Planning
Weergave planning
De weergave van de planning wordt in het midden van het scherm getoond. Zo is één oogopslag te zien welke medewerker met welk tijdstip op welke groep ingepland staat.
Bovenaan de planning staat een balk
- Een vestiging / groep selectie maken
- Schakelen tussen horizontale / verticale groepsweergave
- Weekselectie
- Dag en week weergave (indien er een groep geselecteerd wordt dan is er ook een maandweergave beschikbaar)
- Refresh van het scherm
- Tandwiel: voorkeur tonen weergave planning
- i: Legenda
- Open slotje: planning is nog niet vergrendeld (Gesloten slotje: planning is vergrendeld)
- Envelop: versturen per email van de planning
- Printknop: het uitprinten van de planning
Tandwiel: voorkeuren bij het plannen
Iedere medewerker die recht heeft op de planning, heeft ook recht op het tandwiel.
Onder het tandwiel staan diverse opties voor de weergave en voorkeuren in de planning.
Deze instellingen zijn persoonsgebonden.
Onder het tandwiel staan diverse opties voor de weergave en voorkeuren in de planning.
Deze instellingen zijn persoonsgebonden.
Aansluitende diensten samengevoegd tonen
- In het tandwiel is er een nieuwe instelling toegevoegd 'aansluitende diensten samengevoegd tonen'.
- Als de instelling aangezet wordt, dan worden alle diensten die aaneengesloten zijn, samengevoegd getoond als één diensten.
- Alleen diensten die een andere status hebben(ziekte, verlof, speciaal verlof) worden niet samengevoegd getoond.
BKR waarschuwing bij diensten verbergen
- In het tandwiel is er nieuwe instelling toegevoegd 'BKR waarschuwing verbergen'.
- Als de instelling aangezet wordt, dan zal het uitroepteken-icoon niet meer zichtbaar zijn.
- Deze instelling is per vestiging aan/uit te zetten.
Weekweergave
Horizontale weergave
Wanneer de planning geopend wordt, dan wordt standaard de weekweergave van de huidige week getoond, in de horizontale groepsweergave.
Via
kan de planning aangepast worden naar de verticale groepsweergave.
Via
Verticale groepsweergave
In de horizontale groepsweergave worden de groepen horizontaal getoond in de planning. In de verticale groepsweergave worden de groepen verticaal getoond.
De horizontale weergave is het meest uitgebreide versie van de planning.
In de verticale weergave wordt niet het BKR paneel, bezettingsrooster en controle paneel getoond.
De horizontale weergave is het meest uitgebreide versie van de planning.
In de verticale weergave wordt niet het BKR paneel, bezettingsrooster en controle paneel getoond.
Deze drie panelen zijn afhankelijk per groep en in de verticale groepsweergave worden alle groepen onder elkaar getoond, waardoor er geen correct paneel getoond kan worden.
Dagweergave
Via 
kan de planning omgeschakeld worden naar de dagweergave. Let hierbij op dat altijd de maandag als eerst getoond wordt, ook al is het bijvoorbeeld een donderdag.
Ook is het mogelijk om op de datum in de weekplanning te klikken, zo wordt direct de juiste dagweergave getoond.
Ook is het mogelijk om op de datum in de weekplanning te klikken, zo wordt direct de juiste dagweergave getoond.
Maandweergave
De maandweergave is alleen op groepsniveau te openen. Er wordt dan een overzicht getoond van de gehele maand van de desbetreffende groep.
Toon gepland personeel
In de planning is het mogelijk om alleen gepland personeel of alle personeelsleden te tonen die een contract hebben op de desbetreffende vestiging.
Dit kan door gebruik te maken van het vinkje links in de planning.
Dit kan door gebruik te maken van het vinkje links in de planning.
In de verticale groepsweergave is het mogelijk om dit zelfs per groep aan te passen.
Medewerker informatie
Links in de planning staat alle medewerkers die een contract hebben op de vestiging. De medewerkers zijn voorzien van een 
Via deze button wordt er informatie getoond van de desbetreffende medewerker. Let op, de button is alleen zichtbaar als de rechten zijn toegekend.
Diensten
Alle diensten die toegevoegd zijn aan de planning worden getoond. Dit kan zijn door een dienst handmatig toe te voegen of via een bezettingsrooster.
De diensten die dik gedrukt zijn tellen daadwerkelijk mee voor de planning.
De diensten die dik gedrukt zijn tellen daadwerkelijk mee voor de planning.
Schuingedrukte diensten, zijn diensten die vervangen zijn door middel van een eigen medewerker of een oproeppool medewerker. Tevens is bij de originele dienst het icoon te zien.
Diensten die niet meetellen voor BKR (zoals taak uren of scholing) zijn licht gedrukt en hebben een uitroepteken symbool.
Open dienst toevoegen
In de planning staat altijd de regel “Openstaande diensten”. Deze regel kan gebruikt worden om een openstaande dienst toe te voegen.
Door op de desbetreffende dag te klikken kunnen de tijden ingevoerd worden die nodig zijn.
Na op inplannen geklikt te hebben wordt de dienst toegevoegd aan de planning.
Deze dienst heeft dezelfde werking als een dienst van een medewerker. Zo is het mogelijk om de dienst intern te vervangen, vervangen via de oproeppool etc.
Er kunnen meerdere diensten op een zelfde dag worden toegevoegd. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van ‘extra dienst toevoegen’.
Er kunnen meerdere diensten op een zelfde dag worden toegevoegd. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van ‘extra dienst toevoegen’.
Ook is het mogelijk om open diensten via een bezettingsrooster in te voeren. In plaats van een naam van een medewerker te noteren, kan er ook gekozen worden om alleen een functie en start en eindtijd van een dienst in te voeren.
Alle openstaande diensten worden afzonderlijk getoond in de planning.
Diensten vervangen
Bij elke dienst is het mogelijk om deze direct te vervangen via de originele medewerker.
Klik op de dienst en selecteer vervangen.
Het systeem laat dan in de planning zien met een groene kleur wie er deze dienst nog niet zijn ingepland.
Via de optie Voorkeuren is het mogelijk om duidelijk te maken met welke voorkeuren de planning rekening moet houden.
De medewerkers die groen staan zijn dus niet ingeroosterd op deze tijd (in het voorbeeld van 9.30 -18.00 uur).
Klik op een van de groen gekleurde vlakjes om de juiste medewerker in te plannen. Na het klikken opent de volgende pop up.
Klik op opslaan en de medewerker krijgt nu de dienst in de planning.
Kim heeft nu de dienst bij in de planning staan en dit is voor de medewerker ook zichtbaar in het werknemersportaal.
Ibrahim heeft nu in het vlakje twee pijlen staan, dezen geven aan dat ze vervangen is.
Als er niemand beschikbaar is voor de dienst, dan wordt de volgende melding getoond.
Als een dienst van een medewerker is vervangen, dan staat deze niet meer zichtbaar voor de medewerker in het werknemersportaal. Dit geldt alleen voor de status normaal.
Als de originele dienst een status ziekte, verlof en/of speciaal verlof heeft en deze wordt vervangen dan blijft de dienst schuin gedrukt ook staan bij de medewerker in het werknemersportaal.
Vervangende dienst verwijderen
Als de vervangende dienst verwijderd wordt, dan komt deze automatisch terug bij de originele medewerker.
Let hierbij op dat als de originele medewerker al een andere dienst heeft gekregen dat er dan een keus gemaakt dient te worden welke dienst er kan blijven staan.
Voorbeeld:
Ibrahim stond ingepland van 930 - 18.00 uur en deze is vervangen door Kim.
Vervolgens is Ibrahim opnieuw ingepland van 7.30 - 19.00 uur
Let hierbij op dat als de originele medewerker al een andere dienst heeft gekregen dat er dan een keus gemaakt dient te worden welke dienst er kan blijven staan.
Voorbeeld:
Ibrahim stond ingepland van 930 - 18.00 uur en deze is vervangen door Kim.
Vervolgens is Ibrahim opnieuw ingepland van 7.30 - 19.00 uur
De dienst van Kim is niet meer nodig en wordt verwijderd. De dienst van Kim komt automatisch terug naar de originele medewerker, in dit geval Ibrahim.
Doordat Ibrahim ook al een andere dienst ingepland heeft staan, zal er een oranje kader om de dienst verschijnen. Deze oranje kader geeft aan dat de desbetreffende medewerker overlappende diensten heeft staan.
Doordat Ibrahim ook al een andere dienst ingepland heeft staan, zal er een oranje kader om de dienst verschijnen. Deze oranje kader geeft aan dat de desbetreffende medewerker overlappende diensten heeft staan.
Door op de dienst te klikken kan er gekozen worden welke dienst verwijderd/behouden wordt.
Zodra er geen overlappende diensten meer zijn, zal de oranje kader verdwijnen.
Diensten vervangen via de oproeppool
Diensten die intern niet kunnen worden vervangen, kunnen direct vanuit de originele medewerker uitgezet worden naar de oproeppool.
Deze dienst komt dan open te staan in de oproeppool en daar kan een medewerker vanuit de oproeppool op ingepland worden.
Als een vervangende dienst ingevuld is met een oproeppool medewerker, dan komt in de planning van de vestiging een nieuwe regel erbij voor ‘Oproepkrachten’.
Als een vervangende dienst ingevuld is met een oproeppool medewerker, dan komt in de planning van de vestiging een nieuwe regel erbij voor ‘Oproepkrachten’.
Geplande dienst verplaatsen
Via de planning is het mogelijk om een geplande dienst snel te verplaatsen naar een andere groep.
Klik op de dag bij de desbetreffende en nieuwe groep
Vul de gewenste starttijd, eindtijd en eventueel de pauze tijd in en klik op Inplannen.
Na het klikken op inplannen wordt er een melding getoond met daarbij drie mogelijkheden.
‘Verwijder nieuwe dienst’ en de knop ‘annuleren’ hebben dezelfde uitkomst. Hierbij wordt namelijk de dienst op de nieuwe groep verwijderd.
Met de knop ‘naar originele dienst’, wordt er een nieuwe pop up getoond waarbij er
Met de knop ‘naar originele dienst’, wordt er een nieuwe pop up getoond waarbij er
In deze pop up kunnen er diverse keuzes gemaakt worden:
- Verwijderen en opslaan
- Hierbij wordt de aangevinkt dienst (originele dienst) verwijderd en de nieuwe dienst wordt toegevoegd aan de planning
- Wijzigen en opslaan
- De aangevinkte dienst (originele diensten) kan hierbij aangepast worden, zodat deze aansluit op de nieuwe dienst
- De diensten worden zoals aanpassing toegevoegd aan de planning
- Naar nieuwe dienst
- De popup wordt afgesloten en keert terug naar de voorgaande pop up
- Annuleren
- Hiermee wordt de nieuwe aanvraag geannuleerd en de oorspronkelijk dienst blijft gepland staan
Medewerker toevoegen
In de planning kan tijdelijk personeel toegevoegd worden vanuit een andere vestiging.
Rechts bij Medewerkers staat er een '+', daarmee kan de medewerker gekozen worden.
Zodra er op de '+' geklikt is opent er een nieuwe pop up met een lijst van medewerkers.
Om een medewerker toe te voegen, kan er op de naam geklikt worden en de oorspronkelijk vestiging gekozen worden. Selecteer de betreffende weken, om vervolgens op te slaan en te sluiten.
De medewerker zal nu worden toegevoegd aan de planning
Doordat de medewerker nog niet is ingepland op de nieuwe vestiging, is deze ook nog niet zichtbaar bij de medewerkers. Zodra het vinkje bij ‘toon gepland personeel’ uitstaat wordt de toegevoegde medewerker zichtbaar.
Er wordt duidelijk getoond vanuit welke vestiging de desbetreffende medewerker is toegevoegd.
Het kan voorkomen dat in het overzicht een medewerker voorkomt waarbij een rode streep staat. Dit betekent dat de medewerker reeds uit dienst is getreden is.
Bovenformatief
In de planning is het mogelijk om een medewerker bovenformatief te zetten. Dit kan door middel van een uurcode.
Een bovenformatieve medewerker is bijvoorbeeld niet nodig op de huidige vestiging en kan ergens anders ingezet worden. Verwar deze functie niet met het boventallig inzet van een zieke medewerker. Daar kan een andere uurcode voor aangemaakt worden zoals re-integratie.
Via Instellingen / Systeeminstellingen / Uurcode kunnen uurcodes desgewenst toegevoegd worden.
Voor een bovenformatieve uurcode is het belangrijk op categorie bovenformatief te gebruiken.
Het is wel belangrijk dat binnen de organisatie om duidelijke richtlijnen te beschrijven voor het bovenformatief stellen van een medewerker.
Als een medewerker ingepland is, maar niet meer op de groep nodig is, kan deze medewerker op de uurcode “Bovenformatief” gezet worden.
Dit kan gedaan worden door de dienst op te klikken en de uurcode aan te passen.
Dit betekent dat de desbetreffende medewerker in alle planningen zichtbaar wordt met de diensttijd dat de medewerker ingepland kan worden.
Onderin de planning wordt een regel zichtbaar “Bovenformatief (beschikbaar)”.
Onderin de planning wordt een regel zichtbaar “Bovenformatief (beschikbaar)”.
De originele dienst blijft in de planning staan met de uurcode “bovenformatief”, totdat de medewerker elders ingepland wordt.
Als de medewerker dan gepland wordt op een andere groep dan wordt de uurcode van de nieuwe dienst Gewerkte uren.
Als een dienst op bovenformatief gezet wordt, dan telt deze niet mee in het controle paneel. De medewerker komt deze uren nog te kort op basis van de contracturen. Pas als de medewerker is ingepland tellen de uren mee voor het contract.
Als de medewerker dan gepland wordt op een andere groep dan wordt de uurcode van de nieuwe dienst Gewerkte uren.
Als een dienst op bovenformatief gezet wordt, dan telt deze niet mee in het controle paneel. De medewerker komt deze uren nog te kort op basis van de contracturen. Pas als de medewerker is ingepland tellen de uren mee voor het contract.
Bovenformatieve dienst inplannen
Zodra een medewerker op bovenformatief is gezet, kan deze vanuit elke planning worden ingepland. De vestigingen zien in hun planning de regel “Bovenformatief (beschikbaar)”.
Het is mogelijk om deze regel in en uit te klappen.
In de regel wordt aangegeven welke medewerker met welke tijden beschikbaar is.
Als een “nieuwe” vestiging de medewerker wilt inplannen, klikken ze op de dienst.
Het is mogelijk om deze regel in en uit te klappen.
In de regel wordt aangegeven welke medewerker met welke tijden beschikbaar is.
Als een “nieuwe” vestiging de medewerker wilt inplannen, klikken ze op de dienst.
Klik het selectievakje aan om vervolgens op inplannen te klikken.
De medewerker wordt nu toegevoegd aan de nieuwe vestiging
Bovenformatief inzetten via de oproeppool
Een medewerker die bovenformatief staat, kan zowel via de planning als via de oproeppool ingezet worden.
Via de oproeppool kan er een filter ingesteld worden om op bovenformatieve medewerkers te zoeken.
Klik vervolgen op “Zoeken” en in het midden zullen de medewerkers zichtbaar worden die ‘bovenformatief’ staan.
Bovenformatieve dienst verwijderen
Als een medewerker, die vanuit een bovenformatieve dienst ingepland is, niet meer nodig is kan deze via de planning verwijderd worden.
Klik op de desbetreffende dienst.
Als de dienst verwijdert dan wordt er geen nieuwe bovenformatieve dienst voor gemaakt. Het wordt dan geheel verwijderd.
Let op: hierdoor kan een medewerker uren te kort komen.
Indien de medewerker weer op bovenformatief gezet dient te worden dan kan de uurcode aangepast worden naar bovenformatief.
Medewerker niet meer bovenformatief
Als een vestiging toch de eigen medewerker nodig heeft en de medewerker is nog niet ingepland bij een andere vestiging, dan kan de uurcode van de medewerker aangepast worden naar “gewerkte uren”. Als dit is aangepast dan staat de medewerker weer ingepland op de eigen groep.
Legenda, statussen en iconen
In de planning is rechts bovenin de legenda te vinden. Hier is terug te vinden welke kleuren waarvoor staan.
Iconen in de planning
Indien een dienst niet mee telt voor BKR wordt het uitroepteken symbool getoond. Een dienst kan meerdere redenen hebben waarom deze niet mee geteld wordt voor de BKR:
- Functie telt niet mee voor BKR
- Groep telt niet mee voor BKR
- Uurcode telt niet mee voor BKR
- Status van de dienst telt niet mee voor BKR
- Openstaande diensten tellen niet mee voor BKR
Let op: bij een vervangende dienst komt er geen uitroepteken icoon, maar wordt de dienst schuingedrukt getoond. Dit komt doordat de schuingedrukte dienst niet meer bestaat, maar wel getoond wordt.
Als een geplande dienst een andere status heeft dan normaal, dan krijgen deze diensten ook een icoon.
Zo kan in één oogopslag gezien worden welke diensten een andere status hebben. Bij de statussen ziekte, verlof en speciaal verlof wordt dit icoon getoond.
Indien er alleen een gekleurd vak getoond wordt zonder icoon, dan heeft die dienst in de planning een andere status dan de kleur die getoond wordt.
Zo kan in één oogopslag gezien worden welke diensten een andere status hebben. Bij de statussen ziekte, verlof en speciaal verlof wordt dit icoon getoond.
Indien er alleen een gekleurd vak getoond wordt zonder icoon, dan heeft die dienst in de planning een andere status dan de kleur die getoond wordt.
Related Articles
Automatisch planning vergrendelen
Bij Systeeminstellingen / Automatisch planning vergrendelen kan ingesteld worden wanneer de planning voor de gehele organisatie vergrendeld wordt. Om de diensten naar het werknemersportaal beschikbaar te stellen voor de medewerkers dient de planning ...Aanpassing weergave planning (aanvulling Release 288)
Tabblad voorkeuren aangepast Het tabblad voorkeuren is verplaatst van een tabblad naar een instelling. Deze instelling is terug te vinden op de planningspagina. Deze instelling wordt standaard weergegeven voor alle medewerkers die toegang hebben tot ...22-11-2023 Release Notes Major Release Planning
Mededelingen De afgelopen weken hebben alle klanten de nieuwe en verbeterde functionaliteiten van de Planning kunnen testen. Hieruit kwam goedkeuring om deze major release uit te rollen naar de productie omgevingen. Dit zal in de avond van 22-11-2023 ...Verlof / Ziekte
Bij tabblad "Verlof / Ziekte" in de planning wordt een overzicht getoond van alle verlofaanvragen en ziekmeldingen van de geselecteerde vestiging voor dat jaar.Notities Medewerkers
Onder tab Personeel / Notities worden de notities van de medewerker getoond. Via 'toon' komt er een dropdown, waaruit gekozen kan worden welke opmerkingen zichtbaar worden: Algemene notities Planning notities Oproeppool notities Ingevoerde uren ...