How-to | Factureren en declareren (Billing)
Inhoudsopgave
- Aanmaken facturen
- Inzien facturen
- Aanmaken financiële aanlevering
Aanmaken facturen
In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden aangemaakt. De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Aanmaken facturen
Het selecteren van declaratieregels
Het beginscherm bestaat uit het invullen van parameters om een bepaalde selectie te maken. Er zijn vijf verplichte parameters waarbij de eerste regel ingevoerd moet worden om de opvolgende regel in te kunnen vullen:
•Factuurstroom (verplicht veld): bevat de factuurstromen aanwezig in het EPD zoals het ZPM_FZ of het ZPM_GGZ. Er kan maar één factuurstroom gekozen worden.
•AGB-code (verplicht veld): bevat de AGB-codes van de zorginstellingen. Er kan maar één AGB-code gekozen worden.
•Periode vanaf (verplicht veld): bevat maandelijkse periodes zoals september 2022. Er kan gezocht worden op de periodemaand en/of jaartal. Er kan maar één periode geselecteerd worden.
•Periode t/m (verplicht veld): bevat maandelijkse periodes zoals september 2022. Er kan gezocht worden op de periodemaand en/of jaartal. Er kan maar één periode geselecteerd worden.
•Factuurwijze (verplicht veld): bevat factuurwijzen Vecozo en restitutienota. Vecozo facturen zijn facturen die digitaal verzonden worden naar de zorgverzekeraar en restitutienota’s zijn facturen die op papier verzonden kunnen worden naar instanties en cliënten. Dit is een meerkeuzeveld.
Om tot een selectie actie te komen, moet tot slot gekozen worden welke declaratieregels zichtbaar worden gemaakt. Dit is een meerkeuze veld. Er kan gekozen worden voor de volgende opties:
•Toon alle declarabele regels: bevat alle declarabele regels
•Toon alle geparkeerde regels: bevat alle declaratieregels die zijn geparkeerd voor declaratie
•Toon alle uitgesloten regels: bevat alle declaratieregels die zijn uitgesloten voor declaratie
Nadat op 'Zoeken' is geklikt worden de betreffende declaratieregels ingeladen. Dit kan even duren en is afhankelijk van de hoeveelheid declaratieregels die op dit moment klaarstaan.
De zojuist opgegeven parameters zijn aan te passen door op 'Nieuw selectie starten' te klikken. Automatisch worden hier al de parameters gevuld van de huidige selectie, zodat eenvoudig één of meerdere parameters zijn aan te passen.
Overzicht van declaratieregels
Na laden van de gegevens kunnen op het scherm drie kolommen zichtbaar gemaakt worden. Dit zijn van links naar rechts de volgende:
•Betalers: bevat de naam en het totaalbedrag debet en credit van de betaler. In deze kolom zijn de namen zorgverzekeraars zichtbaar indien gekozen wordt voor factuurwijze Vecozo. Wanneer gekozen wordt voor factuurwijze restitutienota zijn ook instanties zichtbaar en bevat deze kolom een regel met de naam overige betalers. Deze overige betalers zijn cliënten die hun eigen factuur moeten betalen.
•Cliënten: nadat op de naam van de betaler wordt geklikt worden alle cliënten getoond waarvoor declaratieregels klaar staan.
•Prestaties: na klikken op de naam van de cliënt worden de betreffende prestaties van de cliënt die klaarstaan voor declaratie getoond. Hier worden onder andere het tarief, declaratiebedrag en eventuele uitvalredenen of retourcodes getoond. Eventueel kan rechts bovenin geklikt worden op het kruisje om de prestaties voor deze cliënt weer te sluiten.
Klikken op de betreffende declaratieregel leidt naar een detailpagina met daarop alle details zoals deze ook meegaan op de factuur en in het declaratiebericht. Terugkeren naar het overzicht kan door op de pijl en tekst 'terug naar overzicht' te klikken.
Alle kolommen zijn sorteerbaar door met de muis op de titel te staan, waardoor er een (klikbaar) pijltje verschijnt.
Een declaratieregel kan in dit scherm één van de volgende statussen hebben:
Status | Omschrijving |
|---|---|
Gereed | Voor deze regel zijn geen blokkerende uitvalredenen gevonden en deze regel kan dan ook onderdeel worden van een factuur. |
Uitval | Voor deze regel zijn vanuit het controle framework blokkerende uitvalredenen gevonden. Deze regel is dan ook op dit moment niet te declareren. |
Afgekeurd (ter beoordeling) | Deze regel is ooit onderdeel geweest van een factuur, maar is door de betaler afgekeurd. Na afkeur is een kopie van de regel gemaakt en teruggezet om eventueel opnieuw onderdeel te worden van een factuur. Wanneer vanuit de registratie een update van de declaratieregel wordt ontvangen dan wordt deze automatisch weer op de status 'Gereed' geplaatst. Het idee is dat een update van het bronsysteem het probleem waarschijnlijk oplost. Dit scheelt administratieve handelingen. |
Validatiefout | Deze regel is ooit onderdeel geweest van een factuur, maar bij het aanmaken van een declaratiebericht stuitte deze regel op validatiefouten. Ook deze regel wordt net zoals een afgekeurde regel automatisch weer op 'Gereed' geplaatst wanneer er een aanpassing plaatsvindt in de registratie. |
Kwaliteitscontroles
Nadat een prestatie of product is afgeleid wordt deze naar de facturatiemodule gestuurd. Voordat deze prestatie of product op het scherm wordt weergegeven wordt deze eerst gecontroleerd tegen allerlei kwaliteitscontroles. Hierin liggen allerlei bedrijfsregels vast waaraan een declaratieregel moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de minimale aanwezigheid van bepaalde elementen, maar deze controles kunnen ook verder gaan. Bijvoorbeeld of een bepaalde prestatie wel heeft plaatsgevonden binnen een bepaalde tijdsspanne.
Binnen de kwaliteitscontroles wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds uitval en anderzijds een waarschuwing. Bij een uitvalreden wordt een uitroepteken getoond in een rode cirkel 
. Deze declaratieregels zijn dan ook niet te verzenden. Dit is dan ook echt blokkerend. Bij een waarschuwing wordt een oranje/geel waarschuwingsicoon getoond 
. Deze controle is niet blokkerend voor facturatie, maar vraagt wellicht wel een controle van de betreffende regel. Mogelijk leidt dit later in het proces nog tot afkeur van de betaler.
Het waarschuwingsicoon wordt ook getoond bij de cliënt wanneer op prestatieniveau declaratieregels aanwezig zijn met een uitvalreden of een waarschuwing.
Alle controles die op dit moment worden uitgevoerd zijn te vinden op de Confluence pagina.
Filteren
Nadat op basis van de factuurstroom, AGB-code, periode vanaf en periode t/m een selectie is gemaakt kan deze vervolgens gefilterd worden. De aanwezige filters zijn afhankelijk van de gekozen factuurstroom. Enkele voorbeelden zijn de filters op status, retourcode / uitvalreden, cliënt en prestatiecode.
Na het toepassen van de filters zijn alleen nog die regels aanwezig die voldoen aan alle geselecteerde filteropties. Wanneer bijvoorbeeld in het filter voor status gekozen is voor 'validatiefout' en in het filter bij de retourcodes / validatiefout voor '9419 - Plaatsingsbesluit mag niet voorkomen' dan worden alleen die regels getoond waarbij zowel de status validatiefout is EN de retourcode 9419 voorkomt.
Selecteren van declaratieregels
Op elk niveau (betalers, cliënten en prestaties) kunnen regels aan- of uitgevinkt worden door op de checkbox te klikken.
Het aan- en uitvinken van een declaratieregel werkt door op het lagere of hogere niveau. Enkele voorbeelden:
•Wanneer een cliënt wordt uitgevinkt zullen ook automatisch alle onderliggende declaratieregels worden uitgevinkt
•Wanneer een betaler niet is aangevinkt en vervolgens wordt een onderliggende cliënt aangevinkt dan wordt zowel de betaler als de onderliggende declaratieregels aangevinkt
•Worden alle declaratieregels bij een cliënt uitgevinkt dan wordt ook de cliënt zelf uitgevinkt
Wanneer een regel niet aangevinkt kan worden is er sprake van een uitvalreden of retourcode en zal ook een fouticoon getoond worden. Na klikken op dit icoon wordt meer informatie getoond.
Relaties tussen declaratieregels
In het scherm worden de volgende relaties tussen declaratieregels weergegeven:
1.Een prestatie met bijbehorende toeslag.
Dit is zichtbaar middels een gestreepte lijn. Een toeslag is alleen te selecteren als deze gezamenlijk met de hoofdprestatie in dezelfde factuur zit of als de hoofdprestatie al (gedeeltelijk) is goedgekeurd. De hoofdprestatie is natuurlijk wel los te selecteren van de toeslagen.
2.Een debet en credit prestatie die bij elkaar horen
Dit is zichtbaar middels een doorgetrokken lijn. Een debet is alleen te selecteren als deze gezamenlijk met de credit in dezelfde factuur zit of als de credit al is goedgekeurd. Een credit is natuurlijk wel los te selecteren van de debet.
3. Wanneer een prestatie als is gedeclareerd en goedgekeurd, maar de bijbehorende toeslag(en) nog niet dan is dat op deze manier zichtbaar:
Rechts bovenin staat het totaalbedrag getoond van alle geselecteerde regels bij elkaar opgeteld. Dit bedrag verandert als er een of meerdere regels aan of uit worden gezet.
Als alle gewenste regels geselecteerd zijn worden de facturen aangemaakt door op de knop FACTUREN AANMAKEN te klikken. Wanneer een filter is ingesteld worden alleen die declaratieregels onderdeel van de factuur die binnen het filter vallen. Is bijvoorbeeld één specifieke cliënt geselecteerd, dan wordt alleen een factuur aangemaakt voor die specifieke cliënt.
Parkeren en uitsluiten
Declaratieregels die nog geen onderdeel uitmaken van een factuur kunnen geparkeerd of uitgesloten worden op vier verschillende niveaus:
•Betaler: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij de geselecteerde betaler. De opties zijn te bereiken door te hoveren over de regel van de betaler en het menu te openen.
•Cliënt: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij de geselecteerde cliënt. De opties zijn te bereiken door te hoveren over de regel van de cliënt en het menu te openen.
•Zorgtraject: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij het betreffende zorgtraject. De opties zijn te bereiken door te hoveren over een declaratieregel die bij het betreffende zorgtraject hoort en vervolgens het menu te openen.
•Declaratieregel: parkeert of sluit de de betreffende declaratieregel uit. De opties zijn te bereiken door te hoveren over een declaratieregel en het menu te openen.
Bij parkeren of uitsluiten worden alleen declaratieregels meegenomen die horen bij die betreffende financieringsstroom. Wordt een betaler geparkeerd dan geldt dat bijvoorbeeld alleen voor ZPM GGZ en niet voor een andere financieringsstroom.
Bij het parkeren of uitsluiten van de betaler, cliënt en zorgtraject krijgt de medewerker financiële administratie de keuze om ook alle toekomstige declaratieregels behorende bij de betaler, cliënt of zorgtraject te parkeren of uit te sluiten. Wordt voor deze optie gekozen dan worden ook alle toekomstige declaratieregels die op het moment van parkeren of uitsluiten nog niet bekend waren in de declaratiemodule standaard geparkeerd of uitgesloten. Wordt op 3 mei een parkeeractie gedaan voor een cliënt waarbij ervoor gekozen is ook toekomstige regels te parkeren, dan zal bij het inlezen van de declaratieregel van 4 mei deze automatisch geparkeerd worden. Wordt niet gekozen voor het parkeren of uitsluiten van toekomstige regels dan worden alleen alle declaratieregels van voor 3 mei die nog niet gedeclareerd zijn geparkeerd. De regel van 4 mei wordt dan niet standaard geparkeerd.
Wanneer een reeds geparkeerde betaler, cliënt, zorgtraject of declaratieregel wordt uitgesloten dan wordt eerst de parkeerstatus opgeheven voordat deze vervolgens uitgesloten wordt. Andersom geldt dit ook. Bij een uitgesloten regel die geparkeerd wordt, wordt eerst het uitsluiten opgeheven voordat deze geparkeerd wordt.
Het parkeren en uitsluiten is op te heffen door op de geparkeerde of uitgesloten betaler, cliënt of declaratieregel te gaan staan en in het menu te kiezen voor het opheffen van parkeren of uitsluiten. In dat geval wordt voor de betreffende declaratieregels het parkeren of uitsluiten opgeheven en zullen ook alle toekomstige regels niet meer automatisch worden geparkeerd of uitgesloten. Indien na opheffen van parkeren of uitsluiten de regels direct mee moeten met de declaratie zullen deze handmatig weer geselecteerd moeten worden. Bij de eerstvolgende keer ophalen van de declaratieregels zijn deze wel automatisch weer geselecteerd.
Het parkeren of uitsluiten wordt zichtbaar gemaakt in het overzicht van de declaratieregels door voor de regel een parkeer- of uitsluiticoon te tonen. Op detailniveau van de declaratieregel wordt ook getoond of de regel geparkeerd of uitgesloten is en wordt daarnaast ook de reden en eventuele toelichting getoond.
Door middel van een filter kan geselecteerd worden welke declaratieregels getoond moeten worden: de declarabele, de geparkeerde en/of de uitgesloten regels. Standaard worden de declarabele en geparkeerde regels getoond. Deze moeten nog gedeclareerd worden, al dan niet na het oplossen van een bepaald probleem. Voor de uitgesloten regels is bewust gekozen om deze niet meer te gaan declareren. Deze worden dan ook niet getoond.
Aanmaken van facturen
Na het klikken op deze knop worden de facturen aangemaakt uitgesplitst naar de combinatie betaler, periode en AGB-code. Zijn er voor 1 specifieke betaler declaratieregels van 3 periodes voor 2 AGB-codes, dan worden er dus 6 facturen aangemaakt.
Nadat dit proces is voltooid zullen de aangemaakte facturen gebaseerd op de specifieke selectie worden getoond. Direct hierna start het aanmaken van de declaratieberichten en zullen additionele validaties worden toegepast. De pagina haalt continu de actuele status op van deze validatiestap en automatisch zal dan op het scherm verschijnen of de validatie geslaagd is of dat er validatiefouten zijn opgetreden.
Het kan even duren voordat alle facturen zijn aangemaakt. Het scherm kan in de tussentijd worden gesloten en het aanmaken van de facturen loopt op de achtergrond dan door. Via het 'Inzien facturen' kunnen de facturen vervolgens geraadpleegd worden.
Wanneer deze validatiestap voltooid is staat er een conceptfactuur klaar zonder factuurnummer. Na verzenden van de factuur is de factuur definitief en krijgt deze dan ook een factuurnummer. Zie voor meer informatie ook het onderwerp 'Inzien facturen'.
Overzicht / statistieken
Na aanklikken van de knop 'overzicht' verschijnt een scherm met daarin een overzicht van verschillende statussen in de declaratiemodule. De volgende onderdelen worden getoond.
Status verwerken declaratieregels
Geeft aan wat de status is van de declaratieregels die vanuit de afleiding zijn doorgestuurd naar de declaratiemodule.
Naam | Omschrijving |
|---|---|
Te importeren | De declaratieregel is ontvangen vanuit de afleiding, maar moet nog verwerkt worden. |
Wacht op import | De rij is tijdelijk in de wacht gezet, bijvoorbeeld omdat het een toeslag betreft en de hoofdprestatie is nog niet ingelezen. Voor deze rijen wordt later nog eens geprobeerd om deze in te lezen. |
Importeren tijdelijk geblokkeerd | Het importeren is tijdelijk geblokkeerd voor regels die al op een factuur staan. |
Geïmporteerd | De declaratieregel is succesvol geïmporteerd. |
Fout bij importeren | Bij het importeren van de declaratieregel is iets fout gegaan. In principe zou deze situatie zich niet voor moeten doen, want dan is er een technische fout in de software. Mocht dit zich voordoen dan kan hiervoor een Topdesk melding worden aangemaakt en onderzoeken we de situatie. |
Status prestaties
Geeft de status weer van de declaratieregels. Deze ontstaan nadat de regels uit de afleiding zijn omgezet in debets en/of credits.
Naam | Omschrijving |
|---|---|
Gereed | Deze regel is gereed om opgenomen te worden in een factuur en kan geselecteerd worden in het scherm. |
Uitval | Eén of meerdere kwaliteitscontroles zijn niet akkoord. Hierdoor kan de regel niet gedeclareerd worden totdat de uitval is opgelost. |
Wordt verzonden | De regel wordt op dit moment verzonden. |
Gefactureerd | De regel is onderdeel van een (concept) factuur. |
Goedgekeurd | De regel is goedgekeurd door de betaler. |
Deels goedgekeurd | De regel is gedeeltelijk goedgekeurd door de betaler. |
Afgekeurd | De regel is afgekeurd door de betaler. |
Validatiefout | Bij het aanmaken van de factuur is een technische controlefout opgetreden, waardoor deze regel geen onderdeel kan worden van het berichtenverkeer. Deze zal dan geweigerd worden door Vecozo. |
Afgekeurd (ter controle) | Dit is een kopie van de regel die op een factuur heeft gestaan. Na aanpassingen kan deze regel opnieuw ingediend worden. |
Status verwerken facturen
Dit geeft weer wat de huidige status is van het verwerken van de facturen.
Naam | Omschrijving |
|---|---|
Wordt aangemaakt | De factuur wordt op dit moment aangemaakt. |
Te verzenden | De factuur is aangemaakt en heeft geen validatiefouten. Deze kan verstuurd worden. |
Fout bij aanmaken | Bij het aanmaken van de factuur is technisch iets fout gegaan. Neem hierover contact op met Avinty support, zodat gekeken kan worden waar dit technisch fout is gegaan. |
Validatiefouten | Bij het aanmaken van de factuur is een validatiefout ontstaan. De factuur kan hierdoor niet opgenomen worden in het berichtenverkeer. |
Wachten op verzenden | De factuur is in de wachtrij geplaatst om verzonden te worden. |
Wachten op aanmaken | De factuur is in de wachtrij geplaatst om aangemaakt te worden. |
Wordt verzonden | De factuur is opgepakt en wordt op dit moment verzonden naar Vecozo. |
Wacht op antwoord | De factuur is succesvol verzonden naar de betaler en wacht op een retourbericht. |
Te printen | De papieren factuur is aangemaakt en kan geprint worden. |
Fout bij verzenden | Tijdens het verzenden van de factuur naar Vecozo is iets fout gegaan. |
Fout bij verwerken antwoordbericht | Bij het inlezen van het retourbericht heeft zich een technische fout voorgedaan. Neem hierover contact op met Avinty support, zodat gekeken kan worden waar dit technisch fout is gegaan. |
Afgekeurd door Vecozo | De factuur is technisch afgekeurd door Vecozo. |
Goedgekeurd | De factuur is volledig goedgekeurd door de betaler. |
Gedeeltelijk goedgekeurd | De factuur is gedeeltelijk goedgekeurd door de betaler. |
Afgekeurd | De factuur is afgekeurd door de betaler. |
Intern | Dit geeft weer welke creditfacturen er allemaal zijn ontstaan door afkeur. |
Geprint | De papieren factuur is afgedrukt. |
Rollen: | Omschrijving: |
|---|---|
DECLARATIEREGELS_SELECTEREN | Geeft toegang tot het inzien en selecteren van declaratieregels |
FACTUREN_AANMAKEN | Geeft toegang tot het aanmaken van facturen |
Inzien facturen
In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden ingezien.
De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Inzien facturen.
Overzicht alle facturen
In dit overzicht worden alle facturen getoond die voor de verschillende factuurstromen zijn aangemaakt. Zo wordt onder meer het bedrag getoond dat is gedeclareerd en het toegekende en afgekeurde bedrag.
Wanneer de factuur een fout bevat, bijvoorbeeld bij het valideren of wanneer het verzenden van de factuur niet goed is gegaan, wordt dit getoond door middel van een waarschuwingsicoon (uitroepteken in een rode cirkel). De fout kan inzichtelijk worden gemaakt door op het icoon te klikken.
Ook de status van de factuur wordt getoond. De factuur kan één van onderstaande statussen bevatten.
Status | Omschrijving |
|---|---|
Te verzenden | Voor de factuur is een declaratiebericht aangemaakt en hier zijn geen technische of validatiefouten meer in gevonden. Deze factuur is te selecteren en te verzenden naar de betaler. |
Fout bij aanmaken | Bij het aanmaken van de factuur en/of het declaratiebericht heeft zich een technische fout voorgedaan. Neem contact op met Avinty servicedesk onder vermelding van het nummer zoals deze verschijnt als op het fouticoon wordt geklikt. |
Validatiefouten | Bij het aanmaken van de factuur hebben zich enkele validatiefouten voorgedaan. De factuur kan dus ook niet verzonden worden. Eventueel kunnen de regels met validatiefouten uit de factuur gehaald worden voordat deze verzonden wordt. |
Wachten op verzenden | Nadat op de knop is gedrukt voor het versturen van de factuur wordt deze klaargezet om te verzenden. |
Wordt verzonden | De factuur zit op het moment in het proces van verzenden naar Vecozo. |
Wacht op antwoord | Nadat de factuur zonder fouten is afgeleverd bij Vecozo komt deze op 'wacht op antwoord' te staan. |
Fout bij verzenden | Wanneer tijdens het verzenden naar Vecozo zich fouten hebben voorgedaan worden deze getoond op het scherm. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat de Vecozo dienst tijdelijk niet bereikbaar is of omdat het certificaat niet goed is ingericht. Nadat het probleem is opgelost kan de factuur opnieuw verzonden worden. |
Goedgekeurd | Indien alle regels op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler zijn goedgekeurd. |
Deels goedgekeurd | Indien tenminste één, maar niet alle regels, op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler (gedeeltelijk) zijn goedgekeurd., |
Afgekeurd | Indien alle regels op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler zijn afgekeurd. |
Afgekeurd door Vecozo | Indien blijkt dat het declaratiebericht toch niet aan alle technische vereisten voldoet of niet gerouteerd kan worden naar de betaler volgt een afkeur door Vecozo. De afkeurreden zal op factuur-, cliënt of declaratieregelniveau getoond worden. |
Fout bij verwerken retourbericht | Wanneer bij het verwerken van het retourbericht zicht een fout voordoet. Indien dit zich voordoet neem dan contact op met de Avinty servicedesk. |
Alle kolommen zijn sorteerbaar door met de muis op de titel te staan, waardoor er een (klikbaar) pijltje verschijnt.
Filteren facturenoverzicht
Het facturenoverzicht kan gefilterd worden door gebruik te maken van de filteroptie. Zo kunnen bijvoorbeeld de facturen voor een bepaalde factuurstroom, periode of AGB-code worden geselecteerd.
Selecteren van facturen ter verzending
Bij binnenkomst zijn standaard alle facturen geselecteerd die verzonden kunnen worden naar de betaler. Indien een factuur niet verzonden hoeft te worden kan deze worden uitgevinkt door op de checkbox te klikken. Deze checkbox is ook te gebruiken om een factuur eventueel weer aan te vinken, zodat deze mee gaat binnen het verzendproces. Wanneer de bovenste checkbox wordt uitgevinkt, dan zullen alle facturen worden uitgevinkt.
Wanneer een checkbox niet is aan te vinken kan een factuur niet verzonden worden. Dit komt bijvoorbeeld omdat de factuur validatiefouten bevat, of omdat een factuur al verzonden is of retourinformatie heeft ontvangen.
Verzenden van facturen
Na aanvinken van de te verzenden facturen kunnen deze ook daadwerkelijk verstuurd worden. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de knop 'facturen verzenden'. In dat geval worden de facturen gemarkeerd om te verzenden en zullen deze vervolgens één voor één naar Vecozo worden verstuurd.
Het kan even duren voordat alle facturen uiteindelijk ook verzonden zijn. Zo wordt onder andere het bericht nog een keer opnieuw samengesteld en wordt ook het factuurnummer uitgedeeld. Daarna moeten de berichten nog naar Vecozo worden verzonden. Het scherm ververst op de achtergrond automatisch. Wanneer de berichten verstuurd zijn wordt de status dus automatisch aangepast naar 'Wacht op antwoord'.
Indien bij het verzenden van het bericht iets fout gaat wordt dit ook getoond door middel van het fouticoon aan het eind van de factuurregel. Dit kan bijvoorbeeld komen omdat het certificaat niet goed is ingericht of omdat Vecozo op dit moment niet bereikbaar is. Een factuur hoeft daarna niet opnieuw aangemaakt te worden, maar kan opnieuw verzonden worden zodra het probleem is opgelost. Dit kan door de factuur opnieuw aan te vinken om te versturen of door de specifieke factuur opnieuw te verzenden in het detailoverzicht van de factuur.
Ophalen retourberichten
Door op de knop 'Ophalen retourberichten' te klikken worden alle retourberichten opgehaald vanaf Vecozo. Na klikken op deze knop wordt op de achtergrond een proces gestart om dit in gang te zetten. Afhankelijk van de hoeveelheid berichten kan het enige tijd duren voordat alle retourberichten opgehaald en verwerkt zijn.
Door te sorteren op de kolom 'datum retour' kunnen de facturen met de meest recente retourinformatie bovenaan het overzicht geplaatst worden.
Detailoverzicht factuur
Elke factuur is klikbaar en navigeert naar een detailpagina waar alle gegevens met betrekking tot de factuur te vinden zijn. Door op een specifieke cliënt te klikken worden de onderliggende prestaties zichtbaar. Deze prestaties zijn klikbaar en navigeren naar een detailpagina waar alle gegevens met betrekking tot de specifieke prestatie te vinden zijn. Terugkeren naar het overzicht kan door op de pijl en tekst 'terug naar overzicht' te klikken.
Vanuit de factuur kan middels de knoppen bovenin het scherm worden gekozen om het declaratiebericht of het retourbericht (indien aanwezig) te downloaden.
Op detailniveau zijn ook alle fouten inzichtelijk door middel van het fouticoon. Door op het fouticoon te klikken op het niveau van de factuur zelf, de cliënt of op een declaratieregel worden de betreffende fouten getoond. Dit kan een fout zijn bij het verzenden van het bericht, maar kunnen ook retourcodes zijn als al een antwoord van de betaler is ontvangen.
In het detailoverzicht wordt onderscheid gemaakt tussen facturen die naar Vecozo zijn verzonden en degene die een interne (credit) factuur zijn op een gedeeltelijk goedgekeurde of afgekeurde factuur. Het verschil zit hem in verschillende velden op het detailniveau van de factuur. Zo is de 'wijze' bij een interne creditfactuur gelijk aan 'Intern' en zal dit bij een bericht die naar Vecozo wordt verstuurd gelijk zijn aan 'Vecozo'. Daarnaast is bij een interne factuur het gerelateerd factuurnummer aanwezig. Deze verwijst naar de factuur waar (gedeeltelijke) goedkeur of afkeur op is geweest en waar deze interne factuur op gebaseerd is.
Handmatig goed-en afkeuren van facturen
Facturen met de status wordt verzonden, wacht op antwoord, fout bij verzenden of the printen kunnen handmatig goed of afgekeurd worden. Deze functionaliteit is bedoeld om te gebruiken als de betaler niet in staat is om een retourbericht te verzenden of een retourbericht in te lezen. Het wordt aangeraden om deze functionaliteit te gebruiken als er een definitief besluit is genomen door de betaler over de status van de factuur omdat het belangrijk is om het berichtenverkeer aan te houden. Verder kan het verwerken van een groot factuur lang duren door het verwerken van het aantal regels.
Indien er een retourbericht is ontvangen en de factuurregel gedeeltelijk goedgekeurd of goedgekeurd is, is het mogelijk om deze factuurregel te crediteren. Dit is mogelijk gemaakt om in de uitzonderlijke gevallen als een klacht of materiële controle een factuurregel zonder aanleiding van wijziging in de productie opnieuw in te kunnen dienen of uit te sluiten van opnieuw indienen.
Het crediteren is mogelijk door met de cursor op het > teken te staan er te kiezen voor 'crediteren'.
Rollen: | Omschrijving: |
|---|---|
FACTUREN_INZIEN | Geeft toegang tot het inzien van het facturenoverzicht en de factuurdetails |
FACTUREN_VERWIJDEREN | Geeft toegang tot het verwijderen van concept facturen |
DOWNLOAD_DECLARATIEBERICHTEN | Geeft toegang tot het downloaden van declaratoe- en retourberichten |
PULL_DECLARATIE_RETOURBERICHT | Geeft toegang tot het ophalen van retourberichten vanaf Vecozo |
Financiële aanleveringen
Navigatie: Financieel beheer > Facturatie > Financiële aanleveringen.
Het scherm is te benaderen via financieel beheer > Factureren > Financiële aanleveringen. In dit scherm is het mogelijk om een aanlevering in te plannen voor meerdere financieringsstromen zoals ZPM en DBC-MSZ. In deze pagina staat de algemene werking van dit scherm beschreven ongeacht de financieringsstroom en type aanlevering.
Export inplannen
In het scherm 'Financiële aanleveringen kan gekozen worden voor 'Export inplannen'. Er kan onderscheid gemaakt worden in drie types exports.
- OHW
- DIS
Deze individuele werking wordt apart in de handleiding beschreven.
Op dat moment kan gekozen worden om
A) Een eenmalige export te plannen met een peildatum. Deze wordt aangemaakt op de betreffende peildatum.
B) Om vanaf een gekozen peildatum telkens een herhaling plaats te laten vinden. Deze wordt aangemaakt op de betreffende peildatum én telkens op de dag van de gekozen herhaling.
De volgende scenario's kunnen van toepassing zijn:
1. Wanneer het gewenst is om een eenmalige export in te plannen terwijl een herhaling plaatsvindt, dan blijft de herhaling bestaan.
2. Wanneer het gewenst is om de geplande herhaling aan te passen, dan een export opnieuw inplannen met een nieuwe herhaling om deze te overschrijden.
3. Wanneer er gekozen wordt om meerdere exports op een dag in te plannen wordt dit aangegeven door een betreffend 'Volgnummer'. Elke export start met volgnummer 01. Als er meer dan een export gepland wordt dan is het eerstvolgende volgnummer 02 enzovoorts.
4. Indien er meerdere AGB-codes onder eigen instantie zijn ingericht, worden hier aparte exports voor gegenereerd.
Op het moment dat er een export gepland is dan draait er in de nacht een job die de data ophaalt. Wanneer de export op de dag van vandaag wordt ingepland dan draait de job direct.
Export inhoud
De specificaties voor de diverse export types vereisen een verantwoording over een specifieke periode waarbij de einddatum altijd een laatste dag van de gekozen maand is. Hierdoor zal ongeacht de gekozen peildatum in een specifieke maand, altijd de laatste dag van die maand zijn waarover de export gegeneerd wordt.
Export verwijderen
Een export onwenselijk zijn aangemaakt of ingepland zijn. Het is daarom mogelijk om deze exports te verwijderen als de volgende statussen van toepassing zijn: gepland, geen gegevens of foutieve verwerking.
Export versturen
Indien de status TE VERZENDEN getoond wordt, dan kan de export worden verstuurd door te kiezen voor ‘Meer opties’ aan de rechterzijde. En daarna te kiezen voor ‘Versturen aanlevering’. Hierna volgt eenzelfde manier als het verzenden van een factuur. Meer informatie hierover staat in de uitleg over ‘Inzien facturen’. Het is daarom ook mogelijk om de aanlevering in het reguliere facturatieproces mee te laten lopen.
Export downloaden
Indien de status GEREED getoond wordt, dan kan de export worden gedownload door te kiezen voor ‘Meer opties’ aan de rechterzijde. En daarna te kiezen voor ‘Download aanlevering’.
Verdere toelichting financiële aanleveringen scherm
Peildatum | Deze datum is de einddatum waarop de gegevens in de export zijn opgenomen. |
Volgnummer | Hier wordt het volgnummer getoond als er meerdere exports op een dag gegeneerd worden. |
Status | Generieke export statussen: · De status GEPLAND verschijnt als de peildatum van de aanlevering in de toekomst is. · De status IN BEHANDELING verschijnt zodra de export wordt gecreëerd. · De status FOUTIEVE VERWERKING verschijnt als er een technische fout optreedt tijdens het genereren van de export. · De status GEEN GEGEVENS verschijnt als er ook maar voor één AGB geen data beschikbaar is. Er kan niets worden gevonden.
Afhankelijk per werking van het type export (verzenden/downloaden): · De status TE VERZENDEN verschijnt als de export klaar om aan te versturen naar Vecozo. · De status GEREED verschijnt als de export klaar is om te worden gedownload. · De status GEDOWNLOAD verschijnt als de export klaar is om te worden gedownload.
Afhankelijk van importeren van een retourbestand als tussenstap om een export te maken: · De status ANTWOORD WORDT VERWERKT verschijnt als het retourbericht wordt geïmporteerd. · De status FOUTIEF ANTWOORD verschijnt wanneer er een technische fout optreedt gedurende het verwerken van het inkomende bericht · De status ANTWOORD VERWERKT verschijnt als het retourbericht succesvol verwerkt is. · De status FOUTIEVE EXPORT verschijnt als er type 5/validatieberichten in het retourbericht voorkomen. |
AGB code | Hier wordt de instantiecode getoond waarvoor de export gegeneerd is. |
Type | Hier wordt de naam van het type export weergeven. |
Herhaling | Hier wordt de eerstvolgende herhaling getoond. |
Rollen
Rollen: | Omschrijving: |
|---|---|
FINANCIELE_AANLEVERINGEN | Geeft toegang tot de module Financiële aanleveringen met leesrechten. |
Related Articles
Inrichten facturatie en declaratie (Billing)
Op dit moment beschikbaar voor de volgende factuurstromen: ZPM-GGZ ZPM-FZ DBC-MSZ-MSR DBC-MSZ-AP Inhoud Inrichten factuurnummers Inrichten Vecozo certifcaten Configuratie facturatie Inrichten Vecozo certificaten Inrichten ondergrens Factuurnummers De ...Oplossen kwaliteitscontroles facturatie en declaratie (Billing)
Kwaliteitscontroles in de facturatiemodule (Billing) Na afleiding worden de prestaties doorgestuurd naar de facturatiemodule. Wanneer een dergelijke prestatie wordt verwerkt wordt deze gecontroleerd tegen verschillende kwaliteitsregels. De tabel ...FAQ | Registreren, afleiden en factureren
Proces van registratie, afleiding en aanmaken debet/credit Hoe ziet het proces van registratie via afleiding tot aan een debet / credit eruit? Het proces van ZPM registratie tot aan een debet / credit bestaat uit drie stappen en start iedere nacht om ...Inrichten DBC-MSZ facturatie en declaratie
Inhoud Inrichten grootboek MSZ Inrichten grootboek prestaties MSZ Inrichten cluster MSZ Inrichten betaler cluster MSZ Inrichten Verkoopprijs MSZ Inrichten financiële aanlevering DIS Grootboek DBC-MSZ Om financiële transacties te herleiden wordt het ...Bedrijfsregels en rollen basisinrichting
Bedrijfsregels en rollen basisinrichting Uitleg over alle beheer en/of inrichtingsmodules zijn nu op tegelniveau ondergebracht in de handleiding en niet langer in één grote tabel. Informatie voor bewerken handleiding: Onderstaande tekst laten staan! ...