1. Doel van de functionaliteit

Met deze functionaliteit kunt u op facturen die al door de betaler zijn beantwoord (of die handmatig zijn goedgekeurd/geweigerd) de eindstatus van declaratieregels aanpassen:

• Afgekeurde regels kunnen alsnog worden goedgekeurd.

• Goedgekeurde regels kunnen alsnog worden afgekeurd.

De correctie wordt in één enkele correctie-actie uitgevoerd, met duidelijke controles vooraf en een volledig raadpleegbare correctiegeschiedenis per factuur.

Deze functie is bedoeld om het grootste deel (ongeveer 90%) van de correcties door klanten zelf te laten uitvoeren, zodat alleen de complexe uitzonderingen nog via een verzoek aan SDB hoeven te worden doorgegeven.

2. Wat valt binnen de scope?

U kunt met deze functionaliteit:

• De definitieve status van declaratieregels wijzigen op facturen die:

  • al een retourbericht van de betaler hebben, of

  • handmatig zijn goedgekeurd of afgekeurd.

• In één correctie-actie de statussen omzetten:

  • Afgekeurd → Goedgekeurd

  • Goedgekeurd → Afgekeurd

  • Gedeeltelijk goedgekeurd → Goedgekeurd

• Voordat u de correctie definitief maakt, een controle (pre-validatie) uitvoeren.

• Een optionele toelichting bij de correctie opslaan.

• De correctiegeschiedenis per factuur raadplegen.

• Fouten en waarschuwingen op het scherm zien, inclusief details over eventuele overtredingen van regels.

Beperkingen:

• De verwerking van toeslagen is technisch aanwezig, maar nog niet zichtbaar in de gebruikersinterface. (Bijvoorbeeld: een toeslag kan niet worden goedgekeurd als de hoofdprestatie is afgekeurd. Dit is niet toegestaan, maar er wordt nog geen foutmelding weergegeven.)

• Correcties zijn (nog) niet mogelijk voor papieren facturen.

3. Wanneer kunt u een factuur corrigeren?

U kunt deze correctie uitvoeren op facturen met een van de volgende statussen:

• Goedgekeurd

• Gedeeltelijk goedgekeurd

• Afgekeurd

4. Correctiemodus starten

1. Ga naar Inzien facturen.

2. Zoek de factuur die u wilt corrigeren.

3. Open het contextmenu bij de betreffende factuur.
   
   

4. Kies de optie “Corrigeer factuurregels”.

Na deze stap:

• De factuur komt in selectiemodus (correctiemodus).

• Eventuele bestaande filters (bijvoorbeeld filter op afgekeurde regels of op cliiënten) blijven actief.

• Boven in het scherm verschijnt een hulpmiddelbalk (toolbar) met:

  • een knop “Annuleren” om de correctie af te breken;

  • een knop “Corrigeer (N) regels”, waarbij N het aantal geselecteerde regels is.
    
    

5. Regels selecteren voor correctie

Zodra u in selectiemodus bent:

• De status-labels (chips) op cliënt- en declaratieniveau worden klikbaar.

• Niet-geselecteerde regels worden grijs weergegeven, zodat uw selectie duidelijk uitlicht.

U kunt:

• Individuele declaratierijen aanklikken.

• Meerdere regels tegelijk selecteren.

• Op cliëntniveau selecteren (alle regels van dezelfde cliënt in één keer).

Tijdens het selecteren worden de bedragen die gewijzigd worden direct getoond:

• Bovenste regel bij de labels Toegekend/Afgekeurd toont de goedgekeurde/afgekeurde bedragen zoals deze zouden zijn als u nu opslaat.

• De regel daaronder toont het verschil tussen de oorspronkelijke en de nieuwe bedragen.

• Onderste regel toont de oorspronkelijk goedgekeurde/afgekeurde bedragen.

6. Correctie in één actie uitvoeren

U kiest niet per regel een aparte actie. De actie is impliciet op basis van de huidige status:

• Goedgekeurd → wordt Afgekeurd

• Afgekeurd → wordt Goedgekeurd

• Gedeeltelijk goedgekeurd → wordt Goedgekeurd

Nadat u de gewenste regels hebt geselecteerd, gaat u verder met de correctie via de knop “Corrigeer (N) regels” in de toolbar/snackbar.

7. Validatie en bevestiging

7.1 Bevestigingsdialoog openen

1. Klik op “Corrigeer (N) regels”.

2. Er opent een bevestigingsdialoog.

In deze dialoog ziet u:

• Een samenvatting van de totale bedragen die zullen worden goedgekeurd en afgekeurd (voor en na correctie, of minimaal het verschil).

• Een tekstveld voor een optionele toelichting of uitleg van de correctie.

• Het resultaat van de pre-validatie, aangeduid met:

  • een groen informatieblok bij een volledig geldige selectie, of

  • een geel waarschuwingsblok als er overtredingen zijn.

7.2 Beeld zonder overtredingen (groen)

Als de selectie volledig geldig is:

• Ziet u een groen informatieblok dat aangeeft dat de validatie is geslaagd.

• U kunt:

  • Een optionele toelichting invoeren.

  • De correctie bevestigen via “Opslaan”.

  • Teruggaan naar de selectie via “Annuleren” (de correctie wordt dan nog niet verwerkt).
    

7.3 Beeld met overtredingen (geel)

Als (een deel van) uw selectie in strijd is met systeemregels of latere facturen, dan:

• Ziet u een geel waarschuwingsblok dat aangeeft dat er één of meer overtredingen zijn.

U hebt dan de volgende mogelijkheden:

• “Nakijken”: bekijk de overtredingen per regel.

  • U kunt de status en de geschiedenis van elke regel inzien door op de regel of op het info-icoon te klikken.

• In dezelfde dialoog kunt u de status van regels aanpassen door op de status-chips te klikken.

• U kunt met één actie alle overtredende regels uit de selectie verwijderen via “Verwijder (N)”.

• U kunt er ook voor kiezen om toch door te gaan met de correctie, ondanks de waarschuwingen. In dat geval is een verplichte bevestigingscheckbox aanwezig om te ondertekenen dat u zich bewust bent van de risico’s.

Voorbeelden van overtredingen:

• “Debetregel is al goedgekeurd op een nieuwere factuur.”

• “Creditregel is al goedgekeurd op een nieuwere factuur.”

• “Factuurregel staat al op een nieuwere factuur die nog verzonden moet worden of nog een antwoord moet krijgen.”

8. Correctiemodus verlaten

Als u tijdens de correctiemodus naar een andere pagina probeert te navigeren:

• Verschijnt een bevestigingsvenster met de vraag of u de correctie wilt afbreken of wilt blijven.

U hebt dan twee opties:

• “Correctie afbreken”:

  • Alle niet-opgeslagen wijzigingen gaan verloren.

• “Annuleren” :

  • U blijft op de factuurpagina in correctiemodus en uw huidige selectie blijft behouden.

9. Verwerking en foutafhandeling

9.1 Verwerking van de correctie

Na het bevestigen in de dialoog:

1. Wordt de correctie in een wachtrij in de backend geplaatst voor verwerking.

2. Na verwerking worden de factuurstatus en -totalen bijgewerkt:

   • De nieuwe goedgekeurde en afgekeurde bedragen.

   • Afhankelijk van het proces kan er een nieuwe factuur ontstaan (bijvoorbeeld een interne factuur).

9.2 Foutsituaties

Als de verwerking van de correctie mislukt:

• Verschijnt er een fouticoon in de factuurlijst bij de betreffende factuur.

• Wanneer u op dit fouticoon klikt, wordt een dialoogvenster getoond met meer informatie over de fout.

Correcties die wel in de wachtrij staan maar nog niet zijn verwerkt, worden in de interface als zodanig weergegeven (met de status Ntb.)

10. Correctiegeschiedenis raadplegen

10.1 Correctiegeschiedenis openen

Vanaf het factuurdetail:

1. Open het contextmenu.

2. Kies de optie “Correctiegeschiedenis”.

Hiermee opent u een dialoog met de volledige correctiegeschiedenis van de geselecteerde factuur.

10.2 Inhoud van de correctiegeschiedenis

Voor elke uitgevoerde correctie ziet u:

• De oorspronkelijke status van de factuur (onderste regel in het overzicht).

• Wie de correctie heeft ingediend (gebruiker).

• Wanneer de correctie is ingediend (datum en tijd).

• De eventuele toelichting die bij de correctie is opgeslagen.

• Het resultaat van de correctie:

  • De factuurstatus ná de correctie(s).

  • De totale bedragen vóór en na de correctie (goedgekeurd/afgekeurd), inclusief:

    • De wijziging in de goedgekeurde bedragen.

    • De wijziging in de afgekeurde bedragen.

De correcties worden in chronologische volgorde weergegeven, waarbij de oudste correcties onderaan staan.