Introductie processen en uitleg onderdelen
Definitie: een proces is een keten van functionarissen die een mutatie goedkeuren of erover worden geïnformeerd.
Na het afkeuren van een mutatie verandert er niets. Dat wil zeggen dat de gegevens in de uitgangssituatie blijven staan.
Na het goedkeuren van een mutatie door alle functionarissen in het proces, wordt de mutatie aangebracht in de gegevens van SDB*Salaris en/of SDB*Zorgplanner.
Het aanbrengen van de mutaties wordt uitgevoerd door een ‘Agent’. Dit is een programma dat 7x24 uur bewaakt of er mutaties zijn die door de laatste accordeerder zijn goedgekeurd.
Er zijn zes ‘bolletjes’ (onderdelen) voor het aanmaken van een proces die ingericht moeten worden.
De bolletjes zijn:
1-Type
2-Details
3-Afdeling
4-Stappen
5-Formulieren
6-Opslaan
Na deze algemene beschrijving van de bolletjes wordt per soort proces de uitzonderingen besproken.
1 Type
De mogelijke procestypen zijn:
Declaratie | Verlof | Verzuimmelding | Agenda | Personeelsdossier | Instroom
Het type dat je kiest bepaalt de verdere inrichting van het proces.
Vul op dit eerste scherm ook de naam van het proces in. De naam wordt zichtbaar in het scherm van Selfservice. De gebruiker moet het proces hieraan kunnen herkennen, zodat hij het kan gaan gebruiken. Zorg dus voor een bondige en ondubbelzinnige naam.
Let op: Alle typen zijn altijd aanwezig, ook als het bijbehorende product (zie SDB*Beheer | Organisatie | Producten) niet wordt afgenomen. De types HRM en MSS zijn alleen voor de combinatie SDB*HR met SDB*HRM; deze wordt niet meer verkocht.
2 Details
Per type is dit scherm verschillend. Met de details richt je wat aanvullende zaken in.
Type – keuze tussen medewerker en vrijwilliger (i.c.m. Vrijwilligersportaal)
Declaratie – keuze declaratieformulier. Zie verder bij bijzonderheden per procestype.
Verlof – keuze verlofsoort, koppelen document mogelijk, document verplicht.
Verzuimmelding - keuze soort melding: ziekmelding, betermelding, situatiewijziging
Agenda – geen details
Personeelsdossier – geen details
Instroom – geen details
Zie hierna voor verdere beschrijving van de details per type.
3 Afdeling
Een proces geldt in beginsel voor de gehele organisatie. Het is echter mogelijk om voor één of meerdere afdelingen afwijkende proces(sen) in te richten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij personeelsdossiermutaties die altijd via de afdeling HRM moeten lopen, maar waarbij de mutaties van de afdeling HRM zelf via het bedrijfsbureau lopen. Klik in de grijze balk om de afdeling(en) toe te voegen waarvoor een afwijkend proces moet gelden.
4 Stappen
Hier richt je het feitelijke verloop van het proces in. Je vult in welke accorderingsfuncties een rol spelen in het proces en in welke volgorde. Default gelden de stappen voor de gehele organisatie.
Als je bij ‘3-Afdeling’ afdelingen hebt benoemd, kan je die hier één voor één selecteren om de stappen afwijkend in te richten. Zodra voor een afdeling een proces is ingericht, wordt deze groen afgevinkt.
Stapsgewijs / willekeurig / automatisch
Een automatisch proces kan één accordatiestap bevatten. Het effect daarvan is dus dat de mutatie die de gebruiker invoert direct wordt verwerkt, zonder tussenkomst van een collega.
Om deze stap goed in te richten moet je hem eerst op stapsgewijs zetten. Je kan in het stappenblok de gewenste accorderingsfunctie voor de eerste stap selecteren bij ‘Goedgekeurd door’. Klik daarna op [Opslaan]. Je ziet dat de accorderingsfunctie wordt aangepast.
Bij stapsgewijs moet de mutatie in de opgegeven volgorde (van boven naar beneden) worden afgehandeld door twee of meer gebruikers. De mutatie wordt pas aangeboden aan de volgende accordeerder nadat de voorgaande deze heeft goedgekeurd. Je kan een stap toevoegen door in de grijze balk de accorderingsfunctie en soort stap te selecteren. Klik daarna op Toevoegen. Pas desgewenst het aantal streefdagen aan. Klik altijd op Opslaan. Je kan alleen accorderingsfuncties kiezen waar tenminste één gebruiker aan is gekoppeld in de accordatiestructuur.
Tip: met ‘drag and drop’ kan je de volgorde van stappen veranderen. Klik daarna op [Opslaan].
Tip: selecteer een stap en klik op [Verwijderen] om deze stap uit het proces te halen. Klik daarna op [Opslaan].
Bij willekeurig is de goedkeuring van alle stappen noodzakelijk, maar de volgorde maakt niet uit. De mutatie wordt tegelijkertijd aan alle functionarissen in alle stappen aangeboden ter accordering.
Indien een mutatie niet binnen het aantal streefdagen wordt geaccordeerd, dan krijgt de accordeerder daarvan een signaal.
Nadat alle stappen zijn goedgekeurd wordt de wijziging definitief doorgevoerd in SDB*Salaris en SDB*Zorgplanner. De afkeuring van één van de accordeerders is voldoende om de mutatie tegen te houden. Door het afkeuren van een mutatie wordt deze niet verder verwerkt. De gegevens blijven zoals ze waren.
Keuze voor het soort stap: accordering of email.
Een accordering betekent dat de accorderingsfunctie de mutatie moet goed- of afkeuren.
Een Email betekent dat er een email wordt gestuurd aan de opgegeven accorderingsfunctie. Een proces kan echter nooit afgesloten worden met een email!
Bij een emailstap moet je het onderwerp en een vaste tekst invullen. Door een ‘tag’ te gebruiken is het mogelijk om in de tekst gegevens uit de actuele mutatie op te nemen. (zie hoofdstuk Data templates). Bij ‘goedgekeurd door’ vul je in aan welke functionaris de email moet worden verstuurd.
Voorbeeld gebruik emailstap in een instroomproces.
5 Formulieren
Deze stap is alleen voor de typen personeelsdossier en instroom.
Hier regel je welke rubrieken er op het scherm staan dat de gebruiker moet invullen.
Per stap in het proces kan je een andere set rubrieken vastleggen. Dit kan dus ook weer per afwijkende afdeling verschillen.
Zie verderop bij bijzonderheden per procestype voor uitleg over de werking van dit scherm.
6 Opslaan
In deze stap controleert het systeem of er geen inconsistenties zijn. Je kan hiervoor waarschuwingen krijgen. Klik op de waarschuwing om meer details te lezen.
Tip: Na het wijzigen van een bestaand proces geldt dat voor nieuw ingevoerde mutaties. De mutaties die al ingevoerd zijn (maar nog niet helemaal goedgekeurd), volgen de ‘oude’ instellingen.
Related Articles
Introductie werving en selectie
Het gebruik van werving en selectie vindt plaats in SDB HR. In SDB HR kan een vacature worden aangemaakt, waar vervolgens kandidaten op kunnen solliciteren. Bij een sollicitatie worden er voor de kandidaat sollicitatiestappen gegenereerd. Betrokkenen ...Sollicitatiestappen
Als een kandidaat op een vacature is geplaatst, dan zijn er voor de kandidaat sollicitatiestappen aangemaakt. Deze stappen kunnen door de toegewezen medewerkers worden uitgevoerd. Onder de tab Sollicitatiestappen zijn stappen terug te vinden die aan ...Zwangerschaps- en bevallingsverlof
Met de komst van verlofregelingen, is de invoer van zwangerschaps- en bevallingsverlof verhuisd naar verlof. Het registreren van zwangerschaps- en bevallingsverlof was een onderdeel van de verzuimmodule van SDB HR. De zwangerschaps- en ...Introductie Stuurgegevens
Dit is een ‘verzamelscherm’ waarop je parameters kan inrichten. Deze parameters gelden voor de gehele organisatie. De koppen geven aan bij welk product de stuurgegevens precies horen. Er zijn stuurgegevens voor Declaraties, Personeel, Gebruikers ...Introductie Stamtabellen
Voor een aantal soorten gegevens is er een plaats aanwezig waarin de toegestane waardes van die gegevens worden vastgelegd zoals die voor een organisatie gelden. Dit heet een stamtabel. Ga naar [ Beheer | Stamtabellen ] om deze waardes te ...