Op de pagina Organisatie beheer je de instellingen die voor iedereen in je organisatie gelden. Je opent deze pagina via Organisatie in de navigatie. Wijzigingen werken door bij alle medewerkers.

Standaardinstellingen

• Standaard voorkeurstaal — de taal die nieuwe medewerkers standaard krijgen.
• Audio bewaren — hoe lang opgenomen audio bewaard blijft. Kies een preset: 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen, 1 jaar, Altijd bewaren of Aangepast. Na de gekozen periode wordt de audio verwijderd. Het transcript en de verslagen blijven bewaard.

Functies aan- of uitzetten

Met toggles bepaal je welke functies beschikbaar zijn in je organisatie:

• Ask Okkie — de AI-assistent waarmee medewerkers verslagen kunnen bevragen en bewerken.
• Checklists — checklists die tijdens een gesprek worden nagelopen.
• Bronnen uploaden — documenten uploaden en bevragen.

Zet je een functie uit, dan is die voor niemand in de organisatie meer zichtbaar.

Sjabloon-zichtbaarheid

Hier bepaal je hoe medewerkers sjablonen te zien krijgen:

• Eenvoudige modus — iedereen ziet alle sjablonen.
• Geavanceerde modus — je koppelt sjablonen aan organisatie-eenheden en activiteitstypes, zodat medewerkers alleen de voor hen relevante sjablonen zien.

Toegangsbeheer

Hier stel je in of nieuwe gebruikers zich automatisch mogen aanmelden bij je organisatie.

Wat medewerkers mogen aanpassen

• Of medewerkers hun eigen taal mogen kiezen.
• Of medewerkers zelf sjablonen mogen aanmaken.
• Alleen vragenlijsten met sjabloon — staat dit aan, dan zien medewerkers bij een consult alleen vragenlijsten waarvoor een vragenlijst-sjabloon bestaat. Zo bepaal je als organisatie welke vragenlijsten in gebruik zijn. Beheerders en sjabloonbeheerders zien altijd alle vragenlijsten.

Woordenlijsten

Woordenlijsten helpen de spraakherkenning met organisatiespecifieke termen — medicijnnamen, afkortingen, vaktermen. Ze gelden voor alle medewerkers van de organisatie en beheer je hier:

• Nieuwe lijst maakt een lege lijst; via voorgedefinieerde sets importeer je kant-en-klare lijsten (bijvoorbeeld medicatie of GGZ-termen).
• Per lijst voeg je woorden toe (één per regel) en optioneel fonetische varianten ("klinkt als") en vervangingen voor afkortingen.
• Met afspraaktype-trefwoorden koppel je een lijst aan een type afspraak: de lijst doet dan alleen mee bij opnames waarvan het afspraaktype matcht.
• Een lijst zonder trefwoorden is de standaardlijst en doet bij elke opname mee. Er kan er maar één tegelijk actief zijn — activeer je een andere standaardlijst, dan gaat de vorige automatisch uit.

AI-systeemprompt (geavanceerd)

Hier pas je de standaard AI-instructie aan die wordt gebruikt bij het genereren van verslagen. Je stelt de instructie per taal in (Nederlands of English). Met Standaard bekijken zie je de oorspronkelijke instructie, met Opslaan bevestig je je aanpassing en met Reset zet je hem terug naar de standaard.

Abonnement

Het abonnement van je organisatie beheer je onderaan deze pagina. Je ziet de huidige status (proefperiode, actief of verlopen), de gekozen periode en het aantal gebruikers. Van hieruit sluit je een abonnement af of wijzig je het, pas je het aantal gebruikers aan en ga je — bij een lopend abonnement — via Abonnement beheren naar het betaalportaal. Een proefperiode kun je hier verlengen zolang dat beschikbaar is.

Zie ook Gebruikers beheren en Organisatiebrede sjablonen en checklists.