Kinderen

Wanneer je een kindkaart opent heb je tal van mogelijkheden om in te stellen, in dit artikel zullen de verschillende tabbladen en mogelijkheden vanuit de kindkaart uitgelegd worden.

Kind persoonlijke informatie

Hier vind je de informatie die door de ouder is doorgegeven tijdens het inschrijfproces of informatie die handmatig is aangelegd door een webgebruiker.
Deze gegevens kunnen op elk moment gewijzigd worden, dit doe je door op de knop 'wijziging toevoegen' te drukken.
Standaard voer je de wijziging per direct door, het is ook mogelijk op een wijziging in te laten gaan op een datum in de toekomst. Stel hiervoor het veld 'begin datum' naar wens in.

Kind notities

Hier heb je de mogelijkheid een tekstnotitie voor het kind in te vullen, deze zal ook getoond worden op het profiel van het kind in de groepsapplicatie.
Een notitie voeg je toe door op 'een opmerking toevoegen' te drukken. Na het invoeren van de notitie dient er op opslaan geklikt te worden. Zodra de notitie is aangemaakt komt deze in het overzicht te staan waar je de mogelijkheid hebt de notitie te verwijderen of te bewerken.

Voorkeurslocaties

Hier wordt de voorkeurslocatie die (optioneel) opgegeven wordt op het inschrijfformulier automatisch getoond. Dit kan zowel op het inschrijfformulier via de website van een organisatie als een inschrijving via de ouderapp opgegeven worden. Daarnaast is het ook mogelijk om als webgebruiker deze gegevens handmatig aan te passen in de KIS applicatie.

Mentoren

Hier kan de mentor van het kind per administratie worden opgegeven. Het is mogelijk om meerdere medewerkers als mentor bij het kind te registreren. Uitsluitend de medewerkers die in de personeelsplanning (Quebble personeelsplanning/SDB planning) de kwalificatie mentor hebben, worden hier getoond om te kunnen koppelen. Zodra de mentor is gekoppeld zat dit bij het kind op de groepsapplicatie zichtbaar worden op de kindkaart.

In het overzicht heb je de mogelijkheid een mentor te ontkoppelen (door deze te verwijderen) of een andere mentor te koppelen. Ook is het mogelijk de begindatum wanneer de mentor toegekend moet worden in te stellen. Door op het + symbool te drukken aan het begin van de regel kan je de mutaties inzien die de regel heeft ondergaan.

Via rapporten > Mentor rapport is het mogelijk een rapport op te stellen om inzichtelijk te krijgen welke kinderen aan welke mentoren gekoppeld zitten.

Trajectplanning

Hier kunnen de planningsgegevens worden ingevoerd van het kind.
Er zijn pas groepen beschikbaar voor selectie wanneer de ouder gekoppeld is aan een administratie.

Hier kan de groep worden gekozen, de contractvorm , begin en einddatum en de plaatsingsgegevens worden vastgelegd.

De einddatum wordt automatisch gevuld met de eindleeftijd van de betreffende groep. De plaatsingsdagdelen kunnen met de rechtermuisknop worden vastgelegd en zijn zo gerelateerd aan de gekozen contractvorm.

G – Geplaatst dagdeel
F - Flexibel dagdeel
T – Tijdelijk dagdeel
R - Reservering (Wordt niet gefactureerd, maar wel getoond in de planningen en groepsapp als reservering. In de contracten zal een G worden getoond om de tarieven te bepalen)
W – Wachtlijst
VVE
Fr - Flexibel reservering
Ongeplaatst (Wanneer een van de bovenstaande dagdelen verwijderd dient te worden in de trajectregel dient er voor ongeplaatst te worden gekozen. Het dagdeel zal weer leeg gemaakt worden)

Flexbudget

In de kolom flex kunnen het aantal flexibele uren worden aangegeven rechts in de details. Daar kan ook bepaald worden of dit een budget per maand of per week is.

NB. In de contractvorm dient een tarief te zijn ingevuld voor het desbetreffende plaatsingstype dat gebruikt wordt. Anders worden er geen kosten op het contract of factuur berekend.

Vakantie uren op trajectregel

Afwijkingen op de standaardplaatsing kunnen in het rechterscherm (Algemene informatie ,afwijkingen van de standaard) bij het betreffende dagdeel worden ingegeven, zoals bijvoorbeeld:

Afwijkende begin- en eindtijden;
Facturatie o.b.v. schooltijden;
Periodieke plaatsingen bijvoorbeeld opvang om de week;
Afwijkingen in de vakantie-opvang (alleen bij BSO-contracten).

Schooltijden opvang en facturatie o.b.v. de schooltijden

Indien bij het kind de school en het schoolniveau bekend zijn kan er in de ‘Tijdentabel’ gekozen worden voor de optie: Gebruik de openingstijden van de groep en schoolniveau

Welke tijdentabel als standaard waarde wordt gebruikt wordt ingesteld in de administratie > planning instellingen

Afwijkingen in de vakantie-opvang (alleen bij BSO-contracten)

Wanneer je een ander aantal vakantie uren wilt berekenen voor dit dagdeel dan zet je het vinkje uit bij ‘Factureer vakantie uren vanuit de contractvorm’ en vult je zelf een aantal vakantie uren op jaarbasis in bij ‘Vakantie uren aantal’.

Je dient voor het afwijkende aantal vakantie uren het tarief bij vakantie uren in de contractvorm gevuld te hebben.

Bij ‘Vakantiegroep’ kunt u een afwijkende groep invullen waar het kind wordt opgevangen in de vakanties. Deze groep kunt u dan in het sjabloon van het contract opnemen zodat deze wordt getoond op het contract dat naar de ouder wordt gestuurd.

Hier lees je meer over in Sjablonen.

Als je gebruik maakt van periodiek opvangpatroon (bijv. 2-wekelijks) dan kunt je ervoor kiezen om dit ook door te zetten in de vakanties. Daarvoor vink je de optie ‘Pas het opvangpatroon toe op vakantie uren’.

Zowel het aantal vakantie uren dat berekend wordt als de weekplanning zal worden aangepast aan dit patroon.

Afwijkende opvangvorm en overheidsprogramma’s

De groep bepaald in de basis de vorm van de opvang; KDV, BSO, PSZ(PO), TSO.

Het kan zijn dat in de groep een mix van kinderen met andere vormen aanwezig is. KDV en PSZ komen vaak voor. Daarbij is de financiële verwerking ook gerelateerd aan de vorm opvang.

In de details van de dagdelen kan dan ook de Soort opvang worden gedefinieerd indien deze afwijkt van de groep.

Financieel kunnen er ook afwijkingen of aanvullende afspraken zijn. Deze zijn dan vastgelegd in het overheidsprogramma. Voorbeelden hiervan zijn VVE plaatsingen of berekeningen o.b.v. inkomen wanneer ook de gemeente bijdraagt.

In de definitie van het overheidsprogramma is de exacte verwerking vastgelegd.

Contractueel artikel

Het is mogelijk om een contractueel artikel toe te voegen aan een dagdeel.

Met een contractueel artikel kun je extra kosten in rekening brengen die bij het contract horen. Bijvoorbeeld kosten voor maaltijden, sportlessen of correcties op uren/tarieven.

Je dient voor het afwijkende aantal vakantie uren het tarief bij vakantie uren in de contractvorm gevuld te hebben.

Bij Artikel kies je het artikel wat je wil toevoegen aan het dagdeel (via Organisatie - Administratie - Artikelen kunt u de artikelen beheren).

Je kiest het aantal keer dat het artikel in rekening gebracht dient te worden.

Je kiest voor Relateer aan de periode van de trajectregel wanneer u wilt dat het artikel net zolang in rekening wordt gebracht al de trajectregel loopt. Wanneer u deze checkbox uitvinkt kun je een periode kiezen om het artikel in rekening te brengen.

Om het bedrag door te berekenen naar een contracthouder kun u deze checkbox aanvinken en een contracthouder kiezen waar de kosten aan worden berekend.

Het type opvang kan bepaald worden op 3 verschillende manieren:

Artikel = type opvang wordt bepaald door het artikel.
Trajectregel = type opvang wordt bepaald door de trajectregel
Non-care = er wordt geen type opvang bepaald.

Dan zijn er 2 verschillende calculatie typen:

Gemiddeld per periode = aan de hand van het aantal weken van de contractvorm wordt een gemiddeld berekend.
Werkelijk per periode = het aantal wat is opgegeven wordt berekend.

Tijdelijk uitplannen van kinderen op een dagdeel

Het kan voorkomen dat er een samenwerking is tussen 2 groepen voor kinderen met KDV en PO-VVE opvang. Deze kinderen starten vaak op het KDV (bijvoorbeeld om 07:00) en gaan dan voor enkele uren naar de PO groep (bijvoorbeeld vanaf 8:30 – 11:00) waarna de opvang verder gaat in de KDV-groep (tot bijvoorbeeld 12:30). Deze situatie is nu geoptimaliseerd.

Er worden voor de verschillende groepen individuele trajectregels gemaakt. Vanuit het gegeven voorbeeld dus 1 regel voor de KDV-groep. En een 2de regel voor de opvang in de PO groep. In een volgende stap wordt dan de PO regel met de nieuwe koppelfunctie gekoppeld met de KDV groep.

Het systeem zal nu automatisch de perioden van het dagdeel automatisch splitsen. Vanuit het voorbeeld ontstaan de volgende perioden:

KDV 07:00 – 8:30
PO 08:30 – 11:00
KDV 11:00 – 11:30

In de weekplanning zullen beide groepen getoond worden. Ook is visueel gemaakt dat dagdelen via de trajectregel gelinkt zijn. Een klik op een dagdeel zal de gehele situatie zichtbaar maken. Het maakt daarbij niet uit op welk van deze dagdelen geklikt wordt. Eventueel kunnen er wederom aanpassingen gemaakt worden zoals dit normaal ook kan.

Door op de basisgegevens van de trajectregel te klikken. (zodat flexbudget, enz wordt weergegeven) Zal ook deze optie weergeven worden.

Kies nu in de te koppelen regels dezelfde getallen dan zullen die gekoppeld worden.

Weekplanning

Nadat de Trajectplanning is ingevoerd worden de weekplanningen automatisch aangemaakt. Deze weekplanningen worden o.a. gebruikt voor de ouderapp en voor de groepsplanningen.

De overgenomen plaatsingen vanuit de trajectplanning worden in de blauwe kleur weergegeven met de betreffende lettercode.

In de weekplanning zullen de afwijkingen t.o.v. de trajectplanning met geel gekleurde lettercodes worden weergeven (ook als een dagdeel een geregistreerde tijd heeft wordt deze geel). De uitzondering hierop zijn de dagdelen die in aanvraag zijn en nog niet beoordeeld. Deze worden in oranje weergegeven.

Tevens is het mogelijk om afwijkingen in tijd en groep te specificeren. Dit kan door het betreffende dagdeel aan te klikken en in het rechter detail paneel de gegevens aan te passen. Dit kan zijn de tijd en of de groep.

Opvang registratie

Zodra de opvang heeft plaatsgevonden wordt deze via de groepsapp op de tablet geregistreerd (of via de web-applicatie direct in de weekplanning).

In de weekplanning zal dan de blauwe aangemerkte opvangmoment worden veranderd in geel gekleurde (zoals eerder al aangegeven).

Verder zal de registratietijd worden vastgelegd in de details van het opvangmoment.

De opvang typen worden ‘weekplanning plaatsingstypen’ genoemd. Naast de standaard systeemtypen die worden meegegeven op de trajectregel kunnen er ook zelf weekplanningsplaatsing types worden aangemaakt.

Voor meer informatie daarover lees ook artikel Administraties

Budget details en informatie over opvang annuleringen

Opvang kan ook worden afgezegd en daaraan kunnen regels worden verbonden die ervoor kunnen zorgen dat er een budget opgebouwd wordt om later opnieuw in te zetten voor opvang.

Budget details

Boven de tabel met de opvangmomenten staat de informatie t.a.v. het budget. Het item 'budget uren Huidige: X' geeft actueel op dit moment aan wat nu beschikbaar is aan standaard budget om in te zetten. Belangrijk is om daarbij rekening te houden dat een budget werkt met een verkrijgingsdatum en een geldigheidsperiode. Om die reden kan het beschikbare budget van dag tot dag anders zijn.

De details kunnen opgevraagd worden door het info knopje te gebruiken. Er zal dan een scherm weergegeven worden met alle benodigde details:

Te late afmeldingen

In de weekplanning kun je de informatie inzien met betrekking tot een te late afmelding ofwel 'Info over te late annuleringen'

Naast de titel: ‘info over te late annuleringen’ staat het info knopje. Dan wordt onderstaande tabel weergegeven met de details over datum, uren, typen en hoe dit financieel is verwerkt.

Let op, wanneer een afmelding onder 'te late annulering' is gekomen kan je deze niet meer van de factuur afkrijgen, Dit zou dan middels een additioneel ouder of kind artikel moeten gebeuren.

Uiteraard kan je er ook voor kiezen de ouder te compenseren middels een budget correctie.

Lees daarover meer in artikel: Budget correctie

Vakantiesaldo budget details

In deze pop-up worden de details van het vakantiebudget weergegeven.

Ook worden de belangrijkste details van de voorwaarden en instellingen weergegeven, met name waar de uren van een geannuleerde vakantiedag naar toe worden overgezet en of de studiedagen vanuit het vakantiebudget worden afgenomen of niet.

Flexbudget details

Via het i-tje achter het flexbudget kunnen de flexbudget details worden opgehaald.

Er verschijnt een pop-up met alle informatie over het flexbudget.
Bovenin wordt eerst aangegeven wat de instellingen zijn van het flexbudget en de informatie vanuit de trajectplanning.
Daarna wordt een overzicht gegeven van het verkregen en gebruikte flexbudget.
Datum: de datum waarop het budget is verkregen of gebruikt.
Dagdeel: bij verkregen budget wordt hier aangegeven dat het ontvangen is, bij gebruikt budget wordt aangegeven op welke dagdeel het is gebruikt.
Budget verkregen: als er verkregen is dan wordt hier aangegeven om hoeveel uur het gaat.
Verloopdatum: de datum waarop het verkregen budget verlopen is.
Datum budget gebruikt: de datum waarop gebruikt budget is ingezet.
Weekplanning type: het weekplanningsplaatsingstype dat staat gepland bij het gebruikte budget. Hier is dus inzichtelijk of dit al is goedgekeurd of nog in aanvraag staat.
Budget gebruikt: het aantal uren dat is ingezet bij gebruikt budget.
Totaal beschikbaar: hoeveel uren budget er nog beschikbaar is.

Kind additionele artikelen

Additionele artikelen kunnen gebruikt worden om extra afgenomen artikelen te facturen of correcties te maken die niet via de normale

opvangsituatie kan worden afgehandeld.

Administratie

Selecteer de administratie waarvoor het additionele artikel moet gelden.

Start

Voer de startdatum in. Het advies is om altijd de eerste dag van de maand te gebruiken, ook wanneer de correctie slechts voor één maand geldt.

Eind

Voer de einddatum in. Het advies is om altijd de laatste dag van de maand te gebruiken, ook wanneer de correctie slechts voor één maand geldt.

Aantal

Hier geef je het aantal uren op dat moet worden gecorrigeerd.

Voorbeelden:

-5 = 5 uur in mindering brengen op de factuur.

5 = 5 uur toevoegen aan de factuur.

Kostenplaats

Selecteer indien gewenst een kostenplaats. Dit veld is niet verplicht.

Kostendrager

Selecteer indien gewenst een kostendrager. Dit veld is niet verplicht.

Artikel ID

Voer het artikel in waarmee het additionele artikel moet worden berekend. Vaak wordt voor KDV een ander tarief gebruikt dan voor BSO.

Toelichting op de factuur

Hier kun je een tekst invoeren die zichtbaar wordt voor de ouder op de factuur.

Notities

Hier kun je een interne toelichting toevoegen voor webgebruikers. Deze informatie is niet zichtbaar voor de ouder.

Tot einde opvang

Hier kun je kiezen tussen ingeschakeld en uitgeschakeld.

Ingeschakeld: het additionele artikel wordt toegepast gedurende de volledige trajectperiode van het kind of de kinderen.

Uitgeschakeld: het additionele artikel wordt alleen toegepast binnen de periode die is opgegeven bij Start en Eind.

Foto

Op deze pagina heb je de mogelijkheid een foto van het kind te uploaden. Wat voor soort bestand en de maximale grote van het bestand staan hier vermeld.

Medische informatie

Hier kunnen de gegevens worden opgegeven over inentingen, diëten en over de toestemming om deze gegevens te mogen delen in de groepsapplicatie.

Goed om te weten is dat de medische gegevens volledig kunnen worden afgehandeld tussen de ouderapp en de groepsapplicatie.

Hiervoor zijn wel de juiste instellingen nodig. Deze vind je hier:

Extra informatie items

Hier kunnen de gegevens worden opgegeven over de kenmerken van de opvang van het kind en de financiële afspraken.
Voor meer informatie over het aanmaken van extra informatie items kinderen lees ook artikel Instellingen.

Toestemmingen

Via de kindkaart is het mogelijk in te zien welke toestemmingen op het kind van toepassen zijn en welke er al beantwoordt zijn.
Ook is het mogelijk om de antwoorden hier aan te passen.

Voor meer informatie over toestemmingen kunnen onderstaande artikelen worden geraadpleegd:
- Toestemmingen - Algemeen
- Toestemming aanmaken
- Toestemming publiceren en beheren
- Toestemmingen: Statussen en antwoorden bekijken en beheren