Inzien facturen

Inzien facturen

Inzien facturen

De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Inzien facturen.
In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden ingezien.

Overzicht alle facturen
In dit overzicht worden alle facturen getoond die voor de verschillende factuurstromen zijn aangemaakt. Zo wordt onder meer het bedrag getoond dat is gedeclareerd en het toegekende en afgekeurde bedrag.

Wanneer de factuur een fout bevat, bijvoorbeeld bij het valideren of wanneer het verzenden van de factuur niet goed is gegaan, wordt dit getoond door middel van een waarschuwingsicoon (uitroepteken in een rode cirkel). De fout kan inzichtelijk worden gemaakt door op het icoon te klikken.

Ook de status van de factuur wordt getoond. De factuur kan één van onderstaande statussen bevatten.

Status

Omschrijving

Te verzenden

Voor de factuur is een declaratiebericht aangemaakt en hier zijn geen technische of  validatiefouten meer in gevonden. Deze factuur is te selecteren en te verzenden naar de betaler.

Fout bij aanmaken

Bij het aanmaken van de factuur en/of het declaratiebericht heeft zich een technische fout voorgedaan. Neem contact op met Avinty servicedesk onder vermelding van het nummer zoals deze verschijnt als op het fouticoon wordt geklikt.

Validatiefouten

Bij het aanmaken van de factuur hebben zich enkele validatiefouten voorgedaan. De factuur kan dus ook niet verzonden worden. Eventueel kunnen de regels met validatiefouten uit de factuur gehaald worden voordat deze verzonden wordt.

Wachten op verzenden

Nadat op de knop is gedrukt voor het versturen van de factuur wordt deze klaargezet om te verzenden.

Wordt verzonden

De factuur zit op het moment in het proces van verzenden naar Vecozo.

Wacht op antwoord

Nadat de factuur zonder fouten is afgeleverd bij Vecozo komt deze op 'wacht op antwoord' te staan.

Fout bij verzenden

Wanneer tijdens het verzenden naar Vecozo zich fouten hebben voorgedaan worden deze getoond op het scherm. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat de Vecozo dienst tijdelijk niet bereikbaar is of omdat het certificaat niet goed is ingericht. Nadat het probleem is opgelost kan de factuur opnieuw verzonden worden.

Goedgekeurd

Indien alle regels op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler zijn goedgekeurd.

Deels goedgekeurd

Indien tenminste één, maar niet alle regels, op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler (gedeeltelijk) zijn goedgekeurd.,

Afgekeurd

Indien alle regels op de betreffende factuur na inlezen van het retourbericht van de betaler zijn afgekeurd.

Afgekeurd door Vecozo

Indien blijkt dat het declaratiebericht toch niet aan alle technische vereisten voldoet of niet gerouteerd kan worden naar de betaler volgt een afkeur door Vecozo. De afkeurreden zal op factuur-, cliënt of declaratieregelniveau getoond worden.

Fout bij verwerken retourbericht

Wanneer bij het verwerken van het retourbericht zicht een fout voordoet. Indien dit zich voordoet neem dan contact op met de Avinty servicedesk.

Alle kolommen zijn te sorteren door met de muis op de titel te staan, waardoor er een (aanklikbaar) pijltje verschijnt.

Filteren facturenoverzicht
Het facturenoverzicht kan gefilterd worden door gebruik te maken van de filteroptie. Zo kunnen bijvoorbeeld de facturen voor een bepaalde factuurstroom, periode of AGB-code worden geselecteerd.

Selecteren van facturen ter verzending
Bij binnenkomst zijn standaard alle facturen geselecteerd die verzonden kunnen worden naar de betaler. Indien een factuur niet verzonden hoeft te worden kan deze worden uitgevinkt door op de checkbox te klikken. Deze checkbox is ook te gebruiken om een factuur eventueel weer aan te vinken, zodat deze mee gaat binnen het verzendproces. Wanneer de bovenste checkbox wordt uitgevinkt, dan zullen alle facturen worden uitgevinkt.

Wanneer een checkbox niet is aan te vinken kan een factuur niet verzonden worden. Dit komt bijvoorbeeld omdat de factuur validatiefouten bevat, of omdat een factuur al verzonden is of retourinformatie heeft ontvangen.

Verzenden van facturen
Na aanvinken van de te verzenden facturen kunnen deze ook daadwerkelijk verstuurd worden. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de knop 'facturen verzenden'. In dat geval worden de facturen gemarkeerd om te verzenden en zullen deze vervolgens één voor één naar Vecozo worden verstuurd.

Het kan even duren voordat alle facturen uiteindelijk ook verzonden zijn. Zo wordt onder andere het bericht nog een keer opnieuw samengesteld en wordt ook het factuurnummer uitgedeeld. Daarna moeten de berichten nog naar Vecozo worden verzonden. Het scherm ververst op de achtergrond automatisch. Wanneer de berichten verstuurd zijn wordt de status dus automatisch aangepast naar 'Wacht op antwoord'.

Indien bij het verzenden van het bericht iets fout gaat wordt dit ook getoond door middel van het fouticoon aan het eind van de factuurregel. Dit kan bijvoorbeeld komen omdat het certificaat niet goed is ingericht of omdat Vecozo op dit moment niet bereikbaar is. Een factuur hoeft daarna niet opnieuw aangemaakt te worden, maar kan opnieuw verzonden worden zodra het probleem is opgelost. Dit kan door de factuur opnieuw aan te vinken om te versturen of door de specifieke factuur opnieuw te verzenden in het detailoverzicht van de factuur.

Ophalen retourberichten
Door op de knop 'Ophalen retourberichten' te klikken worden alle retourberichten opgehaald vanaf Vecozo. Na klikken op deze knop wordt op de achtergrond een proces gestart om dit in gang te zetten. Afhankelijk van de hoeveelheid berichten kan het enige tijd duren voordat alle retourberichten opgehaald en verwerkt zijn.

Door te sorteren op de kolom 'datum retour' kunnen de facturen met de meest recente retourinformatie bovenaan het overzicht geplaatst worden.

Detailoverzicht factuur
Elke factuur is aanklikbaar en navigeert naar een detailpagina waar alle gegevens met betrekking tot de factuur te vinden zijn. Door op een specifieke cliënt te klikken worden de onderliggende prestaties zichtbaar. Deze prestaties zijn klikbaar en navigeren naar een detailpagina waar alle gegevens met betrekking tot de specifieke prestatie te vinden zijn. Terugkeren naar het overzicht kan door op de pijl en tekst 'terug naar overzicht' te klikken.

Vanuit de factuur kan middels de knoppen bovenin het scherm worden gekozen om het declaratiebericht of het retourbericht (indien aanwezig) te downloaden.

Op detailniveau zijn ook alle fouten inzichtelijk door middel van het fouticoon. Door op het fouticoon te klikken op het niveau van de factuur zelf, de cliënt of op een declaratieregel worden de betreffende fouten getoond. Dit kan een fout zijn bij het verzenden van het bericht, maar kunnen ook retourcodes zijn als al een antwoord van de betaler is ontvangen.

In het detailoverzicht wordt onderscheid gemaakt tussen facturen die naar Vecozo zijn verzonden en degene die een interne (credit) factuur zijn op een gedeeltelijk goedgekeurde of afgekeurde factuur. Het verschil zit hem in verschillende velden op het detailniveau van de factuur. Zo is de 'wijze' bij een interne creditfactuur gelijk aan 'Intern' en zal dit bij een bericht die naar Vecozo wordt verstuurd gelijk zijn aan 'Vecozo'. Daarnaast is bij een interne factuur het gerelateerd factuurnummer aanwezig. Deze verwijst naar de factuur waar (gedeeltelijke) goedkeur of afkeur op is geweest en waar deze interne factuur op gebaseerd is.

Handmatig goed- en afkeuren van facturen
Facturen met de status wordt verzonden, wacht op antwoord, fout bij verzenden of te printen kunnen handmatig goed of afgekeurd worden. Deze functionaliteit is bedoeld om te gebruiken als de betaler niet in staat is om een retourbericht te verzenden of een retourbericht in te lezen. Het wordt aangeraden om deze functionaliteit te gebruiken als er een definitief besluit is genomen door de betaler over de status van de factuur omdat het belangrijk is om het berichtenverkeer aan te houden. Verder kan het verwerken van een groot factuur lang duren door het verwerken van het aantal regels.

Crediteren van gedeeltelijk goedgekeurde en goedgekeurde factuurregels
Indien er een retourbericht is ontvangen en de factuurregel gedeeltelijk goedgekeurd of goedgekeurd is, is het mogelijk om deze factuurregel te crediteren. Dit is mogelijk gemaakt om in de uitzonderlijke gevallen als een klacht of materiële controle een factuurregel zonder aanleiding van wijziging in de productie opnieuw in te kunnen dienen of uit te sluiten van opnieuw indienen.

Het crediteren is mogelijk door met de cursor op het > teken te staan er te kiezen voor 'crediteren'.

Hierna volgt een keuzemenu om de nieuwe debet opnieuw in te kunnen dienen, te parkeren of uit te sluiten. Het is niet mogelijk om dezelfde factuurregel opnieuw te crediteren. Zie hieronder het keuze menu.

Alleen de facturen met gedeeltelijk goedgekeurde factuurregels kunnen in bulk gecrediteerd worden. Dit is niet mogelijk voor facturen met volledig goedgekeurd factuurregels. Als in een factuur zowel gedeeltelijk goedgekeurde factuurregels aanwezig zijn als goedgekeurde factuuregels is in bulk crediteren niet mogelijk.

Rollen

Rollen:

Omschrijving:

FACTUREN_INZIEN

Geeft toegang tot het inzien van het facturenoverzicht en de factuurdetails

FACTUREN_VERWIJDEREN

Geeft toegang tot het verwijderen van concept facturen

DOWNLOAD_DECLARATIEBERICHTEN

Geeft toegang tot het downloaden van declaratie- en retourberichten

PULL_DECLARATIE_RETOURBERICHT

Geeft toegang tot het ophalen van retourberichten vanaf Vecozo

 

    • Related Articles

    • Aanmaken facturen

      Aanmaken facturen De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> Factureren -> Aanmaken facturen. In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden aangemaakt. Het selecteren van declaratieregels Het beginscherm ...

    • Niet-definitieve facturen verwerken

      Niet-definitieve facturen verwerken Het scherm is te benaderen via het menu Financieel Beheer- Facturatie overig - Niet-definitieve facturen verwerken. Via dit programma kunt u de status van de niet-definitieve facturen wijzigen in definitief. ...

    • Facturen behandel/reiskosten aanmaken

      Facturen behandel/reiskosten aanmaken Dit scherm is te benaderen via het menu Financieel Beheer - Facturatie overig - Facturen behandel/reiskosten aanmaken. Via dit scherm kunnen er per maand niet-definitieve facturen worden aangemaakt voor ...

    • Inrichten facturatie en declaratie (Billing)

      Op dit moment beschikbaar voor de volgende factuurstromen: ZPM-GGZ ZPM-FZ DBC-MSZ-MSR DBC-MSZ-AP Inhoud Inrichten factuurnummers Inrichten Vecozo certifcaten Configuratie facturatie Inrichten Vecozo certificaten Inrichten ondergrens Factuurnummers De ...

    • How-to | Factureren en declareren (Billing)

      Inhoudsopgave Aanmaken facturen Inzien facturen Aanmaken financiële aanlevering Aanmaken facturen In deze module kunnen facturen van alle typen factuurstromen worden aangemaakt. De module is te bereiken via het dashboard Financieel beheer -> ...