Handleiding Groepsplanning

Handleiding Groepsplanning

1. Permissies 

Er zijn verschillende permissies die effect hebben op de werking van de groepsplanning. Deze permissies zijn te vinden binnen het ECD > Beheer > Autorisatie > Rollen.


De volgende permissies kunnen ingesteld worden: 

Groepsplanning:
Deze permissies hebben effect op de pagina Cliënten > Planning en Pagina Planning > Groepsplanning. 
De lees permissie bepaalt of de betreffende pagina's zichtbaar zijn in het menu en geopend kunnen worden. 
De ander permissies bepalen of afspraken toegevoegd, gewijzigd of verwijderd kunnen worden. 

Groepsplanning fiatteren: 
Deze uitvoeren-permissie bepaalt of een gebruiker afspraken kan fiatteren binnen de Planning > Groepsplanning. 

Groepsplanning: gefiatteerde afspraken:
Deze permissies bepalen of een gebruiker reeds gefiatteerde afspraken nog kan wijzigen of verwijderen. 

2. Filters

Bij het opvragen van de groepsplanning kunnen diverse filters ingesteld worden om snel de juiste selectie van afspraken op te vragen. Bijvoorbeeld voor een bepaalde Organisatorische eenheid (Regio/Locatie), activiteit of specifieke cliënt. 


De volgende filters kunnen ingesteld worden: 

Activiteit: 
Er kan gefilterd worden op één of meerdere "activiteiten". Binnen de keuzelijst worden de functies en producten (functie-complexiteitklasses) getoond die binnen de groepsplanning gepland kunnen worden. 

Regio: 
De regio (OE) waarvoor de gropesplanning opgevraagd wordt. Er kan gekozen worden uit de OE's waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Wordt er geen regio geselecteerd, wordt de groepsplanning voor alle geautoriseerde OE's opgevraagd. 

Locatie: 
De locatie waarvoor de groepsplanning opgevraagd wordt. Standaard worden alle locaties getoond waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Is er al een regio geselecteerd, worden alleen de locaties getoond die onder deze regio vallen. 

Cliënt:
Het is mogelijk om op een specifieke cliënt te filteren. Er kan direct gezocht worden op cliëntnummer, of via het cliënt zoekvenster. 

Aan- /afwezig:
Standaard wordt zowel de afspraken getoond waarbij de cliënt aanwezig is als de afspraken waarbij de cliënt afwezig is. Daarnaast is het mogelijk specifiek te filteren om alleen de aanwezige dan wel afwezige afspraken te tonen.  


Automatisch opslaan van toegepaste filters:

De laatste toegepaste filters op Regio en Locatie worden automatisch opgeslagen binnen het gebruiikersprofiel. De volgende keer dat de groepsplanning opnieuw geladen wordt, worden de opgeslagen filters automatisch toegepast. Zo hoeft de gebruiker niet telkens opnieuw (dezelfde) Regio / Locatie te selecteren. 

Aandachtspunt: 

De afspraken worden altijd getoond bij de OE waarbij de afspraak in de planning is toegewezen. In sommige situaties kan de OE van de afspraak afwijken van de OE van de indicatie van de cliënt. Binnen de planning en het overzicht is altijd de OE van de afspraak leidend. Enkel de cliënten worden getoond die minimaal één afspraak in de geopende periode hebben. heeft een cliënt wel een indicatie maar geen afspraken in de periode, wordt deze cliënt niet getoond in het overzicht. Dergelijke zijn inzichtelijk binnen het overzicht Planning > Inplannen.

3. Weergave instellingen


Binnen de navigatiebalk kan de gebruiker de weergave instellingen wijzigen. Er kan een periode type (dag, week of maand) gekozen worden, en de wijze waarop het planbord gevisualiseerd moet worden (een lijstweergave dan wel een tijdlijn-weergave). Gebruik hiervoor de twee keuzeknoppen rechts in de navigatiebalk. 

De laatstgekozen weergave instellingen worden binnen het gebruikerprofiel opgeslagen. iedere volgende keer dat de groepsplanning geopend wordt, worden deze weergave instellingen automatisch toegepast. Zodoende hoeft de gebruiker deze instellingen niet telkens opnieuw te kiezen. 

3.1 Periode type

In het overzicht Groepsplanning kan via de keuzeknop in de navigatiebalk een dag-, week- of maandweergave gekozen worden. De gekozen periode wordt centraal in de navigatiebalk getoond.
Met de pijltjes links en rechts navigeer je eenvoudig naar de vorige of volgende periode. Het overzicht toont daarbij respectievelijk 1 dag, 7 dagen of alle dagen van de geselecteerde maand.

Aandachtspunt: Omwille van de performance is de lijstweergave alleen beschikbaar in de maandweergave én wanneer er gefilterd is op Regio of Locatie.

3.2 Planbord type

Het planbord voor de groepsplanning kan op twee manieren gevisualiseerd worden. Binnen een Lijstweergave, of binnen een tijdlijn-weergave. Hieronder worden beide weergaves verder toegelicht. 

4 Planbord 

De lijstweergave toont een overzicht met per afspraak een regel, waarin detailgegevens van de afspraak getoond worden. In de tijdlijn-weergave worden de cliënten verticaal getoond, en worden afspraken als planblokjes binnen een tijdlijn weergegeven. Dit lijkt het meest op een traditioneel planbord. 




















Lijstweergave (links) versus Tijdlijn-weergave (rechts)

Elk van beide weergaves heeft zijn eigen sterke punten. In de lijstweergave kunnen meer details per afsrpaak getoond worden, en is het mogelijk om selecties van afspraken te maken om deze binnen één actie te wijzigen, verwijderen of fiatteren. In de Tijdlijn-weergave kan binnen één oogopslag de planning van meerdere cliënten tegelijk getoond worden, en is het verloop van afspraken gedurende de dag inzichtelijk. 

4.1 Lijstweegave 


De lijstweergave is een planningsweergave waar veel afspraakdetails getoond worden, en eenvoudig acties op meerdere afspraken tegelijk uitgevoerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het afwezig melden of fiatteren voor een selectie van afspraken. 



Binnen de lijstweergave wordt per afspraak een afspraakregel getoond. De afspraken worden gegroepeerd per dag/datum weergegeven. Binnen die dag, worden de afspraken eerst gesorteerd op starttijd, dan op eindtijd en tenslotte op cliëntnaam. 

Informatie per-afspraak: 

Per afspraak worden de volgende velden getoond: 

Start- en eindtijd:
De start en eindtijd worden getoond. Binnen de dagbesteding zullen dit dikwijls dagdelen betreffen. 

Cliënt: 
Het cliëntnummer en de cliëntnaam worden getoond. 

Activiteit: 
De activiteit waarvoor de betreffende cliënt gepland is. Binnen de groepsplanning kan dit een functie of een product betreffen. Wanneer een cliënt voor meerdere activiteiten gepland is, worden er meerdere regels in het overzicht getoond. 

Vervoer: 
Binnen deze kolom wordt getoond of de cliënt vervoer benut binnen deze afspraak. Met behulp van de pijlen wordt aangegeven of er sprake is van vervoer heen (pijl naar rechts), vervoer terug (pijl naar links), of vervoer in beide richtingen (twee pijlen). Wanneer de cliënt een indicatie heeft waarbij vervoer zit inbegrepen, worden de selectievakjes automatisch aangevinkt. Meer informatie over het plannen van vervoer wordt binnen een apart hoofdstuk besproken.

Duur: 
De duur van de afspraak in uren en minuten (uu:mm) wordt getoond. 

Reden afwezig: 
Indien een afspraak afwezig is gemeld, word de reden afwezigheid binnen de afspraakregel 
getoond met een zwarte achtergrond. 

OE: 
De OE (Regio óf Locatie) waaraan de afspraak is toegewezen. Let op, dit betreft de OE die 
bij het aanmaken van de afspraak gekozen is. Deze kan afwijken van de OE waar de 
indicatie van de cliënt aan toegewezen is.


Weergave van cliëntafwezigheid:
Binnen de groepsplanning kan een cliënt afwezig gemeld worden bij een afspraak. Hierbij kan een 
reden van afwezigheid aangegeven worden. Wanneer een afspraak afgemeld is, wordt de tekst van 
de afspraak doorstreept weergegeven. Tevens wordt de reden van afwezigheid rechts binnen de 
afspraakregel getoond met zwarte achtergrond. 

Tonen van afspraakdetails:
Door op een afspraakregel te klikken, wordt de afspraakregel opengeklapt en worden verdere 
afspraakdetails getoond.


De volgende details worden getoond:
  1. − Terugkeerpatroon.
  2. − Opmerking.
  3. − Logging: door welke gebruiker is de afspraak wanneer aangemaakt en laatst gewijzigd?
Tevens is het mogelijk om via Cliënt openen te navigeren naar de betreffende cliënt binnen ECD. 
Wanneer de afspraakregel geselecteerd wordt, wordt de cliënt geselecteerd binnen de cliëntdetails 
in het ECD. Deze cliëntdetails worden in de rechterzijbalk getoond.

Nieuwe afspraak toevoegen: Kies voor de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe afspraak in te plannen. Zie hoofdstuk Afspraak toevoegen voor verdere details.


Acties voor één afspraak: Door op de drie puntjes rechts naast een afspraak te klikken, zijn de acties voor één afspraak beschikbaar. Er opent zich dan een menu waaruit verschillende acties geïnitieerd kunnen worden: − Afwezig melden − Wijzigen − Verwijderen.


    • Related Articles

    • Handleiding Geen Mandaat

      1. Inleiding In dit document wordt het overzicht "Geen Mandaat" beschreven. Dit overzicht toont de afspraken of tijdsregistraties, waarbij de cliënt geen geldig mandaat (oftewel indicatie) heeft voor de geplande of geregistreerde activiteit. ...

    • Handleiding Cliënten / Planning

      1. Weergave Planning Cliënt De basisplanning van een individuele cliënt kan als volgt benaderd worden: Cliënten > Zoeken >Planning. Binnen de basisplanning worden alle actuele terugkerende afspraken van de cliënt getoond, die nu (vandaag) óf in de ...

    • Handleiding Applicatiebeheer

      Hier vind je de Handleiding Applicatiebeheer.

    • Handleiding Cliëntportaal

      Handleiding Cliëntportaal

    • Handleiding ACP's

      Handleiding ACP's