Agenda - Tips en tricks

Het is mogelijk om een agenda te openen van een medewerker, cliënt, faciliteit en/of een afdeling/groep.  Standaard staat deze op medewerker, via het pijltje kan dit gewijzigd worden.

Meerdere agenda’s naast elkaar

Bij het openen van meerdere agenda’s tegelijk (bijvoorbeeld van jezelf en een patiënt of een collega) krijgen de afspraken verschillende kleuren. Deze kleuren corresponderen met de kleur van de geopende agenda’s. De afspraken van de betreffende agenda lichten op indien met de muis over de naam van de medewerker bewogen wordt. Achter de naam staat een kruisje waarmee de agenda gesloten kan worden.

Snelplanner

..

Bij het kiezen van de snelplanner Contact wordt onderstaand scherm geopend en dit geeft de mogelijkheid om sneller de gegevens, t.b.v. de te plannen afspraak, in te voeren.

Tip! Vul het scherm in van boven naar beneden. Eventueel kan gebruik worden gemaakt van de tabtoets om minder te hoeven klikken.

Bij het dubbelklikken op een dag en tijdstip in het overzicht (dag, week of maand) opent het keuzemenu. Onder dit keuze menu wordt ook een tabel getoond waarin (maximaal 10) afspraken worden getoond die herhaald kunnen worden. Dit zijn cliëntgebonden afspraken die de afgelopen 14 dagen plaats hebben gevonden. Dit geeft de mogelijkheid om met weinig handelingen een afspraak te herhalen (de activiteit kan eventueel worden aangepast).

Instellingen

Zoomslider

Markeren indirecte tijd en reistijd

Een medewerker kan ervoor kiezen om indirecte en/of reistijd wel of niet te markeren in de agenda.

Draggable

De draggable zorgt voor een snellere invoer in de agenda. Je kan deze cliënten dan slepen in de agenda en d.m.v. een pop-up kiezen voor een type afspraak. De draggable is zichtbaar in het agendaoverzicht en in de planner.

Let op! De inhoud van de draggable is afhankelijk vanuit het dashboard waar de agenda is aangeroepen. Vanuit het dashboard van de behandelaar zie je dus andere gegevens in de draggable dan vanuit het dashboard van de patiënt of afdeling/groep.

Mouse-over informatie

Door met de muis op de afspraak te staan (niet klikken) worden gegevens van de afspraak getoond. Hiervoor hoeft de afspraak dus niet geopend te worden.

Drag & Drop

In de agenda bestaat de mogelijkheid om cliënten, medewerkers en faciliteiten te slepen om een afspraak aan te maken, of om aan een bestaande afspraak toe te voegen. Dat kan zowel in het agendaoverzicht, als in de planner.

Rechter muisknop

Er kunnen verschillende acties worden uitgevoerd door gebruik te maken van de rechtermuisknop. Door op de afspraak te gaan staan en dan op de rechtermuisknop te klikken worden deze acties getoond. Indien u geen rechten hebt om de dossiers van de clienten te openen, dan worden de opties 'rapporteer en registreer' en 'Open dossier client' niet getoond!

Wijzigen

De afspraak wordt geopend in de bewerkstand. Indien bij een agenda afspraak de begintijd van een medewerker op een andere dag ligt dan de begindatum van de afspraak dan kan middels dubbel klikken op de starttijd de bijbehorende datum worden ingevoerd.

Kopiëren

De afspraak wordt gekopieerd en kan op een gewenste datum en tijdstip worden geplakt.

Indien een afspraak tijdens het plakken niet helemaal 'past' omdat er andere afspraken op dit tijdstip staan, wordt er gevraagd om de te plakken afspraak passend te maken.

Wijzig afspraaktijden

Hiermee is het mogelijk om de afspraaktijden van de afspraak te wijzigen. De achterliggende functionaliteit is gelijk aan de functionaliteit die in de Planner gebruikt wordt.

Verwijderen

De afspraak wordt verwijderd.

Let op! Verwijderen dient alleen te gebeuren met afspraken die foutief zijn ingevoerd. Als er bijvoorbeeld sprake is van een no-show van een cliënt dan dient dit in de afspraak aangegeven te worden. Als je zelf bijvoorbeeld niet bij een vergadering aanwezig kan zijn dien je de afspraak niet te verwijderen, maar de status te wijzigen.

Wijzigen reis-/indirecte tijden

Hiermee kan op een snelle manier de indirecte en/of reistijd van de betreffende afspraak worden aangepast.

Let op! Indirecte tijden worden bij het aanmaken van de afspraak automatisch ingevuld uit de inrichting activiteit.  En ook bij het wijzigen van de activiteit of behandeling/activiteit in de planner, indien er bij de indirecte tijd 0 staat ingevuld (niet bij een leeg vakje of andere invulling).

Let op! Het wijzigen van indirecte tijden is niet altijd mogelijk. De indirecte tijden worden voor bepaalde gebruikers berekend en zijn daarom niet aanpasbaar. Zie voor uitleg: Percentage indirecte tijd

Registreer

De afspraak wordt geregistreerd. Als de afspraak al geregistreerd is kan met behulp van de rechtermuisknop de afspraak ook weer gederegistreerd worden indien nodig.

Rapporteer en registreer

Hiermee kan op een snelle manier de rapportage worden vastgelegd en daarna worden geregistreerd.

Wijzig status

Een snelle manier om jezelf voor een afspraak af te melden (bijvoorbeeld vergadering waar je niet bij aanwezig kunt zijn).

Open dossier client

Op deze manier is het mogelijk om de dossiers te openen van de betreffende cliënten in de afspraak.

Open betreffende agenda's

Opent alle agenda's van de medewerkers in de agenda-afspraak.

Afspraak verplaatsen d.m.v. slepen

Afspraken kunnen verplaatst worden door ze in de agenda te verslepen.

Klik 1 keer met je muis op de afspraak, hou dit vast, sleep de afspraak naar de gewenste tijd (lichtgrijze lijn) en laat los.

Afspraak verlengen

Als een afspraak langer duurt dan in eerste instantie ingepland is, kan de eindtijd worden verzet door te slepen. Dit doe je door met je muis aan de rand (onder) van de afspraak te staan totdat je dit pijltje ziet  en dan naar de gewenste tijd slepen.

Werktijden aanpassen

Om afspraken te kunnen plannen heeft een medewerker werktijd nodig (dit is een rooster in de agenda). Hierin staat van hoe laat tot hoe laat een medewerker werkzaam is en op welke locatie.

De werktijden van de medewerkers zijn in de agenda in te zien door op het pijltje achter de naam van de gekozen medewerker te klikken (boven de agenda) of op de balk waarin de werktijd per dag staat. De werktijden van de geselecteerde dag worden getoond en kunnen hier gewijzigd worden.

Werktijden zijn locatie gebonden. Vandaar dat naast de begin- en eindtijd de locatie moet worden ingevoerd. Het verschil tussen de begin- en eindtijd moet minimaal 30 minuten bedragen.

Door op het agenda-icoon te klikken kunnen de werktijden van een medewerker in één keer voor een bepaalde periode gewijzigd worden.

Gehele dag in 1 keer registreren

Onderaan in de agenda in de toolbar kun je alle afspraken op 1 dag in één keer registreren.

Let op! Om dit te kunnen doen dient de agenda op weergave ‘dag’ te staan.

Let op: als er sprake is van overlappende afspraken van dezelfde medewerker, dan worden deze niet geregistreerd. Hiervan volgt een melding.

Planner

De planner bestaat uit een aantal onderdelen, die afhankelijk van het type afspraak, zichtbaar zijn. Standaard wordt de planner in de bewerkstand geopend bij het aanmaken van een nieuwe afspraak. De planner staat in de leesstand bij het openen van een bestaande afspraak.

In de toolbar onderaan de pagina staan de knoppen om een afspraak op te slaan, op te slaan en te sluiten, annuleren, bewerken, (de-)registreren, reeks aanmaken,  bijlage koppelen en clienten aan verrichtingen koppelen.

Zoek beschikbare tijd

Snelle manier om een tijdstip te vinden waarop een afspraak gepland kan worden.

Er wordt gekeken wanneer de medewerker(s) vrije tijd beschikbaar hebben in de agenda.

Ook kan er specifiek gezocht worden naar tijd die beschikbaar is gesteld o.b.v. reserveringen in de agenda van de medewerker.

Door gebruik te maken van de optie ‘Zoek beschikbare tijd en medewerker’ kan bijvoorbeeld gezocht worden wanneer medewerkers met een bepaalde functie beschikbaar zijn.

Brief aanmaken vanuit de planner

Na het inplannen van een afspraak kan er een brief aangemaakt worden voor de cliënt.

In een brief die vanuit de planner wordt aangemaakt kunnen de gegevens uit de afspraak automatisch worden overgenomen (bijvoorbeeld uitnodigingsbrief).

Patiëntdossier openen vanuit de planner

Vanuit de planner kan een medewerker ook direct doorklikken naar het dossier van de cliënt.

Herhaal (reeks)

Vanuit de planner kan een afspraak repeterend worden gemaakt d.m.v. het klikken op 'Reeks aanmaken' (in de toolbar).

Vervolgens zijn er allerlei opties hoe deze afspraak herhaalt dient te worden:

Als een reeks is aangemaakt zijn er nog diverse mogelijkheden:

Als gekozen wordt voor ‘Aanmaken/aanvullen reeks’ kan een reeks nog uitgebreid worden (bijvoorbeeld de looptijd vergroten of een dag toevoegen).

Het kan voorkomen dat bij een interne patiëntbespreking niet alle patiënten die ingepland waren besproken zijn. Met behulp van ‘Verplaats patiënt’ kan een patiënt makkelijk naar een volgende interne patiëntbespreking worden overgeplaatst.

(Voor meer informatie over 'Reeksen' zie ook hoofdstuk Planner)

Bijlage toevoegen

Het is mogelijk om een bijlage aan een afspraak te koppelen (bijvoorbeeld een agenda bij een vergadering)

Let op! Het gaat hier dan om zaken die niet cliëntgebonden zijn, maar specifiek voor de betreffende afspraak.

Verrichting per client koppelen

Door het openen van het verrichtingscherm vanuit de toolbar kan per client een verrichting worden gekoppeld.

Na openen kan voor elke aanwezige client in de afspraak een verrichting worden gekoppeld. Daarnaast is het ook mogelijk om de (stam)verrichting te gebruiken.

Let op:
Als er bij de afspraak een client wordt toegevoegd, wordt de verrichting bij deze client overgenomen uit de (stam)verrichting van de afspraak.
Als de (stam)verrichting wordt aangepast worden ook de clientverrichting van alle cliënten in de afspraak naar dezelfde verrichting aangepast.

Aanwezigheid medewerkers

Als er meer medewerkers in één afspraak zitten dan is het mogelijk om per medewerker de tijd van aanwezigheid aan te passen. Als er bijvoorbeeld een intakegesprek plaatsvindt met een patiënt (van 15.30 tot 17.00 uur) waarbij de Regiebehandelaar een half uur aanwezig is en een collega de volledige afspraak kan dit in de planner worden aangegeven:

Route

Als een afspraak van het contactsoort face-to- face extern gepland is kan men een route opvragen. Men kan de route getoond te krijgen (via Google Maps) of een route naar je telefoon laten sms-en. Voorwaarde is dan wel dat het mobiele nummer van de gebruiker bekend is in USER.

De route vanaf de werklocatie naar het adres van de patiënt zal worden getoond.

Zoeken in de agenda

Vanuit het agendaoverzicht kan men met behulp van de loep zoeken in de agenda.

Als er behoefte is om op basis van verschillende zoekcriteria de zoekopdracht uit te voeren kan gekozen worden voor ‘geavanceerd zoeken’.