd naar de gebruiker om het account te activeren. Klik op Verstuur. De gebruiker ontvangt nu een activatiemail die 28 dagen geldig is. Wanneer de gebruiker de account niet activeert, wordt er op de 3e, 7e, 14e en 26e dag een herinnering gemaild. Behandelaars worden op de hoogte gehouden van het uitblijven van de activatie door hun cliënten op de 14e dag én na het aflopen van de activatieperiode.
  Deze tab is alleen beschikbaar wanneer het account status Inactief heeft.

Gebruikers verwijderen

De algemene bewaarplicht van een medisch dossier is 20 jaar. Vandaar dat Jouw Omgeving deze termijn in de basis ook hanteert en faciliteert tijdens de lopende dienstverlening. De verantwoordelijkheid van het daadwerkelijk bewaren, ligt bij de zorgorganisatie.

Als een organisatie wenst dat accounts of dossiers na een bepaalde tijd volledig uit Jouw Omgeving worden verwijderd, kan hiervoor een verzoek worden ingediend bij onze supportafdeling.

Bewerk de gegevens van de te verwijderen accounts als volgt:

1. Gebruikersnaam, Voornaam en Achternaam: typ "VERWIJDEREN"
2. Haal het e-mailadres weg
3. Klik op Opslaan
4. Dien het verzoek in via Zendesk of stuur een mail naar support@jouwomgeving.nl. Geef hierbij de reden aan waarom de accounts verwijderd dienen te worden.

Op deze manier weet onze supportafdeling zeker dat ze de juiste accounts verwijderen en wordt dit opgenomen in de logging van acties op het platform. Vanaf dat moment is het account niet meer terug te leiden naar een specifiek persoon. Doe dit dus pas op het moment dat het account echt weg kan!

N.B. Verwijder nooit accounts van zorgverleners. Alles wat diegene ooit in het platform heeft gedaan, wordt dan ook verwijderd. Deze accounts kunnen op Inactief gezet worden.

N.B. Verwijder alleen accounts waarvan de gegevens uit het dossier op een andere plek in de organisatie geborgd zijn. De bewaarplicht blijft immers van kracht.