Inleiding
Deze handleiding heeft als doel de
functionaliteit te beschrijven voor de werking van het cliëntportaal. In deze
handleiding worden alle schermen beschreven welke in het portaal aanwezig zijn,
zodat u als gebruiker eenvoudig gebruik kan maken van het portaal.
Het doel van het portaal is om cliënten en mantelzorgers op
een eenvoudige manier toegang te geven tot de zorginhoudelijke gegevens welke
zijn geregistreerd in SDB ECD. Dit portaal zal vooral toegankelijk zijn voor de
mantelzorgers van intramurale cliënten, extramurale cliënten en de
mantelzorgers van deze extramurale cliënten.
Alle schermen van het
cliëntportaal geven informatie zoals deze in het elektronisch zorgdossier SDB
ECD is vastgelegd. De functionaliteit van het portaal omvat het inzien van
informatie. Ook kunnen cliënten en mantelzorgers via het portaal communiceren
met de organisatie. Zo is er directe communicatie mogelijk met behulp van het
portaal. Zorgleefplannen van cliënten kunnen middels het portaal ook gelezen en
geaccordeerd worden door cliënten en mantelzorgers die toestemming hebben.
Kortom het cliëntportaal kan
gebruikt worden om nieuws vanuit de organisatie onder de aandacht van cliënt en
mantelzorger te brengen.
Wanneer u het cliëntportaal
opent via Internet Explorer komt u op het inlogscherm (figuur 1).
Hier kunt u zich registreren
zodat u gebruik kunt maken van het portaal. Als u zich al eerder hebt
geregistreerd kunt u deze stap overslaan en direct inloggen op het portaal
(hoofdstuk 7).
Ook is er een optie om,
wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, deze te opnieuw in te stellen.
Belangrijk: Waneer u geen cliënt bent dient u, voordat u gebruik kunt
maken van het portaal, als contactpersoon (portaalgebruiker) geregistreerd te
staan bij de zorgaanbieder. Hierbij dient u het juiste email adres op te
geven. Wanneer een mantelzorger bij
meerdere cliënten als ortaalgebruiker is
geregistreerd kan deze ook in het portaal inzicht hebben in de gegevens voor
deze cliënten.
Registreren
Voordat
gebruik gemaakt kan worden van het portaal dient u zich als gebruiker te
registreren.
Hiervoor
dient u op onderstaand scherm te klikken op de knop [Registreren].
Hierna
opent zich het scherm uit de figuur hieronder en kunt u de verschillende velden doorlopen.
- Email adres: Vul hier het email adres in waarmee
u bent geregistreerd bij de zorgaanbieder.
- Mobiel nummer: vul hier het mobiele
telefoonnummer in waarmee u de SMS wilt ontvangen die u wordt gestuurd als
toegangscontrole. Let op: het 06
nummer zonder tussen streepje toevoegen: +31612345678 of 0612345678.
- Nieuw Wachtwoord: Vul hier uw wachtwoord in dat
u wilt gebruiken voor het portaal.
- Bevestig Wachtwoord: Vul hier hetzelfde
wachtwoord nogmaals in ter bevestiging.
- Vink “Hierbij verklaar ik de gebruiksvoorwaarden
te hebben gelezen en ga akkoord met deze gebruiksvoorwaarden”: Vink deze aan
ter bevestiging.
Let op:
Het wachtwoord moet bestaan uit … tekens, waarvan minimaal 1 hoofdletter en …
cijfers.
Wanneer u
alle velden hebt doorlopen klikt u op de knop [Registreer].
Volg hierna
de volgende stappen:
- U krijgt nu een e-mail toegezonden. In deze
email bevindt zich een link. Klik op deze link.
- Het scherm in figuur wordt geopend. Uw email adres en de
bevestigingscode die u per mail hebt gekregen zijn direct ingevuld.
- Klik op de knop [Bevestig]. Het scherm uit
figuur 4 opent zich.
- U krijgt een SMS op het telefoonnummer wat u
eerder heeft ingegeven (wanneer u geen sms heeft ontvangen klik u op de knop
[Geen SMS ontvangen], er wordt dan geprobeerd om nogmaals een SMS te sturen)
- Typ de code uit de sms in het veld
Beveiligingscode.
- Klik op Inloggen.
- U kunt zich nu inloggen met uw email adres en wachtwoord zoals u dit net heeft
aangemaakt (zie hoofdstuk 7)
Figuur
5: Gebruiksvoorwaarden
Inloggen
Wanneer u
zich net geregistreerd hebt, of wanneer u dat al eerder heeft gedaan, kunt u
inloggen op het portaal. Volg de volgende stappen:
- Vul uw email adres en wachtwoord in zoals u deze
bij de registratie heeft aangemaakt.
- Klik op de knop [Inloggen].
- U bent nu ingelogd in het portaal, de
startpagina wordt geopend.
Wachtwoord
vergeten
Wanneer u
uw wachtwoord bent vergeten kunt u in het inlogscherm (figuur 6) op de knop
[Wachtwoord vergeten] klikken. Het scherm in figuur 7 wordt dan geopend.

- Vul uw email adres in het daarvoor bestemde
veld.
- Klik op de knop [Versturen].
- U wordt een email gestuurd met daarin een link
om het wachtwoord te herstellen.
- Klik op deze link.
- Het scherm in figuur 8 wordt geopend. Hierin
staat u email adres en de beveiligingscode uit de link al gevuld.
- Kies een nieuw wachtwoord en bevestig deze in de
daarvoor bestemde velden.
Let op:
Dit wachtwoord moet anders zijn dat het wachtwoord dat u voorheen gebruikte.
- Klik daarna op de knop [Wijzig].
Uw
wachtwoord is nu gewijzigd en u kunt weer inloggen in het inlogscherm.

Algemeen
U bent nu ingelogd op het cliëntportaal van Zorgaanbieder. U
kunt nu de verschillende onderdelen van het portaal bekijken. In de volgende
hoofdstukken worden deze onderdelen stuk voor stuk beschreven zodat het
duidelijk is wat voor informatie u hier kunt vinden en wat deze betekent.
Allereerst worden hieronder enkele gebruikersopties
beschreven die algemeen zijn voor het portaal en op iedere pagina weer
terugkomen.
Hoog
contrast
Omdat rekening gehouden is met vooral oudere mensen
(cliënten) zijn er verschillende opties die de leesbaarheid voor de gebruiker
verhogen. De optie Hoog Contrast (titelbalk) zorgt dat de kleuren uit het beeld
verdwijnen en dat er daardoor een hoger contrast ontstaat tussen de
verschillende delen van het portaal. Met name voor mensen die moeite hebben met
het onderscheiden van kleuren is dit een veel gebruikte optie.
1.1
A
AA
Deze optie geeft de gebruiker de mogelijkheid om een groter
lettertype te kiezen. Alle tekst die zich dan op de betreffende pagina bevindt
wordt dan groter waardoor het leesgemak wordt bevorderd.
Readspeaker
Het luidspreker-icoontje geeft de mogelijkheid om een stuk
tekst op de betreffende pagina voor te laten lezen. Op iedere bladzijde van het
cliëntportaal bevindt zich dit icoontje waardoor mensen die moeite hebben met
lezen de tekst kunnen laten voorlezen. Op deze manier is het portaal ook voor
deze mensen een bruikbare applicatie om ten alle tijden toegang te hebben in
hun dossier.
Startpagina
De startpagina van het cliëntportaal wordt geopend nadat de
gebruiker is ingelogd. Vanuit dit scherm is het mogelijk om naar alle
onderdelen van het portaal te navigeren.
Bovenaan iedere pagina in het cliëntportaal wordt een
titelbalk getoond met daarin het logo van de zorgaanbieder, de naam van de
cliënt waarvan het portaal de informatie toont en de ingelogde gebruiker.
Daarnaast is het in de titelbalk mogelijk om te kiezen voor
een groter lettertype en een hoog contrast. Ook bevindt zich aan de rechterkant
van de titelbalk de knop Uitloggen, waarmee de gebruiker het portaal kan
verlaten.
Gebruiksvriendelijkheid
Om het portaal zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken is
er gekozen voor een vast menu wat op iedere pagina van het portaal weer
terugkomt. Zo kan de gebruiker vanuit iedere pagina in het portaal direct naar
een andere pagina navigeren zonder daarvoor weer eerst naar de startpagina.
Daarnaast hebben de verschillende onderdelen uit het menu ieder een eigen kleur
welke weer terugkomt in de geopende pagina’s van de gekozen menu opties.

Het menu bestaat uit de onderdeel Algemeen, Zorg, Planning
en Overig. Ieder onderdeel uit het menu bestaat weer uit opties welke kunnen
worden gekozen door de gebruiker. Kan er onder het onderdeel Algemeen gekozen
worden om terug naar de startpagina te gaan of om naar de nieuwspagina te gaan.
Het onderdeel Zorg bestaat uit de zorginhoudelijke informatie welke wordt
gevuld door de medewerkers van de zorginstelling en specifiek betrekking heeft
op de cliënt. Behalve de doelen bevinden
zich onder zorg ook het werkplan en de rapportage. De afspraken van de cliënt
bevinden zicht in de agenda onder de optie Planning en contactinformatie van de
instelling waar de cliënt verblijft wordt weergegeven onder Overige.
Naast de titelbalk en het menu wordt er op het overige deel
van de pagina informatie getoond. Soms is deze specifiek voor de cliënt, zoals
de zorginhoudelijke informatie en agenda, soms is deze meer algemeen, zoals
nieuwsberichten.
Op de startpagina (figuur 12) worden widgets getoond.
Widgets zijn kleine blokken met informatie. De informatie die zich hierin
bevindt wordt ook weergegeven onder dezelfde opties uit het menu. Wanneer
gekozen wordt voor een optie in het menu wordt er vaak meer informatie getoond
dan in een widget. Een widget is dan ook bedoeld om op een snelle manier
overzichtelijk informatie te verkrijgen zonder dat de gebruiker hoeft te
navigeren.
Account
Om de accountsgegevens van de
gebruiker in te kunnen zien en te wijzigen kan op de naam van de ingelogde
gebruiker worden geklikt. Er wordt dan een pagina geopend waar de gegevens van
de ingelogde gebruiker worden getoond. Ook worden daar de gegevens van de
cliënt getoond zoals deze bekend zijn in SDB ECD. Als laatste wordt de
mogelijkheid geboden om het telefoonnummer en wachtwoord te wijzigen en de
account te verwijderen.
Nieuws
Wanneer op de startpagina op de menu optie Nieuws wordt geklikt
wordt de pagina in figuur 13 geopend. Op de pagina Nieuws worden de
verschillende nieuwsberichten weergegeven die door de zorginstelling worden
gemaakt. Dit zijn algemene nieuwsberichten en dus niet specifiek voor de
cliënt.
Midden op de pagina
bevindt zich een lijst met nieuwsberichten waarvan alleen de titels worden
weergegeven alsmede de datum waarop deze is geplaatst. Het is mogelijk om met
een muisklik op een van deze titels het bericht te selecteren. Aan de
rechterkant van het scherm wordt dan het geselecteerde nieuwsbericht geopend.
Deze wordt weergegeven met een titel, datum, eventueel een foto en de inhoud
van het bericht.
Documenten
ondertekenen in het Cliëntportaal
Om het gebruiksgemak in het Clientportaal te
verhogen is het mogelijk gemaakt om documenten zoals bijvoorbeeld het
Zorgleefplan te ondertekenen in het Cliëntportaal. Hierdoor kunt u, wanneer het
u uitkomt het betreffende document nog eens rustig doorlezen en daarna
ondertekenen.
Het ondertekenen van een document kan alleen
door de cliënt zelf of door de relatie van de cliënt die toestemming heeft
gekregen. Deze bevoegdheid wordt vastgelegd in het Cliëntdossier in het
Cliëntteam.
Klik op Documenten in de linker kolom. Het
cijfer wat u ziet achter Documenten duidt het aantal documenten aan.
Wanneer er een document klaar staat om
ondertekend te worden zoals in onderstaande figuur 15. Opent u het document
door op de onderstreepte naam van het document te klikken: Zorgleefplan.
Belangrijk: U kunt geen ongelezen
document ondertekenen! Lees het document eerst, alvorens u dit document kunt
ondertekenen.

Open het document en het scherm toont het zorgplan
document.
Lees het document, daarna sluit u het
document en u krijgt het volgende scherm te zien. Klik op [Ja].
Het document is ondertekend en dit wordt
getoond achter het document in de rechterkolom.

Vragenlijsten
Vanuit SDB ECD is het mogelijk om
vragenlijsten aan te bieden naar het cliëntportaal. Wanneer dit is gedaan wordt
onder het menu algemeen zichtbaar hoeveel vragenlijsten er als nieuw staan
gemarkeerd voor de cliënt. Wanneer op de optie vragenlijst wordt geopend, opent
zich figuur 20.
In het overzicht wordt zichtbaar welke
nieuwe vragenlijsten er beschikbaar zijn. Een nieuwe vragenlijst is een
vragenlijst die geen vink heeft onder de status en geen datum en tijd waarop
deze is ingevuld. Het kan dat een vragenlijst een einddatum heeft. Dat betekent
dat de vragenlijst voor die datum gevuld dient te zijn.
Om een vragenlijst in te vullen kan de
vragenlijst worden aangeklikt. Hieronder wordt een voorbeeld getoond.
Om de vragenlijst te doorlopen kan gebruik
gemaakt worden van de knoppen volgende en vorige onderin het scherm. Natuurlijk
is het wel belangrijk dat de verplichte velden worden gevuld.

Wanneer de vragenlijst volledig is gevuld
kan het zijn dat er nog een samenvatting wordt getoond. De vragenlijst is
vervolgens te zien zoals in figuur 22. Hoe vragenlijsten worden gemaakt en
beschikbaar gesteld op het cliëntportaal is te lezen in de Handleiding SDB ECD
Questio.
Berichten
versturen via het Cliëntportaal
Communicatie is van
groot belang, we zijn het (bijna) dagelijks gewend om een mail of WhatsApp
berichten te sturen.
Ook in het
Clientportaal is het mogelijk om berichten naar de zorgverleners die betrokken
zijn te sturen. Het is belangrijk om te weten dat de zorgverlener de berichten
pas ziet zodra ze in SDB ECD ingelogd is.
In de linker kolom ziet
u [Berichten] klik hierop en het scherm in figuur 23 opent zich.
Klik op [Nieuw onderwerp] en het volgende
scherm opent zich:
Vul altijd een onderwerp in!
Daarna
schrijf je het bericht onderin het schrijfveld en klik op [Verzenden].
Zodra de zorgverlener gereageerd heeft ziet
u de reactie in het bericht:
Ook kunt u altijd reageren op en bericht wat
in de berichtenlijst staat.
Doelen
Wanneer gekozen wordt voor de pagina Doelen wordt onderstaande
pagina geopend (figuur 28). Op deze pagina worden de zorgdoelen beschreven
zoals deze ook in SDB ECD zijn geregistreerd (In SDB ECD onder de noemer
Probleem – Doel – Actie). Van de doelen wordt de
probleem-wens-behoefte-voorkeur, doel, actie en uitvoering weergegeven. Hier
kan ook Omaha teruggevonden worden, indien deze geregistreerd zijn binnen SDB
ECD. Deze wordt getoond in hetzelfde formaat als de doelen. Omaha is een
classificatie voor de openbare en maatschappelijke gezondheidszorg. Het biedt
eenheid van taal voor het maken van transparante zorgplannen.
Werkplan
Wanneer gekozen wordt voor de optie Werkplan, wordt onderstaande
pagina getoond (figuur 30). Hier wordt per dagdeel aangegeven welke
activiteiten er in het zorgdossier van de cliënt zijn geregistreerd. De
activiteiten worden onderverdeeld op activiteitgroep en de bijbehorende
toelichting wordt hierbij getoond.
Er kan gekozen worden voor de dagdelen Ochtend, Middag,
Avond, Nacht en voor de overige zaken is er een tabblad algemeen. Door op de
verschillende dagdelen te klikken kunnen de verschillende dagdelen worden
ingezien.
Rapportage
Wanneer voor de optie
Rapportage wordt gekozen wordt onderstaande pagina getoond (figuur 31). Op deze
pagina worden op volgorde van datum/tijd de rapportages getoond welke zijn
geregistreerd in het zorgdossier (SDB ECD) van de betreffende cliënt. Hierbij
wordt behalve de datum en tijd ook de omschrijving en de rapporteur getoond. De
rapportages van de laatste x dagen worden standaard getoond. De gebruiker kan
zelf met de datumvelden bepalen om rapportages van een andere periode in te
zien.
Belangrijk: De zorginhoudelijke
informatie welke wordt getoond in de Doelen, Werkplan en Rapportage zijn altijd
up-to-date. Dat betekent dat de informatie die wordt getoond altijd de
informatie is die op dat moment ook daadwerkelijk in het dossier is ingevoerd.

Metingen
De metingen die in het dossier worden
geregistreerd worden ook in het portaal getoond (zie figuur 32). Voor iedere
meting wordt de Datum, Tijd, Titel, Waarde, Omschrijving en de Medewerker die
de meting heeft geregistreerd getoond. Wanneer een meting uit een vragenlijst
bestaat, wordt alleen het veld waarde getoond en niet de ingevulde vragenlijst.
Agenda
Wanneer in het menu onder planning wordt gekozen voor de
optie Agenda wordt de cliëntagenda geopend zie figuur 33. Hierin wordt de
agenda getoond zoals deze ook in het elektronisch dossier is gevuld. De agenda
opent zich altijd in de weekview waardoor de afspraken van de betreffende week
worden getoond. Er is daarnaast een mogelijkheid om te kiezen voor een dag- , maand-
en agendaview. De agendaview toont de afspraken van de week op een schematische
manier onder elkaar. Dit geeft een ander en inhoudelijk overzichtelijk beeld.
Het
is mogelijk om zelf een afspraak toe te voegen aan de agenda. Klik op [Nieuwe
afspraak].
Het scherm: Afspraak opent zich.
Klik
op het agendateken en klik de juiste datum aan. Klik op het klokje en klik de
juiste starttijd aan.
Klik daarna de het onderste klokje aan en klik de juiste
eindtijd aan. Vervolgens type bij de [Omschrijving] het onderwerp van de
afspraak en klik op [Opslaan].
De afspraak wordt toegevoegd aan de agenda en krijgt een
groene kleur:
Het is mogelijk om alleen u eigen afspraak te verwijderen.
Wanneer u de afspraak wilt verwijderen, ga dan met de muis op de ingeplande
afspraak (het groene vlak) staan.
Er verschijnt een informatiescherm (zie onderstaande figuur)
en klik op het X in het groene vlak.
Het volgende scherm wordt geopend,
klik op [Verwijderen]. De afspraak wordt verwijderd uit de agenda.

Contact
Wanneer in het menu onder de kop Overige op Contact wordt
geklikt, wordt het scherm in figuur 39 weergegeven. Dit scherm toont de
contactgegevens van de instelling waarop de cliënt verblijft. Allereerst wordt
de naam en het adres van de locatie waar de cliënt verblijft getoond. Daarbij
wordt ook een Google Maps afbeelding getoond van de locatie. Daarnaast wordt
het telefoonnummer van de locatie weergegeven alsmede de naam van de
verantwoordelijke EVV’er van de cliënt.
In het tweede vak worden de adresgegevens van de
hoofdlocatie van de zorginstelling getoond.

Account
Wanneer op de naam (rechts in de titelbalk) van de ingelogde
gebruiker wordt geklikt, wordt het volgende scherm verkregen. Hier wordt
accountinformatie weergegeven. Allereerst worden de gegevens van de ingelogde
gebruiker getoond welke bekend zijn in het elektronisch dossier. Daarnaast
wordt er informatie gegeven over de laatste login van de gebruiker.
In het tweede vak worden gegevens getoond van de cliënt. In
het laatste vak is het voor de gebruiker mogelijk om het beheer van het account
te voeren. Zo is het mogelijk om het emailadres te zien welke is geregistreerd
bij de zorgaanbieder. Ook is het mogelijk om het telefoonnummer of wachtwoord
te wijzigen.
Ook is het voor de ingelogde gebruiker mogelijk om de
account te verwijderen.
Beheer
– Auteurs
Wanneer een gebruiker rechten heeft tot het toekennen van
auteursrechten aan andere gebruikers is er een optie Auteurs links onder in het
menu. Wanneer een gebruiker rechten heeft tot het plaatsen van nieuwsberichten
wordt de optie Nieuws getoond. Beide hebben een paarse kleur (zie figuur 41).
Wanneer de gebruiker de opties auteurs en nieuws heeft, dan
zij automatisch ook de opties startpagina en nieuws (algemeen) zichtbaar.
Hiermee kan de gebruiker dus direct zien hoe de nieuwsberichten in het portaal
worden getoond.
Door SDB wordt een Administrator
geregistreerd. Deze gebruiker heeft het recht om auteursrechten voor gebruikers
toe te kennen. Wanneer de Administrator op Auteurs klikt dan wordt onderstaande
pagina zichtbaar. In het scherm bevindt zich rechts een knop Auteur Toevoegen.
Wanneer hierop wordt geklikt dan worden de velden e-mailadres en naam
beschikbaar. Wanneer deze zijn gevuld, dan wordt de auteur toegevoegd door op
Opslaan te klikken.
Daarna is het mogelijk om op OrgEenheid te klikken. Hier is het mogelijk om de Auteur rechten te geven
tot het maken van nieuwsberichten voor bepaalde OE’s. Klik op Opslaan om deze
rechten toe te kennen.
Wanneer de gebruiker rechten toegekend heeft gekregen wordt
een mail gestuurd naar de betreffende gebruiker. Wanneer deze nog geen rechten
heeft tot het portaal wordt een uitnodiging gestuurd om zich te registreren.
Wanneer deze wel rechten heeft tot het portaal wordt deze uitgenodigd in te
loggen en gebruik te maken van de nieuwe toegekende functionaliteit.
Beheer
– Nieuws
Wanneer een gebruiker rechten heeft tot de module nieuws en
op deze optie klikt in het menu wordt onderstaande pagina geopend.
In bovenstaande pagina is het mogelijk om berichten aan te
maken. In de tabel worden de bestaande berichten weergegeven (alle berichten
die geplaatst zijn op de OE waarvoor de gebruiker ook rechten heeft). Met
Bewerken en Verwijderen kunnen deze worden aangepast of worden verwijderd.
Een nieuw bericht kan worden toegevoegd door p de knop
Toevoegen te klikken.
Hier kan een nieuw bericht worden gemaakt of een bestaand
bericht worden aangepast. Om een bericht te maken dient een Titel, een release
datum en een Organisatorische Eenheid te worden gevuld. Daarnaast zal de inhoud
van het bericht dienen te worden vormgegeven. Het is mogelijk om zowel tekst
(met allerlei lay-out), afbeeldingen en foto’s, en links van websites toe te
voegen.
Wanneer de gebruiker het nieuwsbericht heeft aangemaakt
klikt deze op Opslaan en wordt het nieuwsbericht toegevoegd aan de tabel. De
gebruiker kan dus alleen nieuwsberichten aanmaken voor de geautoriseerde OE’s.
Het nieuwsbericht wordt vanaf de release datum ook getoond op de startpagina en
op de pagina nieuws (ook van de cliënt, als deze zicht op die OE bevindt).
Beheer
– Instellingen
Wanneer een gebruiker rechten heeft tot beheer, kan hij ook
portaal instellingen wijzigen. Deze instellingen zijn hieronder zichtbaar.
Mantelzorger
van Twee cliënten
Wanneer een gebruiker de mantelzorger van twee cliënten is,
dan heeft de gebruiker ook inzicht in het dossier van beide cliënten. Er kan geswitcht
worden tussen twee cliënten door op het pijltje naast de cliëntnaam te klikken.
Er kan ook geswitcht worden tussen de cliënten door op de
niet actieve cliëntnaam te klikken in het scherm beheer. In onderstaande figuur
ziet u onder Cliënt gegevens bij “Altijd Zorg” de twee cliëntnamen staan.
Achter de tweede staat “Actief”. Wanneer op de naam van de niet actieve cliënt
wordt geklikt, dan wordt de startpagina van deze cliënt geopend.