In de tab Vragenlijsten vind je de Octopus-intakeformulieren van de cliënt. Je kunt ze openen tijdens of na een consult en ze naast het transcript invullen. Het scherm is in tweeën gesplitst: het formulier krijgt het grootste deel van het scherm, met rechts een smallere kolom waarin je schakelt tussen Transcript en Cliëntdossier.

Wanneer je een vragenlijst opent

Tijdens de opname — klik rechtsboven op Vragenlijsten en selecteer een formulier. Je kunt antwoorden al intypen terwijl het gesprek loopt.

Na de opname — open het consult, ga naar de tab Vragenlijsten en kies een formulier. Het transcript staat naast het formulier, zodat je makkelijk kunt terugzoeken.

Ververs je de pagina tussendoor, dan kom je terug op dezelfde tab en bij dezelfde geopende vragenlijst — je raakt je plek niet kwijt.

Welke vragenlijsten beschikbaar zijn

De lijst met beschikbare formulieren komt direct uit het EPD van de cliënt. Zijn er geen beschikbaar? Dan heeft de cliënt waarschijnlijk (nog) geen actieve intake of zijn er in Octopus geen formulieren gekoppeld aan dit zorgpad.

Je organisatie kan er daarnaast voor kiezen om alleen vragenlijsten aan te bieden waarvoor een vragenlijst-sjabloon bestaat (zie Organisatie-instellingen). Mis je een vragenlijst? Vraag dan je beheerder of er een sjabloon voor moet komen.

Split-screen werken

In de split-screen-weergave:

• Links staat het formulier, met zoveel mogelijk ruimte om te typen.
• Rechts staat een paneel waarin je schakelt tussen het Transcript (scrollen, zoeken en kopiëren) en het Cliëntdossier (cliëntgegevens, zorgdoelen, rapportages en documenten) — zo heb je je bron bij de hand terwijl je invult.
• Sleep aan de scheiding tussen beide panelen om de verhouding aan te passen, of verberg het rechterpaneel helemaal via het knopje erboven.
• Op mobiel klap je via een knop wisselend het transcript of het formulier uit.

Navigeren door een lange vragenlijst

Bestaat een vragenlijst uit meerdere onderdelen, dan zie je links een inhoudsopgave met alle onderdelen onder elkaar. Die blijft tijdens het scrollen in beeld en markeert automatisch het onderdeel waar je je bevindt — zo zie je altijd waar je bent en hoeveel er nog komt. Klik op een onderdeel om er direct naartoe te springen, of klap de inhoudsopgave in via het paneel-knopje erboven om het formulier de volle breedte te geven.

Je hoeft niet per onderdeel te wisselen: alle onderdelen staan onder elkaar en je scrollt er in één doorlopende weergave doorheen.

Concepten, opslaan en voortgang

Terwijl je typt, bewaart Octopus Transcript je werk elke paar seconden automatisch als concept. Sluit je het formulier of ververs je de pagina, dan ga je gewoon verder waar je was — je werk gaat niet verloren.

Een concept staat nog niet in het EPD. Pas wanneer je op Opslaan klikt, worden de antwoorden naar het EPD geschreven. De statusregel boven het formulier laat zien of er niet-opgeslagen wijzigingen zijn en wanneer het laatste concept is bewaard.

Via het klokje naast de Opslaan-knop open je de versiegeschiedenis: een lijst met eerdere concepten en de momenten waarop je naar het EPD hebt opgeslagen. Klik op een versie om die terug te zetten in het formulier — ook dan geldt: pas bij Opslaan gaat het naar het EPD.

De voortgang van de vragenlijst zie je als een percentage, en zolang het formulier nog open staat heeft het de status In behandeling.

Stap 1 — Afronden

Wanneer de vragenlijst compleet is:

1. Scroll naar beneden.
2. Klik op Afronden.
3. Bevestig dat je klaar bent.

Na afronden:

• Het formulier wordt vergrendeld — je kunt niets meer wijzigen.
• Het wordt definitief in Octopus opgeslagen.
• Is er nog iets mis? Vraag je Octopus-beheerder om het formulier te heropenen.

AI-invullen

Typ je niet graag? Octopus Transcript kan de vragenlijst deels voor je invullen op basis van het transcript — zie AI-invullen van vragenlijsten.

Controleer altijd vóór afronden

AI-invulling en snel typen zijn handig, maar een vragenlijst is een medisch document. Lees het voor afronden goed door — de inhoud komt direct in het dossier en je kunt na afronden niet meer zelf corrigeren.