Importbeheer - Template downloaden
Wil je resultaten, vrijstellingen of LTI-items in bulk importeren, dan begin je met een template. Een template is een CSV-bestand waarin de benodigde ID's en namen al zijn ingevuld. Je hoeft alleen nog de medewerkers en hun resultaten toe te voegen. Dat maakt importeren sneller en voorkomt fouten in ID's of kolomnamen.
Waar vind je de templates
- Ga naar Beheer > Import.
- Klik rechtsonder op de plusknop
- Kies Download template.
Het dialoogvenster Download template opent. Het bestaat uit twee stappen: eerst kies je welke template je wilt, daarna de opties die bij die template horen.
Stap 1: Selecteer template
Kies in de keuzelijst Selecteer template het soort import dat je gaat doen:
| Template | Gebruik je voor |
|---|---|
| Resultaten voor activiteiten in bekwaamheid / leerpad (excl. catalogusitems) | Activiteiten binnen een bekwaamheid of leerpad als voldaan registreren, bijvoorbeeld protocollen, praktijkbeoordelingen of opdrachten. |
| Resultaten voor catalogusitem | Een E-learning, Training (klassikale opleiding) of Leerpad als voltooid registreren. |
| Resultaten voor dossieritem | Een dossieritem registreren bij medewerkers. |
| Vrijstellingen voor bekwaamheid | Medewerkers vrijstelling geven voor een bekwaamheid. |
| LTI-Items | E-learnings van een externe aanbieder in bulk toevoegen aan de catalogus. |
Stap 2: Opties op basis van de geselecteerde template
Zodra je een template hebt gekozen, opent het onderdeel Opties op basis van de geselecteerde template. Welke keuzes je hier maakt, hangt af van de template.
Resultaten voor activiteiten in bekwaamheid / leerpad
- Je ziet eerst de waarschuwing: Deze template bevat alle activiteiten van de geselecteerde bekwaamheid, behalve catalogusitems (deze hebben een eigen importroute via "Resultaten voor catalogusitem").
- Kies bij Bekwaamheid de bekwaamheid of het leerpad.
- Het Leerplatform toont hoeveel activiteiten in het bestand komen, bijvoorbeeld: 3 activiteit(en) wordt/worden in deze template opgenomen. Alle activiteiten van de bekwaamheid staan in één bestand; je hoeft niet meer per activiteit een aparte template te downloaden.
- Bevat de bekwaamheid alleen catalogusitems, dan zie je de melding 'Deze bekwaamheid bevat geen activiteiten waarop een import mogelijk is via deze importroute en blijft de downloadknop uitgeschakeld'.
Resultaten voor catalogusitem
- Kies bij Selecteer type: E-learning, Klassikaal of Leerpad.
- Kies bij Catalogusitem het betreffende item. Je ziet alleen catalogusitems die door beheerders toegewezen mogen worden.
Resultaten voor dossieritem
- Kies bij Selecteer dossieritem het dossieritemtype waarvoor je resultaten wilt registreren.
Vrijstellingen voor bekwaamheid
- Kies bij Bekwaamheid de bekwaamheid waarvoor je vrijstellingen wilt vastleggen.
LTI-Items
- Kies bij Aanbieder selecteren de aanbieder, bijvoorbeeld ExpertCollege. De template volgt het format van die aanbieder.
Stap 3: Downloaden
Klik op Downloaden. Het bestand wordt direct opgeslagen als CSV.
Stap 4: De template invullen
Open het bestand in Excel of een ander spreadsheetprogramma en vul per regel de medewerker en het resultaat in. De kolommen met ID's en namen zijn al gevuld; laat die staan.
Let op bij het bewerken in Excel:
- Zet de kolom met gebruikersnamen op celtype Tekst, zodat voorloopnullen (zoals in 00564) niet verdwijnen.
- Gebruik voor datums de notatie dd-mm-jjjj.
- Pas geen filter of sortering toe voordat je opslaat. Daardoor kunnen resultaten bij de verkeerde medewerker terechtkomen.
- Sla op als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).
De ingevulde template importeren
- Ga naar Beheer > Import, klik op de plusknop en kies Importeer bestand.
- Kies bij Wat wil je importeren? het importtype dat bij je template hoort. Lees de volgende artikelen