Rapporten financieel

Rapporten financieel


Importeer KOT


Wanneer de organisatie het toelaat dat ouders de KOT (kinderopvang toeslag) direct op de rekening van de kinderopvangorganisatie laten betalen dan is dat vaak een flinke administratieve klus financieel te verwerken.

Met de functie om de KOT te importeren wordt dit iets gemakkelijker gemaakt.

 


Wanneer de KOT is geïmporteerd zullen de bedragen als financiële bijdragen bij de betreffende ouders worden geregistreerd.

De factuur zal dan het totaal bedrag vermelden - de financiële bijdrage (KOT) als bedrag wat nog door de ouder zelf betaald moet worden.

Als de KOT door de ouder wordt aangepast via het toeslagen portaal dan zal dit ook weer automatisch via het inlezen worden verwerkt op de eerstvolgende factuur.

Om dit proces in gang te zetten zijn eerst enkele inrichtingen noodzakelijk.

Er moet een contracthouder aangemaakt worden : “belastingdienst” Contracthouders

Voor elke administratie waarin de KOT verwerkt moet kunnen worden zal deze een debiteurnummer toegekend moeten krijgen.


De stappen tot het inlezen:

  1. Selecteer de betreffende administratie waarin de data ingelezen moet worden

  2. Kies de maand waarin ingelezen moet worden voor de KOT verwerking

  3. Selecteer het betreffende bestand. Dit is een zogenaamd MT-940 formaat. Vaak kan dit vanuit uw bankprogramma worden aangemaakt. Hierin zijn dan alle transacties van uw rekening opgenomen. Het Kindplanning systeem zal daaruit de KOT regels dan herkennen en verwerken.

  4. Kies voor importeren.

Het proces zal gestart worden. Er zal een nieuwe regel in de tabel zichtbaar worden. Waarin de details worden weergegeven. Het kan enige tijd duren. Ondertussen kan er gewoon naar een ander scherm worden geschakeld. Het inlezen zal doorgaan op de achtergrond. Na afloop zal de status zijn: “imported” en zal worden weergeven hoeveel records zijn geïmporteerd, hoeveel er zijn aangemaakt bij de ouders en totaal zijn doorlopen. Ook kan er een foutrapport weergegeven worden. Daarin staan dan mogelijk opmerkingen zoals wanneer bijvoorbeeld een BSN van een ouder niet gevonden kan worden. Dit is namelijk het unieke nummer wat gebruikt wordt in het bestand en tijdens de import om de juiste ouder te vinden. Dit kan dan toegevoegd/gecorrigeerd worden en de import kan met het ververs knopje in de actie kolom opnieuw gestart worden. Uitsluitend nog niet correct verwerkte regels zullen dan opnieuw geprobeerd worden te verwerken.


Jaaropgaven


In dit scherm kan je jaaropgaves herberekenen, downloaden of versturen per e-mail naar de ouders.

Aanmaken van de jaaropgaven / herberekenen

Het aanmaken en versturen van de jaaropgaven doe je in de volgende stappen.

  1. Allereerst kies het jaar en de administratie waarvoor de jaaropgaven opgemaakt moeten worden.
  2. Kies vervolgens voor herbereken jaaropgaven.





Versturen van jaaropgaven

Het versturen kan op verschillende wijzen.

De status geeft aan of een jaaropgave gemaild wordt of dat deze gedownload moet worden.
Downloaden van de jaaropgaven kan door deze regels te selecteren en dan op de knop: pdf aanmaken te klikken. Er zal dan een pdf gemaakt worden met daarin de geselecteerde jaaropgaven.
Het e-mailen van jaaropgaven kan door het selecteren van de regels en dan te kiezen voor ‘stuur e-mail’ de geselecteerde jaaropgaven zullen dan naar de betreffende ouders gemaild worden, ook als deze al eens zijn verstuurd.

Wanneer je alle jaaropgaven in een keer wilt versturen en uitsluitend die nog niet eerder zijn gemaild dan kan je zonder regels te selecteren op de knop ‘stuur e-mail’ klikken.


SMTP mailen

Om te voorkomen dat e-mails in de spam komen bij de ontvanger of helemaal niet aankomen kan er het beste gebruik gemaakt worden van uw eigen SMTP server. De mogelijkheden en instellingen kunt u hier vinden E-mail server instellingen.


KOI Bd rapportage


Dit rapport kunt u gebruiken om maandelijks de rapportage in te dienen bij de belastingdienst.




Het bestand wordt altijd voor het volledige jaar gegeneerd t/m de maand voorafgaand de huidige maand.


Er is één inrichting die gemaakt moet worden en dat is het vastleggen van uw ParnerID. Dit heeft u eerder ontvangen van de belastingdienst. Lees ook: Basis financieel



Bij het generen van dit KOI bestand kunnen diverse meldingen naar voren komen. Dit is dezelfde controle die de belastingdienst uitvoert. Het is mogelijk deze meldingen te negeren en het bestand te downloaden en in te dienen, waarschijnlijk ontvangt u dan hetzelfde uitval bestand. Nadat u de gegevens heeft aangevuld/gecorrigeerd kan er een volgend bestand aangeleverd worden. dit vervangt dan het eerder aangeleverde bestand.





Na het genereren van het bestand kun je een .csv bestand downloaden. Dit bestand kun je dan uploaden bij de belastingdienst.


Kostenoverzicht kinderen

Het kostenoverzicht geeft de opvangkosten per kind voor een geselecteerde periode weer. Door gebruik te maken van dit rapport nadat de tarievenwijziging is ingevoerd, kunt u ouders inzicht geven in de kosten van bijvoorbeeld het nieuwe jaar. Op deze manier kunnen ouders makkelijk een aanvraag / mutatie doorgeven voor de kinderopvangtoeslag.

 

De administratie en de periode dient geselecteerd te worden om de kostenoverzichten per kind te kunnen genereren.

Alleen trajectregels die in de periode vallen die geselecteerd is, worden meegenomen. Kiest u bijvoorbeeld voor 01-01-2022 31-01-2022 en een kind heeft op 01-02-2022 een wijziging in de trajectregel dan zal deze wijziging niet zichtbaar zijn op het kostenoverzicht.


Kinderen die op reservering(R) en op wachtlijst (W) in de trajectplanning staan, zijn niet zichtbaar op het kosten overzicht.


 


U selecteert welke ouders u het kostenoverzicht wilt mailen. Wanneer u helemaal niets aanvinkt, stuurt u in 1x aan alle ouders van de hele administratie het kostenoverzicht.

Wanneer je op het oogje achter de regel klikt, krijg je een voorbeeld te zien van het kostenoverzicht van dit kind.



Het gegenereerde document en de verstuurde email is in te richten via Sjablonen.

Wanneer het kostenoverzicht naar de ouder is verstuurd, wordt dit ook automatisch opgeslagen onder correspondentie bij de ouder.



 Omzet detail rapport

In dit rapport is het mogelijk om na selectie van minimaal 2 jaren de omzet te vergelijken. In dit rapport zie je de periode (jaren), omzet in maanden, het factuurnummer, omzetverschil met voorgaand jaar. 

Denk eraan om de gebruikersrechten in te stellen zodat de het rapport beschikbaar gemaakt wordt voor de juiste gebruikers. 




    • Related Articles

    • Rapporten

      Dit menu geeft een groot aantal rapporten. Het menu is onderverdeeld in categorieën. Elk van de categorieën bevat de gerelateerde rapporten. De structuur van dit menu inclusief elk individueel rapport is onderdeel van de gebruikersrechten. Lees meer ...

    • Rapporten planning

      BSO vervoersrapport Via rapporten - BSO vervoersrapport kan je een rapport genereren van de kinderen die op die dag opgehaald moeten worden. Hierbij kan je selecteren op locatie of op school. GGD inspectie rapportage Het GGD inspectierapport kan heel ...

    • Rapporten export

      Exporteer cijfers Deze functie is bedoeld om een basis van gegevens te exporteren naar xlsx / csv formaat die verder onderdeel gemaakt kan worden van een management rapportage. Er zijn 3 soorten rapporten beschikbaar. Factuur gegevens. Dit zijn de ...

    • Rapporten VVE

      Rapporten VVE KOT/N-KOT rapportage Peutermonitor rapport VVE rapport Genereren rapport De volgende gegevens kunnen ingevoerd worden. Administratie: wanneer u alleen een administratie selecteert, zullen alle kinderen die aan de overige filtering ...

    • Financieel

      Contracthouders Aanmaken contracthouder CH debiteurnummer CH additionele artikelen CH facturen Facturering Herberekenen Goedkeuren Export PDF aanmaken Stuur e-mail Publiceer facturen in de ouderapp Export status herstellen