Stap 1: Voorbereiden van het Excel-bestand
Maak je Excel-bestand klaar met alle correctiegegevens.
o Elke regel betreft één correctie, bijvoorbeeld per kind.
o Vul alle gegevens in: naam van het kind, datum van afwezigheid, aantal uren, bedrag, en of de correctie declarabel is (“ja” of “nee”).
o Uren en bedragen moeten als negatieve waarden worden ingevuld (bijvoorbeeld -6 uur en -78,00 euro).
o Zorg dat namen exact overeenkomen met de gegevens in het systeem.
o Kolommen die je niet gebruikt, kun je leeg laten of uit het excel bestand verwijderen.
Stap 2: Opslaan als CSV-bestand
Sla het Excel-bestand op als CSV-bestand.
o Ga in Excel naar Opslaan als.
o Kies het bestandstype CSV (gescheiden door komma’s).
o Zorg ervoor dat het bestand echt de extensie/naam .csv heeft en niet .xlsx.
Stap 3: Importeren in het systeem
1. Ga terug naar de backoffice.
2. Ga naar: Instellingen > Administration > Data management > Import tasks.
3. Klik op Import task en kies Nieuw.
4. Upload je CSV-bestand.
5. Vul vervolgens alle velden in om de import te voltooien.
Tips en aandachtspunten
• Gebruik onderstaande bijlage als voorbeeld voor invoerbestand
• Controleer of alle gegevens exact overeenkomen met de gegevens in de backoffice.
• Let op het gebruik van het minteken bij bedragen en uren, anders moet de ouder gaan betalen.
• Bij declarabele correcties (“ja”) worden de uren ook aangepast in de belastingexport en jaaropgave.