Het medewerker portaal is een online omgeving waarin medewerkers inzicht krijgen in hun rooster en planning en waarin zij hun tijd- en kilometerregistratie kunnen uitvoeren. Daarnaast biedt het portaal mogelijkheden voor het doen van aanvragen, zoals het aanvragen van verlof, en het beheren van afspraken in de persoonlijke agenda. Het portaal is bedoeld om dagelijkse administratieve handelingen voor medewerkers overzichtelijk en toegankelijk te maken.
Inloggen en startpagina
Het medewerker portaal is bereikbaar via een organisatie-specifieke webadresstructuur. Medewerkers loggen in met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waarmee zij toegang hebben tot SDB ECD. Na het inloggen wordt de startpagina geopend.
Op de startpagina is een duidelijke menustructuur aanwezig. In het hoofdmenu worden de beschikbare modules getoond en via het submenu kan eenvoudig worden genavigeerd binnen een module. Afhankelijk van de instellingen van de organisatie kunnen bepaalde modules zichtbaar of verborgen zijn.
De startpagina toont actuele nieuwsberichten van de organisatie. Daarnaast ziet de medewerker direct het rooster voor de huidige week en een overzicht van openstaande diensten waarvoor inschrijving mogelijk is.
Home en nieuws
Binnen de module Home zijn twee onderdelen beschikbaar:
- Start: dit is de standaard startpagina na het inloggen.
- Nieuws: hier worden alle nieuwsberichten weergegeven die door de organisatie zijn gepubliceerd op het medewerkerportaal.
Rooster
De module Rooster geeft inzicht in de geplande diensten en is onderverdeeld in meerdere onderdelen.
Mijn rooster
In Mijn rooster ziet de medewerker het persoonlijke rooster zoals vastgelegd in SDB ECD. Het rooster toont per dag de dienst, werkplek, begin- en eindtijd en het team waarvoor wordt gewerkt. Het is mogelijk om per contract of team te wisselen en om via een kalender een andere periode te bekijken.
Diensten worden alleen getoond wanneer het rooster is gepubliceerd. Nadere informatie over een dienst is beschikbaar via een korte toelichting.
Afdelingsrooster
Het afdelingsrooster geeft een weekoverzicht van alle medewerkers binnen een gekozen team. Hierin is per medewerker zichtbaar welke dienst is ingepland, inclusief tijden en werkplek. Dit biedt inzicht in de bezetting van het team.
Openstaande diensten
In dit onderdeel ziet de medewerker:
- de eigen geplande diensten in de geselecteerde week;
- de diensten waarvoor de medewerker zich heeft ingeschreven;
- de openstaande diensten waarop inschrijving mogelijk is.
Inschrijven op een openstaande dienst is eenvoudig. De status van een inschrijving kan liggen op bevestigd, in behandeling, toegekend of niet toegekend. Afhankelijk van de status kan een inschrijving nog worden ingetrokken of niet.
Mijn inschrijvingen
Dit overzicht toont alle inschrijvingen op openstaande diensten met bijbehorende status. Zodra een dienst is toegekend, wordt deze automatisch zichtbaar in het persoonlijke rooster en de planning.
Aanvragen
Via de module Aanvragen kunnen medewerkers aanvragen indienen. In de huidige inrichting betreft dit voornamelijk verlofaanvragen. Per aanvraag zijn onder andere de periode, status en eventuele opmerkingen zichtbaar.
Een aanvraag kan verschillende statussen hebben, zoals aangevraagd, in behandeling, goedgekeurd of afgekeurd. Zolang een aanvraag nog niet in behandeling is genomen, kan deze worden gewijzigd of ingetrokken door de medewerker.
Planning
De module Planning biedt inzicht in de agenda en routes van de medewerker en bestaat uit drie onderdelen.
Mijn agenda
In Mijn agenda worden ingeplande routes, individuele afspraken en indirecte uren weergegeven. De medewerker kan schakelen tussen verschillende weergaven, zoals dag-, week- of maandweergave.
Afhankelijk van de ingestelde rechten kunnen medewerkers zelf afspraken toevoegen. Dit kan zowel cliëntgerelateerd als niet-cliëntgerelateerd zijn. Afspraken kunnen eenmalig zijn of een dagelijks of wekelijks terugkeerpatroon hebben.
Mijn routes
Dit onderdeel toont per dag en dagdeel de geplande routes van de medewerker. Bij iedere route is informatie zichtbaar over begin- en eindtijd, verwachte reistijd, cliënten en geplande zorgafspraken. Ook bereikbaarheidsdiensten worden hier weergegeven.
Team routes
De teamroutes geven een overzicht van de geplande routes van collega’s binnen het team. Hiermee krijgt de medewerker inzicht in de inzet en planning van het gehele team. Routes van de ingelogde medewerker zijn duidelijk herkenbaar.
Tijdsregistratie
Binnen de module Tijdsregistratie kan de medewerker geregistreerde uren inzien, wijzigen en bevestigen. De getoonde uren zijn afkomstig uit de planning of uit SDB ECD Mobile, afhankelijk van de instellingen van de organisatie.
Registraties beheren
Medewerkers kunnen bestaande uren aanpassen of verwijderen en nieuwe registraties toevoegen. Bij het verwijderen van een registratie dient een reden te worden opgegeven. Nieuwe registraties kunnen cliënt gerelateerd, niet-cliënt gerelateerd of kilometerregistraties zijn.
Kilometerregistratie
Per dag kunnen kilometers worden geregistreerd, gespecificeerd naar type vervoer. Kilometerregistraties zijn alleen mogelijk op dagen waarop ook tijdregistraties aanwezig zijn.
Bevestigen van uren
Registraties kunnen per week, per dag of per afzonderlijke registratie worden bevestigd. Bevestigde uren krijgen een aparte status. Zolang de uren nog niet zijn gefiatteerd door een leidinggevende, kunnen ze door de medewerker worden aangepast.
Groepsafspraken
Wanneer een groepsafspraak wordt omgezet naar tijdregistraties, wordt de totale duur verdeeld over de betrokken cliënten. Dit zorgt voor een correcte verdeling van de geregistreerde tijd.
Samenvatting
Het medewerker portaal biedt medewerkers één centrale plek voor het raadplegen van rooster en planning, het doen van aanvragen en het vastleggen en bevestigen van gewerkte uren en kilometers. Door de modulaire opzet en overzichtelijke structuur ondersteunt het portaal medewerkers efficiënt in hun dagelijkse werkzaamheden.