Groepscontacten

Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Behandeling/traject - Groepscontacten.

Het scherm Groepscontacten is bedoeld om de verschillende groepscontacten te definiëren en onderhouden. Het scherm is bedoeld voor zowel flexgroepen als groepen met een vaste samenstelling. Groepscontact roosters kunnen worden gemaakt middels een ander scherm: 'Groepcontact rooster'. Een groepscontact rooster is één dag of meerdere dagen in de week met een begin en eindtijd. Aan een groepscontact kunnen meerdere groepscontactroosters worden gekoppeld. Per groepscontactrooster kan ervoor gekozen worden om deze, apart van elkaar, te genereren zodra de groep de gewenste grootte heeft bereikt.

Schermen in de module
Onderhoud groepscontacten heeft 6 verschillende schermen:

1. Groepscontact groep;
   
2. Groepscontacten;
   
3. Rooster;
   
4. Toegestane behandeling;
   
5. Medewerkers;
   
6. Cliënten.
   

Scherm Groepscontact Groep
In het beginscherm van de module kan een 'groepscontact groep' worden aangemaakt.

Scherm Groepscontacten
In het scherm onder een groepscontact groep kunnen één of meer groepscontacten worden aangemaakt en de algemene gegevens van het groepscontact gewijzigd worden.

Aanmaken Groepscontacten
Nieuwe groepscontacten kunnen worden aangemaakt middels een wizard die bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Groepscontact: hier kunnen de algemene gegevens van het groepscontact worden vastgelegd;
   
2. Rooster: zie onderstaande uitleg bij tabblad Rooster;
   
3. Toegestane dienst:  zie onderstaande uitleg bij tabblad Toegestane behandeling;
   
4. Medewerkers: zie onderstaande uitleg bij tabblad Medewerkers;
   
5. Cliënten: zie onderstaande uitleg bij tabblad Cliënten;
   
6. Samenvatting: hier worden alle gegevens getoond die zijn ingevoerd voor het nieuwe groepscontact.
   

Detailscherm groepscontact
Dit scherm bestaat uit twee tabbladen: 'Rooster' en 'Toegestane behandeling'

Tabblad Toegestane behandeling
In het tabblad Toegestane Behandeling onder een groepscontact kunnen de toegestane behandelingen worden gekoppeld aan het groepscontact.

Tabblad Rooster
In het tabblad Rooster onder een groepscontact kunnen de groepcontactroosters worden gekoppeld aan de groep. Per rooster kan de minimale en maximale capaciteit van de groep worden aangegeven. Per rooster kunnen de groepscontact sessies worden gegenereerd zodra het aantal gekoppelde cliënten de minimale capaciteit heeft bereikt. Bij het starten van het genereren van groepscontactsessies kan worden gekozen voor het genereren voor een periode en voor specifieke data. Bij het genereren voor een periode dient een begin- en einddatum te worden ingegeven van de periode waar de groepscontact sessies voor dienen te worden gegenereerd. Bij het kiezen van de optie voor specieke data dient de gebruiker aan te geven voor welke data de groepscontactsessies dienen te worden gegenereerd.

Voordat het genereren daadwerkelijk wordt gestart, worden allerlei controles uitgevoerd (b.v. controleren of medewerkers zijn gekoppeld, controleren of medewerkers beschikbaar zijn).  Eventuele meldingen worden in het scherm 'Meldingen na controle' getoond. De gebruiker kan op basis van de meldingen besluiten om niet verder te gaan met het genereren. Bij het genereren van groepscontacten worden de volgende werkwijzen gehanteerd:

1. Op het moment dat cliënten bezet zijn tijdens de in te plannen afspraken dan verschijnt hiervoor een melding. Ook als geen cliënten aan het rooster gekoppeld zijn, volgt hiervan een melding. Vervolgens kan wel gekozen worden de groep toch in te plannen of de groep in zijn geheel niet in te plannen.
   
2. Medewerkers hebben nu meer statussen en kunnen dubbel ingepland worden met status ‘te bevestigen’. Ze kunnen ook buiten werktijd ingepland worden met status ‘Geen werktijd’. Indien medewerkers worden ingepland met status ‘te bevestigen’ of ‘Geen werktijd’, dan volgt hiervan een melding.
   
3. Een groep kan ook ingepland worden zonder medewerkers / cliënten, dus alleen op de afdeling/groep.
   
4. Als een groep met een vaste samenstelling eenmaal gestart is, wordt bij elke wijziging (cliënt toevoegen, medewerker veranderen, extra sessie(s) genereren etc.) een waarschuwing gegeven dat het een groep met een vaste samenstelling betreft die al gestart is. Bij negeren van de waarschuwing kan echter de verandering gewoon doorgevoerd worden. De verantwoordelijkheid ligt bij de gebruiker.
   
5. Als men afspraken genereert in een periode die reeds gegenereerde afspraken heeft, dan zullen de eerder aangemaakte afspraken verwijderd worden en de nieuwe aangemaakt (hiervan zal ook een waarschuwingsmelding komen).
   
6. Er kunnen ook groepen aangemaakt worden waarbij nog geen afspraken gegenereerd hoeven te worden. Belangrijk is dan het veld ‘Aanmelden vanaf’. Dit zijn de zogenaamde ‘wachtlijst’ groepen. Hierop kunnen cliënten geplaatst worden vanaf de datum die achter ‘Aanmelden vanaf’ staat. Als deze groepen verwijderd worden, wordt eerst een waarschuwing gegeven als er al cliënten aan toegevoegd zijn.
   
7. Als er al geregistreerde afspraken onder de groep hangen, kan de groep niet verwijderd worden. Geplande afspraken worden bij het verwijderen van een groep ook verwijderd. Hiervan zal eerst een waarschuwing komen.
   
8. Bij het beëindigen van een groep wordt de mededeling gegeven of de cliënten en medewerkers ook beëindigd moeten worden. Bij het bevestigen van die vraag worden ook de gegenereerde sessies die na de einddatum van de groep liggen verwijderd.
   

Na het genereren wordt bij het groepscontactrooster in de detailregels informatie getoond over wanneer het genereren is gestart en met welke vanaf datum.

Indien een cliënt/medewerker toegevoegd wordt aan een, vanuit de behandelgroepen, gegenereerde afspraak dan wordt deze cliënt/medewerker ook toegevoegd worden aan de groep.

Tabblad Cliënten
In het tabblad Cliënten onder een rooster kunnen de cliënten worden toegevoegd aan het groepscontact. Bij het koppelen van een cliënt aan een groepscontact dienen verplicht de behandeling en  de vanaf datum te worden vastgelegd. Bij het vastleggen van een behandeling bij een cliënt aan een groepscontact kunnen alleen behandelingen worden gekozen die zowel aan het groepscontact zijn gekoppeld (Toegestane behandeling) als aan de cliënt.

Tabblad Medewerkers
In het tabblad Medewerkers onder een rooster kunnen de medewerkers worden gekoppeld aan een groepscontact. De vanaf datum van de medewerker dient verplicht te worden ingevuld.

Rollen