Inleiding
Dit artikel beschrijft hoe het fiatteren van uren door medewerkers plaatsvindt binnen SDB ECD. De uitleg is bedoeld voor fiatteurs en richt zich op het controleren, aanpassen en goed- of afkeuren van door medewerkers geregistreerde uren en kilometers.
Doel van fiatteren
Fiatteren houdt in dat geregistreerde uren worden gecontroleerd voordat ze kunnen worden verwerkt en gedeclareerd. Alleen uren die zijn gefiatteerd, worden meegenomen in verdere financiële en administratieve processen. Afgekeurde uren worden definitief verwijderd en kunnen niet opnieuw door de medewerker worden ingediend.
Het fiatterenscherm
Het fiatteren van uren vindt plaats in het scherm Uren / Fiatteren binnen SDB ECD. Dit scherm bestaat uit drie hoofdonderdelen:
- Selectie van de organisatorische eenheid (OE)
- Filter- en signaleringsopties
- Het fiatteren-grid met uren- en kilometerregistraties
Selecteren van een team (OE)
Bovenin het scherm kiest u de organisatorische eenheid (meestal een team) waarvan u de uren wilt fiatteren. Na het selecteren van een OE worden alle bijbehorende urenregistraties geladen. Registraties worden per medewerker en per dag gegroepeerd en kunnen worden in- en uitgeklapt.
Gebruik van filters
Om overzicht te houden, kan gebruik worden gemaakt van uitgebreide filters. Alleen registraties die voldoen aan alle ingestelde filters worden getoond.
Veelgebruikte filters
- Type activiteit: filter op direct cliëntgebonden, indirect cliëntgebonden of niet-cliëntgebonden activiteiten.
- Activiteit: filter op specifieke producten of uursoorten, zoals pauze of bijzonder verlof.
- Status: filter op bijvoorbeeld goedgekeurd, afgekeurd of nog te fiatteren.
- Nog te fiatteren: toont uitsluitend registraties die nog niet zijn gefiatteerd.
- Gepland / ongepland: onderscheid tussen geplande diensten en handmatig ingevoerde registraties.
- Visitestatus: filter op registraties die niet zijn doorgegaan, bijvoorbeeld door een fout in planning of cliënt.
- Duur: filter op registraties binnen een bepaald tijdsbereik.
Na het aanpassen van filters moet altijd expliciet worden gekozen voor Tonen om het resultaat te bekijken. Filters kunnen individueel worden verwijderd of in één keer worden leeggemaakt.
Signaleringen
Naast filters kunnen signaleringen worden gebruikt. Hierbij worden registraties getoond die voldoen aan ten minste één geselecteerde signalering.
Voorbeelden van signaleringen:
- Onder- of overschrijding van geplande versus gerealiseerde tijd
- Registraties zonder geldig mandaat
- Registraties met een opmerking
- Overlappende registraties (deze kunnen niet worden gefiatteerd)
Signaleringen helpen bij het snel herkennen van uitzonderingen die extra aandacht vragen.
Het fiatteren-grid
Het fiatteren-grid toont de urenregistraties overzichtelijk per medewerker, per dag en per week.
Opbouw van het grid
- De medewerkerregel toont contractinformatie, totaal gewerkte uren en geregistreerde kilometers.
- Daaronder worden de dagen en bijbehorende registraties weergegeven.
- Per dag worden de individuele urenregels getoond met onder andere begintijd, eindtijd, cliënt, product, duur en status.
Iconen geven aanvullende informatie:
- Een klokje toont een afwijking tussen planning en realisatie.
- Een euroteken geeft aan dat een registratie (nog) geen geldig product of mandaat heeft en daardoor niet kan worden gedeclareerd.
Wijzigen van urenregistraties
Een urenregel kan worden aangepast door deze te openen. De volgende gegevens zijn wijzigbaar:
- Cliënt
- Geleverd product
- Datum
- Begin- en eindtijd
- Toelichting
Wijzigingen worden direct opgeslagen en verwerkt in het overzicht.
Afkeuren van uren
Wanneer een urenregel onjuist is, kan deze worden afgekeurd. Bij het afkeuren:
- Wordt de registratie definitief verwijderd
- Is herindiening door de medewerker niet meer mogelijk
- Wordt de urenregel niet gedeclareerd
Het is sterk aan te raden om bij afkeuren altijd een opmerking toe te voegen. Deze opmerking is zichtbaar voor de medewerker in het medewerkersportaal en dient als terugkoppeling.
Let op: bij het aanpassen of verwijderen van een urenregel kan SDB ECD vragen om de begintijd van een opvolgend zorgmoment aan te passen, zodat de tijdlijn correct blijft.
Samenvatting
Het fiatteren van uren in SDB ECD is een essentiële stap in het uren- en declaratieproces. Door gebruik te maken van filters, signaleringen en duidelijke beoordeling per registratie kunnen fiatteurs efficiënt en zorgvuldig werken. Gefiatteerde uren vormen de basis voor correcte verwerking; afgekeurde uren worden definitief uitgesloten van declaratie.
Dit artikel beschrijft de functionele werkwijze van het fiatteren van uren, gebaseerd op de oorspronkelijke handleiding, zonder visuele instructies.