Wat is het personeelsdossier?
Wat is het personeelsdossier?
Het personeelsdossier in SDB HR is een digitaal overzicht waarin alle belangrijke gegevens van medewerkers en vrijwilligers worden opgeslagen. Het bevat informatie over contracten, werktijden, salaris, opleidingen, verzuim en meer. Toegang tot het dossier is beperkt tot personen met de juiste bevoegdheden, zoals HR-medewerkers, teamleiders, managers, beheerders en salarisadministrateurs. Welke dossiers zij kunnen inzien, hangt af van de accorderingsstructuur en hun rol binnen de organisatie.
De accorderingsstructuur bepaalt wie welke dossiers mag inzien en bewerken. Zo hebben HR-medewerkers vaak toegang tot alle dossiers, terwijl teamleiders en managers alleen toegang hebben tot dossiers van medewerkers binnen hun eigen team of afdeling. Dit zorgt voor privacybescherming en veilige omgang met persoonlijke gegevens.
Je kunt het personeelsdossier in SDB HR vinden in de navigatiebalk door te klikken op "Dossier":
Zoeken in Personeelsdossier
In het Personeelsdossier is het mogelijk om medewerkers en vrijwilligers op verschillende manieren op te zoeken: op eigen naam, voornaam, achternaam, personeelsnummer, geboortedatum, BSN, afdeling of regio. Wanneer een medewerker de achternaam van haar of zijn partner gebruikt, verschijnt deze ook in de zoekresultaten zodra er op de eigen naam wordt gezocht. Bijvoorbeeld, als een medewerker officieel met de achternaam Jansen staat geregistreerd, maar ook is vastgelegd dat zij een partner heeft met de achternaam Visser, dan wordt de medewerker ook gevonden wanneer je zoekt op Visser. De naam toont verder wel altijd zoals opgegeven in de tenaamstelling.
Je kunt kiezen of je een medewerker of vrijwilliger wilt opzoeken via de rood gemarkeerde knop in de onderstaande schermafbeelding:
Met het rood gemarkeerde vakje kun je ook medewerkers die uit dienst zijn meenemen in de zoekopdracht:
Het personeelsdossier bestaat uit verschillende onderdelen, die samen alle relevante informatie over een medewerker bevatten. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen in het dossier, met daarbij een korte toelichting van hun inhoud:
- Personalia; In het eerste onderdeel staan de "Personalia" van de medewerker. Hierin staat informatie zoals naam en adres, partner en kinderen.
- Rekeningen; hierin kun je informatie vinden, zoals het IBAN en het rekeningkenmerk van de medewerker.
- Contract; hier vind je informatie zoals het salaris, de contractduur en het rooster van de medewerker. Let op: in deze sectie kun je het contractdocument toevoegen voor een medewerker, maar niet bekijken. Als je het contractdocument wel wilt bekijken, ga dan naar het onderdeel "Documenten" in het "Dossier".
- Heffingen: hier kun je informatie vinden, zoals de loonbelasting en verzekeringsgegevens van de medewerker.
- Opleidingen & bevoegdheden: hier staat informatie over opleidingen, bevoegdheden en bekwaamheden van de medewerker.
- Kenmerken: hier staat informatie zoals het sleutelnummer, het contractnummer en het mobiele telefoonnummer (IMEI) van de medewerker.
- Feedback: hier kun je feedback vragen over de competenties en functietaken van de medewerker.
- Documenten: hier vind je bestanden van de betreffende medewerker, zoals het contract en het VOG-document.
- Bedrijfsmiddelen: hier kun je zien welke middelen de medewerker gebruikt en waar je eventueel nieuwe middelen kunt aanvragen.
- Notities: hier kun je bestaande notities over de medewerker bekijken of nieuwe notities aanmaken.
- Arbeidspatroon: hier krijg je een overzicht van de werktijden van de medewerker en waarin je ook een nieuw arbeidspatroon of template kunt maken.
- Declaraties: hier kun je aangemaakte declaraties van de medewerker zien, zoals de km-vergoeding of vergoeding voor het openbaar vervoer (OV).
- Verlof: hier vind je het aantal verlofuren van de medewerker, hoeveel resterende uren ze nog hebben en welk soort verlof ze hebben aangevraagd.
- Verzuim: hier vind je gegevens over de afwezigheid van de medewerker, zoals ziekmeldingen, duur en reden van het verzuim, en eventuele betermeldingen tijdens de periode van afwezigheid.
- Loonstroken: hier kun je de maandelijkse loonstroken van de medewerker bekijken, gesorteerd per jaar.
- Jaaropgave: hier kun je de jaarlijkse opgave van de betreffende medewerker bekijken.
- Wijzigingen: hier kun je een overzicht krijgen van alle mutaties die je voor de betreffende medewerker hebt verwerkt of ingepland.
Onderstaande schermafbeelding toont het medewerkersdossier, met daarin de hierboven kort toegelichte onderdelen:
De laatste sectie in het dossier van een medewerker is "Mijn wijzigingen". Hier kun je processen opstarten die vanuit het dossier beschikbaar zijn, waar je rechten toe hebt vanuit de processen die zijn ingericht. Dit zijn digitale processen die eenvoudig en stapsgewijs kunnen worden uitgevoerd en afgerond en op organisatieniveau worden ingericht in beheer. Wat een medewerker hier ziet, is dus afhankelijk van de inrichting van een proces en of de medewerker in de accordatiestructuur is ingericht voor dat proces.
Voorbeelden zijn het digitaal ondertekenen van een overeenkomst of het wijzigen van persoonsgegevens. Denk hierbij ook aan een contractverlenging, een wijziging in het dienstverband of een uitdienstmelding van een medewerker. Zodra een proces is afgerond en verwerkt, vind je dit terug in het dossier onder de rubriek "Wijzigingen".
Het vrijwilligersdossier
Het vrijwilligersdossier verschilt van het medewerkersdossier: bepaalde onderdelen, namelijk verlof, jaaropgave, loonstroken, heffingen, contract, arbeidspatroon, verzuim en opleidingen & bevoegdheden bestaan niet in het dossier. Ook zijn er een aantal onderdelen die juist alleen voor het vrijwilligersdossier zijn. Wat er precies voor onderdelen te zien zijn, hangt af van de inrichting van de organisatie en van welke producten er worden afgenomen.
Het vrijwilligersdossier kan de volgende onderdelen bevatten:
- Personalia: de basisinformatie die er bekend is over de vrijwilliger als persoon.
- Rekeningen: eventuele rekeninginformatie die er bekend is (bijvoorbeeld voor het uitkeren van declaraties).
- Kenmerken: kunnen gebruikt worden voor registratie van eventuele middelen zoals kleding.
- Feedback: hier kun je feedback vragen over de competenties en functietaken van de vrijwilliger.
- Documenten: Hier kun je documenten inzien zoals een vrijwilligersovereenkomst en de VOG-verklaring. Je kunt ook zelf documenten uploaden zoals bijvoorbeeld een vrijwiliger CV.
- Kwalificaties: indien er kwalificaties toegekend worden voor bijvoorbeeld de verschillende activiteiten die er uitgevoerd worden, worden deze hier toegekend.
- Inzet: kan gebruikt worden om aan te geven op welk dag en dagdeel van de week een vrijwilliger Aanwezig of Beschikbaar is. Op deze manier wordt overzichtelijk wanneer een vrijwilliger ingezet zou kunnen worden. Wanneer je geen gebruik maakt van een plansysteem maar wel een redelijk overzicht wil hebben van in te zetten vrijwilligers, kan deze oplossing helpend zijn.
- Bedrijfsmiddelen: hier kun je zien welke middelen de vrijwilliger gebruikt en waar je eventueel nieuwe middelen kunt aanvragen voor de vrijwilliger.
- Notities: hier kun je bestaande notities over de vrijwilliger bekijken of nieuwe notities aanmaken.
- Declaraties: hier kun je aangemaakte declaraties van de vrijwilliger zien, zoals de km-vergoeding of vergoeding voor het openbaar vervoer (OV).
- Wijzigingen: hier kun je een overzicht krijgen van alle mutaties die je voor de betreffende vrijwilliger hebt verwerkt of ingepland.
De volgende schermafbeelding laat zien hoe het vrijwilligersdossier er iets anders uitziet:
De laatste sectie in het dossier van een vrijwilliger is "Mijn wijzigingen". In deze sectie kun je digitale processen opstarten die eenvoudig en stapsgewijs worden uitgevoerd. Na afronding en verwerking vind je deze terug onder de rubriek "Wijzigingen". Welke processen beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting van jouw organisatie. Mogelijke voorbeelden:
- Wijzigen van persoonsgegevens.
- Digitaal ondertekenen van een overeenkomst.
Tot slot is het van belang om te weten dat de informatie die zichtbaar is in het personeelsdossier van een medewerker of vrijwilliger afhankelijk is van de producten jouw organisatie binnen SDB Zorgt heeft aangenomen en van bevoegdheden die zijn ingericht in de applicatie. Bijvoorbeeld: als jouw organisatie het HR Declaraties van SDB Zorgt niet heeft afgenomen, kun je geen toegang krijgen tot het onderdeel declaraties van medewerkers of vrijwilligers.
Hetzelfde geldt voor bepaalde functies binnen het HR-product. Dus als HR Declaraties wel is afgenomen, is het nog afhankelijk van de toegekende bevoegdheden of je dat onderdeel kunt zien in het Personeelsdossier of Vrijwilligersdossier. Een voorbeeld: als de bedrijfsmiddelen niet zijn geactiveerd bij de bevoegdheden, dan wordt dit onderdeel niet weergegeven in het dossier van de medewerker of vrijwilliger, zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding:
Voor een uitgebreide uitleg over het instellen en beheren van bevoegdheden en rollen in SDB HR - Beheer, raadpleeg dit artikel in de kennisbank.
Related Articles
Notities
Notities Bij medewerkers en vrijwilligers kan in het personeelsdossier een notitie worden toegevoegd. Het veld is prominent in het personeelsdossier aanwezig en kan gebruikt worden om hulpinformatie omtrent de medewerker snel in te zien. Het ...Dienstverbandhistorie bijwerken in het personeelsdossier
Het is mogelijk om de dienstverbandhistorie in [ HR | Personeelsdossier | Wijzigingen ] te laten bijwerken met de gegevens uit de mutatiedata, vanuit het Personeelsdossier. In enkele gevallen gaat het niet goed met het updaten van de ...Kwalificaties/ bevoegdheden in het personeelsdossier
Recent hebben we een koppeling gerealiseerd waarbij kwalificaties van medewerkers uit SDB HR (ook wel bevoegdheden genoemd), doorgestuurd kunnen worden naar SDB Planning om hier vervolgens rekening mee te kunnen houden in de planning. Zie dit ...Instructievideo Werken met het dashboard
Templates voor het aanmaken van nieuwe medewerkers
In SDB*Salaris kunt u zelf templates aanmaken voor het invoeren van werknemers. Deze templates kunt u zelf vullen of aanmaken op basis van een bestaande medewerker. SNEL EN EENVOUDIG EEN NIEUWE MEDEWERKER AANMAKEN M.B.V. TEMPLATES Wat is er nieuw of ...