Declaratie
Let op: met declaraties genereer je variabele mutaties voor de salarisverwerking. Controleer in de loonfactorbesturing met name de belastbaarheid (mag een bepaalde declaratie onbelast vergoed worden of niet?). De loonfactorbesturing moet correct zijn ingericht. Kies eventueel een andere loonfactor.
Voorwerk: declaratieformulieren aanmaken
Menu-optie: SDB*Beheer | Stamtabellen | Declaratieformulieren
Dit bepaalt op het hoogste niveau het aantal verschillende declaraties dat een werknemer kan indienen. Voor verdere inrichting van de declaraties zie het artikel Stamtabel Declaratieformulieren.
Menu-optie: SDB*Beheer | Stamtabellen | Declaratieformulier soorten
Binnen een declaratie kan de werknemer een keuze maken uit verschillende soorten van deze declaratie. Definieer hier de beschikbare soorten. Voor verdere inrichting van de declaratiesoorten zie het artikel Stamtabel Declaratieformulier soorten.
Stamtabel Prijstabellen
Menu-optie: SDB*Beheer | Stamtabellen | Prijstabel
Voor het declareren van reiskosten kun je een gestaffeld tarief hanteren door een prijstabel in te richten. De actuele tarieven van de 2e klas openbaar vervoer worden door SDB Ayton onderhouden en zijn standaard beschikbaar onder de titel ‘NS-tabel’. (Je ziet de NS-tabel niet bij de stamtabellen). Voor verdere inrichting van de prijstabel zie het artikel Stamtabel Prijstabellen.
Verlof
Gebruikers zien altijd maar één proces om verlof aan te vragen. Je kunt echter wel meerdere processen voor verlof inrichten. Hiermee bepaal je welke verlofsoorten een gebruiker kan aanvragen. Voor meer informatie over de verlofregelingen zie de artikelen in de categorie verlofregelingen.
De naam van het proces wordt gebruikt om de gebruiker een keuze te laten maken uit verschillende soorten verlof. Verlofsoorten waarvoor geen proces is ingericht, kunnen niet worden aangevraagd.
De processen zien er zo uit:
Inrichting van het verlofproces voor verlof:
Bij details geef je de verlofsoort op. De verlofaanvraag
geldt dan automatisch voor deze soort.
Tip: Gebruikers hebben meestal niet in de
gaten dat ze een andere verlofsoort kunnen kiezen, dus vragen ze altijd de
eerste (default) waarde uit de lijst aan. De verlofsoorten worden aan de
gebruiker getoond in de volgorde waarin
de processen zijn aangemaakt. Begin dus met de meest voorkomende
verlofsoort in te richten: ‘Verlofboekingen’ en geef die als naam “Vakantie”.
Je krijgt dan een handig lijstje waarin de ‘normale’
vakantie bovenaan staat:
Koppelen document / document verplicht:
Je kunt aanvinken of een document toevoegen mogelijk is. De
gebruiker kan dan bijvoorbeeld een bewijsstuk uploaden bij de aanvraag. Als je
document verplicht aanvinkt, moet je ook document mogelijk aanvinken. Anders
gaat het fout.
Niet zo:
Wel zo:
Achtergrondinformatie bij verlofboekingen
Let op: Met het HR proces maak je een verlofperiode aan. Een verlofperiode geldt in SDB*Salaris en SDB*Zorgplanner als een afspraak voor het opnemen van verlof. Dit wordt in SDB*Zorgplanner getoond met een achtergrondkleur. Verlofperiodes worden niet weergegeven op de verlofkaart.
Om daadwerkelijk verlof af te boeken, moeten binnen de verlofperiode diensten worden ingeroosterd van (hetzelfde) verloftype. De duur van de diensten bepaalt het aantal op te nemen verlofuren. De ingeroosterde diensten worden wel op de verlofkaart getoond en van het verlofrecht afgeboekt.
Indien er reeds diensten zijn ingeroosterd op het moment dat een verlofperiode wordt goedgekeurd, dan worden deze diensten automatisch omgezet in verlof.
Verzuim
Geef aan of je een proces wil inrichten voor het ziekmelden, het beter melden of voor het doorgeven van een wijziging in een lopende ziekmelding. Je kunt desgewenst voor ieder van deze drie een afzonderlijk proces aanmaken.
Let op: anders dan bij alle andere soorten mutaties wordt een verzuimmelding die door een gebruiker is ingevoerd, maar nog niet goedgekeurd, toch al wel getoond in SDB*Salaris en SDB*Zorgplanner. Dit is bewust zo gedaan om vertraging in de communicatie (in het goedkeurproces) tot een minimum te beperken. Vooral de roostermaker wil het doorgaans zo snel mogelijk weten als iemand verzuimt.
Stuurgegevens verzuim:
Menu-optie: SDB*Beheer
| HR | Stuurgegevens
In dit deel van de stuurgegevens richt je in hoe de
applicatie moet reageren op frequent verzuim, wat het antwoord op de
verzuimvragen is (zie stamtabel), welke duurklassen er moeten gelden in het
manager verzuimoverzicht en op de rapporten, enz. zie schermafbeelding:
Aanpasbaar tijdens
accorderen: de manager kan de inhoud van de melding veranderen voordat hij
hem goedkeurt.
Verwachte hersteldatum
tonen: de medewerker moet een apart veld invullen met de datum waarop hij
verwacht weer aan het werk te gaan. NB: deze datum wordt niet automatisch
omgezet in de definitieve hersteldatum.
Tip: laat dit vinkje UIT en spreek af dat
werknemers altijd de (definitieve) datum herstel direct invullen. Na het
goedkeuren wordt die datum automatisch verwerkt. Het initiatief tot wijzigen
ligt dan bij de werknemer, als blijkt dat hij niet op de vooraf opgegeven datum
hersteld is.
Standaard begin-
eindtijd: defaultwaarde voor nieuwe verzuimmeldingen, niet verplicht in te
vullen.
Frequent verzuim
aantal + maanden: indien de medewerker binnen het opgegeven aantal maanden
het opgegeven aantal meldingen bereikt, worden de Frequent verzuim mededelingen getoond.
Verzuimtekst: een
toelichting die bovenaan de nieuwe verzuimmelding wordt getoond.
Verzuim geen geldig
antwoord tekst: een toelichting die wordt getoond als uit de verzuimvragen
blijkt dat de medewerker geen verzuim mag invullen.
Standaard tekst
verzuimnotitie: default voor het notitieveld in het verzuimproces. Meestal
gebruikt voor de waarschuwing: “Vul hier geen medische gegevens in.”
Duurklasse kort
verzuim + middellang verzuim t/m aantal dagen: bepaalt in welke categorie
een lopende verzuimmelding wordt getoond op het manager verzuimoverzicht en de
verzuimrapporten.
Stamtabel verzuimvragen:
Menu-optie: SDB*Beheer
| Stamtabellen | Verzuimvragen
Door verzuimvragen toe te voegen kun je de gebruiker
bewuster laten omgaan met het doen van een verzuimmelding. Voor verdere
inrichting van de verzuimvragen zie Hfst 7.20 Verzuimvragen.
Stamtabel Ongevalcodes en stamtabel Verzuimredenen
De stamtabellen ongevalcodes en verzuimredenen kunnen naar
eigen inzicht van de organisatie worden gevuld om een indeling van
verzuimmeldingen mogelijk te maken. Let op dat een werkgever niet mag
informeren naar de medische reden van een verzuim en deze ook niet mag
vastleggen.
Gebruikers moeten een keuze maken uit de aanwezige waarden
als ze een verzuimmelding invoeren. Kies voor duidelijke en ondubbelzinnige
omschrijvingen. Voor verdere inrichting van de verzuimredenen zie Hfst 7.19
Verzuimredenen.
Stamtabel Verzuimactie templates
De stamtabel verzuimactie templates is de basis van de wet
Poortwachter acties. De acties worden aangemaakt zodra een nieuwe
verzuimmelding in het proces volledig is goedgekeurd. Deze acties kunnen naar
gelang van de organisatie aangepast en in gericht worden. Voor verdere
inrichting van de verzuimacties zie Hfst 7.21 Verzuimactie templates.
Na het afsluiten van een verzuim (medewerker is hersteld
gemeld) worden de acties die ná die datum vallen, weer verwijderd.
Tip: de gewijzigde tabel wordt toegepast op
nieuwe verzuimen.
Intekening bevoegdheid
Menu-optie: SDB*Beheer | HR | Intekening bevoegdheid
In deze optie staat een tabel waarin je kunt aangeven of medewerkers mogen intekenen op aangeboden diensten op andere afdelingen dan hun eigen afdeling. Per ‘eigen’ afdeling vink je aan op welke afwijkende afdelingen de medewerkers van deze afdeling mogen intekenen. Voor verdere inrichting zie artikel Stamtabel Bevoegdheden.
Voorbeeld: Personeelsdossier en Instroom
Bijzonder aan de processen voor het personeelsdossier en instroom is de mogelijkheid om formulieren in te richten.
Bedienen van het linker deel van het scherm.
Kies eerst de afdeling waarvoor je een formulier wil gaan maken. Kies **Organisatie standaard** of één van de afwijkende afdelingen. Nadat je deze keuze hebt gemaakt, worden de bijbehorende processtappen getoond die je hebt ingericht bij ‘4 Stappen’. Klik op een stap, deze wordt dan donkerblauw. Je kunt nu het formulier voor deze stap samenstellen in het rechter deel van het scherm. Klik op [Volgende] om het formulier op te slaan. De geselecteerde stap wordt nu groen.
In het rechterdeel van het scherm kun je filteren in de rubriekenlijst en gebruikswaarde van een rubriek opgeven. De afbeeldingen hieronder tonen hoe je kunt filteren in de lijst met rubrieken en hoe je het gebruik van een rubriek kunt aanpassen. De mogelijkheden zijn: verborgen/lezen/schrijven/verplicht.
Sommige rubrieken vormen een groep. Wanneer je tenminste één van deze rubrieken op schrijven of verplicht zet, dan krijgen alle rubrieken in de groep dezelfde autorisatie. Dit is om ervoor te zorgen dat de gebruiker kan reageren op bepaalde verbandscontroles. Bijvoorbeeld: bij het vullen van de datum uit dienst, moet ook altijd de reden uit dienst worden ingevuld. Beide rubrieken moeten dan wel samen op het scherm staan.
Selecteren / filteren:
Selecteren / sorteren:
Aanpassen van de gebruikswaarde:
Meerdere rubrieken tegelijk
aanpassen:
Stamtabel Documenten
In de stamtabel documenten kun je een indeling maken met een
hiërarchie van soorten documenten. Deze wordt als index gebruikt in het
Personeelsdossier.
Nadat deze stamtabel is ingevuld, kun je de documentsoorten
opnemen in een formulier. Zo regel je dat een document via een flow aan het
personeelsdossier kan worden toegevoegd. Voor verdere inrichting van de
documenten zie artikel Stamtabel Documenten.
Toevoegen document in procesflow:
De documenten die zijn aangemaakt in de stamtabel, komen
automatisch beschikbaar bij het inrichten van formulieren. Zie onderstaande
afbeelding:
Tip: zet de gebruikersautorisatie van HR:Gebruikers
voor Documenten op ‘lezen’ als je wil dat ze documenten uitsluitend via een
proces kunnen toevoegen.
storiginalRemove