1. Organisatie (kies hier de organisatie waar deze administratie aan gelinkt is).
   
2. Administratienummer (een uniek nummer om de administratie te identificeren).
3. Kamer van Koophandel (het registratienummer bij de KvK).
   

Adresgegevens:

1. Naam
2. Straat
3. Huisnummer
4. Huisnummer toevoeging
5. Postcode
6. Woonplaats
   

Contact gegevens

1. E-mail adres, dit e-mail adres wordt ook gebruikt om rapporten naar de locatie te e-mailen of als afzender met documenten en facturen naar de ouder.
   
2. Alg. telefoonnummer
   
3. Mobiel telefoonnummer
   

Wanneer de administratie is aangemaakt en de administratie wordt geopend dan zal diverse administratie gerelateerde instellingen zichtbaar worden.

Algemene administratie instellingen

De algemene administratie instellingen waaronder de juridische gegevens, maar ook diverse specifiek administratie gerelateerde instellingen zoals e-mail.

1. Basis administratie
   
2. Digitaal ondertekenen
   
3. E-mail server instellingen
   

1. Basis Financieel
   
2. Grootboeknummers
   
3. Kostendragers
   
4. Kostenplaats
   
5. BTW nummers
   
6. Export financieel
   
7. Factuur layout
   

1. Artikelen
   
2. Contractvormen
   

1. Basis planning
   
2. Standaard budget
   
3. Flex budget geldigheid
   
4. Vakantie budget
   
5. Weekplanning plaatsingstype
   

1. Looncodes
   
2. Activiteiten
   
3. Export salaris
   
4. Administratie BKR
   

Algemene administratie instellingen

1. Administratiegegevens
   
2. Digitaal ondertekenen
   
3. E-mail server instellingen
   

1. Administraties

Financieel administratief

1. Basis financieel
   
2. Grootboeknummers
   
3. Kostenplaatsen
   
4. Kostendragers
   
5. BTW nummers
   
6. Export financieel
   
1. Excel
   
2. Twinfield
   
3. iMuis / KING Finance
   
4. Cash
   
5. Account view
   
6. Exact
   
7. XML
   
8. ABC
   
9. King
   
10. AFAS
    
7. Factuur layout
   

Basis financieel

Grootboeknummers

Kostenplaatsen

Kostendragers

BTW nummers

Export financieel

1. de verkoop dagboekcode,
   
2. de debiteuren balans grootboekrekening
   
3. login gegevens wanneer het een API-koppeling betreft, - API key wanneer het een API-koppeling betreft.
   
4. mogelijk nog meer details afhankelijk van het systeem.
   

1. Excel
   
2. Twinfield
   
3. iMuis / KING Finance
   
4. Cash
   
5. Account view
   
6. Exact
   
7. XML
   
8. ABC
   
9. King
   
10. AFAS
    

sepa_[administratienaam]_[laatstefactuurnummer].csv

Hieronder voor elk van de type de beschrijving

1. twinfield_[administratienaam]_journ_[laatstefactuurnummer].xls

1. sepa_[administratienaam]_[laatstefactuurnummer].csv

 

Afwijkend voor het gebruik van het API type export zijn de volgende extra instellingen:

KING Software: Waar persoonlijk de standaard is

Meldingen bij export

Factuur is al aanwezig in Imuis/King.

Oplossing: exporteren naar xls

Facturatiescherm

U zult dan een een scherm zien met visma autoriseren

Wanneer de gegevens juist zijn kan de betreffende accountview administratie gekozen worden.

let op: in accountview is het noodzakelijk om een boekjaar beschikbaar te stellen voor de import van de betreffende factuurgegevens. Dit is elk boekjaar opnieuw noodzakelijk.

1. debiteurgegevens
   
2. machtigingsgegevens SEPA
   
3. factuurdetails 

1. Exact_[administratienaam]_sepa_[laatstefactuurnummer].csv
   

Factuur layout

Ook is het mogelijk om een tekst toe te voegen op de factuur bij een Eur 0,00 eindbedrag. Zo is het voor de ouder duidelijk dat er op dat moment niets wordt geïncasseerd.

1. Artikelen
   
2. Contractvormen

De velden met een * zijn verplichte velden. Deze dient u minimaal in te voeren. Na het invoeren van alle gegevens klikt u op Opslaan. 

Contractvormen

LET OP! Wanneer peuteropvang kinderen recht hebben op kinderopvangtoeslag vallen ze onder KDV. Wanneer deze kinderen recht hebben op subsidie van de gemeente vallen ze onder PSZ.

Op jaaropgaven worden alleen uren en bedragen opgenomen die gerelateerd zijn aan de opvangsoorten KDV en BSO. PSZ wordt dus niet opgenomen omdat dit niet onder de wet kindervang voor de toeslagen valt.

1. U maakt een contractvorm voor 40 weken aan. Deze kunt u dan zowel voor KDV 40 weken, BSO 40 weken, PSZ 40 weken en TSO gebruiken.
   

LET OP! Hiermee worden niet de vakantieweken van de BSO bedoelt. Die worden apart ingevoerd. 

LET OP! Sommige organisaties werken met 39 schoolweken en 13 vakantieweken. Dan voert u hier 39 in. 

1. Wanneer het contract school- en vakantieweken bevat, voert u hier alleen het aantal schoolweken in. Meestal dus 40 weken. 
   
2. Voor TSO is dit eigenlijk altijd 40 weken. 
   

1. Wanneer bijvoorbeeld de standaard factuurtijden van de groep van 07.30 – 13.00 in de ochtend zijn en een kindje neemt opvang af vanaf 07.00 uur of tot 13.30 dan kunt u voor het half uur van 07.00 – 07.30 of van 13.00 – 13.30 een ander tarief regelen. 
   
2. Wanneer de standaard factuurtijden van de groep tot 18.00 zijn en het kindje neemt opvang af tot 18.30 kan hiervoor dit afwijkende tarief gebruikt worden. 
   

LET OP! Komt het voor dat kinderen eerder komen of langer blijven dan de standaard factuurtijden, maar wilt u daar het normale tarief voor berekenen dan koppelt u hier het normale tarief. Wanneer u dit veld leeg laat en u voert een kindje in met tijden buiten de factuurtijden dan zal er niets berekend worden voor de tijd buiten de factuurtijden. 

1. TSO wordt altijd voor 40 weken afgenomen en is er alleen opvang in de schoolweken. Dat betekent dat het kindje dus ook 6 weken in de zomer niet komt. Deze weken vallen altijd ergens in juli/augustus. Je kunt er als organisatie dan voor kiezen om in augustus geen factuur naar de ouder te versturen.  Uiteindelijk betalen ze voor een volledig jaar evenveel als over 12 maanden, maar ze krijgen in de maand waarin het kind helemaal niet naar de opvang komt ook geen factuur. 

Geplaatste dagdelen: als het kind op donderdag is geplaatst en in de te factureren maand zitten 4 donderdagen dan zullen er 4 dagen gefactureerd worden. Zit er in een andere maand 5 donderdagen dan zal die maand 5 dagen gefactureerd worden. 

LET OP! Bij de gemiddelde berekening krijgt de ouder dus iedere maand dezelfde factuur wanneer ze een volle maand opvang afnemen. Bij geplaatste dagdelen kan de factuur dus iedere maand afwijken. 

1. Wanneer een E gebruikt wordt in de weekplanning staat dat voor extra opvang die buiten het contract wordt afgenomen. Dit moet dan nog extra gefactureerd worden. Via deze optie kunt u ervoor kiezen dat er geen ander artikel gebruikt dient te worden, maar het normale tarief wat de ouder betaald voor de opvang vanuit de contractvorm in de trajectplanning. 
   

1. Wanneer er extra opvang wordt afgenomen kunt u ervoor kiezen dat er 10% boven het normale uurtarief opkomt. Dan voert u hier 110 in. 
   

1. U zou voor een KDV, TSO, PSZ 40 weken contract de vakanties kunnen definiëren en aangeven dat de kinderen alleen in de schoolweken aanwezig zijn. Kinderen worden dan voor de vakantieweken automatisch uitgeplant in de weekplanning. 
   
2. Voor een BSO 40 weken contract kunt u aangeven dat de kinderen alleen in de schoolweken aanwezig zijn. Kinderen worden dan de 12 vakantieweken uitgeplant. 
   
3. Voor een BSO 52 weken contract kunt u aangeven dat de kinderen aanwezig zijn in de vakanties. De kinderen worden dan automatisch a.d.h.v. de kalender en de vakantietijden van de groep hele dagen gepland in de vakanties. 
   
4. U kunt er ook voor kiezen om studiedagen in het contract op te nemen. Dan kunt u ook hier aangeven dat kinderen automatisch op studiedagen hele dagen gepland gaan worden. 
   
5. Het is mogelijk om een vakantieweken contract aan te maken en kinderen aanwezig te zetten in de vakanties en afwezig in de schoolweken. 
   
6. Voor studiedagen is er ook de mogelijkheid om de kinderen tijdens de ‘normale’ tijden te plannen. Dan wordt het kind gepland volgens de uren van de trajectplanning. De ouder heeft dan eventueel de mogelijkheid om voor de overige uren een extra aanvraag te doen. 
   

1. U kunt de tarieven van de halve dagen (ochtenden en middagen) kunnen laten afwijken als de tarieven van een hele dag. 
   Het systeem ziet automatisch of een kind een halve of een hele dag geplaatst is en neemt dan het juiste tarief erbij. 
2. U kunt in 1 contractvorm de VSO en NSO tarieven invoeren. U voert voor de ochtenden het VSO artikel in en voor de middagen het NSO artikel. 
   

1. Wanneer vakantiedagen van 07.00 – 19.00 worden afgenomen en ingevoerd staan bij de vakantietijden van de groep en u rekent met 12 vakantieweken dan geldt per dagdeel: 12 (uur per dag) * 12 (vakantieweken) = 144. 
   
2. De vakantie-uren die worden ingegeven ontstaan als een budget bij de kinderen in de weekplanning.
   

Budget / Planning

1. Basis planning
   
2. Standaard budget
3. Flex budget
   
4. Vakantiebudget
   
5. Weekplanning plaatsingstype
   

Basis planning

Standaard budget

Ruilbudget

1. Ruilbudget verloop periode: de periode (in dagen) dat het budget verloopt na het ontstaan van het budget. 
   
2. Ruilbudget gebruiksperiode: de periode (in dagen) waarover het aanwezige budget ingezet kan worden. 
   

1. Uren op feestdagen en sluitingsdagen zoals in de kalenders van de administratie is aangegeven worden bij het budget geschreven. 
   

LET OP! De uren zullen pas beschikbaar komen na de datum van de feestdag/sluitingsdag. 

 

1. Wanneer 26 oktober is afgemeld en de instelling staat op 14 dagen dan kunt u het budget al 12 oktober inzetten. Dat is dus 14 dagen voorafgaand aan 26 oktober. 
   

LET OP! Wanneer u deze optie gebruikt, dient u ook de kalender in te voeren bij de locatie. 

LET OP! Wanneer u zowel bij administratie als bij locatie een kalender gekoppeld heeft dan heeft de kalender van de locatie voorrang op de kalender van de administratie. 

 

1. wanneer er 2 dagen is ingevoerd en een ouder meldt zijn kind 1 dag van te voren af dan worden er geen uren aan het budget toegekend. 
   

 

1. Budget datum: Dit is de datum waarop het budget verkregen is. 
   
2. Dagdeel: geeft aan of het om de ochtend of middag gaat waar het budget is verkregen. 
   
3. Budget verkregen: het aantal uren dat aan het budget is toegevoegd. 
   
4. Status: Of het budget nog actief is of eventueel al verlopen aan de hand van de instellingen.ype:  
   
5. Type: welke weekplanning plaatsingstype is gebruikt om budget te verkrijgen. 
   Hier ziet u ook ‘Kalender’ tussen staan indien er uren zijn toegekend voor feestdagen/sluitingsdagen (afhankelijk van de instellingen). 
6. Budget geldig tot: tot wanneer het budget geldig is aan de hand van de instellingen. 
   
7. Datum budget gebruikt: wanneer het verkregen budget is ingezet. 
   
8. Budget gebruikt: hoeveel uren er zijn gebruikt op de datum in de vorige kolom. 
   
9. Budget resterend: hoeveel uren er nog over zijn van de verkregen uren op deze datum. 
   
10. Totaal beschikbaar: hoeveel uur er nog totaal beschikbaar is voor dit kind. 
    

LET OP! Wanneer u heeft ingesteld dat er op feestdagen/sluitingsdagen ook budget verkregen wordt dan worden deze uren pas zichtbaar en beschikbaar wanneer de feestdag/sluitingsdag gepasseerd is. 

Verkregen budget is niet gerelateerd aan de soort opvang en kan dus overall worden ingezet.

1. Wanneer er bij een administratie geen gebruik moet worden gemaakt van budgetten dan kunt u het ruilbudget verloopperiode in de administratie op 0 zetten. Dan zijn uren die worden opgebouwd ook direct niet meer geldig. 
   

Flex-budget

LET OP! De geldigheid voor weekbudget geeft u aan in weken en de geldigheid voor maandbudget geeft u aan in maanden. 

Flex budget wordt eerst van de huidige periode ingezet. Wanneer dit verbruikt is wordt het resterende van de vorige periode ingezet en zo wordt steeds het oudere resterende budget verbruikt.

 

De geldigheid van het budget is inclusief de maand / week waarin het is verkregen.

Voorbeeld: verkrijg ik 10 uren per maand vanaf 1 september. Wanneer ik niets verbruik dan bouw ik tot maximaal 20 uren op. Deze verkregen uren op 1 september vervallen dan per 1 november.

1. Per week: het kind neemt een aantal uren per week af. Aan de hand van de contractvorm wordt bepaald met hoeveel weken er gerekend wordt en dat gedeeld door 12 wordt dan maandelijks gefactureerd. 
   
2. Per maand: het kind neemt een aantal uren per maand af. Dat aantal uren wordt dan ook maandelijks gefactureerd.

1. M staat voor maandbudget 
   
2. W staat voor weekbudget 
   

LET OP! Zorg ervoor dat flex-uren niet in de min gaan. Deze uren worden niet gecorrigeerd met het nieuwe budget van de nieuwe periode. Heeft een kind niet meer genoeg budget dan maakt u dus gebruik E(xtra) en niet meer van Fl(exbudget). 

LET OP! Aan het einde van de weekregel staat altijd het budget wat nog beschikbaar is voor die periode. 

1. Omdat voor BSO vaak uren worden opgespaard voor vakanties komt het vaak voor dat de geldigheidsinstellingen van BSO afwijken dan die van de KDV. Daarom zou u ervoor kunnen kiezen om voor de BSO het flex-budget per week te gebruiken en voor de KDV het flex-budget per maand. 
   
2. Geef een kind alleen een flex-budget met ingang van de eerste van de maand.
   

Vakantiebudget

Weekplanning plaatsingstype

1. lees meer over de contractvormen hier: Contractvormen
   

1. Wanneer een kind de ochtend extra afneemt van 09:00 t/m 11:00 met type E. En deze optie staat niet aangevinkt dan zullen er 2 uren in rekening gebracht worden. Wanneer de optie aanstaat zullen de groep-factuurtijden gebruikt worden. Waarschijnlijk zullen dat dus meer uren zijn, bv van 07:00 t/m 12:30 = 5,5 uur.
   

1. Wanneer een groep gesloten is door personeelstekort en dit gecompenseerd wordt aan de ouders door middel van geldteruggave. In de weekplanning wordt het betreffende dagdeel veranderdt in deze plaatsingstype. Een dagdeel per maand bedraagt €47,67. Dan wordt dit berekent naar een bedrag per week en wordt er een bedrag van €11,12 gecrediteerd.
   

Medewerker planning / uren / export

1. Looncodes
2. Activiteiten
   
3. Export salaris
   
4. Administratie BKR
   

Looncodes

Activiteiten

Export salaris

Administratie BKR