Inrichting

Dit artikel gaat over de inrichting van werving en selectie. De inrichting valt onder te verdelen in drie onderdelen: Bevoegdheden (Menuopties), sollicitatie proces en autorisaties.

Bevoegdheden en rollen 

Voor werving en selectie zijn enkele bevoegdheden (menuopties) beschikbaar. De menuopties zijn per gebruiker in te richten. Inrichting vindt plaats bij de schermen onder [ Beheer | Applicatie ].

Om de inrichting van bevoegdheden makkelijk en overzichtelijk te houden zijn er rollen. Een set van bevoegdheden (lees: menuopties) zijn aan een rol te koppelen. De rol wordt vervolgens aan de medewerker gekoppeld. Rollen aanmaken en toekennen kan bij [ Beheer | Applicatie | Rollen ].

Het koppelen van bevoegdheden kan aan een nieuwe of een bestaande rol. Als de bevoegdheden aan een bestaande rol worden gekoppeld, dan kunnen alle gebruikers met deze rol de menuopties gebruiken. Het koppelen van bevoegdheden aan rol kan bij [ Beheer | Applicatie | Bevoegdheden ].

Voor Werving en selectie zijn de onderstaande bevoegdheden (lees: menuopties) beschikbaar. De bevoegdheden kunnen leesrecht of schrijfrecht geven, afhankelijk van de keuze bij inrichten. Op een enkele bevoegdheid na, geven bevoegdheden geen autorisatie tot gegevens.

Bevoegdheden
HR | Werving en Selectie | Kandidaten	Geeft toegang tot het Kandidaten tabblad.
HR | Werving en Selectie | Kandidaten Arbeidsvoorwaarden	Geeft toegang tot het onderdeel arbeidsvoorwaarden bij de kandidaat gegevens.  Kandidaten bevoegdheid vereist.
HR | Werving en Selectie | Portefeuille	Geeft toegang tot het In Portefeuille tabblad.  Geeft autorisatie voor alle kandidaten die geen vacature hebben.  Geeft autorisatie voor kandidaten die aan vacature zijn verbonden die geen afdeling heeft.
HR | Werving en Selectie | Sollicitatiestappen	Geeft toegang tot het Sollicitatiestappen tabblad.  Aan medewerkers met deze bevoegdheid kunnen sollicitatiestappen worden toebedeeld.
HR | Werving en Selectie | Sollicitatiestappen Wijzigen	Geeft de mogelijkheid om bij een kandidaat stappen toe te voegen, te wijzigen en/of over te slaan. Sollicitatiestappen bevoegdheid vereist.
HR | Werving en Selectie | Vacatures	Geeft toegang tot het Vacature tabblad.

Bevoegdheden voor inrichting
Beheer | Applicatie | *	De bevoegdheden [ Beheer | Applicatie ] zijn voor het toewijzen van rollen. Vaak wordt deze werkzaamheid door een systeembeheerder uitgevoerd.
Beheer | HR | Processen	Geeft toegang tot de procesinrichting.
Beheer | Stamtabellen | Email templates	Geeft toegang tot het e-mailtemplate dat onder andere voor afwijzing gebruikt wordt.
Beheer | Stamtabellen | Werving en Selectie: Afwijsredenen	Geeft toegang tot de afwijsredenen. Tijdens het afwijzen van een kandidaat kan er een afwijsreden worden gekozen. Hier is het mogelijk om nieuwe redenen toe te voegen of bestaande redenen te wijzigen.
Beheer | HR | Accordatiestructuur	Geeft toegang tot de accordatiestructuur ten behoeve van autorisaties.

Sollicitatie proces

Bij een vacature dient er een proces te worden gekozen. Het proces bevat de stappen die moeten worden uitgevoerd nadat een kandidaat heeft gesolliciteerd op de vacature. Het is niet nodig om per vacature een apart proces in te richten. Zolang de uit te voeren stappen voor de vacature hetzelfde zijn, kan bij de vacature hetzelfde proces gebruikt worden.

Zodra een vacature andere stappen nodig heeft voor de afhandeling kandidaat, dan is er een nieuw proces nodig.

Nieuw proces

Ga naar [ Beheer | HR | Processen ] om een nieuw sollicitatie proces aan te maken. Klik op : 

Opstellen van een nieuw proces

Geef een herkenbare naam op voor het proces. Bijvoorbeeld “sollicitatie zorg gerelateerd”.

Kies het type: “Sollicitatie”

Klik op volgende

Stappen

Klik op het + bij processtappen om een stap toe te voegen aan het proces. Er volgt een keuze:

Accordatie stap	E-mail stap
Een accordatie stap is een stap die moet worden goedgekeurd alvorens de kandidaat naar de volgende stap in het proces gaat.	Een e-mail stap verstuurd een e-mail zodra de stap wordt bereikt in het proces. De stap hoeft niet te worden goedgekeurd.
Goedkeuren door	Ontvanger
Kies hier de accorderingsfunctie die de stap dient goed te keuren. Zie volgend paragraaf accordatiestructuur voor de inrichting hiervan.	Kies de accorderingsfunctie om te bepalen wie het e-mail dient te ontvangen. Er mag ook een vast e-mailadres worden opgegeven.
Alias	Onderwerp
Geef hier een naam op die beschrijft wat voor een stap uitgevoerd dient te worden.	Het onderwerp van het e-mailbericht.
Streefdagen	Inhoud
N.v.t.	Vul een tekst in voor de body van het e-mailbericht. Er zijn “tags” beschikbaar. Als bijvoorbeeld de tag {VacatureTitel} in het bericht staat, dan zal de titel van de vacature in het e-mailbericht worden gezet.

Opslaan

Zodra de naam en stappen naar tevredenheid zijn ingericht, sla dan het proces op.

Autorisatie en Accordatiestructuur

De gegevens voor werving en selectie zijn geautoriseerd. Dit betekent dat de kandidaat en vacature gegevens niet voor iedereen inzichtelijk zijn. Een belangrijk onderdeel in de bepaling van autorisatie is de accordatiestructuur. Autorisaties zijn als volgt schematisch weer te geven:

Zoals in het schema te zien is, zijn er drie manieren om geautoriseerd te worden tot kandidaat gegevens. 

Vacature

Autorisatie van kandidaat gegevens wordt op de afdeling van de vacature gebaseerd. Als een medewerker is ingericht op een afdeling, dan mag hij/zij kandidaten bekijken van vacatures met dezelfde afdeling. Het inrichten van medewerkers op een afdeling, vindt plaats in de accordatiestructuur. [ Beheer | HR | Accordatiestructuur ].

In de accordatiestructuur wordt per afdeling een invulling gegeven aan accorderingsfuncties. Een accorderingsfunctie is vrij te vertalen naar een rol binnen het systeem, bijvoorbeeld “Leidinggevende” of “Personeelsadministratie”. In de accordatiestructuur kan er dus per afdeling een “Leidinggevende” worden toegewezen. 

Voor autorisatie van werving en selectie, dient de accorderingsfunctie ook in een sollicitatie proces te zijn ingericht. Het toewijzen van een accorderingsfunctie aan een sollicitatie proces is een onderdeel van de stappen.

Vacature afwezig of zonder afdeling

Er zijn ook kandidaten die niet tot een afdeling te relateren zijn. Kandidaten zonder vacature hebben geen afdeling. Daarnaast is de afdeling niet verplicht voor een vacature. De gegevens van deze kandidaten zijn geautoriseerd met een bevoegdheid. De bevoegdheid heet: [ HR | Werving en Selectie | Portefeuille ]. Zie paragraaf “Bevoegdheden en rollen” voor meer informatie.

Sollicitatiestap

Medewerkers kunnen handmatig zijn toegewezen aan een sollicitatiestap van een kandidaat. Als een medewerker is toegewezen, dan krijgt hij/zij daarmee automatisch inzage in de kandidaat gegevens.

Afwijsredenen

Tijdens het afwijzen van een kandidaat kan er een reden worden gekozen. Hiervoor is er door SDB een standaard lijst voorzien. Deze lijst kan worden aangepast. Hiervoor dient de ingelogde gebruiker over de volgende bevoegdheid te beschikken: [ Beheer | Stamtabellen | Werving en Selectie: Afwijsredenen ].

Ga naar [ Beheer > Stamtabellen > Kandidaat afwijs redenen ]

Klik op nieuw om een reden toe te voegen, of klik op bewerken om een bestaande reden aan te passen.

Na een verstreken einddatum kan een reden niet meer worden gebruikt.

Email templates

Naast mogelijke e-mailstappen in het proces zijn er nog andere momenten waarop er een e-mail wordt verzonden. Bij het aanmaken van een kandidaat krijgt deze een e-mail. Daarnaast kan aan de kandidaat een e-mail worden verzonden tijdens het afwijzen. Deze twee e-mails worden gebaseerd op een e-mail template. Dit template kan optioneel worden aangepast. Voor het aanpassen dient men over de bevoegdheid te beschikken: [ Beheer | Stamtabellen | Email templates ].

Ga naar [ Beheer > Stamtabellen > E-mailings ] 

Klik op het e-mail template dat aangepast dient te worden, bijvoorbeeld:

Er opent vervolgens een editor waarin delen van de tekst kunnen worden aangepast. In de teksten kunnen bepaalde “Tags” worden gebruikt. Deze tags worden bij verzending overschreven met kandidaat -of vacaturegegevens. 

Zodra er een aanpassing is gemaakt aan de tekst, is het mogelijk om een voorbeeld te bekijken onder de “Mail preview”. Klik op het ververs icon om de laatst gemaakte wijzigingen te tonen:

Klik op opslaan om gemaakte wijzigingen toe te passen.

• Related Articles

• Beheer inrichting

  Om gebruik te kunnen maken van verlofregelingen in HR, dienen er een aantal items te worden ingericht in SDB Beheer. Rollen en bevoegdheden voor de schermautorisatie van medewerkers, managers en beheerders Stamtabel voor de inrichting van ...

• Bijzonderheden per procestype

  Declaratie Let op: met declaraties genereer je variabele mutaties voor de salarisverwerking. Controleer in de loonfactorbesturing met name de belastbaarheid (mag een bepaalde declaratie onbelast vergoed worden of niet?). De loonfactorbesturing moet ...

• Inrichten declaratieproces "Namens"

  In dit artikel wordt beschreven hoe er inrichting kan worden gemaakt om namens een medewerker/vrijwilliger te declareren. Bevoegdheid inrichten Om het mogelijk te maken namens een medewerker/vrijwilliger te kunnen declareren, dien je te beschikken ...

• Aanmaken API-key voor de WebAPI

  Om met de WebAPI van SDB HR/Salaris aan de slag te kunnen gaan, dien je over een API-key te beschikken. In deze infonote wordt beschreven hoe zo’n API-key kan worden gegenereerd. Een sleutel kan worden gegenereerd in SDB Beheer. Om in beheer een ...

• Introductie digitaal ondertekenen

  Gedurende een HR proces, upload je een document dat digitaal ondertekend mag worden en geef je aan wie de ‘ondertekenaars’ zijn. Het geüploade document wordt na het verwerken van de laatste processtap naar ondertekenen.nl gestuurd voor ondertekening. ...