Planner

De planner bestaat uit een aantal hoofdonderdelen, die afhankelijk van het type afspraak, zichtbaar zijn:

1. Afspraak: o.a. informatie over het type afspraak, de activiteit en de afdeling/groep wordt hier vastgelegd.
   
2. Cliënten: de cliënten die bij de afspraak aanwezig zijn of die besproken worden tijdens de afspraak.
   
3. Medewerkers: de medewerkers die bij de afspraak aanwezig zijn.
   
4. Reserveringen: in dit onderdeel kan een faciliteit worden vastgelegd bij de afspraak.
   

Voor een aantal afspraaktypes zijn er nog andere onderdelen beschikbaar, bijvoorbeeld 'vragen' bij openstelling/inloop.

De planner opent bij het toevoegen van een nieuwe afspraak altijd in de bewerkstand en bij het openen van een bestaande afspraak altijd in de leesstand. In toolbar onderaan de pagina staan de volgende knoppen:

Blok 'Afspraak'
Gereserveerd
Er kan tijd gereserveerd worden met het vinkje 'gereserveerd' in het blok 'Afspraak'. Indien aangevinkt worden de blokken 'Cliënten' en 'Reserveringen' niet getoond. Op deze manier kan de medewerkers tijd in de agenda reserveren voor een specifiek type afspraak.

Privacy
Bij afspraken van het afspraaktype 'overige afspraak' kan men aangeven of een afspraak privé is. Alleen medewerkers die bij de afspraak aanwezig zijn of waarvoor in agendatoegang specifiek toegang is verleend voor privé afspraken kunnen deze afspraak inzien. Indien dit niet het geval is zullen zij hier enkel 'privé' zien in het agendaoverzicht.

Dienstverlening
Indien men een activiteit selecteert die is gemarkeerd als dienstverlening, dan worden de velden 'afdeling' en 'groep' hier ook getoond.

Blok 'Vragen'
Indien het afspraaktype 'Openstelling/inloop', 'Straathoekwerk', 'Preventie' of 'Overige afspraak' is, verschijnt het blok 'Vragen'. Hier kunnen vragen die zijn ingericht via  'Inrichting - Agenda - Vragen' worden toegevoegd. Bij de inrichting  van de agenda vragen kan worden aangegeven bij welke afspraaktypes en activiteiten de betreffende vragen zijn toegestaan. Indien bij het toevoegen van vragen aan een afspraak het veld 'Alle vragen tonen' niet is aangevinkt dan worden alle vragen getoond waarvan het afspraaktype en activiteit uit de afspraak is toegestaan. Indien dit veld is aangevinkt dan worden in de agenda alle vragen getoond ongeacht het afspraaktype en de activiteit.

Blok 'Cliënten'
Dit blok wordt getoond als er bij dit afspraaktype cliënten worden toegestaan. Men kan cliënten toevoegen middels de plusknop. In het scherm dat hiermee opent kan men cliënten zoeken op basis van 4 velden:

1. Zoeken - cliënten zoeken op (voor)naam, geboortedatum of cliëntnummer.
   
2. Afdeling - cliënten zoeken met een behandeling op een bepaalde afdeling.
   
3. Groep - cliënten zoeken met een behandeling op een bepaalde groep.
   
4. Behandeling - cliënten zoeken met een bepaalde behandeling.
   

Let op:
Indien in de Planner de activiteit reeds is ingevuld voordat de cliënt wordt toegevoegd, wordt hierop ook gefilterd in de resultaten van de getoonde cliënten.
Cliënten, met een actuele behandeling waaraan de gekozen activiteit niet is gekoppeld, worden niet in de resultaten getoond.
Blijft in de planner de activiteit leeg, dan wordt niet gefilterd op activiteit.   

Men kan per cliënt of relatie van de cliënt een rapportage schrijven.

In de regel van elke cliënt zijn, afhankelijk van het afspraaktype, verschillende iconen zichtbaar:

Blok 'Medewerkers'
Dit blok wordt bij alle afspraaktypes met uitzondering van 'Patiëntafspraak' getoond. Men kan medewerkers toevoegen middels de -knop. In het scherm dat hiermee opent kan men medewerkers zoeken op basis van 4 velden:

1. Zoeken - medewerker zoeken op achternaam.
   
2. Afdeling - medewerkers zoeken van een bepaalde afdeling.
   
3. Groep - medewerkers  zoeken van een bepaalde groep.
   
4. Instantie - medewerkers zoeken van een bepaalde instantie.
   

Details
'Mail bij update' zorgt ervoor dat de medewerker een mailtje krijgt als er één of meer van de volgende soort wijzigingen is doorgevoerd:

1. De afspraak is verwijderd;
   
2. De medewerker is uit de afspraak verwijderd;
   
3. De tijden van de medewerker zijn gewijzigd (met uitzondering van reistijd en indirecte tijd).
   

Voor externe medewerkers is het niet mogelijk om de instelling 'Tijdens indirecte tijd' te veranderen naar 'andere activiteiten niet toestaan'. Deze staat standaard ingesteld op 'andere activiteiten toestaan'.

Reeksen (herhalen van afspraken)
Reeksen kunnen gemaakt en bekeken worden via het reeks-icoon in de toolbar. Klik hier voor informatie over reeksen.

Afspraaktypes
Afspraaktype 'Blok'
Bij dit type afspraak hoeft geen activiteit worden vastgelegd. Hierbij is het ook mogelijk om een faciliteit toe te voegen. De functionaliteit is ontworpen om tijden in de agenda te kunnen blokken. Bij het plannen van een andere afspraak is het mogelijk om te zoeken naar beschikbare tijden. Hier is aan te geven of er gezocht moet worden naar vrije tijden of binnen reserveringen. De reserveringen van het type 'Blok' worden hier dan ook weergegeven.

Afspraaktype 'Systeemcontact'
Bij een systeemcontact kan een afspraak met cliënt(en) en bijbehorende relatie(s) uit het sociale netwerk worden gepland. Men kan cliënten en één of meer relaties toevoegen door op de + te klikken:

De cliënt(en) en de bijbehorende relaties worden vervolgens getoond in de planner. De relatiesoort (bijv. 'moeder' of 'collega') is tevens zichtbaar. Het is mogelijk om de cliënt zelf niet uit te nodigen, waardoor er een afspraak met alleen de relaties van de cliënt(en) wordt gepland:

Relaties uit het sociaal netwerk van de cliënt kunnen worden toegevoegd in een systeemcontact.

Via een keuzemenu kan worden aangegeven welke relatie(s) er toegevoegd moet(en) worden. Daarnaast is het mogelijk om alleen de relatie van een cliënt uit te nodigen (zonder hoofdclient).

De keuzelijst bestaat uit relaties waarbij in het sociaal netwerk is aangegeven dat deze toegevoegd mogen worden aan een agenda-afspraak. Daarnaast kan in het sociaal netwerk worden aangegeven of de relatie default uitgenodigd mag worden in de afspraak (aangevinkte checkbox). Deze relaties worden vervolgens onder de cliënt toegevoegd waarna er een lijst ontstaat wie er aanwezig zijn bij de afspraak en wat voor type relaties er dan aanwezig zijn.

Er zijn, in de planner bij type systeemcontact, 2 soorten (toevoeg)iconen, één om cliënten toe te voegen en één om relaties/medewerkers bij deze cliënt toe te voegen. Op deze manier kunnen er namelijk ook relaties van meerdere cliënten worden toegevoegd in één afspraak.
Via de plus-knop kunnen cliënten worden toegevoegd (zoals dat al bestond) en bij de cliënt komt een icoon 'Relatie toevoegen' om relaties van die cliënt toe te kunnen voegen.
Bij elke relatie wordt er automatisch gegevens getoond waarin nog aanpassingen kunnen worden gedaan in de status, de tijd, het contactsoort. Een herinnering laten versturen via SMS kan worden ingericht via de relatie in het sociale netwerk en de inrichting van de behandeling betreft SMS versturen, en is niet bewerkbaar in de afspraak.

Afspraaktype 'Preventie'

Bij dit type afspraak dient een preventieopdracht te worden gekoppeld. Direct na het kiezen van afspraak type Preventie wordt automatisch een popup scherm getoond waar een preventieopdracht kan worden gekozen. Een preventieopdracht kan worden gevonden middels het zoeken op beschikking, product en aanvrager. Default worden alleen de preventieopdrachten getoond waarvan de ingelogde medewerker de uitvoerder is. Indien het veld 'Ook opdrachten tonen waar ik geen uitvoerder ben' is aangevinkt dan worden alle opdrachten getoond die voldoen aan de opgegeven zoek criteria. Indien in de inrichting (Inrichting - Preventie - Uitvoerfase) een default uitvoerfase is vastgelegd dan wordt deze default uitvoerfase over genomen in de agenda afspraak. Deze uitvoerfase kan worden aangepast. Indien aan de gekozen preventieopdracht een afdeling/groep is gekoppeld dan wordt deze overgenomen in de agenda afspraak (tenzij deze al was ingevuld). Als aan een preventieopdracht slechts één activiteit is gekoppeld dan wordt deze direct overgenomen in de agenda afspraak. Een preventieopdracht waaraan in de inrichting geen aanvrager is gekoppeld kan niet worden gekozen. Alleen geldige preventieopdrachten worden getoond. Middels de knop 'Preventieopdracht zoeken' is het ook mogelijk om een preventieopdracht te zoeken en koppelen aan de afspraak.

Overig
Reistijd
Tijdens de reistijd van een medewerker voor een afspraak kan een contact en/of indirecte tijd aangemaakt worden. Bij Onderhoud soort contact kan worden aangegeven of een bepaalde contactsoort is toegestaan tijdens reistijd van een medewerker.

Bijlagen
In agenda-afspraken kunnen vanuit de 'sticky toolbar' bijlagen worden gekoppeld. Hier is ook te zien of er gekoppelde bijlagen zijn.

Route tonen
Het is mogelijk om de route naar de cliënt te tonen (in de planner én de snelplanner) of een route naar het mobiel nummer van de medewerker te sturen via een SMS  (alleen in de planner).
De route kan opgevraagd worden als het contactsoort van een soort 'extern' is (bv. 'face-to- face extern'). Er kan een locatie worden gekozen. De keuzelijst wordt dan opgebouwd met de keuze voor verblijfsadressen of het adres zoals vermeld in het personaliascherm van de cliënt. Bij de knop 'toon route' kan een beginlocatie worden geselecteerd waarvandaan de route moet beginnen (default is 'vanaf huidige locatie' (op basis van GPS of IP adres)). Bij de knop  'SMS route' wordt er altijd uitgegaan van de GPS locatie waar de medewerker zich bevindt op het moment dat je de route opent op je telefoon (of functionaliteit van de gebruikte app). De route wordt via een SMS verstuurd naar het mobiele nummer van de gebruiker die is ingelogd (indien bekend in 'Onderhoud medewerker', veld 'Medewerker GSM' en ongeacht of deze gebruiker bij de afspraak aanwezig is).

SMS bij client
In het veld SMS bij de client wordt aangegeven of er een SMS naar de client wordt verstuurd.
Het wel/niet versturen van een SMS is afhankelijk van 2 instellingen:

1. De instelling bij de gekozen activiteit in onderhoud (Waarschuwen patient SMS) en
   
2. de instelling SMS bij de client zelf in personalia.
   

Als er bij het onderhoud van de activiteit is aangegeven om geen SMS te versturen bij de activiteit dan wordt er geen SMS verstuurd, ongeacht de instelling bij de client
Als er bij het onderhoud van de activiteit is aangegeven om wel een SMS te versturen bij de activiteit, dan is het afhankelijk van de instelling bij de client of er wel/niet een SMS wordt verstuurd.
Bij 'Ja' wordt er wel een SMS verstuurd, bij 'Nee' wordt er geen SMS verstuurd en bij 'Onbekend' wordt er geen SMS verstuurd
Indien er een SMS wordt verstuurd kan daarbij in de planner de tijd tussen het versturen van de SMS en de aanvang van afspraak worden ingegeven.

Overige prestaties/toeslagen of Audiologische verrichting vastleggen bij cliënten
Bij de cliënten kunnen in de planner Overige prestaties/toeslagen worden vastgelegd bij contacten, groepen en systeemcontacten.
De functie 'Overige prestaties/toeslagen' wordt omgezet naar Audiologische verrichting, indien bij de gebruikte activiteit in de inrichting Activiteit de Audiologische verrichting (MSZ) is aangezet.
Tenzij het een systeemcontact betreft. Hier worden de audiologische verrichtingen niet getoond.

Opslaan (en sluiten)
Bij het opslaan kan een melding optreden als de afspraak is gewijzigd terwijl deze bij een medewerker nog open stond:
IMP-100357: Afspraak kan niet worden opgeslagen, deze is reeds gewijzigd nadat u deze geopend heeft. Wijziging door: [Medewerker ([nummer]) Wijziging datum/tijd: [datum en tijd]

Dit kan gebeuren als:

1. een andere medewerker ook een wijziging aanbrengt terwijl de afspraak nog ergens open staat
   
2. er bij gebruik van de 'Exchange koppeling' in de externe agenda een wijziging plaatsvindt terwijl de afspraak nog ergens in USER open staat
   

Bedrijfsregels
Aandachtspunten bij het plannen van een afspraak
Let op:
De melding “Cliënt is ingepland bij een andere afspraak van <…> tot <…>. Wilt u de cliënt gedurende de tijd van deze afspraak uit de andere afspraak halen?” komt in ALTA op het moment dat een afspraak met een cliënt naast een groepsafspraak (groepscontact/dagbesteding/openstelling) wordt gepland, waar die betreffende cliënt ook in zit. In dat geval opent een pop-up met deze vraag.
Indien de vraag bevestigend wordt beantwoord, wordt de cliënt uit de groepsafspraak gehaald voor de duur van de nieuw te plannen afspraak. Het kan voorkomen dat een tweede record is aangemaakt voor de cliënt in de groepsafspraak.

Voorbeeld:
Cliënt A heeft op een dag een groepsafspraak van 13.00 uur tot 16.00 uur. Voor cliënt A wordt daarnaast een contact gepland van 13.30 uur tot 14.30 uur. In dit geval komt de vraag naar voren of de cliënt voor de duur van de afspraak uit de groepsafspraak gehaald moet worden. Indien het antwoord ja is, worden in de groepsafspraak twee records aangemaakt: de cliënt is aanwezig van 13.00 - 13.30 uur én van 14.30 - 16.00 uur. Deze vraag komt overigens ook indien een contact via de snelplanner wordt gepland.

Contactsoorten
Bij bepaalde contactsoorten(zie onderhoud contactsoort) kan men aangeven of die contactsoorten zijn toegestaan tijdens reistijd. Dit geldt alleen voor reistijd en niet voor indirecte tijd, tenzij er andere activiteiten zijn toegestaan tijdens indirecte tijd.

MDO
Bij een vergadering van het type MDO kan men ook clienten uitnodigen....let daarbij op dat clienten niet gelijktijdig bij deze vergadering kunnen zijn, bv als een MDO van 10 tot 11 is met 4 cliënten kunnen deze cliënten niet gelijktijdig aanwezig zijn in dit uur.

Controle verzekeringsrecht en registreren van een afspraak:
Default waarde 'registratie_cov_uitvoeren_verplicht' op 'J'. Bij het registreren van een afspraak wordt er gekeken of de COV controle nog actueel is. Actueel is: COV periode in 'Onderhoud Trajecttype' moet hoger zijn dan het verschil in dagen vanaf COV Controle en startdatum traject. Bv: Periode = 30 dagen en het verschil in dagen vanaf datum COV Controle (óf datum uitsluiten COV controle) tot aan de startdatum van het traject is 31 dagen (hoger) dán kan er geen registratie plaatsvinden. De COV controle moet opnieuw worden uitgevoerd. 

Openen dashboard vanuit planner
Vanuit de planner is het mogelijk om een dashboard van een cliënt te openen. Het dashboard dat geopend wordt kan alleen ingericht worden door impulse (systeeminstelling).

Openen planner vanuit signalering
Vanuit een signaleringslijst is het mogelijk om rechtstreeks de planner met de bestaande afspraak te openen.

Project
Voor elk afspraaktype behalve cliëntafspraak kan aangegeven worden of het voor een project is. Als "Project" wordt aangevinkt kan de gebruiker het betreffende project selecteren.
Indien in onderhoud verrichting, bij de verrichting uit de agenda is aangegeven dat een project verplicht is, wordt het vinkje in de planner automatisch aangevinkt en is men verplicht een project te kiezen.

Contactstatus (Aanwezigheidsstatus)
Geeft de aanwezigheidsstatus van de cliënt aan. In de module Onderhoud contactstatus (Inrichting -> Agenda (Basiscodeschermen) -> Onderhoud contactstatus) kan worden ingericht of bij een bepaalde cliëntstatus afspraken kunnen worden geregistreerd. Door het veld 'Registreerbaar' op 'Nee' te zetten is het niet mogelijk om een afspraak te registreren als minimaal 1 cliënt die status heeft. Om de afspraak wel te kunnen registreren moet de cliëntstatus handmatig worden gewijzigd.

Volgens de spelregels is ‘te laat afgemeld’ wanneer de patiënt zich niet uiterlijk 24 uur voor de geplande afspraak afmeld:

1. Op tijd afgemeld: er wordt geen tijd geschreven. USER laat de afspraak in de agenda van de medewerker staan, maar je kunt er een afspraak naast plannen.
   
2. Te laat afgemeld/niet verschenen: USER blokt 15 minuten (afhankelijk vd default agenda instellingen) in de agenda. Deze tijd wordt echter niet weggeschreven op de DBC. Reistijd mag wel geregistreerd worden.
   

Registreren
Registreren is mogelijk als de eindtijd van een afspraak is verstreken. Een uitzondering hierop is als de begintijd van een afspraak is verstreken, maar de eindtijd van de afspraak nog niet is bereikt. In dat geval wordt, als de gebruiker de afspraak probeert te registreren, een waarschuwing met de melding dat de eindtijd nog niet is verstreken, getoond. Vervolgens kan de gebruiker ervoor kiezen om de afspraak te registreren en de eindtijd te wijzigen naar de huidige tijd of om de afspraak te registreren met de oorspronkelijke eindtijd.

Afspraaktype
Als er bij een afspraak in de agenda groepstekst is geschreven en het afspraaktype verandert daarna naar een type waar geen groepstekst is toegestaan, dan  wordt de groepstekst verwijderd.

Aanpassen van verrichtingen op cliëntniveau
Indien in de agenda instellingen is aangegeven dat de verrichting op cliëntniveau in een afspraak aangepast mag worden, verschijnt een 'Euro-teken' in de toolbar waarmee het scherm om de verrichtingen aan te passen te openen is.