Agendaoverzicht

Het is mogelijk om een agenda te openen van een medewerker, cliënt, faciliteit en/of een afdeling/groep.
Ook is het mogelijk om meerdere agenda's van medewerkers, cliënten, faciliteiten en/of afdeling/groepen geopend te hebben.
Deze agenda' kunnen bekeken worden in een dag-, week-, maand- of detailoverzicht. De agenda van de afdeling/groep geeft een overzicht van de afspraken die plaats vinden op een specifieke afdeling/groep.

Kleuren van de agenda's
Het overzicht van de ingelogde gebruiker wordt standaard geopend. De verschillende type afspraken hebben verschillende kleuren.
Deze zijn niet per instelling/medewerker aan te passen.
Indien meerdere medewerkers, cliënten, faciliteiten of afdelingen/groepen zijn geselecteerd vervallen de kleuren per type afspraak en worden deze aan de afspraken per medewerker gekoppeld.

Achter de naam staat een kruisje waarmee de agenda gesloten kan worden. De naam kan ook op het overzicht worden gesleept.
Na het loslaten van de naam wordt het de snelplanner getoond, waarmee een afspraak kan worden ingepland voor de desbetreffende persoon.
Het pijltje achter de naam opent het onderdeel werktijden, welke aangepast kunnen worden.

Opties per afspraak
Er zijn verschillende opties mogelijk als er met de rechtermuisknop op een afspraak wordt geklikt:

Iconen op een afspraak
Bij afspraken met een bijzonderheid wordt een icoon in de linkerbovenhoek getoond:

1. Bij een afspraak op een andere locatie wordt een huisje getoond.
   
2. Als het om een externe contactsoort gaat, wordt een auto te zien.
   
3. Als het een geregistreerde afspraak betreft, wordt dit aangegeven met een slotje.
   
4. Als de afspraak onderdeel is van een reeks, wordt een cirkel met een pijltje getoond.
   
5. Als de afspraak een vergadering betreft en het maximum aantal cliënten is bereikt dan wordt een handje getoond.
   
6. Als de afspraak een bijlage bevat dan is een paperclip te zien.
   

De volgende iconen zijn beschikbaar in de sticky toolbar:

Plannen en registreren van afspraken

In USER versie 9.200 zijn grote wijzigingen doorgevoerd in de agenda in het kader van 'Ongeplande zorg'.
De inhoud hiervan is verplaatst naar de pagina Rapporteren en registreren.

Bedrijfsregels
Werktijden aanpassen
De werktijden van de medewerkers zijn in de agenda in te zien door op het pijltje achter de naam van de gekozen medewerker te klikken (boven de agenda). De werktijden van de geselecteerde dag worden getoond en kunnen hier gewijzigd worden.

Werktijden zijn locatie-gebonden. Vandaar dat naast de begin- en eindtijd de locatie moet worden ingevoerd. Het verschil tussen de begin- en eindtijd moet minimaal 30 minuten bedragen.

Door op het agenda-icoon te klikken kunnen de werktijden van een medewerker in een keer voor een bepaalde periode gewijzigd worden. Er kan gekozen worden of de wijzigingen wekelijks, in de even weken of de oneven weken doorgevoerd moeten worden. Als de locatie wordt gewijzigd dan komt er een waarschuwing: "Let op: na het wijzigen van de locatie is de reistijd van reeds geplande afspraken mogelijk onjuist (te kort of te lang)/ Weet u zeker dat u wilt doorgaan?

Afdrukken agendaoverzicht
De getoonde afspraken in het scherm kunnen ook worden afgedrukt door op de printerknop te klikken.

Hier kan de keuze gemaakt worden om een overzicht voor de medewerker te openen (default) of voor de cliënt. In het geval er gekozen wordt om een overzicht van een cliënt-agenda te openen, moet wel een cliënt geselecteerd zijn in de agenda. Het is niet mogelijk om een overzicht van meerdere medewerkers of meerdere cliënten af te drukken.

Zoom slider
Met de 'zoom slider' bovenaan het agendaoverzicht kan worden in- of uitgezoomed. Afhankelijk van het zoomniveau kan de tijdsindeling worden ingesteld op 5 minuten, 10 minuten, 15 minuten of 30 minuten.

Indirecte- en reistijd markeren
Om het overzicht beter te tonen kan men met behulp van deze optie de afspraken anders weergeven. Indien men dit uitzet worden de afspraken in zijn geheel getoond zonder onderscheid te maken in indirecte tijd en reistijd. Indirecte tijd kan alleen samen met reistijd gemarkeerd worden. Reistijd kan ook alleen gemarkeerd worden, zonder indirecte tijd dus.

Aangeven of bij het aanmaken van nieuwe afspraken de indirecte tijd moet worden geblokt
Om vooraf bij het aanmaken van afspraken te willen instellen of de indirecte tijd van de afspraak (niet) geblokt moet worden kan worden gekozen uit 3 opties:

1. In nieuwe afspraken tijdens indirecte tijd geen andere activiteiten toestaan.
   
2. In nieuwe afspraken tijdens indirecte tijd andere activiteiten toestaan.
   
3. In nieuwe afspraken tijdens indirecte tijd andere activiteiten toestaan afhankelijk van activiteit.
   

De instelling staat bij nieuwe medewerkers default op 'In nieuwe afspraken indirecte tijd blokkeren afhankelijk van activiteit'. Na aanpassen blijft de instelling bij medewerker staan, ook na uitloggen.

De default-waarde, tijdens het aanmaken van de afspraak, welke wordt toegevoegd aan het veld 'Tijdens indirecte tijd' bij de medewerker in de planner, is afhankelijk van meerdere condities.
Deze condities worden gevormd door de volgende vragen: Is de medewerker inter of extern?  Is de medewerker de huidig ingelogde gebruiker of niet?
Is er bij de laatste inlog van de niet-ingelogde medewerker, die wordt toegevoegd, in het agendaoverzicht een instelling gekozen?
Welke instelling is gekozen in het agenda-overzicht, zijn andere activiteiten toegestaan tijdens indirecte tijd of juist niet? Of zijn andere activiteiten wel/niet toegestaan afhankelijk van de inrichting van de activiteit.
En is tijdens het toevoegen van een medewerker in de afspraak de activiteit gevuld of is deze leeg?

Deze condities zijn opgenomen in de linker- en de bovenkolom van onderstaande tabel.
Voor elke combinatie van condities is per vakje ingevuld in kleur hoe de default invulling van keuzeveld 'Tijdens indirecte tijd' tijdens toevoegen van medewerker zal zijn. En daaronder staat de uitleg van de verschillende kleuren.

n.b:

1. De invulling van 'Tijdens indirecte tijd' kan veranderen als de activiteit in de planner wordt ingevuld.
   
2. Als de waarde van 'Tijdens indirecte tijd' door de ingelogde gebruiker wordt aangepast blijft deze staan.
   

Vanaf USER versie 9.2 mag een medewerker te allen tijde de status 'aanwezig' hebben bij een afspraak, ook al staat daar een andere afspraak naast, totdat deze wordt geregistreerd. De instelling of de indirecte tijd geblokt wordt, bepaalt dan of en welk gedeelte er bij eventuele overlap van medewerkertijd op 'bezet' komt als één van de afspraken wordt geregistreerd. Lees het hoofdstuk 'Registreren van afspraken' hoger op deze pagina voor meer informatie hierover.

Drag&Drop
In de agenda bestaat de mogelijkheid om cliënten, medewerkers en faciliteiten te slepen om een afspraak aan te maken, of om aan een bestaande afspraak toe te voegen. Dat kan zowel in het overzicht, als in de planner. Het is ook mogelijk om groepen van cliënten, medewerkers en faciliteiten te slepen.

Afspraak type 'Systeemcontact'
Door de een cliënt met relaties naar de agenda te slepen verschijnt een popup waar de optie 'Systeemcontact' kan worden gekozen. Hierna wordt de snelplanner geopend, van waaruit de details kunnen worden ingevuld en de afspraak wordt aangemaakt. Zowel de cliënt als de relaties krijgen automatisch de status uitgenodigd. Dit kan per persoon worden gewijzigd.

Indirecte tijd en vergadering
Het afspraaktype indirecte tijd wordt niet getoond in de agenda van de cliënt. Het is een instelling die aangepast kan worden, default staat het op niet tonen . Ook het afspraaktype vergadering wordt niet getoond in de agenda van de cliënt, indien de cliënt niet is uitgenodigd. Deze afspraken worden wel getoond in het agendaoverzicht indien dit wordt afgedrukt.

Klinische/deeltijd verrichtingen in agenda
Het is mogelijk om de klinische bezetting/deeltijd verrichtingen aan te passen in de agenda. Open daarvoor de agenda van een afdeling/groep of de agenda van een cliënt. Er komt dan een mogelijkheid om de niet definitieve verblijfsdagen te wijzigen. De verrichtingen worden getoond t/m verwachte einddatum van de behandeling die de cliënt volgt (of de daadwerkelijke einddatum). In de toekomst wijzigen van verrichtingen is mogelijk. Zie voor meer informatie de handleiding voor verblijfsdagen.

Zoeken in LOV's
In verschillende LOV's kan gezocht worden op verschillende velden. Hierbij is aan te geven wat de overeenkomst moet zijn tussen de ingevulde zoekvelden en de resultaten. Dit kan worden gekozen door middel van het omzetten van de bullit. Als wordt gekozen voor 'Alle' dan moeten alle ingevulde zoekvelden voorkomen in het resultaat. Als wordt gekozen voor 'Willekeurig', dan moet minimaal één van de velden voorkomen in het zoekresultaat.

Zoeken in de agenda
Door middel van het loepje kan naar afspraken worden gezocht in de agenda. Voor het zoeken kunnen filters worden ingesteld waarop gezocht kan worden. Nadat de zoekopdracht is uitgevoerd, worden, afhankelijk van de filters, een lijst met afspraken getoond.
Bij elke afspraak kan op de knop 'Open' worden geklikt waarna de betreffende afspraak onder de lijst wordt geopend.
Indien de afspraak is geopend kan worden begonnen met het bewerken van de afspraak.

Rollen