SDB KindPlanner importeren van Correctie op factuurregels in de Backoffice

Importeren van Correctie op factuurregels

Inleiding 

Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je correctiegegevens, zoals terug te betalen uren vanwege sluitingsdagen, kunt importeren in het systeem. Volg deze instructies zorgvuldig om ervoor te zorgen dat de import correct verloopt.

Stap 1: Voorbereiden van het Excel-bestand
Maak je Excel-bestand klaar met alle correctiegegevens.
o Elke regel betreft één correctie, bijvoorbeeld per kind.
o Vul alle gegevens in: naam van het kind, datum van afwezigheid, aantal uren, bedrag, en of de correctie declarabel is (“ja” of “nee”).
o Uren en bedragen moeten als negatieve waarden worden ingevuld (bijvoorbeeld -6 uur en -78,00 euro).
o Zorg dat namen exact overeenkomen met de gegevens in het systeem.
o Kolommen die je niet gebruikt, kun je leeg laten of uit het excel bestand verwijderen.

Stap 2: Opslaan als CSV-bestand
Sla het Excel-bestand op als CSV-bestand.
o Ga in Excel naar Opslaan als.
o Kies het bestandstype CSV (gescheiden door komma’s).
o Zorg ervoor dat het bestand echt de extensie/naam .csv heeft en niet .xlsx.
o     Open na het opslaan het bestand niet meer, dan ontstaan er synchronisatie fouten

Stap 3: Importeren in het systeem
1. Ga terug naar de backoffice.
2. Ga naar: Instellingen > Administration > Data management > Import tasks.
3. Klik op Import task en kies Nieuw.
4. Upload je CSV-bestand.
5. Vul vervolgens alle velden in om de import te voltooien.
6.     Indien gewenst maak je een nieuwe data map aan, hier kun je alle velden toevoegen die in het excel bestand als kolommen worden weergegeven. geef data map een willekeurige naam.
7. Kies bij Assign to de juiste administrator of je eigen gebruiker binnen de backoffice.
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
Tips en aandachtspunten
•      Gebruik onderstaande bijlage als voorbeeld voor invoerbestand
• Controleer of alle gegevens exact overeenkomen met de gegevens in de backoffice.
• Let op het gebruik van het minteken bij bedragen en uren, anders moet de ouder gaan betalen.
• Bij declarabele correcties (“ja”) worden de uren ook aangepast in de belastingexport en jaaropgave.





    • Related Articles

    • Stappen voor factuurproces #Backoffice

      Wat KindPlanner factureert alle planningen van kind die op dit moment actief zijn. Elke planning krijgt een eigen factuurregel en factuurregels worden gebundeld in een maandfactuur. Hoe Start een factuurrun Ga naar Facturatie Kies voor Start ...

    • Handmatig factuur/creditregel maken bij een kind #Backoffice

      Het is mogelijk om handmatig een factuurregel / creditregel aan te maken. Hoe Factuur/creditregel maken bij een kind Ga naar Familie > Kinderen Open het betreffende kind Kies links voor Contracten > Toon alle Open het betreffende contract Klik op ...

    • Filter voor factuurregels #Backoffice

      Wat LET OP: Neem contact op met onze service afdeling via een request om hier gebruik van te kunnen maken. In de kindkaart is het mogelijk een filter toe te voegen dat beschikbaar is op de factuurregels. Op deze manier kan je tijdens het factureren ...

    • Lijst maken van e-mailadressen #Backoffice

      Per pakket/opvangtype/school kan een lijst gegenereerd worden met de e-mailadressen van alle actieve verantwoordelijke ouders Hoe Ga naar Familie > Familie Filters Kies voor Nieuw Geef het filter een naam Maak de selectie door de gewenste items aan ...

    • Teksten aanpassen/invoeren op Ouderportaal en Inschrijfformulier

      Aan het Ouderportaal en Inschrijfformulier kunnen teksten toegevoegd en/of aangepast worden. Deze teksten kunnen via de Backoffice ingevoerd worden. Hoe Ga naar Portaal Open de Portaaltekst* Vul de tekst in het veld Beschrijving in Kies voor Opslaan ...