Instellen inrichting Personeelsplanning met Kindplanning

Er zijn aan de kant van personeelsplanning een aantal stappen die ingericht dienen te worden zodat alles goed communiceert met elkaar. Indien iets niet correct werkt is het handig om deze stappen nogmaals te doorlopen. Als het probleem daarna nog niet verholpen is, kan er een ticket gemaakt worden in het serviceportaal

Alle stappen in dit document vinden plaats in Quebble Personeelsplanning.

https://weekplanning.quebble.com/

Import

Nadat de omgevingen aan elkaar gekoppeld zijn is het belangrijk dat via de import instellingen in personeelsplanning de locaties van Kindplanning aan de vestigingen van Personeelsplanning gekoppeld wordt.

Via instellingen/ import selecteer Quebble Kindplanning.

Links staan de locaties zoals die vanuit kindplanning geïmporteerd zijn.
Zoek rechts de vestigingen en groepen die in Personeelsplanning staan.
Als de juiste vestigingen en groepen gekoppeld zijn dan opslaan.
Onderaan de pagina is een knop importeer uit Quebble kindplanning

Als de import voltooid is worden er kinderen getoond in de planning.
Let op: als er een nieuwe vestiging of groep aangemaakt wordt in kindplanning zal deze hier gekoppeld moeten worden.

Importeren uit Quebble kindplanning kan op elk moment uitgevoerd worden. Het systeem haalt dan alle gegevens uit de import binnen.

Voor de aan en afwezigheid van de kinderen is er overdag een automatische update zodat in de planning de werkelijke aanwezigheid overeenkomt met de aan en afmeldingen die via de tablet gedaan worden.

Nadat de import gedaan is zijn de statussen bekend in personeelsplanning. Om de zorgen dat de kinderen goed getoond worden in het planning scherm moeten de statussen gekoppeld worden.

Kind statussen

In de kindplanning hebben de kinderen een status. Gepland, vakantie, ziek, aanwezig, afgemeld etc..
Om te zorgen dat de kinderen met de juiste status meetellen in de planning kunnen dezen gekoppeld worden aan de juiste status in de personeelsplanning.

Let op: Als er niets gekoppeld wordt dan worden de kindaantallen niet goed getoond.

Via instellingen/ systeeminstellingen/ importeren selecteer Quebble kindplanning en kind statussen.

Er komt dan een lijst zichtbaar met de statussen.

Links staan de statussen vanuit de kindplanning. Rechts kunnen die gekoppeld worden aan de juiste status voor de planning in personeelsplanning.

Met opslaan worden de statussen goed weergegeven in de planning.

Let op: als er een nieuwe status in kindplanning wordt aangemaakt dient deze ook in personeelsplanning gekoppeld te worden.

Adviespaneel in de planning

Een kind dat op de wachtlijst staat telt niet mee in de totalen, daarom staat er in het overzicht 6.

Het BKRpaneel kan meerdere regels tonen.

Door het potloodje te selecteren naast het adviespaneel worden de verschillende mogelijkheden getoond.
Door de regel aan te vinken wordt deze getoond in de planning. Dit is per vestiging in te stellen.

Rechts in de regel van BKRpaneel kan gekozen worden voor de status gepland of werkelijk.

Samenvoegen

Het samenvoegen verloopt via de kindplanning.

Daar kunnen de groepen samengevoegd worden en wordt dit in de personeelsplanning getoond met het * bovenin bij de dag.

(Let op: op het moment van het maken van deze instructie worden de kinderen en medewerkers nog niet overgezet naar de samengevoegde groep – dit wordt door Quebble nog ontwikkeld)

Het samenvoegen in personeelsplanning kan nog wel, maar dit wordt niet gecommuniceerd naar kindplanning. Dit betekent dat de werkelijkheid goed geregistreerd zal worden in de kindplanning en daarmee de facturaties misschien ook niet goed zal verlopen.

Het advies is om te kijken of het recht hiervoor uitgezet kan worden. Daarmee voorkom je fouten en verkeerde verwachtingen.
De functie samenvoegen is dan niet meer zichtbaar in personeelsplanning en kan niet gebruikt worden. Met het recht uit is het ook meteen duidelijk dat het samenvoegen via de kindplanning verloopt.

Op de tablet kunnen wel samenvoegingen gemaakt worden voor de incidentele gevallen. Dit wordt wel naar kindplanning gecommuniceerd.

Het recht voor samenvoegen van via de instellingen/ rollen en rechten uitgezet worden.

Het handigste is om dit op rol niveau aan te passen zodat iedereen met die rol de functie niet meer ziet.

Het kan ook per persoon uitgezet worden via de rechten (dit is vaak meer werk, omdat dan al het personeel langs gegaan moet worden).

Inloggen op de tablet

In personeelsplanning is er een recht om een medewerker het recht op inloggen op de tablet te geven zonder gepland te moeten staan.

Voor alle medewerkers die gepland staan op een groep met kinderen geldt dat zij in kunnen loggen met hun Quebble account op de tablet om de planning daar in te zien en daar kinderen aan en af kunnen melden.

Voor administratief personeel dat niet gepland staat op een groep met kinderen kan een apart recht aangezet worden.

Door het recht aan te zetten kunnen deze medewerkers inloggen op de tablet om alle planningen daar in te kunnen zien.

Zo kan er altijd meegekeken worden bij vragen van de medewerkers.

Het recht zit helemaal onderaan in het rechten scherm.

Het handigste is om het recht bij de rol aan te zetten voor de medewerkers die de rol hebben en het recht krijgen. Zodra het opgeslagen is, is het recht toegekend voor degenen die de rol hebben op het niveau dat zij rechten hebben.

Het recht kan ook individueel aangezet worden per medewerker via rechten per gebruiker/ rechten per gebruiker.

Mentoren

In de kindplanning is het mogelijk om mentoren te koppelen aan de kinderen.

Daarvoor is het belangrijk dat de kwalificatie mentoren aangemaakt wordt.

Via de instellingen/ systeeminstellingen/ kwalificatie kan deze aangemaakt worden.

Vervolgens kan het personeel dat mentor is aan de kwalificatie gekoppeld worden.

Dit kan via de instellingen/ systeeminstellingen/ kwalificatie of via het tabblad personeel.

Zodra mentoren de kwalificatie hebben worden zij in de kindplanning getoond om aan de kinderen te koppelen.

Via rapporten/ gezinnen kan een rapport gegenereerd worden met alle kinderen van deze mentor