Reeksen

Reeksen zijn agenda-afspraken die met een bepaalde frequentie worden herhaald. Deze kunnen gemaakt en bekeken worden in de agendaplanner via het icoon  in de toolbar. Er zijn dan (afhankelijk van of er al een reeks is) verschillende opties beschikbaar: 'Reeks aanmaken', 'Aanmaken/aanvullen reeks' en/of 'Toon reeks'.

Reeks aanmaken
Na het kiezen voor de optie 'Reeks aanmaken' opent er een pop-up:

Bij de afspraken waar meerdere cliënten in aanwezig kunnen zijn, is er in dit venster een extra keuzemogelijkheid:

De eerste keuze houdt in dat de cliënt niet wordt ingepland in de reeks op de dagen dat deze bezet is. De tweede keuze houdt in dat de afspraak helemaal niet wordt aangemaakt op de dagen dat er minimaal één cliënt bezet is.

Herhaalfrequentie
Een afspraak kan dagelijks, elke werkdag, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of met een aangepaste frequentie worden herhaald.

Indien men de optie 'Aangepast' kiest, wordt er een kalender getoond. Hierin kan men aangegeven op welke dagen de afspraak herhaald moet worden. Met de 'pijltjes' boven en links kan men respectievelijk een kolom of rij selecteren. De geselecteerde dagen wordt blauw getoond: Op deze dagen wordt de afspraak herhaald.

Einde van de reeks

Als bij 'Herhaal' niet voor 'Aangepast' wordt gekozen, dan wordt de optie 'Eindigt' getoond. Hier kan worden ingegeven of de afspraak na een bepaald aantal keren moet eindigen (inclusief de huidige afspraak). Bij de keuze voor de optie 'Op' kan men invoeren op welke datum het herhalen van de afspraak moet stoppen.

Herhalen iedere

Bij 'Herhalen iedere' kan men invoeren na welk tijdsinterval de afspraak herhaald moet worden. Bijvoorbeeld een volgende herhaling na 1 week of een volgende herhaling na 2 weken. Dit is inclusief de huidige afspraak.

Herhalen op

Via 'Herhalen op' kan men in het geval van een wekelijkse herhaling invoeren op welke dag(en) van de week de afspraak herhaald dient te  worden. Bij een maandelijkse herhaling kan men kiezen uit dezelfde dag van de maand of dezelfde week in de maand.

Cliënten en reserveringen meenemen
Men kan ervoor kiezen om eventuele reserveringen mee te nemen en, afhankelijk van de soort afspraak, om cliënten mee te nemen. Medewerkers worden altijd meegenomen.

Reeks opslaan
Nadat men op 'Ok' klikt en alle gewenste gegevens zijn ingevoerd, worden de afspraken aangemaakt. Een melding geeft aan of de afspraken succesvol zijn aangemaakt.

Het kan voorkomen dat afspraken niet aangemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de cliënt op het in te plannen tijdstip een andere afspraak heeft staan. Hierover wordt dan een melding getoond  ('Fout bij afspraak...'). De overige afspraken kunnen dan alsnog ingepland worden door op 'Ok' te klikken. Medewerkers krijgen altijd de status aanwezig, ongeacht of zij op dat tijdstip ook een andere afspraak hebben staan. Een uitzondering geldt als de medewerker geen werktijd heeft op het gewenste tijdstip. Dan wordt de aanwezigheid op 'Geen werktijd' gezet. Als men na het verschijnen van de foutmelding op 'Annuleren' klikt, dan wordt geen enkele afspraak aangemaakt en wordt de reeksplanner opnieuw getoond. Men kan dan de reeksgegevens of de conflicterende afspraken aanpassen alvorens de reeks opnieuw in te plannen.

Bij het aanmaken van een reeks wordt de status 'Te bevestigen' meegenomen in de aangemaakte afspraken. Als de reeks is aangemaakt, kan deze status en de status 'Afgemeld' ook worden meegenomen in de rest van de reeks als de status is gewijzigd.

Toon reeks

Nadat de reeks is aangemaakt kan er een overzicht van alle afspraken in een reeks worden getoond door te klikken op de reeksknop in de toolbar en vervolgens 'Toon reeks' te selecteren. Hierna wordt een overzicht getoond van de geselecteerde afspraak en maximaal 5 afspraken voor en 5 afspraken na de geselecteerde afspraak:

Door een afspraak te selecteren en vervolgens op 'Afspraak openen' te klikken wordt de desbetreffende afspraak geopend. Men kan ook tussen de afspraken wisselen met de pijltjes bovenin het scherm:

Wijzigen afspraak in een reeks
Als in een afspraak binnen een reeks cliënten, medewerkers en/of reserveringen worden toegevoegd of verwijderd,  de behandeling wordt gewijzigd of contactsoort wordt gewijzigd, en vervolgens op 'Opslaan' of 'Opslaan en terug' wordt geklikt, dan worden de gedane wijzigingen getoond en wordt de optie getoond om de wijzigingen op te slaan in de afspraak of de hele reeks. Andere wijzigingen in de afspraak (bijvoorbeeld wijzigen van de duur) worden alleen voor diezelfde afspraak opgeslagen.

1. Als men kiest voor "Afspraak opslaan en doorvoeren in reeks", dan kan een start- en einddatum worden ingevuld.
   
1. Als startdatum kan alleen een datum na de datum van de geselecteerde afspraak worden gekozen.
   
2. Door de einddatum leeg te laten worden de wijzigingen doorgevoerd t/m de laatste afspraak binnen de reeks.
   
2. Als er wijzigingen worden gedaan in de laatste afspraak binnen een reeks wordt alleen de optie "Afspraak opslaan" getoond.
   
3. Het is niet mogelijk om wijzigingen door te laten voeren in afspraken binnen de reeks die voor de geselecteerde afspraak liggen.
   

Indien er bij het wijzigen van de reeks fouten optreden, dan wordt dit in dezelfde pop-up getoond:

Bij het wijzigen van reeksen met afspraken waar meerdere in aanwezig kunnen zijn, moet men, indien er fouten worden aangetroffen, een keuze maken:

1. 'Bezette cliënten niet toevoegen op de dagen dat deze bezet zijn.'
   
2. 'Geen enkele cliënt toevoegen op de dagen dat minimaal één cliënt bezet is.'
   

Bij de eerste optie worden alle niet-bezette cliënten wel aan de reeksafspraken in de gekozen periode toegevoegd. Bij de tweede optie gebeurt dit niet.

Welke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd in een reeks?
Het toevoegen of verwijderen van cliënt(en), medewerker(s) en/of attributen (reserveringen) worden doorgevoerd in de reeks. Echter komt de het scherm met de vraag om de wijzigingen door te voeren in de reeks ook op bepaalde momenten naar voren waarna geen wijzigingen in de reeks plaatsvinden. Dat zijn de volgende situaties:

1. Als de duur van een afspraak in de reeks wordt aangepast en opgeslagen, komt de vraag naar voren of dit doorgevoerd moet worden in de reeks. De vraag komt naar voren, omdat de tijd op cliëntniveau ook wordt aangepast. Daarmee lijkt het voor USER zo dat er iets is gewijzigd bij de cliënten. In dit geval wordt echter alleen de eerste afspraak aangepast, de wijziging wordt niet doorgevoerd in de reeks.
   
2. Indien bij de medewerker de aanwezigheidsstatus wordt aangepast, komt de vraag ook naar voren om dit door te voeren in de reeks. Hierbij geldt hetzelfde als bij punt 1, dit wordt uiteindelijk niet in de reeks doorgevoerd. Alleen in de eerste afspraak.
   

Cliënten doorschuiven naar andere vergadering
Indien een afspraak (type vergadering) onderdeel is van een reeks, kan (via de knop reeks) kan worden gekozen voor de optie 'verplaats cliënt'. Via deze functionaliteit kan één of meerdere cliënten worden doorgeschoven naar een vorige (mits in de toekomst) of volgende afspraak. In het scherm wordt aangegeven hoeveel cliënten bij de afspraak aanwezig zijn en of dit het maximale aantal cliënten overschrijdt. Het maximale aantal cliënten dat bij een afspraak aanwezig mag zijn/wordt besproken is bij de details van de afspraak vast te leggen. Dit wordt bij het aanmaken van een reeks meegenomen.

WLZ vervoerskenmerken
Het is nu mogelijk in de agendareeks de WLZ vervoerskenmerken mee te nemen voor afspraken in de toekomst. Deze functionaliteit is gemaakt om de administratieve lasten te verlichten en omdat vaak dezelfde vervoerskenmerken bij de cliënten worden ingevoerd. Bij het aanmaken van een reeks waarbij de vervoerskenmerken voor de cliënten zijn ingevuld, verschijnt de pop-up zoals we deze nu ook al gewend zijn. Let op: In deze pop-up staat niet specifiek de vraag vermeld of vervoer moet worden meegenomen zoals bijvoorbeeld bij cliënten/medewerkers/reserveringen omdat vervoer bij een cliëntrecord hoort en al in de afspraak is ingevuld gaan deze automatisch mee in de reeks.