Werken met Improve: een overzicht
Introductie
SDB Improve is een operationeel proces ondersteunende tool
waarmee je inzicht krijgt in de data huishouding van je operationele
bronsystemen. Op basis van verzamelde data uit systemen als elektronische
cliënt- of patiëntendossiers, HR en financiële systemen kunnen in Improve
controles worden gemaakt op de juistheid en volledigheid van de data. Middels deze controles is het voor gebruikers modelijk om tijdig onregelmatigheden in de data te signaleren en actief op te lossen in het bronsysteem.
Doormiddel van bijvoorbeeld dagelijkse verversingen wordt altijd de actieve datahuishouding van de organisatie gecontroleerd. Door het verstreken van de juiste gegevens en of active links, in een online omgeving, kan een gebruiker van Improve makkelijk en snel deze onregelmatigheden herstellen. In een samenwerkingsverband met collega's die allemaal hetzelfde zien kan actief een lijst met onregelmatigheden worden bijgewerkt zodat dubbele werkzaamheden voorkomen kunnen worden, en zonder dat er bijvoorbeeld excel lijsten in de organisatie gaan zwerven.
Aan het eind van dit artikel heb je een beeld van hoe je als
gebruiker, gebruik kan maken van Intouch.
Dit artikel is geschreven voor alle gebruikers bij
zorgorganisaties die gebruik maken van Improve. Voor het beheer van de
applicatie is er een apart artikel beschikbaar.
Improve: de schermen
De visuele opbouw van Improve is
als volgt:
Topnavigatie
Filters (slicers)
Dashboard met tegels
Detail grid op het dashboard
Controle informatie
1. Topnavigatie
De topnavigatie is het bovenste gedeelte van Improve en bevat alle knoppen naar de pagina's die jij kunt bekijken. Dit zijn Mijn Acties, Controles, Signaleringen, Steekproeven, Documentatie en Power Analyse. Afhankelijk van de rol en focusgroep combinatie zal er 1 of meerdere van de eerder genoemde pagina (menu's) beschikbaar staan. Meer over rollen en focusgroepen leest u verderop in dit artikel.
In het screenshot is de pagina Mijn Acties geselecteerd.
Zoals in het screenshot zichtbaar is zit er bij de Improve Documentatie een lijn onder de tegel. Dit betekent dat het een menu betreft dat zal openklappen als u hier op klikt. Op dat moment zal doorgaans de eerste pagina binnen het menu automatisch geopend worden. Hieronder een voorbeeld hoe dit er dan uit ziet.
Zoals zichtbaar in het screenshot zijn er nu een 5 tal documentatie rapporten beschikbaar.
2. Filters (slicers)
Aan de rechterkant van het scherm zijn er 3 filters beschikbaar ook wel ‘slicers’ genoemd. Gebruik deze om de data op het grid van de controle te filteren.
Deze slicers zijn open en dicht te klappen door op de titelbalk te klikken.
Deze slicers zijn standaard en kunnen niet worden aangepast. Wel is de inhoud van de slicer zoeken afhankelijk van de data inhoud van de controle. In deze slicer wordt namelijk de inhoud weergegeven van de twee kolommen met data uit het grid naast de kolom "Toegewezen aan", ook wel dimensie 1 en dimensie 2 genoemd.
3. Dashboard - Mijn Acties
Het dashboard mijn acties is een dashboard waarop de controles zichtbaar zijn, waarbij er uitkomsten van controles , signaleringen of steekproeven zijn toegewezen als jou als gebruiker. Zie het als een soort persoonlijke werklijst.
Dit betekent ook dat op dit dashboard opties van het pakket samenkomen. Dit is bijvoorbeeld te zien in de kolom status in het grid van de uitkomsten. Omdat dit dashboard in potentie dus meerdere onderdelen kan tonen van Improve als pakket zien we in de slicer Status bijvoorbeeld ook de opties voor Afgehandeld correct en Afgehandeld incorrect. Deze zelfde opties zien we ook terug in de status kolom van het uitkomsten grid wanneer er op een tegel wordt geklikt.
Deze twee voorbeelden zijn dus niet van toepassing binnen de de verwerking van de controles maar zijn bedoeld voor de afhandeling van steekproeven. De betekenis van iedere mogelijk status en de impact op de nachtelijke afhandeling wordt uitgelegd in hoofdstuk 4.1
In dit dashboard wordt je als gebruiker voorzien van alle mogelijke gegevens, die benodigd zijn om uitkomsten te behandelen. Zo kan je als gebruiker klikken op 1 van de controles, signaleringen of steekproef tegels, om de aan jouw toegewezen uitkomsten te zien in het grid onder de tegels.
3. Dashboard - Controles
Overige uitkomsten welke niet aan jouw zijn toegewezen zijn terug te vinden in het menu of dashboard "Controles".
Afhankelijk van de inrichting van de applicatie bevat het menu Controles een menu met daaronder verschillende dashboards per onderwerp of je komt direct op een compleet controle dashboard.
In het screenshot hieronder is er nog geen menu aanwezig en bevat het direct een dashboard met alle controles.
4. Detail Grid
Op zowel de pagina Mijn Acties en de Controle dashboards is er een data grid beschikbaar. Dit grid met controle details is direct beschikbaar onder de controle tegels.
In dit grid zijn de details van de geselecteerde controle zichtbaar. Deze details bevatten altijd een Status, Toegewezen aan, Locatie / kostenplaats en vaak een clientnummer kolom. Daarnaast is er ook altijd een reden zichtbaar. Hierin staat aangegeven wat er binnen de controle aan de hand is. Soms kan het zo zijn dat een controle meerdere zaken controleerd en dan geeft de reden exact aan wat er geconstateerd is.
Naast deze standaard kolommen kunnen er nog 5 extra kolommen gevuld worden met detail informatie. Deze zijn zichtbaar te maken door boven het grid op de button "Details tonen" te klikken.
Zie ook het screenshot hierboven onder het kopje "Controle Resultaten"
Binnen het detail overzicht zijn er twee acties uit te voeren, wijzigen van de status en toewijzen van een uitkomst.
4.1 Status
De gebruiker kan zelf de status van het record wijzigen. Dit
houdt in dat een gebruiker kan aangeven of dat een controle uitkomst ‘in
behandeling’, ‘afgehandeld’ of ‘vergewist’ is. Op deze manier kunnen collega's
zien welke uitkomsten nog niet in behandeling zijn genomen deze staan dan op de
status open. Dit voorkomt dubbel werk.
Open
Dit spreekt voor zich, de uitkomst staat open om door een
gebruiker in behandeling te worden genomen.
In Behandeling
Door de uitkomst op in behandeling te zetten geef je als gebruiker
aan dat je met deze uitkomst bezig bent. Dit zorg er ook voor dat je collega’s
niet ook met deze uitkomst aan de slag gaan. Soms duurt het iets langer om
gegevens in het bronsysteem te corrigeren of toe te voegen. Juist dan is dit
een handige status om te gebruiken.
Afgehandeld
Wanneer een controle uitkomst op afgehandeld of vergewist
wordt gezet dan verdwijnt deze, nadat er op opslaan is gedrukt, van de lijst en
de tegel. Afgehandeld wil dus zeggen dat de data is gecorrigeerd dan wel
aangevuld in het bronsysteem. Een record kan ook automatisch op afgehandeld
gezet worden. Als tijdens het controle proces blijkt dat een eerdere
constatering niet meer aan de orde is dan zet Improve deze eerdere constatering
automatisch op afgehandeld.
Afgehandeld wil dus zeggen dat de eerder gerapporteerde
combinatie van Dimensie1 tmt 4 niet meer voor komt in de controle resultaten.
Dan wel doordat een medewerker in het systeem de correctie of aanvulling heeft
uitgevoerd of dat dit door een ander proces is gedaan. Alternatief kan dit ook
gebeuren als de client niet langer tot de basis populatie van de controle
behoort bijvoorbeeld bij een verschuiving van datums waarop gecontroleerd
wordt.
Vergewissen
Vergewist wil zeggen dat de uitkomst klopt volgens de
ingestelde regels. Echter door omstandigheden is deze data niet meer te
corrigeren of aan te vullen in het bronsysteem. Om deze uitkomsten dan toch te
kunnen verwerken binnen Improve maar niet meer te tonen op het dashboard, kunnen
deze vergewist worden. Dit houdt feitelijk in dat de gebruiker aangeeft ja dit
klopt maar dit zal ook zo blijven. Bij het vergewissen wordt er geadviseerd om
commentaar mee te geven waarom deze uitkomst vergewist wordt. Deze toelichting
kan geschreven worden in de tekstwolk aan het begin van iedere uitkomst regel.
De vergewissing geldt net als bij afgehandeld voor de
combinatie van de 4 sleutel kolommen. Dit betekent ook dat wanneer er iets
veranderd in deze sleutel combinatie, bijvoorbeeld een locatie verandering van
de client, dat de controle opnieuw wordt uitgevoerd en dat deze client opnieuw
naar boven kan komen in Improve. Bij het vergewissen wordt er geadviseerd om commentaar mee te geven waarom deze uitkomst vergewist wordt. Deze toelichting kan geschreven worden in de tekstwolk aan het begin van iedere uitkomst regel.
Afgehandeld correct of afgehandeld incorrect
Afgehandeld correct zijn beide statussen van de module steekproeven. Deze hebben dus geen functie bij de Controle of signalerings uitkomsten.
Deze status is dan ook alleen zichtbaar wanneer de gebruiker kijkt naar het Mijn Acties dashboard of naar het steekproeven dashboard. Zoals in hoofdstuk 3 al is beschreven is het dashboard Mijn Acties een verzamel dashboard van de drie modules van Improve.
Het is dus relevant om als gebruiker te weten naar welke uitkosmten je kijkt om te beoordelen of dat er gekozen moet wordt voor Afgehandeld (Bij controles) of Afgehandeld correct / incorrect (bij Steekproeven)
De functionele werking van de deze 2 statussen is dat bij een steekproeven lijst de uitkosmt van de steekproef correct of incorrect kan blijken te zijn. Dat is wat hier kan worden aangegeven om later de uitslag van de steekproef te kunnen bepalen.
4.2 Toewijzen uitkomst
Met het toewijzen van uitkomsten is het mogelijk om medewerkers te koppelen aan uitkomst regels. Deze toegewezen uitkomst regels verschijnen dan bij deze collega op het dashboard "Mijn Acties".
Het toewijzen van uitkomsten is voorbehouden aan gebruikers die binnen focusgroep ook de manager rol hebben. Hoe dit is in te richten kan geraadpleegd worden in de handleiding voor het beheer van Improve.
Beschrijvende informatie van de controles wordt op 2 manieren beschikbaar gesteld aan de gebruikers.
Wanneer een controle tegel is geselecteerd dan zal er onder de slicers een begeleidend schrijven zijn van de betreffende controle. Hierin is zichtbaar wat de controle voor ogen heeft, een toelichting hierop en waar nodig een creteria voor de oplossing. Verder is zichtbaar wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
- Een andere mogelijkheid is om de documentatie te raadplegen via de topnavigatie. In de top navigatie is er een menu tegel beschikbaar genaamd "Improve Documentatie". Binnen dit menu zijn er een 5 tal PowerBI rapportages beschikbaar.
- Improve Overzicht
- Controle Proces
- Controle Documentatie
- Signalering Documentatie
- Steekproef Documentatie