Gegevens downloaden en importeren
Introductie
Naast handmatig beheer in de applicatie is het mogelijk om de gegevens met behulp van Excel bestanden te beheren. De inhoud van ieder individueel scherm kan worden gedownload naar Excel formaat. Vervolgens kan het aangepaste bestand via een Import weer ingelezen worden.
Daarbij is het ook mogelijk om een geheel nieuw bestand in te lezen (bijvoorbeeld bij een nieuw begrotingsjaar).
Algemeen
Middels het scherm “Import & Export” kunnen gegevens geladen worden vanuit Excel bestanden. Hiervoor zijn alleen de beheerder en SDB medewerkers geautoriseerd.
Het scherm biedt de mogelijkheid om laadsheets te downloaden en uploaden. Bij het uploaden kan gekozen worden voor het overschrijven of updaten van gegevens. Het scherm bevat naast de download en importeerfunctie een tabel met loginformatie. Hierin wordt o.a. teruggekoppeld of het inlezen van een bestand succesvol is verlopen.
Datasheet downloaden
Na activeren van de knop Datasheet downloaden verschijnt een pop-up met de lijst van de te downloaden bestanden. Deze lijst omvat in principe alle gegevens die gebruikt worden voor het opstellen van de begroting. Het is goed om te beseffen dat de begroting technisch gezien bestaat uit feiten (facts) en dimensies (items). Voorbeeld van dimensies zijn de kostenplaatsen, grootboekrekeningen en producten. De feiten zijn de begrote waarden en instellingen om berekeningen uit te voeren. In de lijst met bestanden worden de dimensies doorgaans in enkelvoud aangeduid en feiten in meervoud. Zo bevat het bestand formatieparameter de aanwezige parameters en formatieparameters de instellingen zoals grootboekrekeningen en percentages voor deze parameters.
Om bestanden te downloaden kunnen deze eenvoudig aangevinkt worden. Na bevestiging zal een Excelbestand gedownload worden met voor ieder aangevinkt bestand één tabblad. Het is niet mogelijk om de resultaten van berekeningen te downloaden, hiervoor moet de knop Exporteren naar Excel op de desbetreffende schermen gebruikt worden.
Datasheet aanpassen
De in te lezen bestanden moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden, het is daarom verstandig om een bestand eerst te downloaden en vervolgens de data-inhoud aan te passen. Voor alle tabbladen is het van belang dat de namen van de kolomkoppen en de namen van de tabbladen in de Excel-sheet niet gewijzigd worden, aangezien de applicatie deze benamingen gebruikt om de data te kunnen inlezen. Kolommen en tabbladen in de Excel-sheet die de applicatie niet herkent worden bij het inlezen genegeerd.
Item-tabbladen
De item-tabbladen bevatten de hiërarchiestructuren van de dimensies, met voor elk niveau in de hiërarchie de attributen/kenmerken die ervoor van toepassing zijn. Het bestand bevat voor elk voorkomen op het laagste niveau in de hiërarchie exact 1 regel. Daarbij worden attributen/kenmerken én de bovenliggende niveaus aangegeven. Doordat bovenliggende niveaus vaker voorkomen (op meerdere regels), is het belangrijk erop te letten dat de hiërarchie zuiver blijft. Als voorbeeld nemen we een kostenplaats welke in een cluster valt waarbij het cluster weer is opgenomen in een regio. Dit omvat dus drie niveaus: kostenplaats, cluster en regio, waarbij regio het hoogste niveau is. Als er nu 2 kostenplaatsen in hetzelfde cluster voorkomen krijgen we 2 regels met dat cluster. Voor beide regels moet de regio hetzelfde zijn! Als dit niet het geval is zal bij het inlezen van het bestand een foutmelding met “Item xxx bevat meerdere bovenliggende niveau’s op niveau xxx” geven.
Ieder item op een item-tabblad bestaat uit een code waarde (Okey) en een omschrijving. Als een item meerdere keren voorkomt (hoger niveau in de hiërarchie) dan moeten deze voor iedere regel hetzelfde zijn. De code waarden wordt gebruikt ter identificatie van een item.
De opmaak van code waarden moet altijd ingesteld worden op tekst, omdat er anders ongewenste conversies kunnen optreden bij het uitlezen van het Excel bestand.
Fact-tabbladen
In de tabbladen met feiten worden verwijzingen opgenomen naar de code waarden (Okey’s) van de items (dimensies) die in het betreffende scherm gebruikt worden. Ook nu moeten de cellen met deze code waarden als tekst worden opgemaakt. De feiten zelf kunnen in de daarvoor opgenomen cellen ingevoerd worden. Wanneer dit percentages betreft moeten deze doorgaans als decimaal getal worden ingevoerd (0,03 voor 3%), deze cellen mogen nooit een procentteken bevatten.
De opmaak van cellen met feiten moet altijd ingesteld worden op standaard, omdat er anders ongewenste conversies kunnen optreden bij het uitlezen van het Excel bestand.
Importeren
Via de knop ‘Importeren’ kan een Excel-sheet worden geïmporteerd in de applicatie. Dit importeren
vindt plaats via de volgende 3 stappen:
Stap 1/3
In deze stap kun je een Excel-bestand kiezen vanaf je eigen pc of vanaf een Cloud locatie waar je toegang toe hebt. Dit bestand wordt geüpload naar de SDB-server, waar deze vervolgens wordt ingeladen in de database. De benaming van deze sheet maakt niet uit, dus je kunt zelf eventueel in de bestandsnamen voor je eigen overzicht een versienummer bijhouden. Het is aan te raden om voor elke inleesactie een nieuwe Excel-sheet aan te maken. Mocht er bij het inlezen iets fout gaan dat je niet kunt herleiden, of mocht je per ongeluk data van een vorige versie overschrijven of verwijderen, dan kun je altijd nog terug naar een vorige inleessheet.
Wanneer je nog niet handig bent in het opstellen en importeren van bestanden in Budget is het raadzaam om 1 tabblad per bestand in te lezen. Het is dan veel eenvoudiger om foutmeldingen te begrijpen en fouten in de data op te sporen.
Stap 2/3
In deze stap kun je kiezen wat je precies wilt inlezen. Hiervoor zijn twee opties beschikbaar. Gebruik de optie ‘Data en/of stamgegevens laden’ voor het laden van gegevens. De optie ‘Autorisaties laden’ kan worden gebruikt om een bestand met autorisatiegegevens (gebruikers, rollen en filters) in te laden.
Stap 3/3
In deze stap geef je aan op wat voor manier je de in de vorige stap aangegeven data wilt inlezen. De stamgegevens (dimensies) waarvan een tabblad in het bestand aanwezig zijn worden aangepast en/of aangevuld met de gegevens in het bestand.
De verwerking van de feitgegevens is afhankelijk van de gekozen optie.
Data van tab(s) overschrijven en stamgegevens updaten
De stamgegevens (dimensies) waarvan een tabblad in het bestand aanwezig zijn worden aangepast en/of aangevuld met de gegevens in het bestand.De feitgegevens waarvan een tabblad in het bestand aanwezig is worden volledig vervangen. Gegevens die voorheen in de applicatie aanwezig waren en niet in het Excel bestand voorkomen gaan hierbij dus verloren. Let op: dit gebeurt ook als het tabblad in de Excel leeg is, maar wel een door de applicatie herkende naam heeft. Voor deze optie is het daarom verplicht dat alle feit-tabbladen in het Excel bestand volledig gevuld zijn.
Data van tab(s) en/of stamgegevens updaten
De stamgegevens (dimensies) waarvan een tabblad in het bestand aanwezig is worden aangepast en/of aangevuld met de gegevens in het bestand.De feitgegevens waarvan een tabblad in het bestand aanwezig is worden aangepast en/of aangevuld. De applicatie bevat na het verwerken de al aanwezige data plus de ingelezen data.
Als het niet per se nodig is om gegevens aan te vullen is het aan te bevelen om ervoor te zorgen dat de tabbladen in het bestand alle data voor de corresponderende schermen bevat en deze in te lezen met de eerste optie (overschrijven van feitgegevens). Hiermee weet je zeker welke gegevens in de applicatie staan na de inleesactie.
Na het inlezen van een bestand worden alle berekeningen in het model opnieuw uitgevoerd zodat 100% zeker is dat alles is bijgewerkt. Dit kan in de regel 1 tot 2 minuten duren. Gedurende die verwerking kan de applicatie enige instabiliteit vertonen. Het is verstandig om het inlezen op een geschikt moment te doen en na een tweetal minuten de knop Data vernieuwen te gebruiken. De tabel met loginformatie op het scherm wordt dan ververst. Als bij het inlezen een foutmelding is gegeven kan deze knop ook gebruikt worden. In de lijst met loginformatie verschijnen dan alle fouten.
Als er geen fouten zijn opgetreden en in de loginformatie verschijnt onderstaande melding dan is het bestand succesvol verwerkt.
NB In bovenstaande logging zien we dat de verwerking 96 seconden heeft geduurd. Vaak staan er meerdere regels met een Warmup (doorrekening van het gehele model) in de lijst. Hieruit kun je afleiden hoe lang je gemiddeld moet wachten na het importeren van een bestand
Foutmeldingen
Mocht er iets niet kloppen in de sheets, dan geeft de applicatie een foutmelding terug. Bij de ontwikkeling van de applicatie worden zoveel mogelijk specifieke en duidelijke foutmeldingen gemaakt, maar het kan voorkomen dat deze nog niet zijn gekoppeld aan een bepaalde systeemfout, of dat er een nieuwe fout optreedt. Als je een dergelijke onbekende fout tegenkomt en deze niet kunt herleiden, aarzel dan niet om contact op te nemen. Over het algemeen kunnen wij de oorzaak van dit soort fouten vrij snel terugvinden, wat de gebruiker veel tijd kan schelen bij het vullen van de applicatie.
Wanneer fouten optreden wordt er één foutmelding in een rode balk gegeven. Het is aan te bevelen om de de knop 'Data verversen' te activeren. Het scherm zal dan ook eventuele andere fouten weergeven.
Er zijn een aantal foutmeldingen die optreden door de wijze waarop Excel de data verwerkt en aanbiedt:
- Als een regel leeg is gemaakt geeft Excel toch een waarde door, namelijk "". De foutmelding in SDB Budget is dan dat "" niet herkend wordt (b.v. als kostenplaats of product). De oplossing is dan om de regel expliciet te verwijderen in Excel (meestal een aantal regels direct onder de zichtbaar gevulde regels).
- Omdat de opmaak in Excel invloed heeft op de verwerking van de onderliggende data wordt het volgende aanbevolen:
- Kolommen met codes van dimensiewaarden altijd op ‘Tekst’ (bv kostenplaatsnummers, rekeningnummers, functiecodes, etc).
- Kolommen met waarden altijd op ‘Standaard’ (opmaken als 'Getal’ en ‘Financieel’ zorgen voor conversiefouten (tekst naar numeriek).
- Mochten de gegevens in het geheel niet terugkomen in de applicatie en er verschijnt geen foutmelding, controleer dan of het tabblad in Excel de juiste naam heeft.
- Zoals eerder aangegeven worden bestaande items van een stamlijst nooit verwijderd bij het inlezen van een bestand. Deze moeten handmatig verwijderd worden, als dit een erg grote lijst betreft neem dan contact op met SDB voor ondersteuning.
- Het is belangrijk dat de labels van de tabbladen en de kolommen correct staan. Bij twijfel is het verstandig eerst een download vanuit de applicatie te maken, hierin staan altijd de juiste labels voor de kolommen en tabbladen.
Related Articles
Gegevens invoeren
Introductie Dit artikel beschrijft de algemene functionaliteiten voor het invoeren en/of wijzigen van gegevens. Dit is van toepassing voor zowel de beheerschermen (van instellingen) als voor de begrote waarden zelf. Invoerschermen Bij inrichting van ...Versies maken en beheren
Introductie SDB Budget kan meerdere versies van een begroting bevatten, ook die van voorgaande jaren. De versies kunnen gebruikt worden als extra ondersteuning in de workflow van het begrotingsproces, maar ook om scenario's of alternatieve ...Thema en kleuren opties instellen
Introductie Dit artikel is geschreven voor zowel beheerders van InTouch vanuit een zorgaanbieder als voor de BI consultant bij SDB Zorgt. Aan het eind van dit artikel ben je bekend met het beheren en toepassen van thema's binnen InTouch: Toepassen ...Applicatiebeheer training: een casus (Pagina's en KPI's maken)
Introductie Dit artikel is een naslagwerk voor de onderdelen die uitgelegd zijn tijdens de applicatiebeheer training van InTouch. Tijdens de training hebben we enerzijds tijd besteed aan de voorkant van InTouch en een aantal belangrijke concepten als ...Doorontwikkeling en release notes
Introductie Wij werken binnen het SDB Analytics platform Agile, dat wil zeggen dat er in blokken van 2 weken (zogenaamde sprints) wordt gewerkt aan functionaliteit en/of het oplossen van bugs. Wel zo prettig, zo kunnen we in korte tijd zoveel ...