Organisatie-instellingen
Op de pagina Organisatie beheer je de instellingen die voor iedereen in je organisatie gelden. Je opent deze pagina via Organisatie in de navigatie. Wijzigingen werken door bij alle medewerkers.
Standaardinstellingen
- Standaard voorkeurstaal — de taal die nieuwe medewerkers standaard krijgen.
- Audio bewaren — hoe lang opgenomen audio bewaard blijft. Kies een preset: 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen, 1 jaar, Altijd bewaren of Aangepast. Na de gekozen periode wordt de audio verwijderd. Het transcript en de verslagen blijven bewaard.
Functies aan- of uitzetten
Met toggles bepaal je welke functies beschikbaar zijn in je organisatie:
- Ask Okkie — de AI-assistent waarmee medewerkers verslagen kunnen bevragen en bewerken.
- Checklists — checklists die tijdens een gesprek worden nagelopen.
- Bronnen uploaden — documenten uploaden en bevragen.
Zet je een functie uit, dan is die voor niemand in de organisatie meer zichtbaar.
Sjabloon-zichtbaarheid
Hier bepaal je hoe medewerkers sjablonen te zien krijgen:
- Eenvoudige modus — iedereen ziet alle sjablonen.
- Geavanceerde modus — je koppelt sjablonen aan organisatie-eenheden en activiteitstypes, zodat medewerkers alleen de voor hen relevante sjablonen zien.
Toegangsbeheer
Hier stel je in of nieuwe gebruikers zich automatisch mogen aanmelden bij je organisatie.
Wat medewerkers mogen aanpassen
- Of medewerkers hun eigen taal mogen kiezen.
- Of medewerkers zelf sjablonen mogen aanmaken.
AI-systeemprompt (geavanceerd)
Hier pas je de standaard AI-instructie aan die wordt gebruikt bij het genereren van verslagen. Je stelt de instructie per taal in (Nederlands of English). Met Standaard bekijken zie je de oorspronkelijke instructie, met Opslaan bevestig je je aanpassing en met Reset zet je hem terug naar de standaard.
Abonnement
Het abonnement van je organisatie beheer je onderaan deze pagina. Je ziet de huidige status (proefperiode, actief of verlopen), de gekozen periode en het aantal gebruikers. Van hieruit sluit je een abonnement af of wijzig je het, pas je het aantal gebruikers aan en ga je — bij een lopend abonnement — via Abonnement beheren naar het betaalportaal. Een proefperiode kun je hier verlengen zolang dat beschikbaar is.
Zie ook Gebruikers beheren en Organisatiebrede sjablonen en checklists.
Related Articles
Persoonlijke en organisatie-instellingen
In Instellingen pas je de app aan jezelf aan: je opnamevoorkeuren, je taal en je sneltoetsen. Je vindt er ook de Desktop-app om te downloaden. Beheerders zien daarnaast toegang tot de organisatie-instellingen. Opname Klik in de navigatie op ...Organisatiebrede sjablonen en checklists
Als beheerder maak je sjablonen en checklists die voor de héle organisatie beschikbaar zijn. Zo werken al je medewerkers met dezelfde, vastgestelde indelingen. Een sjabloon of checklist organisatiebreed maken Maak of bewerk een sjabloon of checklist ...Aan de slag als organisatiebeheerder
Als organisatiebeheerder beheer je de instellingen en het gebruik van Octopus Transcript voor je hele organisatie. Je krijgt deze rol via SDB Identity. Met beheerdersrechten regel je de organisatie-instellingen en het abonnement, beheer je ...Rondleidingen beheren
Op de beheerpagina Tours beheer je de geleide rondleidingen voor je organisatie. Rondleidingen helpen nieuwe gebruikers wegwijs te worden in de app. Je bepaalt welke rondleidingen actief zijn en hoe ze worden getoond. Zichtbaarheid instellen Met twee ...Microfoon en browser instellen
Octopus Transcript heeft toegang tot je microfoon nodig om op te nemen en live te transcriberen. De allereerste keer dat je een opname start, vraagt je browser om toestemming. In Instellingen stel je daarnaast je voorkeursmicrofoon in en test je de ...