Reiskosten
Reiskosten
Bepaalde cliënten komen in aanmerking voor het uitkeren van
gemaakte reiskosten.
Deze reiskosten worden door USER berekend, en zijn afhankelijk van een aantal inrichtingen.
Voor het berekenen, kijkt USER welke soort afspraken er in de agenda van de client zijn vastgelegd:
Deze reiskosten worden door USER berekend, en zijn afhankelijk van een aantal inrichtingen.
Voor het berekenen, kijkt USER welke soort afspraken er in de agenda van de client zijn vastgelegd:
- C = Contacten
- D = Dagverpleging (zonder overnachting)
- V = Verpleegdag (met overnachting)
- H = Hotelovernachting
- N = Niets (geen afspraak)
Er wordt gekeken of één of geen van de genoemde afspraken
wordt vastgelegd in de agenda. Ook naar de dag voor en de dag erna wordt
gekeken of één of geen van deze afspraken wordt vastgelegd in de agenda.
De reiskosten worden berekend volgens een combinatie van 3 opeenvolgende dagen met de geregistreerde afspraken van gisteren – vandaag – morgen. Dit levert een bepaalde combinatie op.
Voorbeeld
De reiskosten worden berekend volgens een combinatie van 3 opeenvolgende dagen met de geregistreerde afspraken van gisteren – vandaag – morgen. Dit levert een bepaalde combinatie op.
Voorbeeld
|
Dag |
Soort |
Afkorting |
|
Gisteren |
Dagverpleging |
D |
|
Vandaag |
Contact |
C |
|
Morgen |
Niets |
N |
De combinatie geeft in dit voorbeeld DCN.
Volgens de tabel heeft de client voor 'vandaag' dan recht op een vergoeding R (retour) en krijgt 2x de 'enkele prijs per reis' uitbetaald.
Alle mogelijke combinaties staan vastgelegd in een onderliggende tabel. Uit de combinatie wordt dan bepaald of en hoeveel reiskosten de client krijgt uitbetaald.
Volgens de tabel heeft de client voor 'vandaag' dan recht op een vergoeding R (retour) en krijgt 2x de 'enkele prijs per reis' uitbetaald.
Alle mogelijke combinaties staan vastgelegd in een onderliggende tabel. Uit de combinatie wordt dan bepaald of en hoeveel reiskosten de client krijgt uitbetaald.
- E = Enkel, 1x het bedrag enkele reis
- R = Retour, 2x het bedrag enkele reis
- N = Niets, geen uitbetaling
Client dashboard
(Dashboard client – Reiskostenvergoeding)
Om een nieuwe reiskostenvergoeding te kunnen aanmaken moet het IBAN-nummer en BIC ingevuld zijn bij aanvullende gegevens client (financiële gegevens).
Om reiskosten te kunnen berekenen dient er vooraf een reiskostenvergoeding voor de client te worden ingevuld.
Kies bij vervoermiddel voor 'Eigen vervoer' (vergoeding op basis van kilometervergoeding) of 'Openbaar vervoer' en vul bij ‘Prijs per enkele reis’ het bedrag in.
(Dashboard client – Reiskostenvergoeding)
Om een nieuwe reiskostenvergoeding te kunnen aanmaken moet het IBAN-nummer en BIC ingevuld zijn bij aanvullende gegevens client (financiële gegevens).
Om reiskosten te kunnen berekenen dient er vooraf een reiskostenvergoeding voor de client te worden ingevuld.
Kies bij vervoermiddel voor 'Eigen vervoer' (vergoeding op basis van kilometervergoeding) of 'Openbaar vervoer' en vul bij ‘Prijs per enkele reis’ het bedrag in.
Het is ook mogelijk het vervoermiddel 'Overig' te kiezen,
maar hier zal USER vervolgens geen reiskostenvergoeding van bepalen.
Hierna wordt met het bedrag de hoogte van uitbetaling berekend.
Hierna wordt met het bedrag de hoogte van uitbetaling berekend.
Inrichting
Verrichtingen (Inrichting - Financiering - Verrichtingen)
Hierin kan worden aangegeven of een gebruikte verrichting met of zonder overnachting wordt uitgevoerd.
En ook of reiskosten worden uitgesloten (dus geen reiskosten wordt berekend bij deze verrichting)
Verrichtingen (Inrichting - Financiering - Verrichtingen)
Hierin kan worden aangegeven of een gebruikte verrichting met of zonder overnachting wordt uitgevoerd.
En ook of reiskosten worden uitgesloten (dus geen reiskosten wordt berekend bij deze verrichting)
Inrichting standaardbedrag reiskosten kilometervergoeding
tbv 'eigen vervoer'
Het standaardbedrag kilometervergoeding welke wordt gebruikt bij de berekening reiskosten 'eigen vervoer' is aanpasbaar in de inrichting onder: Inrichting - Client - Kilometervergoeding
Het standaardbedrag kilometervergoeding welke wordt gebruikt bij de berekening reiskosten 'eigen vervoer' is aanpasbaar in de inrichting onder: Inrichting - Client - Kilometervergoeding
Reiskosten bij hotelovernachtingen
In de berekening van de vergoeding van de reiskosten wordt ook meegenomen of een client overnacht in een hotel voorafgaand aan de dag van de afspraak.
In de berekening van de vergoeding van de reiskosten wordt ook meegenomen of een client overnacht in een hotel voorafgaand aan de dag van de afspraak.
Voorwaarden
Een hotelovernachting wordt alleen meegenomen als aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
Een hotelovernachting wordt alleen meegenomen als aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
- Er een afspraak in de agenda is vastgelegd.
- Deze afspraak is aan een behandeling gekoppeld waarbij die
behandeling zo is ingericht dat overnachtingen mogelijk zijn. (Onderhoud
behandelprogramma - tab Specifieke gegevens)
Bij de client is onder hotelovernachtingen de koppeling tussen Behandeling – Hotel - Periode toegevoegd (Clientdashboard -> Reiskosten -> Hotelovernachting)
De afspraak is geregistreerd.
Hierna wordt, in de nacht voorafgaand aan de afspraak, een
hotelovernachting aangemaakt.
Voor de code geldt dan bijvoorbeeld HCN. Dit betekent dat Gisteren = H, Vandaag = C en Morgen Niet = N. De hotelovernachting wordt dus altijd op gisteren gezet, en zo berekend.
De hotelovernachting is altijd leidend t.o.v. andere afspraken.
Dit houdt in dat de 'code' voor die dag (C, N, etc.) altijd overschreden wordt door 'H' als er een dag later een afspraak is waar een hotelovernachting voor geldt.
Voor de code geldt dan bijvoorbeeld HCN. Dit betekent dat Gisteren = H, Vandaag = C en Morgen Niet = N. De hotelovernachting wordt dus altijd op gisteren gezet, en zo berekend.
De hotelovernachting is altijd leidend t.o.v. andere afspraken.
Dit houdt in dat de 'code' voor die dag (C, N, etc.) altijd overschreden wordt door 'H' als er een dag later een afspraak is waar een hotelovernachting voor geldt.
Werkwijze
Nadat bovenstaande is ingericht volgt hier de werkwijze
- Richt de reiskosten in.
- Maak in de agenda van de cliënt een contact of verpleegdag
definitief. Let er op er een verrichting is gekoppeld waarbij er reiskosten
worden uitbetaald.
- Bij ‘overzicht reiskosten’ wordt nu een regel aangemaakt,
waarin het bedrag staat dat de cliënt gaat ontvangen.
- Door op 'verwerk reiskosten' in de toolbar te klikken wordt
de actie tot uitbetaling van de reiskosten gestart.
- Het SEPA bestand, dat wordt gebruikt voor uitbetaling door
de bank, wordt gegenereerd en kan worden gedownload.
- In het overzicht reiskosten wordt de regel nu als uitbetaald
getoond.
- Hierna is het niet meer mogelijk om voor die dag de
reiskosten nog te wijzigen.
Overzicht (uitbetaalde) reiskosten
(Financieel beheer – Facturatie overig – Overzicht reiskosten)
(Financieel beheer – Facturatie overig – Overzicht reiskosten)
Hierin wordt een overzicht met de aangemaakte reiskosten per
client getoond, al dan niet uitbetaald.
Standaard wordt in het filter de volgende periode ingesteld:
één maand tot de datum van het meest recente reiskostenrecord + 1 dag. Dus als
het meest recente record van 24-05-2020 is, wordt er een periode getoond van
25-04-2020 t/m 25-05-2020. Het is ook mogelijk om een eigen filter te gebruiken
en dit op te slaan voor toekomstig gebruik. Dat geldt voor alle filters in dit
scherm.
Het is mogelijk om een nieuw record toe te voegen voor extra
betalingen. Dit kan door op de plusknop te klikken. Bij het kiezen van een
cliënt kan alleen gekozen worden voor cliënt met een actuele
reiskostenvergoeding. Vervolgens mag hier wel afgeweken worden van de
vergoeding die normaal voor deze cliënt geldt en kan het bedrag eventueel op
een ander IBAN nummer worden uitbetaald.
Reiskosten worden tot maximaal 2 dagen geleden getoond en
verwerkt. Dit heeft te maken met de 'combinatie' die mede afhankelijk van de
gebeurtenissen van gisteren.
Na het verwerken van één of meer betalingen waarbij
hotelovernachtingen geldig waren verschijnen daarna de dagen waar (als gevolg
van die hotelovernachting) een vergoeding van €0,- gold, waarbij 'uitsluiten'
op 'ja' staat. Dit wordt gedaan om een totaaloverzicht te bieden van
uitbetalingen. Op die manier is in dit overzicht zichtbaar wanneer een cliënt
(als gevolg van een hotelovernachting) geen recht had op een vergoeding.
Overige voorwaarden
- De in het contact gebruikte
contactsoort dient bij de inrichting 'reiskosten declarabel' aan te hebben
staan.
- Bij de gebruikte verrichting
dient ‘Uitsluiten reiskosten’ uit te staan.
- Om reiskosten te ontvangen
dient de client aanwezig zijn in de afspraak.
- Reiskosten kunnen nog worden
gewijzigd indien deze nog niet zijn uitbetaald. Dit kan door de verpleegdagen
niet definitief te maken of contacten te de-registreren.
- Vóór het toevoegen van een
bedrag bij reiskostenvergoeding bij de client dient bij ‘Aanvullende gegevens’
het IBAN en BIC nummer te zijn toegevoegd.
Rollen
|
Rollen: |
Omschrijving: |
|
REISKOSTEN |
Geeft toegang tot de module reiskostenvergoeding client met lees- en schrijfrechten. |
|
REISKOSTEN_LEES |
Geeft toegang tot de module reiskostenvergoeding client met leesrechten. |
|
REISKOSTEN_BEPERKT |
Geeft beperkte toegang tot de module reiskostenvergoeding cliënt met lees- en schrijfrechten. |
|
REISKOSTEN_OVERZICHT |
Geeft toegang tot de module reiskosten overzicht in financieel beheer met lees- en schrijfrechten. |
|
REISKOSTEN_OVERZICHT_LEES |
Geeft toegang tot de module reiskosten overzicht in financieel beheer met leesrechten. |
Related Articles
Facturen behandel/reiskosten aanmaken
Facturen behandel/reiskosten aanmaken Dit scherm is te benaderen via het menu Financieel Beheer - Facturatie overig - Facturen behandel/reiskosten aanmaken. Via dit scherm kunnen er per maand niet-definitieve facturen worden aangemaakt voor ...Contactsoort
Contactsoort Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Agenda - Contactsoort. In dit scherm kunt u per soort contact (bijv. face-to-face intern, face-to-face extern, schriftelijk, telefonisch) vastleggen of contacten van deze soort ...Instantie wijzigen
Instantie wijzigen Het scherm is te benaderen via de tegel Functioneel Beheer - Correctie - Instantie wijzigen In dit scherm kunnen instanties die in USER zijn ingevoerd omgezet worden naar een andere instantie (dus ook bij alle cliënten/patiënten). ...Verrichtingen
Verrichtingen Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Financiering - Verrichtingen. Verrichtingen zijn één of meerdere activiteiten die een product vormen en meestal bij een financier kunnen worden gedeclareerd. Aan een verrichting kan ...Default waarden
Default waarden Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Organisatie - Default waarden. In dit scherm kunnen de default waarden voor velden worden ingevuld. De velden waarvoor default waarden kunnen worden vastgelegd zijn door de ...