Aanmaken facturen

Aanmaken facturen

Aanmaken facturen

De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Aanmaken facturen.
In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden aangemaakt.

Het selecteren van declaratieregels

Het beginscherm bestaat uit het invullen van parameters om een bepaalde selectie te maken. Er zijn vijf verplichte parameters waarbij de eerste regel ingevoerd moet worden om de opvolgende regel in te kunnen vullen:
  1. Factuurstroom (verplicht veld): bevat de factuurstromen aanwezig in het EPD zoals het ZPM_FZ of het ZPM_GGZ. Er kan maar één factuurstroom gekozen worden.
  2. AGB-code (verplicht veld): bevat de AGB-codes van de zorginstellingen. Er kan maar één AGB-code gekozen worden.
  3. Periode vanaf (verplicht veld): bevat maandelijkse periodes zoals september 2022. Er kan gezocht worden op de periodemaand en/of jaartal. Er kan maar één periode geselecteerd worden.
  4. Periode t/m (verplicht veld): bevat maandelijkse periodes zoals september 2022. Er kan gezocht worden op de periodemaand en/of jaartal. Er kan maar één periode geselecteerd worden.
  5. Factuurwijze (verplicht veld): bevat factuurwijzen Vecozo en restitutienota. Vecozo facturen zijn facturen die digitaal verzonden worden naar de zorgverzekeraar en restitutienota’s zijn facturen die op papier verzonden kunnen worden naar instanties en cliënten. Dit is een meerkeuzeveld.
  6. Betaler(s) (variabel veld): bevat in eerste instantie een lege waarde. Door de op de zoek-knop te klikken alle betalers die een prestatie kennen worden dan getoond. Het is mogelijk te filteren op betaler of op meerdere betalers.

Om tot een selectie actie te komen, moet tot slot gekozen worden welke declaratieregels zichtbaar worden gemaakt. Dit is een meerkeuze veld. Er kan gekozen worden voor de volgende opties:
  1. Toon alle declarabele regels: bevat alle declarabele regels
  2. Toon alle geparkeerde regels: bevat alle declaratieregels die zijn geparkeerd voor declaratie
  3. Toon alle uitgesloten regels: bevat alle declaratieregels die zijn uitgesloten voor declaratie

Nadat op 'Zoeken' is geklikt worden de betreffende declaratieregels ingeladen. Dit kan even duren en is afhankelijk van de hoeveelheid declaratieregels die op dit moment klaarstaan.

De zojuist opgegeven parameters zijn aan te passen door op 'Nieuw selectie starten' te klikken. Automatisch worden hier al de parameters gevuld van de huidige selectie, zodat eenvoudig één of meerdere parameters zijn aan te passen.

Overzicht van declaratieregels

Na laden van de gegevens kunnen op het scherm drie kolommen zichtbaar gemaakt worden. Dit zijn van links naar rechts de volgende:
  1. Betalers: bevat de naam en het totaalbedrag debet en credit van de betaler. In deze kolom zijn de namen zorgverzekeraars zichtbaar indien gekozen wordt voor factuurwijze Vecozo. Wanneer gekozen wordt voor factuurwijze restitutienota zijn ook instanties zichtbaar en bevat deze kolom een regel met de naam overige betalers. Deze overige betalers zijn cliënten die hun eigen factuur moeten betalen.
  2. Cliënten: nadat op de naam van de betaler wordt geklikt worden alle cliënten getoond waarvoor declaratieregels klaar staan.
  3. Prestaties: na klikken op de naam van de cliënt worden de betreffende prestaties van de cliënt die klaarstaan voor declaratie getoond. Hier worden onder andere het tarief, declaratiebedrag en eventuele uitvalredenen of retourcodes getoond. Eventueel kan rechts bovenin geklikt worden op het kruisje om de prestaties voor deze cliënt weer te sluiten.

Klikken op de betreffende declaratieregel leidt naar een detailpagina met daarop alle details zoals deze ook meegaan op de factuur en in het declaratiebericht. Terugkeren naar het overzicht kan door op de pijl en tekst 'terug naar overzicht' te klikken.

Alle kolommen zijn sorteerbaar door met de muis op de titel te staan, waardoor er een (klikbaar) pijltje verschijnt.

Een declaratieregel kan in dit scherm één van de volgende statussen hebben:

Status

Omschrijving

Gereed

Voor deze regel zijn geen blokkerende uitvalredenen gevonden en deze regel kan dan ook onderdeel worden van een factuur.

Uitval

Voor deze regel zijn vanuit het controle framework blokkerende uitvalredenen gevonden. Deze regel is dan ook op dit moment niet te declareren.

Afgekeurd (ter beoordeling)

Deze regel is ooit onderdeel geweest van een factuur, maar is door de betaler afgekeurd. Na afkeur is een kopie van de regel gemaakt en teruggezet om eventueel opnieuw onderdeel te worden van een factuur. Wanneer vanuit de registratie een update van de declaratieregel wordt ontvangen dan wordt deze automatisch weer op de status 'Gereed' geplaatst. Het idee is dat een update van het bronsysteem het probleem waarschijnlijk oplost. Dit scheelt administratieve handelingen.

Validatiefout

Deze regel is ooit onderdeel geweest van een factuur, maar bij het aanmaken van een declaratiebericht stuitte deze regel op validatiefouten. Ook deze regel wordt net zoals een afgekeurde regel automatisch weer op 'Gereed' geplaatst wanneer er een aanpassing plaatsvindt in de registratie.

Kwaliteitscontroles

Nadat een prestatie of product is afgeleid wordt deze naar de facturatiemodule gestuurd. Voordat deze prestatie of product op het scherm wordt weergegeven wordt deze eerst gecontroleerd tegen allerlei kwaliteitscontroles. Hierin liggen allerlei bedrijfsregels vast waaraan een declaratieregel moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de minimale aanwezigheid van bepaalde elementen, maar deze controles kunnen ook verder gaan. Bijvoorbeeld of een bepaalde prestatie wel heeft plaatsgevonden binnen een bepaalde tijdsspanne.

Binnen de kwaliteitscontroles wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds uitval en anderzijds een waarschuwing. Bij een uitvalreden wordt een uitroepteken getoond in een rode cirkel. Deze declaratieregels zijn dan ook niet te verzenden. Dit is dan ook echt blokkerend. Bij een waarschuwing wordt een oranje/geel waarschuwingsicoon getoond. Deze controle is niet blokkerend voor facturatie, maar vraagt wellicht wel een controle van de betreffende regel. Mogelijk leidt dit later in het proces nog tot afkeur van de betaler.

Het waarschuwingsicoon wordt ook getoond bij de cliënt wanneer op prestatieniveau declaratieregels aanwezig zijn met een uitvalreden of een waarschuwing.

Alle controles die op dit moment worden uitgevoerd zijn te vinden op de Confluence pagina.

Filteren

Nadat op basis van de factuurstroom, AGB-code, periode vanaf en periode t/m een selectie is gemaakt kan deze vervolgens gefilterd worden. De aanwezige filters zijn afhankelijk van de gekozen factuurstroom. Enkele voorbeelden zijn de filters op status, retourcode / uitvalreden, cliënt en prestatiecode.

Na het toepassen van de filters zijn alleen nog die regels aanwezig die voldoen aan alle geselecteerde filteropties. Wanneer bijvoorbeeld in het filter voor status gekozen is voor 'validatiefout' en in het filter bij de retourcodes / validatiefout voor '9419 - Plaatsingsbesluit mag niet voorkomen' dan worden alleen die regels getoond waarbij zowel de status validatiefout is EN de retourcode 9419 voorkomt.

Selecteren van declaratieregels

Op elk niveau (betalers, cliënten en prestaties) kunnen regels aan- of uitgevinkt worden door op de checkbox te klikken.

Het aan- en uitvinken van een declaratieregel werkt door op het lagere of hogere niveau. Enkele voorbeelden:
  1. Wanneer een cliënt wordt uitgevinkt zullen ook automatisch alle onderliggende declaratieregels worden uitgevinkt
  2. Wanneer een betaler niet is aangevinkt en vervolgens wordt een onderliggende cliënt aangevinkt dan wordt zowel de betaler als de onderliggende declaratieregels aangevinkt
  3. Worden alle declaratieregels bij een cliënt uitgevinkt dan wordt ook de cliënt zelf uitgevinkt

Wanneer een regel niet aangevinkt kan worden is er sprake van een uitvalreden of retourcode en zal ook een fouticoon getoond worden. Na klikken op dit icoon wordt meer informatie getoond.

Relaties tussen declaratieregels

In het scherm worden de volgende relaties tussen declaratieregels weergegeven:

Een prestatie met bijbehorende toeslag
Dit is zichtbaar middels een gestreepte lijn. Een toeslag is alleen te selecteren als deze gezamenlijk met de hoofdprestatie in dezelfde factuur zit of als de hoofdprestatie al (gedeeltelijk) is goedgekeurd. De hoofdprestatie is natuurlijk wel los te selecteren van de toeslagen.


Een debet en credit prestatie die bij elkaar horen
Dit is zichtbaar middels een doorgetrokken lijn. Een debet is alleen te selecteren als deze gezamenlijk met de credit in dezelfde factuur zit of als de credit al is goedgekeurd. Een credit is natuurlijk wel los te selecteren van de debet.


Een toeslag is nog niet gedeclareerd en goedgekeurd
Wanneer een prestatie als is gedeclareerd en goedgekeurd, maar de bijbehorende toeslag(en) nog niet dan is dat op deze manier zichtbaar:

Rechts bovenin staat het totaalbedrag getoond van alle geselecteerde regels bij elkaar opgeteld. Dit bedrag verandert als er een of meerdere regels aan of uit worden gezet.

Als alle gewenste regels geselecteerd zijn worden de facturen aangemaakt door op de knop FACTUREN AANMAKEN te klikken. Wanneer een filter is ingesteld worden alleen die declaratieregels onderdeel van de factuur die binnen het filter vallen. Is bijvoorbeeld één specifieke cliënt geselecteerd, dan wordt alleen een factuur aangemaakt voor die specifieke cliënt.

Parkeren en uitsluiten

Declaratieregels die nog geen onderdeel uitmaken van een factuur kunnen geparkeerd of uitgesloten worden op vier verschillende niveaus:
  1. Betaler: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij de geselecteerde betaler. De opties zijn te bereiken door te hoveren over de regel van de betaler en het menu te openen.
  2. Cliënt: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij de geselecteerde cliënt. De opties zijn te bereiken door te hoveren over de regel van de cliënt en het menu te openen.
  3. Zorgtraject: parkeert of sluit de declaratieregels uit behorende bij het betreffende zorgtraject. De opties zijn te bereiken door te hoveren over een declaratieregel die bij het betreffende zorgtraject hoort en vervolgens het menu te openen.
  4. Declaratieregel: parkeert of sluit de de betreffende declaratieregel uit. De opties zijn te bereiken door te hoveren over een declaratieregel en het menu te openen.

Bij parkeren of uitsluiten worden alleen declaratieregels meegenomen die horen bij die betreffende financieringsstroom. Wordt  een betaler geparkeerd dan geldt dat bijvoorbeeld alleen voor ZPM GGZ en niet voor een andere financieringsstroom.

Bij het parkeren of uitsluiten van de betaler, cliënt en zorgtraject krijgt de medewerker financiële administratie de keuze om ook alle toekomstige declaratieregels behorende bij de betaler, cliënt of zorgtraject te parkeren of uit te sluiten. Wordt voor deze optie gekozen dan worden ook alle toekomstige declaratieregels die op het moment van parkeren of uitsluiten nog niet bekend waren in de declaratiemodule standaard geparkeerd of uitgesloten. Wordt op 3 mei een parkeeractie gedaan voor een cliënt waarbij ervoor gekozen is ook toekomstige regels te parkeren, dan zal bij het inlezen van de declaratieregel van 4 mei deze automatisch geparkeerd worden. Wordt niet gekozen voor het parkeren of uitsluiten van toekomstige regels dan worden alleen alle declaratieregels van voor 3 mei die nog niet gedeclareerd zijn geparkeerd. De regel van 4 mei wordt dan niet standaard geparkeerd.

Wanneer een reeds geparkeerde betaler, cliënt, zorgtraject of declaratieregel wordt uitgesloten dan wordt eerst de parkeerstatus opgeheven voordat deze vervolgens uitgesloten wordt. Andersom geldt dit ook. Bij een uitgesloten regel die geparkeerd wordt, wordt eerst het uitsluiten opgeheven voordat deze geparkeerd wordt.

Het parkeren en uitsluiten is op te heffen door op de geparkeerde of uitgesloten betaler, cliënt of declaratieregel te gaan staan en in het menu te kiezen voor het opheffen van parkeren of uitsluiten. In dat geval wordt voor de betreffende declaratieregels het parkeren of uitsluiten opgeheven en zullen ook alle toekomstige regels niet meer automatisch worden geparkeerd of uitgesloten.  Indien na opheffen van parkeren of uitsluiten de regels direct mee moeten met de declaratie zullen deze handmatig weer geselecteerd moeten worden. Bij de eerstvolgende keer ophalen van de declaratieregels zijn deze wel automatisch weer geselecteerd.

Het parkeren of uitsluiten wordt zichtbaar gemaakt in het overzicht van de declaratieregels door voor de regel een parkeer- of uitsluiticoon te tonen. Op detailniveau van de declaratieregel wordt ook getoond of de regel geparkeerd of uitgesloten is en wordt daarnaast ook de reden en eventuele toelichting getoond.

Door middel van een filter kan geselecteerd worden welke declaratieregels getoond moeten worden: de declarabele, de geparkeerde en/of de uitgesloten regels. Standaard worden de declarabele en geparkeerde regels getoond. Deze moeten nog gedeclareerd worden, al dan niet na het oplossen van een bepaald probleem. Voor de uitgesloten regels is bewust gekozen om deze niet meer te gaan declareren. Deze worden dan ook niet getoond.

Aanmaken van facturen

Na het klikken op deze knop worden de facturen aangemaakt uitgesplitst naar de combinatie betaler, periode en AGB-code. Zijn er voor 1 specifieke betaler declaratieregels van 3 periodes voor 2 AGB-codes, dan worden er dus 6 facturen aangemaakt.

Nadat dit proces is voltooid zullen de aangemaakte facturen gebaseerd op de specifieke selectie worden getoond. Direct hierna start het aanmaken van de declaratieberichten en zullen additionele validaties worden toegepast. De pagina haalt continu de actuele status op van deze validatiestap en automatisch zal dan op het scherm verschijnen of de validatie geslaagd is of dat er validatiefouten zijn opgetreden.

Het kan even duren voordat alle facturen zijn aangemaakt. Het scherm kan in de tussentijd worden gesloten en het aanmaken van de facturen loopt op de achtergrond dan door. Via het 'Inzien facturen' kunnen de facturen vervolgens geraadpleegd worden.

Wanneer deze validatiestap voltooid is staat er een conceptfactuur klaar zonder factuurnummer. Na verzenden van de factuur is de factuur definitief en krijgt deze dan ook een factuurnummer. Zie voor meer informatie ook het onderwerp 'Inzien facturen'.

Overzicht / statistieken

Na aanklikken van de knop 'overzicht' verschijnt een scherm met daarin een overzicht van verschillende statussen in de declaratiemodule. De volgende onderdelen worden getoond.

Status verwerken declaratieregels

Geeft aan wat de status is van de declaratieregels die vanuit de afleiding zijn doorgestuurd naar de declaratiemodule.

Naam

Omschrijving

Te importeren

De declaratieregel is ontvangen vanuit de afleiding, maar moet nog verwerkt worden.

Wacht op import

De rij is tijdelijk in de wacht gezet, bijvoorbeeld omdat het een toeslag betreft en de hoofdprestatie is nog niet ingelezen. Voor deze rijen wordt later nog eens geprobeerd om deze in te lezen.

Importeren tijdelijk geblokkeerd

Het importeren is tijdelijk geblokkeerd voor regels die al op een factuur staan.

Geïmporteerd

De declaratieregel is succesvol geïmporteerd.

Fout bij importeren

Bij het importeren van de declaratieregel is iets fout gegaan. In principe zou deze situatie zich niet voor moeten doen, want dan is er een technische fout in de software. Mocht dit zich voordoen dan kan hiervoor een Topdesk melding worden aangemaakt en onderzoeken we de situatie.

Status prestaties
Geeft de status weer van de declaratieregels. Deze ontstaan nadat de regels uit de afleiding zijn omgezet in debets en/of credits.

Naam

Omschrijving

Gereed

Deze regel is gereed om opgenomen te worden in een factuur en kan geselecteerd worden in het scherm.

Uitval

Eén of meerdere kwaliteitscontroles zijn niet akkoord. Hierdoor kan de regel niet gedeclareerd worden totdat de uitval is opgelost.

Wordt verzonden

De regel wordt op dit moment verzonden.

Gefactureerd

De regel is onderdeel van een (concept) factuur.

Goedgekeurd

De regel is goedgekeurd door de betaler.

Deels goedgekeurd

De regel is gedeeltelijk goedgekeurd door de betaler.

Afgekeurd

De regel is afgekeurd door de betaler.

Validatiefout

Bij het aanmaken van de factuur is een technische controlefout opgetreden, waardoor deze regel geen onderdeel kan worden van het berichtenverkeer. Deze zal dan geweigerd worden door Vecozo.

Afgekeurd (ter controle)

Dit is een kopie van de regel die op een factuur heeft gestaan. Na aanpassingen kan deze regel opnieuw ingediend worden.

Status verwerken facturen
Dit geeft weer wat de huidige status is van het verwerken van de facturen.

Naam

Omschrijving

Wordt aangemaakt

De factuur wordt op dit moment aangemaakt.

Te verzenden

De factuur is aangemaakt en heeft geen validatiefouten. Deze kan verstuurd worden.

Fout bij aanmaken

Bij het aanmaken van de factuur is technisch iets fout gegaan. Neem hierover contact op met Avinty support, zodat gekeken kan worden waar dit technisch fout is gegaan.

Validatiefouten

Bij het aanmaken van de factuur is een validatiefout ontstaan. De factuur kan hierdoor niet opgenomen worden in het berichtenverkeer.

Wachten op verzenden

De factuur is in de wachtrij geplaatst om verzonden te worden.

Wachten op aanmaken

De factuur is in de wachtrij geplaatst om aangemaakt te worden.

Wordt verzonden

De factuur is opgepakt en wordt op dit moment verzonden naar Vecozo.

Wacht op antwoord

De factuur is succesvol verzonden naar de betaler en wacht op een retourbericht.

Te printen

De papieren factuur is aangemaakt en kan geprint worden.

Fout bij verzenden

Tijdens het verzenden van de factuur naar Vecozo is iets fout gegaan.

Fout bij verwerken antwoordbericht

Bij het inlezen van het retourbericht heeft zich een technische fout voorgedaan. Neem hierover contact op met Avinty support, zodat gekeken kan worden waar dit technisch fout is gegaan.

Afgekeurd door Vecozo

De factuur is technisch afgekeurd door Vecozo.

Goedgekeurd

De factuur is volledig goedgekeurd door de betaler.

Gedeeltelijk goedgekeurd

De factuur is gedeeltelijk goedgekeurd door de betaler.

Afgekeurd

De factuur is afgekeurd door de betaler.

Intern

Dit geeft weer welke creditfacturen er allemaal zijn ontstaan door afkeur.

Geprint

De papieren factuur is afgedrukt.

Rollen

Rollen:

Omschrijving:

DECLARATIEREGELS_SELECTEREN

Geeft toegang tot het inzien en selecteren van declaratieregels

FACTUREN_AANMAKEN

Geeft toegang tot het aanmaken van facturen

    • Related Articles

    • Facturen behandel/reiskosten aanmaken

      Facturen behandel/reiskosten aanmaken Dit scherm is te benaderen via het menu Financieel Beheer - Facturatie overig - Facturen behandel/reiskosten aanmaken. Via dit scherm kunnen er per maand niet-definitieve facturen worden aangemaakt voor ...

    • Inzien facturen

      Inzien facturen De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Inzien facturen. In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden ingezien. Overzicht alle facturen In dit overzicht worden alle facturen ...

    • Niet-definitieve facturen verwerken

      Niet-definitieve facturen verwerken Het scherm is te benaderen via het menu Financieel Beheer- Facturatie overig - Niet-definitieve facturen verwerken. Via dit programma kunt u de status van de niet-definitieve facturen wijzigen in definitief. ...

    • Journaalpost bestanden aanmaken

      Journaalpost bestanden aanmaken De module is te benaderen via Financieel beheer - Journaalposten - Journaalpost bestanden aanmaken. Via de functie 'Journaalpost bestanden aanmaken' kan een journaalpost als bestand aangemaakt en opgehaald worden ...

    • DBC-MSZ-MSR facturatie

      DBC-MSZ-MSR facturatie Het is mogelijk om naast de ZPM facturatie ook DBC-MSZ-MSR te factureren bij de zorgverzekeraars. In het scherm 'aanmaken facturen' kan de factuurstroom DBC-MSZ-MSR gekozen worden. De juiste AGB code moet worden ingevuld ...