Jaarovergang 2025 / 2026 Overzicht & Instructies
Jaarovergang 2025 – 2026
Overzicht & Instructies
Voorwoord
Het moment komt dichterbij waarop de salarisadministratie
van 2025 wordt afgesloten en het nieuwe salarisjaar 2026 wordt
geopend. Om dit proces soepel te laten verlopen, vragen wij aandacht voor de
jaarovergang en de wijzigingen die per 2026 van kracht worden.
De beste wensen voor een inspirerend en succesvol 2026.
Het team van SDB HR & Salaris.
1 Jaarovergang 2025-2026
1.1
Belangrijke informatie
De jaarovergang kan plaatsvinden van 6 t/m 22 januari
2026.
Organisaties kiezen zelf op welke dag ze de jaarovergang laten uitvoeren.
Vooraf
Voor de jaarovergang moet het salarisjaar 2025 volledig zijn
afgerond, inclusief een extra run december. Vul in SDB Salaris het scherm Salaris
→ Verwerking → Jaarwissel in,
uiterlijk om 17:00 uur.
Tijdens
De jaarovergang wordt dagelijks uitgevoerd tussen 17:00 en
09:00 uur.
Op de volgende dag om 9:00 kun je verder werken in 2026.
Dag na de jaarovergang
Controleer in SDB Beheer:
· Organisatie →
Klantgegevens
· Organisatie →
Klantopties
· Organisatie →
Loonfactoren
De
laatste uitvoerdag is 22 januari 2026. Als je niets invult, wordt de
jaarovergang automatisch op die dag gedaan.
Let op: een jaarovergang kan niet worden teruggedraaid.
2.1 Stap 1 – Laatste salarisverwerking 2025
Extra run 2025
Het jaar sluit af met de extra run december. Hierin
worden alle rooster- en variabele mutaties van december en eventuele laatste
correcties verwerkt. Ook zonder mutaties moet de extra run worden uitgevoerd;
dit hoort bij de jaarovergang.
Indien nodig kan nog een tweede extra run (14e run) worden
gedraaid, maar alleen voor grote fouten of belangrijke mutaties — en alleen
zolang de jaarovergang nog niet is uitgevoerd.
Na de jaarovergang zijn geen correcties over
2025 meer mogelijk, dus controleer de extra run goed.
Let op: worden werknemers ná de
jaarovergang alsnog uit dienst gemeld met een datum in 2025, dan kan PFZW dit
niet meer verwerken. SDB moet dan handmatig een UPA-bericht versturen
(niet automatisch). Meld daarom alle medewerkers die in december uit dienst
gaan — ook oproepkrachten die niet meer gewerkt hebben — in de extra
run uit dienst, niet in de eerste run van 2026.
Mutaties uit SDB HR in extra run
Na de jaarovergang kunnen er geen wijzigingen meer in 2025
worden doorgevoerd. Zorg er daarom voor dat vóór de laatste extra run van 2025
alle openstaande personeelsmutaties voor 2025 in HR zijn goedgekeurd. Indien
dit nog niet het geval is, moeten deze eerst worden geaccordeerd voordat de extra
run kan worden uitgevoerd.
Personeelsmutaties met een ingangsdatum in 2026
kunnen eveneens worden geaccordeerd en worden na de jaarovergang in de
betreffende periode verwerkt. Let daarbij wel op declaraties, want deze werken
niet op deze wijze.
Declaraties 2026 nog niet goedkeuren
Soms zijn medewerkers snel met het indienen van hun
declaraties begin 2026. Als deze declaraties vóór de jaarovergang worden
goedgekeurd, dan worden deze uitbetaald tegen de tarieven van 2025.
Daarom het dringende advies om de declaraties die betrekking
hebben op 2026 pas goed te keuren nadat de jaarovergang is gedraaid. Dan
gaan deze declaraties mee in de eerste run van het nieuwe jaar tegen de juiste
tarieven.
Werkkostenregeling
Vergeet niet de werkkosten 2025 vast te leggen: Salaris → Mutaties → Werkkosten.
Uitgaven over 2025 die in de werkkostenregeling (WKR) moeten worden opgenomen, maar nog
niet in de loonadministratie staan, moeten alsnog worden vastgelegd. Alleen dan
kan het systeem bepalen of de vrije ruimte wordt overschreden en — zo ja —
automatisch de eindheffing berekenen.
Registreer alle werkkosten over 2025 uiterlijk in de
extra run. Denk aan kerstpakketten, attenties (verpleging, jubilea),
bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, personeelsfeesten, etentjes buiten
de locatie en andere verstrekkingen uit dienstbetrekking.
Loonbeslagen extra run en januarirun
In januari wordt de loonbetaling gesplitst: de extra run
voor de afrekening van december en de januarirun van het nieuwe jaar. De extra
run leidt tot een herberekening van de afstorting aan de deurwaarder. De
volgende situaties kunnen zich voordoen:
1. De
beslagvrije voet is lager dan het netto van de loonstrook van december
De beslagvrije
voet is aan de werknemer uitbetaald. Het meerdere aan de beslaglegger. Het netto
van de extra run wordt overgemaakt op rekening van de
beslaglegger.
2. De beslagvrije
voet is hoger dan het netto van de loonstrook van december
In december wordt tenminste 5% betaald op
rekening van de beslaglegger. Dat is volgens de regels die gelden voor
beslaglegging. Het netto van de extra run leidt tot een aanvullende
betaling aan de werknemer tot de volledige beslagvrije voet van december (de 5%
wordt alsnog weer toegevoegd aan de beslagvrije voet) en het resterende deel
gaat naar de rekening van de beslaglegger.
Opties jaarwerk 2025
Na de laatste verwerking controleer je in SDB Beheer → Organisatie → Klantopties de
jaarwerkopties.
Belangrijke opties:
· Optie 7 – Sortering salarisspecificaties
(bepaalt ook de sortering van de jaaropgaaf)
· Optie 21 – Cumulatieve journaalpost (0 =
nee, 1 = ja)
· Optie 72 – Interne verzamelloonstaat (1 =
PDF, 3 = PDF + CSV)
· Optie 76 – Auditfile salaris (na
jaarovergang beschikbaar)
Afdracht loonheffingen december
De af te dragen loonheffing over december 2025 (vóór eind
januari 2026) betreft twee salarisproducties, de normale decemberproductie plus
de afsluitende extra run. Van beide producties dient de loonaangifte te worden
ingezonden.
Het bedrag dat overgemaakt moet worden naar de
Belastingdienst staat in de output van de extra run. Dit is het cumulatief
van zowel de decemberproductie als de extra run 2025.
Afsluiten jaar in SDB Planning
Maak je gebruik van SDB Planning,
dan moet, nadat de extra run is verwerkt, eerst 2025 in Planning afgesloten
worden vóórdat de jaarovergang in SDB Salaris kan worden uitgevoerd.
In januari moet het salarisjaar 2025 worden afgesloten en de
jaaropgaven worden aangemaakt. Tegelijk wordt het salarisjaar 2026 geopend.
· De jaarovergang kan worden ingepland vanaf dinsdag
6 tot en met donderdag 22 januari 2026
· De jaarovergang wordt uitgevoerd tussen 17:00
en 09:00 uur door SDB
Jaarwissel instellen
Na de extra run vul je het scherm Salaris → Verwerking → Jaarwissel in.
Als er geen jaarwissel wordt ingesteld, vindt de jaarovergang automatisch plaats
op 22 januari 2026.
Instellingen:
· Uitvoerdatum: kies een werkdag tussen 6
t/m 22 januari 2026
· Stamtabellen opschonen: verwijdert
verlopen afdelingen/kostenplaatsen/functies
· Jaaropgaaf-notificatie (SDB HR): kies een
verzenddatum voor de jaaropgaaf
· Feestdagentabel vullen: vult standaard
feestdagen
· Verlofsaldi overnemen: voor gebruikers
van de verlofkaart
Na het draaien van de jaarovergang en vóór de januarirun
kunnen de volgende items gecontroleerd worden.
Klantgegevens
Deze gegevens vind je onder SDB Beheer → Organisatie → Klantgegevens. Deze
sturen de salarisverwerking aan. Een deel wordt na de jaarovergang aangepast
naar de standaardwaarden voor 2026. Wil je wijzigingen aanbrengen, doe
dit direct na de jaarovergang en vóór de eerste salarisproductie 2026.
Eerdere afwijkingen ten opzichte van de standaardwaarden worden overgenomen.
Controleer in ieder geval:
· Premie- en heffingspercentages
· Maximum (dag)lonen
· Franchises
· Aansturing van de journaalpost (bij overstap
financieel systeem)
Let
op: Het
gebruik van hoofd- en kleine letters in de naam- en adresgegevens beïnvloedt de
weergave op de salarisspecificaties.
Beschikking Werkhervattingskas
Voor 2026 is het noodzakelijk om de nieuwe percentages Whk
in te voeren in de klantgegevens. Neem hiervoor de percentages uit de
Whk-beschikking over. Deze brief heeft u begin december 2025 van de Belastingdienst ontvangen.
Op de beschikking staan de gedifferentieerde premies Whk
2026 die toegepast moeten worden. Deze percentages dienen ná de jaarovergang te worden vastgelegd
in de klantgegevens. Vergeet daarbij niet de periode op 1 te zetten.
Klantopties
Onder SDB Beheer →
Organisatie → Klantopties geef je aan welke opties
binnen het systeem worden afgenomen en in welke vorm. De meeste opties kunnen voorafgaand aan de eerste
salarisproductie nog worden gewijzigd. Sommige opties worden daarna bevroren voor een consequente
administratie. Opties die onderdeel zijn van het contract met SDB kunnen niet
via het scherm worden aangepast; neem hiervoor contact op met Support.
Loonfactoren
Onder SDB Beheer →
Organisatie →
Loonfactoren kun je de besturing van alle loonfactoren bekijken en
aanpassen. Hier wordt onder andere vastgelegd hoe de salarisjournaalpost wordt
opgebouwd en welke loonfactoren in de werkkostenregeling (WKR) worden
opgenomen.
Kijk bij de cao-ontwikkelingen (hoofdstuk 4) voor de specifieke
loonfactorwijzigingen.
Werkkosten
Na de jaarovergang moet bij de loonfactoren de ‘Indicatie
werkkosten’ worden ingevuld voor de factoren die in de vrije ruimte worden
ondergebracht. SDB levert een standaard met de indicatie op ‘ja’.
Controleer alle loonfactoren om te zorgen dat de set volledig is en er niet
teveel worden meegeteld. Voor extra ondersteuning bij de WKR kun je een
afspraak maken met een SDB-consultant.
Verlofkaart
Een aantal werkgevers maakt nog gebruik van de verlofkaart
in SDB Salaris. Als dat zo is kan bij de jaarovergang het verlofsaldo 2025
meegenomen worden naar 2026. Zonder bericht zal het saldo van 31 december 2025
worden meegenomen.
Output na de jaarovergang
De dag na de jaarovergang worden de jaarwerkdocumenten 2025
beschikbaar:
Salaris → Output → Output →
Jaarwerk (2025)
Hier vind je onder andere:
· De verzamelloonstaat (PDF of Excel, handig voor de jaarcontrole en opgaven
van de loonsom aan derden)
· De jaaropgaven
· Het historisch overzicht (loonberekeningen per
werknemer in één overzicht)
· De auditfile salaris (ten behoeve van de
Belastingdienst)
Medewerkers van organisaties die SDB HR gebruiken ontvangen
de jaaropgaven automatisch. Afhankelijk van de ingestelde datum krijgen zij
hierover een notificatie per e-mail of via SDB Octopus.
2.5 Stap 5 – Verwerking van januari 2026
Na controle van de klantgegevens 2026 en overige
instellingen, kan de eerste salarisproductie starten. Deze bevat alleen vaste
lonen; variabele mutaties zijn al verwerkt in de extra run december.
3 Wettelijke ontwikkelingen 2026
Het jaar 2026 brengt opnieuw een groot aantal fiscale en
sociale wijzigingen met zich mee die directe gevolgen hebben voor werkgevers,
werknemers en salarisadministraties. Hoewel de inflatiecorrectie beperkt is
toegepast, veranderen diverse belastingtarieven, schijfgrenzen en heffingen, en
worden ook meerdere regelingen – van arbeidskorting en sociale premies tot
RVU-vrijstellingen en LKV’s –aangepast.
Hieronder vind je de belangrijkste wijzigingen die vanaf
januari 2026 van kracht zijn.
De inflatiecorrectie is beperkt toegepast. Een overzicht van
de percentages loonbelasting in 2026:
|
Belastingtarief |
2025 |
2026 |
|
Tarief eerste schijf |
35,82% |
35,75% |
|
Lengte eerste schijf |
€ 38.441 |
€ 38.883 |
|
Tarief tweede schijf |
37,48% |
37,56% |
|
Lengte tweede schijf |
Van € 38.441 tot € 76.817 |
Van € 38.883 tot € 78.426 |
|
Tarief derde schijf |
49,50% |
49,50% |
|
Anoniementarief |
52,00% |
52,00% |
Naast de wijziging van de tarieven en de schijfgrenzen stijgt de maximale
arbeidskorting in 2026 van € 5.599 naar € 5.685. De werknemers zullen als
gevolg daarvan minder belasting betalen over hun inkomsten.
Sociale premies 2026
De premies werknemersverzekering en premie
Zorgverzekeringswet bedragen per 1 januari 2026:
|
Werknemersverzekeringen |
2025 |
2026 |
|
AWf laag tarief |
2,74% |
2,74% |
|
AWf hoog tarief |
7,74% |
7,74% |
|
Aof laag tarief |
6,28% |
6,27% |
|
Aof hoog tarief |
7,64% |
7,63% |
|
Uniforme opslag kinderopvang |
0,50% |
0,50% |
|
Maximum premieloon |
€ 75.864 |
€ 79.409 |
|
Premie Zorgverzekeringswet (Zvw) |
||
|
Werkgeversheffing Zvw |
6,51% |
6,10% |
|
Inhouding premie Zvw laag tarief |
5,26% |
4,85% |
Als de werkgever een werknemer een RVU aanbiedt, moet de
werkgever over deze RVU-uitkering 52% eindheffing betalen.
In 2021 is een tijdelijke drempelvrijstelling
geïntroduceerd. Deze vrijstelling houdt in dat als een werknemer maximaal drie
jaar voor de AOW-leeftijd stopt, de werkgever tot een bedrag gelijk aan de
AOW-uitkering geen 52% eindheffing hoeft te betalen. Deze tijdelijke regeling
zou eind 2025 eindigen, maar is verlengd.
Een belangrijke wijziging is het percentage van de
eindheffing. De komende jaren stijgt de eindheffing stapsgewijs:
|
2026 |
57,7% |
|
2027 |
64,0% |
|
2028 |
65,0% |
Heeft een werknemer een RVU-regeling en is deze werknemer nog niet binnen de 3
jaar vóór de AOW, dan moet over de uitkering vanaf januari 2026 dus niet 52%
eindheffing worden berekend, maar 57,7%. De eindheffing voor de RVU-regeling
wordt niet automatisch berekend. Deze moet als vaste loonfactor worden geboekt
op loonfactor 448: Eindheffing RVU.
Let er tevens op dat het drempelvrijstellingsbedrag voor de
RVU per 2026 flink is verhoogd om de regeling toegankelijker te maken voor
medewerkers met een laag inkomen of weinig aanvullend pensioen. Het
vrijgestelde bedrag per maand is in € 2.657 in 2026. Pas, indien nodig, de
bedragen uit de lopende regelingen hierop aan.
Generatieregeling
Naast een RVU kan er, onder voorwaarden, in steeds meer
cao’s een generatieregeling aan de medewerker worden aangeboden. Oudere
werknemers krijgen hierbij de mogelijkheid om bijvoorbeeld 80% van de uren te
blijven werken. Hiervoor ontvangt men dan 90% salaris. En men heeft de
mogelijkheid om 100% pensioen op te bouwen.
Reiskostenvergoeding
Per kilometer mag € 0,23 onbelast worden vergoed. Het bedrag
is ten opzichte van 2025 niet gewijzigd.
Het meerdere boven de € 0,23 per kilometer is belast loon.
Dit betreft veelal de vergoeding voor dienstreizen. Dat maakt dat de werknemer
belasting betaalt over het deel boven de € 0,23 per kilometer. En als de cao
over een netto vergoeding bóven € 0,23 spreekt, komt de belastingheffing over
het meerdere voor rekening van de werkgever. Voor zowel werknemer als werkgever
kan het een kostenbesparende actie zijn om het bovenmatige deel van de
reiskostenvergoeding automatisch ten laste van de vrije ruimte in de Werkkosten
te brengen.
Thuiswerkvergoeding
De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding wordt verhoogd
naar € 2,45 per dag. Over een thuiswerkdag mag óf reiskostenvergoeding voor
woon-werkverkeer óf een thuiswerkvergoeding worden betaald, maar niet beiden.
Het tarief van de thuiswerkvergoeding staat in Beheer | Organisatie |
Klantgegevens op het tabblad Berekening. Wanneer je wil afwijken van het
fiscaal toegestane bedrag, kun je dit hier aanpassen.
Einde loonkostenvoordeel oudere werknemers
Het loonkostenvoordeel (LKV) oudere werknemers is een
tegemoetkoming voor werkgevers als een werknemer van 56 jaar en ouder met een
arbeidsbeperking in dienst genomen wordt. Vanaf 1 januari 2026 wordt geen LKV
oudere werknemers meer toegekend. Ook voor dienstbetrekkingen die zijn begonnen
ná 1 januari 2024 vervalt de tegemoetkoming per 2026. Alleen voor de
dienstverbanden die zijn begonnen in 2023 geldt nog een tegemoetkomen van €
3,05 per uur, zolang de werknemer nog niet 3 jaren in dienst is. Per 2027 is het
loonkostenvoordeel oudere werknemers volledig afgelopen.
Loonkostenvoordeel banenafspraak en
scholingsbelemmerden
Het loonkostenvoordeel (LKV) banenafspraak en
scholingsbelemmerden wijzigt vanaf 2026. Eerst gold dit LKV voor maximaal 3
jaar. Maar voor werknemers die vanaf 2026 in dienst komen geldt het LKV zolang
de werknemer in dienst is.
Ook is er geen speciale verklaring van UWV meer nodig om de
LKV te krijgen. De werkgever moet dat zelf vaststellen via het doelgroep
register Banenafspraak van UWV. Het is voldoende om op het tabblad Heffingen
aan te geven dat de LKV van toepassing is. In SDB Salaris wordt op basis van de
datum in dienst bepaald of een werknemer onder de oude of nieuwe regeling valt.
Tenslotte geldt dit LKV vanaf 2026 alleen nog voor
werknemers met een arbeidsbeperking. Dat houdt in dat voor scholingsbelemmerden
en voor werknemers met een indicatie beschut werk op grond van de
Participatiewet geen nieuwe LKV meer wordt toegekend. Voor de lopende LKV’s
voor scholingsbelemmerden en werknemers met een indicatie beschut werk geldt
een overgangsregeling; deze mogen de maximale duur van 3 jaar nog doorlopen.
Code uit dienst
De code die de reden uit dienst aangeeft is met ingang van
2026 gewijzigd. De code 31: Einde van rechtswege, om een andere reden
(intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden e.d. is
vervallen. Deze code is uiteen getrokken in drie nieuwe codes, dit op verzoek
van de pensioenfondsen:
· Code 32: Einde van rechtswege vanwege
pensionering
· Code 33: Einde van rechtswege vanwege overlijden
· Code 34: Einde van rechtswege om anderen
reden
Let
op: de code uit dienst van een werknemer die gebruik gaat
maken van vroegpensioen of de VUT is code 20: Einde arbeidsverhouding door
opzegging werknemer, dus niet code 32: Einde van rechtswege vanwege
pensionering.
Werkkostenregeling (WKR)
De vrije ruimte WKR blijft in 2026 ongewijzigd ten opzichte
van 2025.Dat wil zeggen 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en
1,18% over het bedrag boven € 400.000. De werkgever bepaalt zelf hoe de vrije
ruimte ingezet wordt.
Minimum(jeugd)lonen
De minimum(jeugd)lonen worden in januari met 2,16% verhoogd.
De bedragen per 1 januari 2026:
|
Leeftijd |
Bruto per uur |
||
|
1-1-2025 |
1-7-2025 |
1-1-2026 |
|
|
Vanaf 21 jaar |
14,06 |
14,40 |
14,71 |
|
20 jaar |
11,25 |
11,52 |
11,77 |
|
19 jaar |
8,44 |
8,64 |
8,83 |
|
18 jaar |
7,03 |
7,20 |
7,36 |
|
17 jaar |
5,55 |
5,69 |
5,81 |
|
16 jaar |
4,85 |
4,97 |
5,07 |
|
15 jaar |
4,22 |
4,32 |
4,41 |
Premiedifferentiatie AWf
De premie Algemeen Werkloosheidsfonds, ook wel aangeduid als
de WW-premie, kent twee percentages
in 2026:
2,74% laag en 7,74%
hoog. Het lage tarief geldt voor werknemers met een schriftelijk contract
voor onbepaalde tijd en een vaste deeltijdfactor > 0 (dus geen
oproepkrachten).
In alle andere gevallen geldt het hoge tarief. Dit verschil stimuleert
werkgevers om werknemers meer inkomenszekerheid te bieden.
Herziening
Aan het eind van het
jaar moet de premie herzien worden als een werknemer met een vast
contract meer dan 30% extra uren heeft ontvangen boven het contract (bijv.
extra werken, verlofuitbetaling).
Sinds 2025 geldt deze herziening niet voor werknemers met een gemiddelde
arbeidsomvang van meer dan 30 uur per week.
Omzetting van uren bereikbaarheids- en slaapdienst
Voor werkgevers in de
cao VVT tellen alle bereikbaarheids- en slaapdiensten mee als extra uren boven
het contract, ondanks de vaste vergoedingen (€3,50 / €7,00). Daardoor wordt de
30%-grens snel overschreden.
Een mogelijke
oplossing is artikel 4.3.1 lid 3 cao VVT (per 1 juli 2025): werknemer en
werkgever kunnen afspreken dat de vaste vergoeding wordt omgezet in tijd.
Die tijd kan vervolgens worden uitgekeerd als verlofuren of extra uren tegen
het normale uurloon, waardoor het aantal extra uren (en dus risico op
herziening) aanzienlijk lager uitvalt.
Het verwerken van deze diensten in tijd kan als volgt worden
ingericht:
Stap 1: Omrekenfactor bepalen
Wanneer je als werkgever kiest voor vergoeding in tijd, moet
eerst een omrekenfactor worden vastgesteld. In dit voorbeeld gebruiken we een
omrekenfactor van 116,33%.
Deze factor houdt in dat de vergoeding in geld wordt gedeeld
door het uurloon van de werknemer, inclusief 8% vakantiegeld en 8,33%
eindejaarsuitkering.
Stap 2: Omrekenfactor vastleggen in SDB
Voer de omrekenfactor in bij SDB Beheer → Klantgegevens → tabblad ‘Lh en premies’.
In dit voorbeeld is periode 7 gebruikt, omdat de regeling vanaf juli 2025
toegepast mag worden.
Als je deze pas vanaf 2026 toepast, gebruik dan periode 1.
Deze omzetting heeft geen gevolgen voor de berekening van de
loonstrook. Zie
ook het uitgebreide kennisbank-artikel over dit onderwerp in de kennisbank.
Premie PAWW
De premie PAWW voor 2026 is ongewijzigd 0,1%. Alle
werkgevers en werknemers die onder een bij SPAWW aangesloten cao vallen, doen
verplicht mee aan PAWW. Voor werknemers die niet onder de cao vallen gelden
andere regels. Zij hoeven niet mee te doen aan de PAWW.
AOW-leeftijd
In 2026 bedraagt de AOW-leeftijd 67 jaar. Dit geldt dan voor
de werknemers die zijn geboren vanaf 1 januari 1959 tot en met 31 december
1959.
PFZW
Met ingang van 1 januari 2026 stapt PFZW over naar het
nieuwe pensioenstelsel. Door een andere invulling van het AP-pensioen wijzigen
de premies ouderdomspensioen en arbeidsongeschiktheidspensioen. Het arbeidsongeschiktheidspensioen
wordt opgeknipt in een WGA-hiaatpensioen en een WIA excedentpensioen.
Het WGA-hiaatpensioen voorziet in een aanvulling op de
WGA-uitkering zodat het inkomensverlies beperkt wordt. Dit WGA-hiaatpensioen
wordt ondergebracht bij het ouderdomspensioen. Daartoe wordt de premie ouderdomspensioen
per 2026 met 0,1% verhoogd tot 25,9%.
Het WIA excedentpensioen regelt een aanvulling op de WIA-uitkering
voor werknemers die méér verdienen dan het maximum premieloon. Immers, de
premies werknemersverzekeringen worden geheven over het loon tot het maximum
premieloon. Over het meerdere bóven het maximum premieloon wordt geen WIA-uitkering
verstrekt. Het WIA excedentpensioen voorziet in een aanvulling op deze
aftopping van de WIA-uitkering.
De AP-premie vervalt in 2026 en wordt vervangen door een WIA
excedent premie. Omdat deze pensioenverzekering alleen geldt voor werknemers
die méér verdienen dan het maximum premieloon, zal de premie ook slechts bij
deze werknemers worden geheven. Werknemers die minder verdienen dan het maximum
premieloon dragen dus niet bij aan het WIA excedent pensioen. De premie
bedraagt 3,4% over het loon bóven het maximum premieloon.
Voor de salarisadministratie betekent dit dat de aparte
premie voor arbeidsongeschiktheid vervalt.
De loonfactoren voor de inhouding en afdracht van het
arbeidsongeschiktheidspensioen worden per 1 januari 2026 gebruikt voor het
WIA-excedentpensioen:
• Loonfactor 110: WIA excedent
premie
• Loonfactor 114: WIA excedent
afdracht
Het werknemersdeel van de pensioenpremie is in de cao
vastgelegd. In de meeste gevallen is dit 50% van de af te dragen premie.
Uitruil eindejaarsuitkering voor extra
reiskostenvergoeding
Vanaf 2025 is het mogelijk om maandelijks een extra
reiskostenvergoeding te ontvangen vanuit de reservering voor de
eindejaarsuitkering. Dit gebeurt via de automatische berekening van de
uitruil fiscale ruimte.
De werknemer krijgt dan elke maand een extra deel
reiskostenvergoeding (tot maximaal €0,23 per kilometer) en hoeft niet meer te
wachten tot november of december, wanneer normaal gesproken de
eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. Het bedrag dat uiteindelijk in november
of december nog als eindejaarsuitkering wordt uitgekeerd, is dus alleen het
resterende deel.
Instellen van de uitruil ten laste van de
eindejaarsuitkering kan op tabblad salaris 2 bij de medewerkergegevens:
Als werknemers daarnaast gebruikmaken van MKSA-keuzes, is
het belangrijk om dit mee te nemen in de berekening om te bepalen of er
voldoende fiscale ruimte beschikbaar is.
Registratie (hoofd)vervoermiddel
Werkgevers
hebben vanuit het Klimaatakkoord de opdracht gekregen om hun werknemers te
stimuleren de CO₂-uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijk verkeer te
verminderen. Voorlopig geldt de rapportageplicht alleen voor werkgevers die op 1
januari 2025 minimaal 100 werknemers in dienst hebben. Zij moeten uiterlijk
30 juni 2026 rapporteren over 2025. In de jaren daarna wordt deze
rapportage jaarlijks herhaald.
In deze rapportage moet de werkgever per
werknemer aangeven met welk vervoermiddel deze naar het werk reist. Daarom is
het noodzakelijk om in de personeelsgegevens niet alleen de
woon-werkafstand vast te leggen, maar ook het (hoofd)vervoermiddel.
Wanneer een werknemer geen recht heeft op
een reiskostenvergoeding, zet de woon-werkafstand dan niet op 0 km. Kies
in plaats daarvan bij de optie “Reiskostenregeling” voor “Blokkeren
woon-werkvergoeding”.
4 Cao-ontwikkelingen 2026
Het afgelopen jaar was een roerig jaar op cao-gebied binnen
de zorg. In vrijwel alle zorgsectoren zijn nieuwe cao’s afgesloten of lopende
afspraken tussentijds aangepast. De vele wijzigingen – van loonstijgingen en
balansverlofregelingen tot nieuwe afspraken over generatieregelingen en
vergoedingen – hebben grote impact op zowel werkgevers als
salarisadministraties.
Een belangrijke ontwikkeling is dat het onderscheid tussen
overwerk en extra werk in meerdere cao’s is komen vervallen. Dat vereenvoudigt
de administratie, maar vroeg wel aandacht bij het inrichten van systemen en het
interpreteren van de nieuwe definities van arbeidstijd.
Ook voor het komende jaar zijn er al wijzigingen
afgesproken. Onderstaand vind je de belangrijkste aanpassingen die relevant
zijn voor de salarisadministratie vanaf januari 2026.
4.1 Cao Gehandicaptenzorg
Wijzigingen per januari 2026.
Onregelmatigheidstoeslag
In de gehandicaptenzorg wijzigen de vergoedingen voor het
werken op onregelmatige tijden per 1 januari 2026. Hierbij komt de vergoeding
van 38% te vervallen, wordt 44% gewijzigd in 47% en wordt er bij werken op
zaterdag of zondag een toeslag van 52% toegekend en op feestdagen van 60%.
De planningsapplicatie dient de voor toeslag in aanmerking
komende uren in 2026 op onderstaande loonfactoren aan te leveren:
|
Loonfactor |
2025 |
2026 |
|
008 |
22% |
22% |
|
009 |
38% |
Vervallen |
|
010 |
44% |
47% |
|
011 |
49% |
52% |
|
012 |
60% |
60% |
Voor 2026 geldt een overgangsregeling voor werknemers die
per 31 december 2025 uitsluitend op zondagen werken. Zij ontvangen ook in 2026 nog
de 60% onregelmatigheidstoeslag.
Reiskosten
De vergoeding voor het woon-werkverkeer stijgt naar € 0,20
per kilometer. De vergoeding voor dienstreizen wordt € 0,32 per kilometer. De
vergoedingen voor dienstreizen en woon-werkverkeer zullen per 1 januari door
SDB in de cao-gegevens worden aangepast. Dit is na de jaarovergang zichtbaar in
de klantgegevens:
Thuiswerkvergoeding
De cao Gehandicaptenzorg verwacht dat de werkgever zelf een
regeling treft voor de vergoeding van kosten voor thuiswerken. Als de
decentrale regeling niet tot stand is gekomen, hebben werknemers per 1 januari
recht op een vergoeding van € 2,20 per thuiswerkdag. Dit was € 2,00 in 2025.
SDB legt in de klantgegevens het fiscaal toegestane bedrag
vast, dit is in 2026 € 2,45 (was € 2,40).
Wanneer het eigen regelingsbedrag afwijkt van het fiscaal
toegestane bedrag of er is geen decentrale regeling, pas dan na de jaarovergang
het geldende dagbedrag in op het tabblad berekening van de klantgegevens:
Vergoedingen bijzondere diensten
Bereikbaarheids-, consignatie-
en consultatiediensten
Tot op heden was de vergoeding voor deze drie dienstsoorten
gelijk aan elkaar, namelijk een deel van een uur in tijd (of bij belang van de
werkgever in geld):
• Op erkende feestdagen: 3/18
• Op zaterdagen/zondagen: 2/18
• Op overige dagen: 1/18.
Bovenstaande vergoeding geldt in 2026 enkel voor de
consultatiediensten. De vergoeding voor bereikbaarheid- en consignatiediensten
is verdubbeld. Ook mag de werknemer kiezen voor een vergoeding in geld:
• Op erkende feestdagen: 6/18
• Op zaterdagen/zondagen: 4/18
• Op overige dagen: 2/18.
In SDB Planning worden bovenstaande wijzigingen automatisch
doorgevoerd.
Slaapdiensten
Daar waar in 2025 de helft van de uren van de slaapdienst
als werkuren werden aangemerkt, heeft de werknemer in 2026 voor ieder uur
doorgebracht in de slaapdienst recht op een geldelijke vergoeding ter hoogte
van het wettelijk minimum(jeugd)loon.
SDB Planning geeft het aantal uren van de slaapdienst door
op loonfactor 474: Uren slaapdienst. Uitbetaling van het aantal
uren maal het minimum uurloon vindt plaats op loonfactor 475:
Vergoeding slaapdienst.
Voor extra slaapdiensten boven het afgesproken rooster geldt
een toeslag van €3,50 per uur. Deze toeslag kan net als extra werk (laag), in
uren op loonfactor 450: Uren extra werk laag worden
geregistreerd.
Vergoeding extra werk
Nieuw in de cao is een toeslag voor extra werk als dit op
verzoek van de werkgever binnen 21 dagen plaatsvindt. De toeslag is afhankelijk
van het tijdstip en bedraagt:
• € 3,50 bruto per uur voor extra werk op maandag
t/m vrijdag van 7:00 - 24:00 uur;
• € 7,00 bruto per uur voor extra werk tijdens de
nacht, in het weekend en op feestdagen.
Vanuit de planningsapplicaties kunnen deze uren op de
volgende loonfactoren worden aangeleverd:
• Loonfactor 450: Uren extra werk laag
• Loonfactor 451: Uren extra werk hoog
Uitbetaling van het aantal uren maal het uurtarief vindt
plaats op loonfactor 452: Toeslag extra werk.
Opkomstdagen
Voor een duurzame inzetbaarheid van werknemers is het van
belang werk en privé evenwichtig te kunnen combineren. Daarom dient per januari
het aantal opkomstdagen van de werknemer in verhouding te zijn met het aantal
contracturen.
Voor werknemers die bereid zijn om op meerdere werkplekken
actief te zijn en/of andere werkzaamheden te verrichten op het eigen
functieniveau hanteert VGN de volgende verhouding per periode van 7 dagen, te
meten over 14 dagen:
|
Contracturen per week |
Maximaal aantal werkdagen |
|
≤ 15 uur |
3 dagen |
|
15,01 - 24 uur |
4 dagen |
|
> 24 uur |
5 dagen |
Van bovengenoemde norm mag in overleg met of met instemming
van de werknemer worden afgeweken. Deze afspraken, alsmede afspraken over
werkplekken, werkzaamheden en vaste vrije dagen dienen te worden vastgelegd.
Leerling schalen
Leerlingen die het tweede leerjaar hebben afgerond, worden
per januari 2026 ingedeeld in een functieschaal één of twee schalen lagen dan
de schaal van de functie waarvoor zij worden opgeleid.
De schalen voor het derde en vierde leerjaar (85/3 en 85/4)
worden door SDB per 1 januari geblokkeerd. Muteer bij deze leerlingen de schaal
en trede per januari naar de juiste schaal en trede. De periodiekmaand wijzigt
niet.
Indien er nog een leerling in schaal 85 trede 3 of 4
verloond wordt in januari, komt op het mutatieverslag een waarschuwing te
staan.
4.2 Cao GGZ
Na de 2,25% verhoging van de salarissen per 1 december 2025,
zijn de wijzigingen per januari 2026.
Minimum-uurloon
Vanaf 1 januari 2026 geldt een minimum-uurloon van € 16,00.
Dit komt overeen met een fulltime salaris van € 2.504. Dit geldt voor de
inpassingsnummers 1 t/m 9 van de salarisreeks. Dit betreft de schalen 10 t/m 30.
Salarisgebouw
Met ingang van 1 januari 2026 vervalt het onderscheid tussen
A en B salarisschalen, dit wordt door SDB aangepast in de salarisschalen. Bovendien
vervallen de aanloopschalen.
De aanloopschalen worden door SDB per 1 januari geblokkeerd.
Muteer de werknemers in de aanloopschaal en trede per januari naar de juiste
schaal en trede. De periodiekmaand wijzigt niet. Dit betekent dat wanneer de
werknemer in januari 2026 een periodiek heeft, je de werknemer direct in trede
1 van de schaal muteert.
Indien er nog werknemers in een aanloopschaal verloond worden in januari, komt
op het mutatieverslag een foutmelding te staan.
Toeslag extra werk
Wanneer er, in opdracht van de werkgever, uren bovenop het
vastgestelde rooster of werktijdenregeling worden gewerkt, is er sprake van
extra uren.
Voor elk extra gewerkt uur buiten het vastgestelde rooster
of werktijdenregeling krijgt de werknemer een toeslag van € 3,50 bruto per
gewerkt uur. Deze toeslag ontvangt de werknemer naast het uurloon en eventuele onregelmatigheidstoeslag.
Als er een gedeelte van een uur extra wordt gewerkt wordt dit als volledig
extra gewerkt uur uitbetaald.
· Uren aanleveren op loonfactor 406: Uren toeslag extra werk
· Uitbetaling vindt plaats op loonfactor
407: Toeslag extra werk
Als de extra gewerkte uren worden gecompenseerd binnen het
vastgestelde rooster of worden toegevoegd aan de verlofspaarregeling, behoudt
de werknemer de aanspraak op de toeslag van € 3,50 per uur.
Maximum uurloon onregelmatigheidstoeslag
De vergoedingsgrondslag voor de onregelmatigheidstoeslag
wordt per 1 januari verhoogd naar inpassingstabelnummer 25 (was 23).
De aanpassing wordt automatisch door SDB verwerkt in de
jaarovergang en betekent dat het maximum ORT-uurloon stijgt van € 21,67 naar € 23,21.
Reiskostenvergoeding
De maximale vergoeding voor woon-werkverkeer wordt per 1
januari € 189,00. Sinds 1 juli 2025 is geen eigen bijdrage meer van toepassing.
Voor dienstreizen geldt een vergoeding van € 0,36 per kilometer (gebruik eigen
auto).
4.3 Cao Jeugdzorg
De cao Jeugdzorg kent op dit moment nog geen aanpassingen,
omdat het laatste cao-voorstel nog niet is goedgekeurd. Zodra dit wel het geval
is, zullen wij onze kennisbank updaten.
4.4 Cao Kinderopvang
Wijzigingen per januari 2026.
Eindejaarsuitkering
Werknemers in de kinderopvang hebben per 1 januari 2026
recht op een eindejaarsuitkering van 8%. Deze aanpassing zal door SDB in de
jaarovergang worden doorgevoerd.
Minimum-uurloon
Ieder werknemer heeft recht op een minimum uurloon van € 16,00
per uur met ingang van 2026, dat is afgesproken in de cao. SDB past in januari
de schaalbedragen waarbij het uurloon lager is dan € 16,00 aan naar € 2.506,00
om zo het juiste uurloon te garanderen.
4.5 Cao Kraamzorg
Wijzigingen per januari 2026
Eindejaarsuitkering
Werknemers in de kraamzorg hebben per 1 januari 2026 recht
op een eindejaarsuitkering van 8,33%.
Daarbij is bepaald dat er geen eindejaarsuitkering meer over het vakantiegeld
wordt berekend.
Deze aanpassingen worden door SDB in de jaarovergang doorgevoerd.
Thuiswerkvergoeding
De hoogte van de thuiswerkvergoeding wordt gekoppeld aan de
fiscale grens. De thuiswerkvergoeding wordt verhoogd naar € 2,45 per dag.
Stagevergoeding
Vanaf 1 januari 2026 ontvangen stagiaires een vergoeding van
€ 350,00 per maand op fulltime basis.
Met ingang van 2026 kan hiervoor schaal 87 trede 01 worden gebruikt en hoeft de
stagevergoeding niet langer via het nominaal salaris te worden ingevoerd.
Vergoeding vakbondscontributie
Op verzoek van de werknemer vergoedt de werkgever vanaf 2026
netto de vakbondscontributie voor FNV Zorg en Welzijn en CNV die de werknemer
heeft betaald. De werknemer overlegt een bewijs van betaling. De werkgever kan
daartoe gebruik maken van de mogelijkheid om de contributie ten laste van de
vrije ruimte te brengen. Uitbetaling kan op loonfactor 333: Contributies.
4.7 Cao VVT (& KNR)
Wijzigingen per januari 2026.
ORT-regeling
De vergoeding voor het werken op onregelmatige tijden
wijzigt met ingang van 1 januari 2026. De vergoedingspercentages voor
het werken tussen 22:00 en 06:00 uur op maandag tot en met zaterdag worden
verhoogd. De percentages per loonfactor worden:
|
Loonfactor |
2025 |
2026 |
|
008 |
22% |
22% |
|
009 |
38% |
38% |
|
010 |
44% |
47% |
|
011 |
49% |
52% |
|
012 |
60% |
60% |
De tijdstippen waarop de vergoedingen van toepassing zijn wijzigen niet. Dit
betekent dat planningsapplicaties de aan te leveren coderingen niet hoeven aan
te passen.
Extra beloning werkdagen
Werkgever en werknemer moeten jaarlijks afspraken maken over
het aantal werkdagen per week. In de cao zijn hiervoor normen vastgelegd,
afhankelijk van het aantal contracturen. Wanneer een werknemer in een week méér
dagen werkt dan het afgesproken aantal, heeft hij of zij recht op een
vergoeding van € 25,00 per extra werkdag.
|
Contracturen per week |
Maximaal aantal werkdagen |
|
≤ 15 uur |
3 dagen |
|
15,01 - 24 uur |
4 dagen |
|
> 24 uur |
5 dagen |
Deze vergoeding geldt niet in de volgende situaties:
· Nul-uren-, oproep- of min-maxcontracten
· Een regie-arbeidsovereenkomst (art. 2.4 cao)
· De functie Hulp bij het Huishouden (art.
4.2.2 lid 4 cao)
· Dagen waarop de werknemer ziek is, vakantie
heeft of verlof opneemt
· Uitsluitend telefonische achterwacht,
bereikbaarheids-, consignatie-, slaap- of aanwezigheidsdiensten
Dagen waarop een organisatie gerelateerde cursus of
vergadering plaatsvindt, worden wel als werkdagen aangemerkt.
De extra werkdagen kunnen automatisch worden aangeleverd
vanuit SDB Planning of handmatig worden ingevoerd via loonfactor 096: Extra werkdagen.
De uitbetaling bedraagt het aantal extra werkdagen maal € 25,00
en verloopt via loonfactor 219:
Vergoeding extra werkdagen.
Deze vergoeding wordt belast tegen het bijzonder tarief.
4.8 Cao Ziekenhuizen
Wijzigingen per januari 2026.
Maximum uurloon onregelmatigheidstoeslag
De vergoedingsgrondslag voor de onregelmatigheidstoeslag
wordt per 1 januari verhoogd naar inpassingstabelnummer 36 (was 32).
De aanpassing wordt automatisch door SDB verwerkt in de
jaarovergang en betekent dat het maximum ORT-uurloon stijgt van € 28,53 naar € 30,85.
Wijzigingen per 1 februari 2026
Naast bovengenoemde wijziging
staan per 1 februari nog een salarisverhoging en aanpassing in de reiskosten
woon-werkverkeer op de planning. De status van deze aanpassingen wordt via het
cao-kanaal in onze kennisbank gecommuniceerd.
Related Articles
Jaarovergang BPO Salaris 2025 / 2026 Overzicht & Instructies
Jaarovergang BPO Salaris 2025 – 2026 Overzicht & Instructies Het moment komt dichterbij waarop de salarisadministratie van 2025 wordt afgesloten en het nieuwe salarisjaar 2026 wordt geopend. Om dit proces soepel te laten verlopen, vragen wij aandacht ...Draaiboek Jaarovergang 2024/ 2025
Voorwoord De feestdagen staan weer voor de deur. Een gezellige periode, maar voor de salarisadministratie ook een hele drukke periode! SDB streeft ernaar om je zo goed mogelijk te ondersteunen bij de jaarovergang. Met dit draaiboek informeren wij je ...Draaiboek jaarovergang SDB HR / SDB Salaris 2023/2024
Met dit draaiboek informeren wij u over alle data, acties en procedures die van belang zijn voor de jaarovergang. Ook geven wij u tips over zaken waar u extra op kunt letten. Zie het document in de bijlage voor meer informatie.Aanvullende informatie jaarovergang 2024-2025
Het moment is daar waarop de salarisadministratie van 2024 wordt afgerond en het nieuwe salarisjaar 2025 wordt geopend. Om dit proces goed te laten verlopen vragen wij je aandacht voor de jaarovergang en de wijzigingen per 2025. AFRONDING 2024 EN ...Verlof recht overzicht
Verlofsoort Loonfactor Verlof opbouw Ontvangsten werknermer Kosten Synoniemen Verlof recht Start opname termijn Opname termijn Relatie tot kind Zwangerschaps- en bevallingsverlof 117 Ja 100% WAZO 16 wkn Verwachte bevallingsdatum - 6 wkn 30 wkn Moeder ...