Met Kenmerken leg je per lid extra gegevens vast die niet in het standaard ledenprofiel zitten — bijvoorbeeld een T-shirt maat, een geboortedatum of een te ondertekenen document. Kenmerken zijn specifiek voor jouw organisatie.
Een kenmerk is een eigen veld dat je toevoegt aan het ledenprofiel. Jij bepaalt welke kenmerken je organisatie gebruikt en welk type informatie erin past. De waarden vul je per lid in.
Een paar voorbeelden:
Kenmerken aanmaken en wijzigen kan alleen een beheerder. Waarden per lid invullen kan elke coördinator.
Ga naar Kenmerken in het menu. Je ziet een overzicht van alle kenmerken van jouw organisatie met hun naam, type en eventuele opties.
| Type | Gebruik |
|---|---|
| Tekst | Vrije tekst, bijvoorbeeld een notitie of allergie. |
| Getal | Een numerieke waarde. |
| Datum | Een datum. |
| Keuzelijst | Een vaste lijst met opties waaruit gekozen wordt. |
| Document | Een PDF die het lid kan inzien en eventueel ondertekenen in de app. |
Let op: het type kun je na het aanmaken niet meer wijzigen. De naam en de opties kun je later wél aanpassen.
De sectie Kenmerken verschijnt alleen als er minstens één kenmerk is aangemaakt voor jouw organisatie.
In het ledenoverzicht (Leden) kun je kenmerken als kolom tonen en erop filteren.
De kolommen verschijnen in de tabel achter "Lid sinds". Je keuze blijft bewaard voor de volgende keer.
Per type zijn er verschillende filteropties:
| Type | Filteropties |
|---|---|
| Tekst | bevat, gelijk aan |
| Keuzelijst | gelijk aan |
| Getal | gelijk aan |
| Datum | gelijk aan, vanaf, tot |
| Document | aanwezig, ontbreekt |
Een filter toevoegen zet automatisch de bijbehorende kolom aan. Een gefilterde weergave kun je bookmarken — de filters staan in de URL.
Met een kenmerk van het type Document deel je een PDF met een lid. Het lid ziet het document in de app en kan het — als je dat instelt — ondertekenen.
Bij het aanmaken of bewerken van een document-kenmerk kun je een template-document (PDF) uploaden. Dit standaarddocument geldt voor alle leden aan wie je het toewijst. Per lid kun je later alsnog een eigen PDF uploaden die de template overschrijft.
Vink Lid moet ondertekenen in de app aan als het lid akkoord (groene vink) of niet akkoord (rood kruis) moet kunnen geven.
Alleen PDF-bestanden tot 20 MB worden ondersteund. Word-documenten worden niet ondersteund — sla deze eerst op als PDF.
Een template-PDF kan tags bevatten die per lid automatisch worden ingevuld bij het openen van het document. Een tag heeft de vorm {Naam}.
Beschikbare tags zijn onder andere:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Lid | {Naam} {Email} {Telefoon} {Geboortedatum} {Adres} {Postcode} {Woonplaats} |
| Organisatie | {Organisatie} |
| Datum | {Vandaag} {Jaar} |
| Kenmerken | Eén tag per kenmerk, met exact de naam van het kenmerk (bijv. {Gender}) |
Na het uploaden toont het scherm welke tags daadwerkelijk in jouw PDF zijn gevonden, plus een lijst van alle beschikbare tags. Zo zie je meteen of je template tag-vriendelijk is.
Let op: tag-vervanging werkt op gewone PDF's (geëxporteerd uit Word, LibreOffice, Google Docs, Pages). Sommige PDF's met speciale lettertypen vinden de tags niet en worden ongewijzigd getoond. Onbekende tags worden leeggelaten.
Het lid krijgt een melding in de app dat er een document klaarstaat. Een document bestaat pas voor een lid nadat je het hebt toegewezen — er wordt niets automatisch naar alle leden gestuurd.
In het detailpaneel zie je de status:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Wacht op ondertekening door lid | Toegewezen, nog niet ondertekend. |
| Ondertekend op [datum] | Het lid heeft akkoord gegeven. Dit is definitief. |
| Geweigerd op [datum] | Het lid heeft geweigerd. Dit mag later alsnog naar ondertekend wijzigen. |
| Alleen ter inzage | Het document hoeft niet ondertekend te worden. |
In het ledenoverzicht toont de documentkolom kort: — (geen document), Ja (toegewezen), Ja en ondertekend, of Ja, geweigerd.
Een eenmaal ondertekend document is definitief. Wijs je een ander document toe (andere PDF of de template weer in plaats van een eigen PDF), dan vervalt de eerdere handtekening en moet het lid opnieuw tekenen.
Wil je dat een lid een kenmerk zelf invult in de app — bijvoorbeeld een geboortedatum, BHV-certificaat of een te ondertekenen document? Koppel het kenmerk dan aan een onboarding-stap. Het lid krijgt de stap te zien direct na het accepteren van de uitnodiging en kan 'm later altijd nog aanpassen via Profiel → bewerken.
Vanaf nu krijgt elk nieuw lid die uitnodiging accepteert deze stap te zien in de wizard in de app. De vorm van het invoerveld past zich aan op het type van het kenmerk: een tekstveld, getal, datumkiezer, keuzelijst of (bij een document-kenmerk) een bestandskiezer.
Zodra het lid de waarde invult, wordt de bijbehorende onboarding-stap automatisch als afgerond gemarkeerd — het lid hoeft niets extra's te doen.
Met deze koppeling vervang je het handmatig invullen van bijvoorbeeld geboortedatum of een uploadveld door een gestructureerde stap die het lid zelf doorloopt — geen vergeten velden, geen heen-en-weer mailen.
Wie kan kenmerken aanmaken? Alleen beheerders kunnen kenmerken aanmaken, wijzigen en verwijderen. Coördinatoren kunnen wel de waarden per lid invullen.
Kan ik het type van een kenmerk later wijzigen? Nee. Het type ligt vast na het aanmaken. De naam en de opties van een keuzelijst kun je wel aanpassen. Wil je een ander type? Maak dan een nieuw kenmerk aan.
Wat gebeurt er met de ingevulde waarden als ik een kenmerk verwijder? De waarden worden niet meer getoond. Het kenmerk en zijn waarden verdwijnen uit de ledenoverzichten en -profielen.
Waarom zie ik de sectie Kenmerken niet bij een lid? De sectie verschijnt pas zodra er minstens één kenmerk is aangemaakt voor jouw organisatie.
Een lid ziet het toegewezen document niet in de app. Hoe kan dat? Controleer of je het document daadwerkelijk hebt toegewezen aan dat specifieke lid. Een document wordt niet automatisch naar alle leden verstuurd — je wijst het per lid toe.
Mijn tags worden niet ingevuld in de PDF. Wat nu? Tag-vervanging werkt op gewone PDF's. Sommige PDF's met speciale lettertypen worden niet herkend. Na het uploaden zie je welke tags zijn gevonden. Exporteer de PDF eventueel opnieuw vanuit Word of Google Docs en upload hem opnieuw.
Kan ik een kenmerk koppelen aan meerdere onboarding-stappen? Nee. Per kenmerk kun je maar één actieve onboarding-stap koppelen. Een al gekoppeld kenmerk verdwijnt uit de dropdown bij het aanmaken van een nieuwe stap.
Een lid heeft een onboarding-stap met kenmerk afgerond. Kan hij de waarde nog wijzigen? Ja. Het lid kan via Profiel → bewerken zijn ingevulde waarden altijd aanpassen — de stap blijft als afgerond gemarkeerd staan.