Applicatiebeheer training: een casus (Pagina's en KPI's maken)
Introductie
Dit artikel is een naslagwerk voor de onderdelen die uitgelegd zijn tijdens de applicatiebeheer training van InTouch. Tijdens de training hebben we enerzijds tijd besteed aan de voorkant van InTouch en een aantal belangrijke concepten als de topnavigatie, slicers, KPI dashboards en Power BI rapporten. En anderzijds aan de achterkant van InTouch; de plek waar je pagina's, KPI's, en KPI datasets aanmaakt en waar je de toegang van rollen tot pagina's regelt.
Tip: Aan de rechterkant van je scherm vind je de inhoudsopgave van dit artikel (- Op deze pagina).
Dit artikel focust zich op de achterkant van InTouch en aan de hand van een casus gaan we aan de slag. Als beheerder van InTouch ben je met de HR afdeling van jouw zorgorganisatie tot het ontwerp van een nieuwe KPI gekomen. Aan jou nu de taak om deze KPI op een KPI dashboard aan medewerkers met de rol HR-adviseur te presenteren.
Let op: het betreft hier een generiek artikel om je wegwijs te maken in de achterkant van InTouch; dat wil zeggen dat de inrichting van InTouch voor jouw organisatie kan afwijken. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de SDB BI consultant in het project of met de support afdeling van SDB Analytics.
Het volgende komt aan bod in dit artikel:
- Bouw een KPI dashboard pagina
- Bouw een KPI tegel
- Bouw een Power BI rapport pagina
- Geef rol HR-adviseur toegang
Randvoorwaarde: het uitgangspunt voor het kunnen begrijpen van dit artikel is dat je dit artikel gelezen hebt en/of een (online) applicatiebeheer training hebt gevolgd
De rol Model Gebruiker
Om aan de slag te gaan aan de achterkant van InTouch wissel je naar de rol Model Gebruiker. Je wisselt van rol door rechts bovenin je scherm op het poppetje te klikken en vervolgens met je muis over Rol: [...] te gaan en de rol van Model Gebruiker te kiezen.
Dit geeft je de volgende topnavigatie:
Onder elk van deze knoppen zijn meerdere knoppen beschikbaar. De opbouw is als volgt:
Je zult een aantal van deze pagina's vaker gebruiken dan andere. In de uitwerking van de casus refereren we naar de pagina's zoals ze hierboven genoemd staan in de donkergroene categorieën.
Analytisch pad: KPI dashboard > KPI tegel > Power BI rapport
De samenhang tussen een KPI dashboard, KPI-tegel en een Power BI rapport staat in onderstaande plaat visueel weergegeven:
Deze plaat kun je als naslagwerk gebruiken bij het vervolg van deze casus.
Casus filmpje
Je kunt onderstaande ook bekijken in het volgende filmpje:
Casus uitgewerkt
Als beheerder van InTouch ben je met de HR afdeling van jouw zorgorganisatie tot het ontwerp van een nieuwe KPI gekomen. Aan jou nu de taak om deze KPI op een KPI dashboard aan medewerkers met de rol HR-adviseur te presenteren.
De huidige situatie is als volgt: in de topnavigatie bestaat een Dashboard Personeel. Dit dashboard bevat al een flink aantal KPI's. Wij willen een specifiek KPI dashboard bouwen, genaamd 'Dashboard HR (adviseur)' met daarop een selectie van een aantal al bestaande KPI's en één nieuwe KPI met een doorklik naar een nieuw rapport. Dit nieuwe dashboard is alleen toegankelijk voor de rol HR-adviseur.
Bouw een KPI dashboard pagina
Een KPI dashboard is een Pagina (als onderdeel van een Pagina Groep) met een specifieke Pagina Indeling: een presentatie van KPI tegels. De Pagina Indeling verwijst naar een (KPI) Dataset waaraan losse KPI's zijn toegevoegd, de zogenaamde Dataset Definitie.
Wat ga je doen?
Bouw een nieuwe Pagina 'Dashboard HR (adviseur)' in de bestaande Topnavigatie Pagina Groep.
Tip: dupliceer het tabblad in je browser en zorg dat je het ene blad bekijkt met de rol van Beheerder en het andere met de rol van Model Gebruiker. Je kunt dan direct je aanpassingen op het Beheerder-tabblad zien na een refresh
Bouw een nieuwe Pagina
Navigeer naar Pagina > Pagina. Klik links onder de Pagina slicer op Topnavigatie. Dit zorgt voor een selectie van de huidige pagina's in deze groep:
Begin bovenaan met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
Je hoeft hiervoor niet eerst op + Regel toevoegen te klikken, dat doe je als je gelijk een tweede of derde regel wil toevoegen. Je kunt direct starten met het invullen van je eerste regel
- PageGroup: Topnavigatie (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- PageType: Sectiepagina
- PageTemplate: Indeling P02 - 2 rijen
- MasterPage: Header2SidePage
- Icoon/Icoon: kies een icoon (dit is nu nog dubbel en het plaatje overruled tekst)
- Kleur/Kleur: kies een tekstuele kleur (dit is nu nog dubbel en de tekst overruled plaatje) startend met Bedrijfskleur_ om deze binnen het palet van de ingestelde huisstijl te laten vallen
- PaginaCode: KPIHR_TST (kies een unieke code, er is soms gekozen voor conventie. Bv. starten met KPI voor een KPI dashboard)
- PaginaNaam: Dashboard HR (adviseur)
- PaginaOmschrijving: Dit betreft een KPI dashboard specifiek voor de HR adviseurs met een drietal KPI's
- Actief: [x]
- PaginaSortering: kies hier een getal waarmee je bepaalt op welk volgorde deze pagina getoond moet worden
- PlaatsOpTop: niet selecteren
- Kenmerklabel: leeg laten (hier bepalen we later welke rol deze pagina mag bekijken, jij, in de rol van Beheerder ziet deze pagina wel direct verschijnen in de Topnavigatie)
Klik vervolgen op dit icoon om je gevulde kolommen op te slaan (rechts boven):
De door jou gevulde regel is vervolgens ingecheckt: de tekst is lichtgrijs en je kunt nu niets meer wijzigen. Zie dit artikel over het uit- en inchecken van regels in InTouch.
Resultaat nieuwe Pagina
Bekijk dit resultaat in de rol van Beheerder. Je ziet een nieuwe knop in de topnavigatie:
Variaties en tips
Je kunt op een aantal punten variëren in hoe je pagina eruit komt te zien. Hieronder een toelichting:
- PageTemplate: dit betreft diverse (KPI) indelingen waar je uit kan kiezen:
- Indeling P02 – 2 rijen: KPI’s van links naar rechts in twee rijen
- Indeling P10 – 4 kolom: KPI's in vier kolommen
- Indeling P15 – 5 kolom: KPI's in vijf kolommen
- Indeling P11 - 2-8-2 kolom 3 rij: vaak gebruikt voor de indeling van een Welkomstpagina
- MasterPage: hier bepaal je hoe de pagina is opgebouwd inclusief de topnavigatie, slicers en het snelmenu. Dit zijn een aantal varianten:
- Header2SidePage
- Gebruik voor KPI dashboard: slicers links & snelmenu met rapport pagina’s en favorieten rechts
- Kan ook voor pagina met een Power BI rapport om verticaal scrollen te vermijden
- HeaderLeftSidePage
- Ideaal voor een Power BI rapport met slicers op links (zorgt in enkele gevallen wel voor dubbel verticaal scrollen, bug is bekend)
- HeaderPage
- Resulteert in alleen een topnavigatie; zonder pagina elementen links en rechts
- Kun je gebruiker voor de weergave van een Power BI rapport zonder InTouch slicers
- HeaderRightSidePage
- De InTouch slicers komen rechts in beeld
- PaginaSortering: dit luistert nauw, je kunt namelijk ook een sortering aan een Pagina Groep toekennen. Het is belangrijk de sorteringen goed in te stellen als je wil dat iedereen bijvoorbeeld op een Welkomspagina start. Hoe het werkt:
- InTouch toont eerst de losse pagina's uit de Pagina Groep Topnavigatie én de actieve pagina's waarbij het vinkje PlaatsOpTopNavHome in ingeschakeld in een groep waarbij IndVerbergInTopNavigatie is ingeschakeld. Daarbij wordt de sortering van de groep niet meegenomen en de sortering van de pagina's op één hoop gegooid.
- Voorbeeld van volgorde zoals je de pagina's zou zien in de topnavigatie:
- Vervolgens worden de Pagina Groepen met hun actieve pagina's getoond waar het vinkje IndVerbergInTopNavigatie is uitgeschakeld (en bij de pagina's zelf PlaatsOpTopNavHome ook niet aan staat). De sortering van de groepen wordt hier wel meegenomen evenals de sortering van de pagina's.
- PlaatsOpTop: zet het kruisje bij een pagina die hoort bij een Pagina Groep die niet als geheel op de topnavigatie getoond wordt, om toch deze ene pagina in de Topnavigatie te tonen
Uitleg Pagina Groep
Pagina’s zijn onderverdeeld in Pagina Groepen. Bijvoorbeeld: topnavigatie, rapportages (verzameling pagina’s met PBI rapport diverse thema’s), financieel (verzameling pagina’s met PBI rapport voor thema financieel), personeel (idem), maatwerk rapportages (verzameling pagina’s met maatwerk PBI rapport diverse thema’s) etc.
De indeling van deze groepen verschilt per zorgorganisatie. In deze casus gaan we uit van een al bestaande Pagina Groep (Topnavigatie). Pagina's die je in deze groep publiceert komen automatisch als losse knoppen in de topnavigatie te staan.
Het staat je als beheerder vrij om zelf een Pagina Groep aan te maken. Kijk vooral af bij een al bestaande groep en zorg voor een unieke PaginaGroepCode en een goed leesbare naam van de groep. Je ziet de naam van een groep terug als je deze in de topnavigatie zou tonen of als er pagina’s uit de groep in het snelmenu getoond worden.
Voeg een Pagina Indeling toe
Een Pagina zonder Pagina Indeling is leeg. In het geval van deze casus willen we een set van KPI tegels presenteren. We moeten de pagina indeling hiervoor laten verwijzen naar een Dataset. Voor nu presenteren we eerst een bestaande Dataset (met al ingerichte Dataset Definitie), om deze later aan te passen op moment dat we de nieuwe KPI gebouwd hebben.
Navigeer naar Pagina > Pagina Indeling. Klik links onder de Pagina slicer op 'Dashboard HR (adviseur)':
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
Je hoeft hiervoor niet eerst op + Regel toevoegen te klikken, dat doe je als je gelijk een tweede of derde regel wil toevoegen. Je kunt direct starten met het invullen van je eerste regel
- Page: Dashboard HR (adviseur) (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- PageSection: PaginaSectie01
- ViewTemplate: Status Trend Vierkant Icon XL
- DataSet: KPI-set Personeel
- TrendType: Begin jaar t/m huidige periode
- OutputType: niet van toepassing
- KleurStyle: wit met score accent
- Icoon/Icoon: kies een tekstueel icoon (dit is nu nog dubbel en het tekst overruled plaatje - precies andersom dan bij de Pagina)
- ConnectedConnectedDataSet: 01 – Realisatie & Doel
- ConnectedConnectedPageSection: Niet van toepassing
- BehaviorOnClick: Niet van toepassing
- VasteHoogte: 0
- Tonen: [x]
- LegeKPITonen: [x]
- TitelTonen: [x]
- TitelIcoonTonen: [x]
- AlternatieveTitel: Dashboard HR
Met de kolommen die hierboven niet genoemd staan doe je niets. Klik vervolgen op dit icoon om je gevulde kolommen op te slaan (rechts boven):
De door jou gevulde regel is vervolgens ingecheckt: de tekst is lichtgrijs en je kunt nu niets meer wijzigen. Zie dit artikel over het uit- en inchecken van regels in InTouch.
Resultaat Pagina Indeling
Bekijk dit resultaat in de rol van Beheerder. Je ziet een Pagina met een gevulde Pagina Indeling:
Variaties en tips
Zoals je merkt valt er veel te configureren aan een Pagina Indeling voor een KPI Dashboard. Bovenstaande is vaak de basis en hieronder staan nog een aantal variaties en tips toegelicht. Je kunt hierover ook altijd met SDB Analytics support contact opnemen om zien of we in jouw wensen kunnen voorzien.
- PageSection: de pagina is opgebouwd in “secties”, hoeveel secties dit kunnen zijn is afhankelijk van de gekozen PageTemplate van je pagina. Je begint altijd met PaginaSectie01. Je gebruikt meerdere secties bij bijvoorbeeld een YTD weergave in de twee rijd of bij een PageTemplate indeling met meerdere kolommen of bij een indeling op een Welkomstpagina met kolommen en een middendeel
- ViewTemplate: je kunt hierin variëren in hoe de visuele weergave van je KPI moet zijn. Alle mogelijkheden vind je in de groep “KPI”; bv. Status Icoon Tegel XL of Status Trend Vierkant Icon XL
- TrendType: als je kiest voor een ViewTemplate met een Trend moet je deze invullen. Veel gebruikt: 12 maanden en begin jaar t/m huidige periode. Als je een ViewTemplate gebruikt zonder Trend kies je Niet van toepassing
- ConnectedConnectedDataSet: als je kiest voor een ViewTemplate met een Trend moet je deze invullen. Je kiest een Grafiek dataset, vaak gebruikt: 00 – Realisatie t/m 03 - Realisatie, doel & vorig jaar
- ConnectedConnectedPageSection: hier volgt een apart kennisbank artikel voor. Dit gaat over het inrichten van een popupsectie.
- BehaviorOnClick: hier volgt een apart kennisbank artikel voor. Dit gaat over het inrichten van een popupsectie.
- Commentaar: hier volgt een apart kennisbank artikel voor. Dit gaat over de mogelijkheid voor het noteren van commentaar bij een Pagina Indeling op een Pagina.
Bouw een KPI tegel
In de vorige sectie hebben we een Pagina 'Dashboard HR (adviseur)' gebouwd met een Pagina Indeling waarop we een aantal KPI's gepresenteerd hebben. Dit hebben we gedaan door de Pagina Indeling te laten verwijzen naar een bestaande KPI Dataset (met al bestaande bijbehorende Dataset Definitie). Zie ook de plaat bovenaan dit artikel voor de samenhang tussen deze concepten.
Op het 'Dashboard HR (adviseur)' willen we een andere set van KPI tegels presenteren: 3 tegels waarvan er 2 al bestaan (Verzuim percentage en Ziekmeldingen) en 1 nog gebouwd moet worden. De nog te bouwen KPI is Aantal medewerkers.
Voor het bouwen van een KPI begin je als het ware met een lege huls (KPI) om vervolgens meetwaardes uit het model aan deze KPI te koppelen (KPI Mapping) en te bepalen hoe de KPI zich moet gedragen als bijvoorbeeld het realisatiecijfer hoger of lager is dan het doel/de begroting (KPI Norm).
Om dit voor elkaar te krijgen moeten we een aantal dingen doen:
- Ontwerp de nieuwe KPI
- Bouw de nieuwe KPI
- Koppel de meetwaarden (KPI Mapping)
- Stel de kleurcodering in (KPI Norm)
- Stel een nieuwe Dataset samen
- Laat de Pagina verwijzen naar de nieuwe Dataset
- Verwerk bovenstaande zodat de aanpassing zichtbaar wordt
Ontwerp de nieuwe KPI
Met het volgende format kun je je KPI in kaart brengen voordat je deze bouwt in InTouch:
Vraag | Antwoord |
Hoe moet de KPI heten? | Aantal medewerkers |
Op welk(e) dashboard(s) moet de KPI-tegel terecht komen? | Dashboard HR (adviseur) |
Wat wordt de drillthrough-pagina achter deze KPI? | Nog niet bekend |
Wat is de functionele definitie van deze KPI? | Het aantal unieke medewerkers |
Wat is de technische definitie van de realisatie waarde? | Unieke telling van het aantal medewerkernummers |
Is deze meetwaarde al beschikbaar in het Tabular model? Zo ja, welke? | [Aantal medewerkers] |
Moet de meetwaarde realtime berekend worden om altijd op het juiste resultaat uit te komen (non- en semi-additive)?
| Ja |
Is er een filter nodig? Zo ja, welke? | Nee |
Is er een norm gedefinieerd? | Nee |
Wat is de technische definitie van de norm waarde? | n.v.t. |
Is deze meetwaarde al beschikbaar in het Tabular model? Zo ja, welke? | n.v.t. |
Moet de meetwaarde realtime berekend worden om altijd op het juiste resultaat uit te komen (non- en semi-additive)?
| n.v.t. |
Is er een filter nodig? Zo ja, welke? | n.v.t. |
In dit geval is er geen begroting of doel voor de KPI en hoeven we geen extra filters toe te passen. Een ander voorbeeld waarbij dit wel het geval is:
| Vraag | Antwoord |
| Hoe moet de KPI heten? | PNIL-kosten |
| Op welk(e) dashboard(s) moet de KPI-tegel terecht komen? | Financieel |
| Wat wordt de drillthrough-pagina achter deze KPI? | De pagina met het Power BI rapport Exploitatieresultaat |
| Wat is de functionele definitie van deze KPI? | De kosten voor de uitzendkrachten en ZZP'ers zoals geboekt in het financieel pakket |
| Wat is de technische definitie van de realisatie waarde? | De som van het geboekte bedrag op grootboekrekeningen 14110, 14120 en 14130 bezien vanuit de periode waarop de kosten geboekt zijn. |
| Is deze meetwaarde al beschikbaar in het Tabular model? Zo ja, welke? | [Gerealiseerd bedrag] |
Moet de meetwaarde realtime berekend worden om altijd op het juiste resultaat uit te komen (non- en semi-additive)?
| Nee, het is geen percentage, kengetal of unieke telling en je kunt de kosten van 2 maanden wel bij elkaar optellen. |
| Is er een filter nodig? Zo ja, welke? | Grootboekrekening 14110 Grootboekrekening 14120 Grootboekrekening 14130 |
| Is er een norm gedefinieerd? | Ja |
| Wat is de technische definitie van de norm waarde? | De som van het begrote bedrag op grootboekrekeningen 14110, 14120 en 14130 bezien vanuit de periode waarop de kosten geboekt zijn. |
| Is deze meetwaarde al beschikbaar in het Tabular model? Zo ja, welke? | [Begroot bedrag] |
Moet de meetwaarde realtime berekend worden om altijd op het juiste resultaat uit te komen (non- en semi-additive)?
| Nee |
| Is er een filter nodig? Zo ja, welke? | Grootboekrekening 14110 Grootboekrekening 14120 Grootboekrekening 14130 |
Bouw de KPI
Op basis van ons ontwerp voor de Aantal medewerkers KPI kunnen we nu verder. Navigeer naar KPI > KPI. Klik links onder de KPI slicer op het Domain Personeel:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
Je hoeft hiervoor niet eerst op + Regel toevoegen te klikken, dat doe je als je gelijk een tweede of derde regel wil toevoegen. Je kunt direct starten met het invullen van je eerste regel
- Domain: Personeel (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- Kleur/kleur: [...]
- Icoon/icoon: kies een tekstueel icoon (dit is nu nog dubbel en het tekst overruled plaatje)
- DataFormat: 1.000
- TrendChartType: Staafgrafiek
- ForeCastMethod: Niet van toepassing
- DrillthroughDrillthroughPage: Niet van toepassing (hier bepalen we later in de casus de doorklik naar het Power BI detailrapport)
- KPICode: PRS_MED_AANT (zorg dat deze uniek is)
- KPINaam: Aantal medewerkers (zorg dat deze begrijpelijk is, dit is zichtbaar op de tegel)
- KPIOmschrijving: Deze KPI toont het aantal unieke medewerkers op basis van een telling van personeelsnummers (zorg voor een goede omschrijving/definitie, deze is zichtbaar bij de (i) pop-up van een KPI)
- Sortering: 77
- VoorSymbool: leeg laten
- NaSymbool: leeg laten
- Gewicht: leeg laten
- NegatiefNaarPositief: niet selecteren
- KenmerkLabel: leeg laten
Klik vervolgen op dit icoon om je gevulde kolommen op te slaan (rechts boven):
De door jou gevulde regel is vervolgens ingecheckt: de tekst is lichtgrijs en je kunt nu niets meer wijzigen. Zie dit artikel over het uit- en inchecken van regels in InTouch.
Koppel de meetwaarden (KPI Mapping)
We hebben nu het 'omhulsel' voor de KPI gebouwd. De volgende stap is het koppelen van de meetwaardes vanuit het model. Daarmee bepalen we welke gegevens de KPI moet laten zien. In ons geval hebben we alleen realisatie en geen doel/begroting.
Navigeer naar KPI > KPI Mapping:
Klik links onder de KPI slicer op de door ons gemaakte KPI Aantal medewerkers onder het Personeel domein:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- KPI: Aantal medewerkers (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- KPIValue: Realisatie
- Measure: Aantal medewerkers (in dit geval is de naam van de KPI en de meetwaarde in het model hetzelfde, dit is lang niet altijd het geval)
- DynamicMapping: Niet van toepassing
- WaardeAlsLeeg: leeg laten
- MeetwaardeSortering: 1
- KenmerkLabel: leeg laten
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
Stel de kleurcodering in (KPI Norm)
Je kunt instellen wanneer de KPI tegel rood of groen moet kleuren. Navigeer naar KPI > KPI Norm:
Klik links onder de KPI slicer op de door ons gemaakte KPI Aantal medewerkers onder het Personeel domein:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- KPI: Aantal medewerkers (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- FromFromPeriodMonth: Niet van toepassing
- ToToPeriodMonth: Niet van toepassing
- Laden: [x]
- IndNormIsAfwijking: niet selecteren
- IndAfwijkingAbsoluut: niet selecteren
- IndAfwijkingObvRealisatie: niet selecteren
- StandaardNorm: leeg laten
- AfwijkingVoor: 0,00%
- Afwijking: 0,00%
- AfwijkingNa: 0,00%
- ScoreWaardeVoor: -1
- ScoreWaarde: 0
- ScoreWaardeNa: 1
- KenmerkLabel: leeg laten
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
Variaties en tips KPI
- KPI - Domain: de KPI’s zijn in de KPI Bibliotheek vaak opgedeeld in domeinen als Financieel, Personeel en Productie. Als er een extra domein gewenst is kun je deze aanmaken via Gegevens > Domein.
- KPI - Sortering: KPI sortering overruled de Dataset sortering. Op moment dat je je KPI's op een bepaalde volgorde wil presenteren doe je dit bij de sortering bij je KPI's en dien je daar een systeem uit te denken.
- KPI Mapping: in deze casus hebben we alleen het realisatiecijfer van de KPI bepaald. Het is ook mogelijk om een doel te bepalen (als deze meetwaarde in het model bestaat) en om bijvoorbeeld bij een Indeling P02 – 2 rijen indeling van de Pagina de tweede sectie een cumulatieve (YTD - Year To Date) weergave te laten zijn. Hier volgt een apart kennisbank artikel voor: je maakt hiervoor meerdere regels bij de KPI Mapping aan.
- KPI Mapping - TrendChartType: op moment dat hebt gekozen voor een ViewTemplate op je Pagina Indeling met Status Trend Vierkant Icon XL (of een andere keuze met 'Trend') bepaal je hier hoe de Trend wordt weergegeven. Bijvoorbeeld als staaf- of als lijngrafiek.
- KPI Mapping - Measure: op moment dat het antwoord op vraag "moet de KPI realtime" berekend worden moet het vinkje "Realtime" aangezet worden via Dimensie & Meetwaarde > Meetwaarde. Vervolgens de meetwaarde opzoeken, de regel uitchecken, het vinkje bij "Realtime" aanzetten, opslaan en weer inchecken.
- KPI Norm - Afwijking: in deze casus is er geen sprake van een doel/begroting, maar als die wel bestaat dan kun je met het vullen van de Afwijking kolommen de bandbreedte voor de afwijking bepalen. Bijvoorbeeld dat de KPI 0-2% van het doel mag afwijken en dan alsnog groen kleurt en als deze meer dan 2% afwijkt dat de kleur rood is. Met deze instellingen kun je het gedrag van een KPI meer nuance geven.
- KPI Norm - ScoreWaarde: in deze casus is er geen sprake van een doel/begroting, maar als die wel bestaat dan kun je met het vullen van de ScoreWaarde kolommen de kleuren van de KPI bepalen
- -1 = rood (Negatief uit kleurenthema)
- 0 = oranje (Neutraal uit kleurenthema)
- 1 = groen (Positief uit kleurenthema)
Stel een nieuwe Dataset samen
Een KPI dataset is een verzameling KPI's die je dus presenteert op een Pagina Indeling. Vaak zie je dat een nieuwe KPI wordt toegevoegd aan een al bestaande Dataset. Bijvoorbeeld aan een KPI-set Personeel. Maar in het kader van de training en deze casus bouwen wij een nieuwe Dataset met daarin drie KPI's in de Dataset Definitie.
Navigeer naar Gegevens > DataSet. Klik links bij de Dataset slicer de KPI Datasets open zodat deze uitvouwt. Hier zie je al een hele collectie van Datasets, waaronder dus ook KPI-set Personeel.
Voor het maken van de nieuwe Dataset klik je op KPI Datasets:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- DatasetGroup: KPI Datasets (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- FromFromPeriodMonth: Niet van toepassing
- ToToPeriodMonth: Niet van toepassing
- DataSetCode: KPIHR
- DataSetNaam: KPI-set HR
- DataSetOmschrijving: KPI-set t.b.v. Dashboard HR (adviseur)
- VirtueleDataset: [x]
- IncrementeelLaden: niet selecteren
- KenmerkLabel: leeg laten
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
De volgende stap is het maken van de DataSet Definitie.
Navigeer naar Gegevens > DataSet Definitie. Klik links bij de Dataset slicer de KPI Datasets open en klik vervolgens op de door ons zojuist aangemaakte Dataset KPI-set HR:
Klik twee keer op + Regel toevoegen. Begin met de eerste regel en vul deze als volgt:
- Dataset: KPI-set HR
- DatasetComponent: KPI
- DimensionHierarchyLevel: Niet van toepassing
- Measure: Niet van toepassing
- KPI: Aantal medewerkers
- Role: Niet van toepassing
- Page: Niet van toepassing
- GroepNummer: 1
- Sortering: 1
- Dimensieniveau vanaf: 0
- Dimensieniveau tm: 0
- Multilevel: niet selecteren
- Multiselect: niet selecteren
- ItemsZonderWaarde: niet selecteren
- GeenDrillThrough: niet selecteren
- KenmerkLabel: leeg laten
Vul regel twee en drie op vergelijkbare wijze, maar kies bij KPI voor respectievelijk Verzuim percentage en Ziekmeldingen. Dit ziet er dan zo uit:
Dan is er nog één belangrijke stap om uit te voeren bij de DataSet Definitie. De DataSet die wij hebben aangemaakt is een zogenaamde virtuele dataset. Een KPI moet altijd in tenminste één fysieke (niet virtuele) KPI-set staan om ingeladen te worden in InTouch. Dit gebeurt met behulp van de KPI-set Totaal. In de volgende stap voegen we de KPI Aantal medewerkers toe aan de KPI-set Totaal.
Je bent nog steeds bij Gegevens > DataSet Definitie. Klik links bij de Dataset slicer op KPI-set Totaal:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- Dataset: KPI-set Totaal
- DatasetComponent: KPI
- DimensionHierarchyLevel: Niet van toepassing
- Measure: Niet van toepassing
- KPI: Aantal medewerkers
- Role: Niet van toepassing
- Page: Niet van toepassing
- GroepNummer: 1
- Sortering: 1
- Dimensieniveau vanaf: 0
- Dimensieniveau tm: 0
- Multilevel: niet selecteren
- Multiselect: niet selecteren
- ItemsZonderWaarde: niet selecteren
- GeenDrillThrough: niet selecteren
- KenmerkLabel: leeg laten
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
Samengevat hebben we het volgende gedaan:
- Een nieuwe DataSet 'KPI-set HR' aangemaakt
- Voor deze nieuwe DataSet de Definitie bepaald en daar drie KPI's aan toegevoegd:
- Aantal medewerkers
- Verzuim percentage
- Ziekmeldingen
- De nieuwe KPI Aantal medewerkers hebben we ook nog toegevoegd aan de KPI-set Totaal zodat deze ook daadwerkelijk in InTouch ingeladen wordt
Laat de Pagina verwijzen naar de nieuwe Dataset
Vervolgens passen we de verwijzing aan op de in de Pagina Indeling die we voor de 'Dashboard HR (adviseur)' Pagina eerder al hebben bepaald.
- Navigeer naar Pagina > Pagina Indeling. Klik links onder de Pagina slicer op 'Dashboard HR (adviseur)'.
- Check de PaginaSectie01 regel uit. Zie dit artikel over het uit- en inchecken van regels in InTouch.
- Verander de inhoud van de kolom DataSet van KPI-set Personeel naar KPI-set HR.
- Sla de regel op en check de regel in.
Met deze stappen hebben we er voor gezorgd dat we nu op het 'Dashboard HR (adviseur)' onze nieuwe DataSet presenteren.
Verwerk bovenstaande zodat de aanpassing zichtbaar wordt
Als laatste moeten we een Actie in InTouch draaien om de KPI-set Totaal (lees: fysieke dataset, zie de Variaties en Tips sectie) opnieuw te laden, inclusief de nieuwe KPI.
Navigeer naar Actie > Actie en start vervolgens de actie 'Resultaatsets laden' (LOAD_RES). Dit doe je door op het driehoekje vooraf aan LOAD_RES te klikken. Deze actie ververst de data in de fysieke KPI-datasets.
Navigeer naar Actie > Actie Hist om de status van de zojuist gestarte actie te zien:
Als de actie klaar is kunnen we door naar de volgende stap.
Resultaat KPI tegel
Open je tabblad waarop je bent ingelogd in de rol van Beheerder. Ververs dit tabblad en navigeer via de Topnavigatie naar 'Dashboard HR (adviseur)'. Je ziet een KPI dashboard met de drie KPI's en twee detailrapporten in het snelmenu rechts. Dit zijn de twee rapport Pagina's die bij de KPI's Verzuim percentage en Ziekmeldingen in de DrillthroughDrillthroughPage kolom gedefinieerd zijn. Dit doen wij in de volgende sectie ook voor Aantal medewerkers.
Variaties en tips DataSet
- DataSet - PeriodMonth: bij een Fysieke DataSet (zie hieronder) vul je hier de begin en eind maand in van de periode waarvoor je de LOAD_RES actie wil laten draaien. Met behulp van de autorisaties kun je vervolgens bepalen welke periode een eindgebruiker in de periode slicer ziet.
- DataSet - VirtueleDataSet: in InTouch maken we onderscheid tussen fysieke en virtuele KPI-datasets. Een KPI moet altijd in tenminste één fysieke KPI-set staan om ingeladen te worden.
- Fysieke DataSet: met een fysieke dataset bedoelen we een tabel in een relationele database waarin de resultaten van een MDX-query fysiek worden opgeslagen. Voor de KPI Exploitatieresultaat worden voor iedere kostenplaats (bijv. kostenplaats 2100) en iedere maand (bijv. 202301) de waarden voor Exploitatie, Exploitatie cumulatief opgeslagen. Dit doen we om dashboards in InTouch zo snel mogelijk te kunnen laden. De fysieke dataset noemen we ook wel een KPI-resultaatset. Een fysieke set bevat ook DatasetComponenten van het type Dimensie: meestal Kostenplaats/Organisatie en Periode. Dit type DatasetComponent voeg je nooit toe aan een Virtuele DataSet. De fysieke dataset wordt elke nacht op productie opnieuw verladen.
- Virtuele DataSet: met een virtuele dataset bedoelen we een verzameling KPI’s waarvan de meetwaarden uit een reeds bestaande fysieke dataset worden gequeried. Zie het als een subselectie van de KPI's uit de fysieke KPI-set totaal waarbij de dimensies overgeërfd worden. Simpel gezegd: als je een KPI op meerdere pagina’s wilt tonen zorg je dat deze toegevoegd is aan de KPI-set totaal en kun je de KPI een tweede keer toevoegen aan een andere virtuele dataset.
- DataSet Definitie: er valt veel te configureren aan de DataSet Definitie (te veel voor dit artikel). Je kunt altijd contact opnemen met SDB Analytics support om te vragen naar de mogelijkheden.
- DataSet Definitie - DatasetComponent: in de KPI-set Totaal komt ook de component "Dimensie" voor. Zie hierboven bij Fysieke DataSet. Het is mogelijk om nog extra Dimensies aan te maken binnen InTouch om deze vervolgens als InTouch slicer te presenteren, bv. een Grootboek slicer.
- DataSet Definitie - GroepNummer/Sortering: wat je hier invult, wordt overruled door de sortering bij de KPI. Op moment dat je je KPI's op een bepaalde volgorde wil presenteren doe je dit bij de sortering bij je KPI's en dien je daar een systeem uit te denken.
- DataSet Definitie - GeenDrillThrough: door het zetten van dit vinkje kun je de bij de KPI ingestelde DrillthroughDrillthroughPage in deze specifieke DataSet overrulen.
Bouw een Power BI rapport pagina
Bij het bouwen van de KPI Aantal medewerkers hebben we in eerste instantie bij de DrillthroughDrillthroughPage Niet van toepassing ingevuld. In deze sectie zorgen we ervoor dat een klik op het realisatiecijfer van de KPI Aantal medewerkers resulteert in het openen van een Power BI detail rapport over dit onderwerp.
Om dit voor elkaar te krijgen moeten we een aantal dingen doen:
- Maak een Power BI rapport via Power Analyse of via Power BI desktop
- Bouw een nieuwe detailrapport Pagina
- Pas de DrillThrough bij de KPI Aantal medewerkers aan
Maak een Power BI rapport
In dit artikel gaan we verder niet in op het bouwen van een Power BI detail rapport. Het uitgangspunt voor dit artikel is dat je al een Power BI detail rapport hebt gemaakt en dat deze beschikbaar is in de enterprise workspace.
Bouw een nieuwe detailrapport Pagina
Waar je voor een KPI dashboard een set KPI tegels presenteert via de Pagina Indeling, presenteer je voor een detail pagina een Power BI rapport via de Pagina Indeling.
Navigeer naar Pagina > Pagina. Klik links onder de Pagina slicer op Rapportages. Dit zorgt voor een selectie van de huidige pagina's in deze groep:
Het kan zo zijn dat de Power BI rapportages in jouw InTouch omgeving onderverdeeld zijn in andere Pagina Groepen, bijvoorbeeld een groep voor Financiële, Personele, etc. Power BI rapporten
Begin bovenaan met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- PageGroup: Rapportages (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- PageType: Sectiepagina
- PageTemplate: Indeling P02 - 2 rijen
- MasterPage: HeaderLeftSidePage
- Icoon/Icoon: kies een icoon (dit is nu nog dubbel en het plaatje overruled tekst)
- Kleur/Kleur: kies een tekstuele kleur (dit is nu nog dubbel en de tekst overruled plaatje) startend met Bedrijfskleur_ om deze binnen het palet van de ingestelde huisstijl te laten vallen
- PaginaCode: PBIAANTALMEDEW (kies een unieke code, er is soms gekozen voor conventie. Bv. starten met PBI voor een PBI pagina)
- PaginaNaam: Aantal medewerkers
- PaginaOmschrijving: leeg laten
- Actief: [x]
- PaginaSortering: kies hier een getal waarmee je bepaalt op welk volgorde deze pagina getoond moet worden
- PlaatsOpTop: niet selecteren
- Kenmerklabel: leeg laten (hier bepalen we later welke rol deze pagina mag bekijken)
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
Pagina Indeling toevoegen
Vervolgens moeten we ervoor zorgen dat de Pagina Indeling naar het Power BI rapport verwijst.
Navigeer naar Pagina > Pagina Indeling. Klik links onder de Pagina slicer op Aantal medewerkers in de Rapportages groep:
Begin met een nieuwe regel en vul deze als volgt:
- Page: Rapportages (deze is al gevuld door je laatste klik hierboven)
- PageSection: PaginaSectie01
- ViewTemplate: kies hier het Power BI rapport uit de enterprise workspace dat je wil presenteren
- DataSet: KPI-set HR
- TrendType: Niet van toepassing
- OutputType: Niet van toepassing
- KleurStyle: Default
- Icoon/Icoon: kies een tekstueel icoon (dit is nu nog dubbel en het tekst overruled plaatje - precies andersom dan bij de Pagina)
- ConnectedConnectedDataSet: Niet van toepassing
- ConnectedConnectedPageSection: Niet van toepassing
- BehaviorOnClick: Niet van toepassing
- VasteHoogte: 0
- Tonen: [x]
- TitelTonen: [x]
- TitelIcoonTonen: [x]
- AlternatieveTitel: Aantal medewerkers
Met de kolommen die hierboven niet genoemd staan doe je niets. Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven.
Pas de DrillThrough bij de KPI Aantal medewerkers aan
De laatste stap: ervoor zorgen dat een klik op het realisatiecijfer van de KPI Aantal medewerkers resulteert in het openen van het Power BI detail rapport.
Navigeer naar KPI > KPI. Klik links onder de KPI slicer op Aantal medewerkers in de Personeel groep:
Check de regel uit en pas de kolom DrillthroughDrillthroughPage aan naar de Power BI rapport Pagina die je wil koppelen. In ons geval is dat de 'Aantal medewerkers' Pagina uit de 'Rapportages' Pagina Groep.
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven en check deze vervolgens weer in. Het resultaat hiervan is dat nu ook Aantal medewerkers wordt getoond in het snelmenu aan de rechterkant van ons nieuwe KPI Dashboard:
En dat een klik op het getal 115 resulteert in de de Power BI detailrapport pagina:
Het snelmenu kun je ook nog vullen met Power BI rapport pagina's die niet achter een doorklik zitten of met externe links. Zie daarvoor dit artikel.
Geef rol HR-adviseur toegang
In de rol van Beheerder kun je altijd direct het resultaat van je werk zien. Als je op het punt bent gekomen dat je eindgebruikers toegang wil geven tot nieuwe pagina's in InTouch (of al bestaande pagina's) moeten we de zogenaamde SEC codes gaan toevoegen in het Kenmerklabel veld van een Pagina.
Omdat we zowel een KPI dashboard pagina als een Power BI pagina hebben gebouwd moeten we dit op beide plekken doen. In dit geval bestaat de rol HR-adviseur al en is de bijbehorende code HRA.
De code van een rol vind je terug bij Role & Gebruiker > Rol:
Op dit moment ziet de Topnavigatie van een gebruiker met de rol van HT-adviseur er zo uit:
Je kunt dit zien door een gebruiker over te nemen met de HR-adviseur rol.
Ons doel is om hier de knop naar 'Dashboard HR (adviseur)' ook beschikbaar te maken in dat rijtje:
Wat we hier concreet voor moeten doen is het toevoegen van de SECHRA code in het Kenmerklabel veld van beide Pagina's.
Voeg SECHRA code toe aan beide pagina's
Navigeer naar Pagina > Pagina en selecteer onder de Pagina slicer eerst 'Dashboard HR (adviseur)' uit de Topnavigatie Pagina Groep.
Check de regel uit en vul het Kenmerklabel veld met: |SECHRA|
Toegang voor meerdere rollen scheidt je middels een pipe-teken: |. Je zult dit bij andere Pagina's al wel zien.
Sla de regel op door de klik op het icoon rechts boven en check deze vervolgens weer in.
Herhaal dit voor de 'Aantal medewerker' Pagina in de 'Rapportages' Pagina Groep: check de desbetreffende regel uit, vul het Kenmerklabel veld met |SECHRA|, sla de regel op en check deze weer in.
Vervolgens moeten we de autorisaties van InTouch opnieuw laden zodat alle gebruikers met de rol HR-adviseur toegang krijgen. Dat doe je door middel van het draaien van een Actie.
Navigeer naar Actie > Actie en klik op het driehoekje voor de LOAD_AUT actie:
Bij Actie > Actie Hist zie je wanneer de actie klaar is.
Het resultaat kun je vervolgens checken door wederom een gebruiker met de rol van HR-adviseur over te nemen:
Variaties en tips
- Het aantal |SECXXX| codes bij het KenmerkLabel bij een pagina kan aardig veel worden bij veel verschillende rollen. Met een Rol x Pagina matrix incl. SEC codes tabel als tabblad in de autorisatie-spreadsheet kun je dit makkelijker maken: deze kan een consultant maken en vraagt vervolgens wel om onderhoud
Algemene tips
- Ons advies is om eerst altijd te bouw en testen op ACC/DEV omgeving van InTouch voordat je iets op PRD doet
- In InTouch bestaat er een "Kopiëren met kinderen" functie waarmee je bijvoorbeeld van een Pagina met bijbehorende Pagina Indeling in één keer een kopie kan maken. Om de kopie vervolgens te bewerken. Dit kan veel tijd schelen.
Filmpje showcase
Bekijk onderstaand filmpje (geen geluid) om de verschillende tussen de diverse Pagina PageTemplate & MasterPage te zien:
Related Articles
Het bouwen van een YTD rij op een KPI dashboard
Introductie Het is mogelijk om in InTouch zowel een in de maand als t/m de maand rij van KPI's te presenteren. Aan het eind van dit artikel weet je hoe je deze twee rij van KPI's in InTouch toont. Voorwaarde: YTD in tabular en KPI Mapping Om de ...Het bouwen van een pop-up sectie voor een KPI
Introductie Een KPI kun je op verschillende manieren in InTouch tonen. Op moment dat je een ViewTemplate kiest zonder Trend kun je een trend in InTouch ook in een pop-up tonen. Aan het eind van dit artikel weet je hoe je dit in InTouch kunt bouwen. ...InTouch: een overzicht voor beheerders
Introductie InTouch is een webapplicatie welke ontwikkeld is en beheerd wordt door SDB Analytics. Aan het eind van dit artikel heb een beeld van wat jij als beheerder kunt inrichten. Dit artikel is geschreven voor beheerders van InTouch bij ...Gebruik maken van Power Analyse
Introductie Met behulp van Power Analyse kun je zelf Power BI rapporten bouwen in InTouch. Aan het eind van dit artikel weet je hoe de Power Analyse schermen zijn opgebouwd en hoe ze werken. Dit artikel is geschreven voor personen bij ...Starten met InTouch: een overzicht
Introductie SDB Analytics InTouch is een Business Intelligence (BI) tool waarmee je inzicht krijgt in de prestaties van je organisatie. Op basis van verzamelde data uit systemen als elektronische cliënt- of patiëntendossiers, HR en financiële ...