Rapporteren

Via de knop 'Rapporteren' in een afspraak of de rechtermuisknopoptie 'Rapporteer (en registreer)' vanuit het agendaoverzicht kan er rapportage worden geschreven bij elke cliënt of relatie die aanwezig is in de afspraak.

Rapporteren is mogelijk bij de volgende afspraaktypes:

1. Contact
   
2. Groep
   
3. Dagbesteding
   
4. Systeemcontact
   
5. Openstelling/inloop
   
6. Indirecte tijd
   
7. Opiatenuitgifte
   
8. Vergadering
   

Na het klikken op de rapporteren-knop verschijnt er een pop-up: 

*Voorbeeld van het rapporteren-scherm bij een contact

Links staan de in de afspraak aanwezige cliënten weergegeven en rechts kan men bij de geselecteerde cliënt een rapportage schrijven. Per rapportage kan men één of meerdere kenmerken invoeren.

Iedere wijziging wordt automatisch opgeslagen. Dit is te zien doordat de tekst 'Bezig met opslaan...' verschijnt rechtsonder het invoerveld en 'Opslaan...' op de regel van de cliënt. Tijdens het opslaan is het niet mogelijk om naar een andere persoon te navigeren. Na het opslaan verschijnt rechtsboven het tekstvak de datum en tijd van de laatste wijziging.

Deze rapportage en de gekoppelde kenmerken komen terug in de voortgang van de cliënt.

Groepstekst
Bij de afspraaktypes 'Groep', 'Dagbesteding', 'Openstelling/Inloop' kan men groepstekst schrijven. Ook hier kunnen één of meerdere kenmerken worden gekoppeld. Deze groepstekst komt bij iedere cliënt uit de afspraak terug in de voortgangsmodule.

Systeemtekst
Bij het afspraaktype 'Systeemcontact' kan men rapporteren op drie niveaus: per hoofdcliënt, per relatie en voor het hele systeem (iedere cliënt en relatie in de afspraak)

*Voorbeeld van het rapporteren-scherm bij een systeemcontact

De rapportage die wordt geschreven bij relaties is zichtbaar bij deze relatie in het sociaal netwerk van de hoofdcliënt. De systeemtekst komt terug in de voortgang van iedere hoofdcliënt.

Dubbele teksten
Als men zijn/haar eigen rapportage wijzigt terwijl deze op een ander apparaat of tabblad nog open stond, dan komt er tijdens het opslaan een pop-up waarin men de tekst kan selecteren die bewaard moet blijven:

Bedrijfsregels

1. Kenmerken worden alleen opgeslagen indien men ook minimaal één karakter tekst heeft ingevuld.
   
2. Men mag een kenmerk maar één keer toevoegen per rapportage.
   
3. Als men groepstekst of systeemtekst heeft geschreven en men wijzigt het afspraaktype in een afspraaktype waar de rapportage-tekst niet ondersteund wordt, dan wordt deze tekst bij het opslaan verwijderd. Men krijgt hiervan een melding.
   
4. Rapportage-tekst wijzigen is mogelijk vanaf de datum van de afspraak tot en met het aantal dagen zoals aangegeven in inrichting > agenda default instellingen  > Tekstmutaties.
   

Registreren

Registratieniveau
De organisatie kan kiezen voor registratie per medewerker of per afspraak (in het scherm 'agenda default instellingen')
Bij registreren per medewerker kan iedere medewerker die aanwezig is aan de afspraak zijn eigen deel registreren.
De afspraak is pas volledig geregistreerd als alle medewerkers hun eigen tijd hebben geregistreerd.
Uitsluiten van medewerker statussen die niet geregistreerd mogen worden.
Een organisatie kan, mits het registratieniveau op 'per medewerker' staat, ervoor kiezen om bepaalde medewerker statussen niet te kunnen registreren. Er zijn 3 mogelijkheden:

1. Zowel 'geen werktijd' als 'bezet'
   
2. alleen 'geen werktijden'
   
3. alleen 'bezet'
   

Met deze instellingen kan een afspraak dus niet volledig geregistreerd worden indien er 1 of meerdere medewerkers een status heeft die niet registreerbaar is.

Overlappende afspraken
Mocht bij het registreren blijken dat een medewerker op dat moment ook aanwezig was bij een andere afspraak, dan volgt hiervan een melding en is registreren alleen mogelijk als de andere afspraak nog niet geregistreerd was.
Afhankelijk van de overlap wordt er in de andere afspraak een periode 'bezet' gezet voor de betreffende medewerker.

1. Medewerkers krijgen, bij het opslaan van een overlapafspraak, altijd de status 'aanwezig' bij het plannen van een afspraak, ook al hebben zij op het gewenste moment al een andere afspraak.
   
2. De aanwezigheid van een medewerker hoeft niet volledig overeen te komen met de tijd van een cliënt in een afspraak. Er moet wel minimaal 1 medewerker voor minimaal 1 minuut de status 'aanwezig' hebben.
   
3. Een afspraak kan worden geregistreerd zolang er minimaal 1 medewerker voor minimaal 1 minuut de status 'aanwezig' had, anders volgt er een foutmelding.
   

Overlapmelding
Als er sprake is van overlap, volgt er altijd eerst een overlapmelding (zie voorbeeld hieronder), waarna men kan besluiten om door te gaan met registreren of te annuleren. Deze melding verschijnt elke keer wanneer de afspraak wordt opgeslagen.
Let op: bij het aanmaken van reeksen volgt deze melding niet.

1. Bij een gedeeltelijk overlappende afspraak wordt de eerste afspraak die wordt geregistreerd ook echt geregistreerd. De medewerkertijd in de overblijvende afspraak wordt gesplitst, waarbij het overlapte gedeelte van die medewerker op 'bezet' wordt gezet. De gesplitste delen maken nog steeds deel uit van één afspraak.
   
2. Wanneer een afspraak overlapt met alleen de geblokte indirecte tijd of reistijd van een andere afspraak, dan komt de medewerker status na registreren in de hele andere afspraak op 'bezet'.
   
3. USER herverdeelt eventuele indirecte tijd / reistijd van de overlapte afspraak over de 'aanwezig' en 'bezet' regels, afhankelijk van of deze tijd vóór of na de afspraak plaatsvindt. Het is mogelijk dat indirecte tijd of reistijd hierdoor aan een 'bezet' gedeelte wordt toegekend. Doordat het wel mogelijk is deze afspraak te registreren (want er is ook een deel 'aanwezig') bestaat het risico dat de indirecte tijd of reistijd van het 'bezet' deel niet meegaat naar de declaratie.
   
4. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit 'automatisch afleiden indirecte tijd' (op basis van een percentage van de directe tijd), dan wordt de indirecte tijd automatisch bijgewerkt en verdeeld over de gedeelten 'aanwezig' en 'bezet'.
   
5. Indien er sprake is van overlap met meer dan 2 andere afspraken van dezelfde medewerker, dan zal bovenstaande niet plaatsvinden. Er volgt dan een melding dat men de overlap zelf moet oplossen door de afspraken passend te maken en naderhand te registreren.
   
6. Wanneer de medewerkertijd in een afspraak (na registreren en deregistreren, en daardoor verdelen van de overlapte afspraken in 'bezet' en 'aanwezig'), weer wordt gewijzigd, en de afspraak dan wordt geregistreerd, gebeuren er een aantal acties:
   
1. Opknippen van de overlapte afspraken in 'bezet' en 'aanwezig',
   
2. USER kijkt naar welke onderdelen van de afspraak weer kunnen worden samengevoegd. Dit voorkomt dat er onnodig veel 'bezet' en 'aanwezig' regels ontstaan. 
   

Registreren van een hele dag
Door op de 'hele dag registreren' knop in de toolbar te klikken (de agenda weergave moet hiervoor op 'dag' staan) worden alle getoonde afspraken op die dag geregistreerd.

Er volgt een melding als er afspraken zijn waarbij een medewerker overlappende tijd heeft met een andere eigen afspraak. In de melding wordt genoemd om welke afspraken het gaat. Deze afspraken worden niet geregistreerd en moeten handmatig geregistreerd worden.

Rollen